Modèle de registre des visiteurs : Téléchargements gratuits + Alternatives

Besoin de savoir qui entre dans vos bureaux? Vous êtes au bon endroit. Nous offrons des modèles gratuits et prêts à l’emploi de registres de visite et de présence des visiteurs. En plus, nous vous présentons une alternative moderne qui transforme la façon dont votre équipe gère les visiteurs en milieu de travail.

Téléchargez votre modèle gratuit de registre des visiteurs

Vous cherchez un moyen simple de suivre les informations relatives aux visiteurs de votre bureau ? Nous avons ce qu'il vous faut. Téléchargez nos modèles de registre des visiteurs prêts à l'emploi pour Google Sheets et Excel, parfaits pour les équipes d'accueil qui ont besoin d'un moyen simple et structuré de gérer l'enregistrement des visiteurs. Que vous ayez besoin d'une feuille d'enregistrement rapide pour un événement ponctuel ou d'un registre quotidien des visiteurs, ces modèles vous aideront à rester organisé.
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Ces modèles de feuilles vous permettent d'enregistrer rapidement chaque visite, sans l'encombrement du papier ou le coût d'outils avancés. Contrairement aux registres papier statiques, ces modèles de feuilles sont modifiables, partageables et faciles à dupliquer dans plusieurs bureaux. Que vous gériez une petite entreprise ou une équipe en pleine expansion, nos ressources gratuites vous offrent un point de départ solide pour garantir la sécurité, l'efficacité et le professionnalisme.
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Modèle gratuit Google Sheets

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Modèle gratuit Excel

Besoin d'une version imprimable ? Il suffit de cliquer sur "Imprimer". Ces journaux numériques sont entièrement compatibles avec les flux de travail sur papier.

Qu'est-ce qu'un modèle de registre des visiteurs et pourquoi est-il essentiel pour les activités de l'entreprise ?

Qu'est-ce qu'un modèle de registre des visiteurs ?

Un modèle de registre des visiteurs est une ressource simple mais vitale. Il permet de suivre les invités qui entrent dans votre bureau grâce à un processus structuré d'enregistrement des visiteurs qui saisit les détails essentiels, notamment qui ils sont, quand ils arrivent, où ils vont et pourquoi ils sont en visite.
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En règle générale, un registre des visiteurs permet de saisir les informations suivantes

Nom complet de l'invité
Temps d'entrée et de sortie
Objet de la visite
Qui ils visitent (nom de l'employé ou service)
Informations sur les contacts
Signature ou pièce d'identité (facultatif)

Certaines fonctions avancées peuvent même inclure des colonnes pour les numéros de badge, les photos ou le statut d'approbation.

L'importance du suivi des visiteurs au bureau

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la tenue d'un registre d'identification des visiteurs n'est pas seulement utile, mais essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise :
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Sûreté et sécurité - Sachez qui se trouve dans le bâtiment à tout moment.
Préparation en cas d'incident - Il est facile de comptabiliser les invités en cas d'urgence.
Contrôle opérationnel - Suivre les visites, contrôler les tendances et identifier les clients fréquents.
Professionnalisme - Montrez à vos invités que vous êtes organisé et que vous maîtrisez la situation.
Conformité - Répondre aux exigences en matière de confidentialité des données (comme GDPR ou HIPAA).
Efficacité - Aidez le personnel de l'accueil à faire circuler les personnes sans goulots d'étranglement.

Si votre entreprise s'appuie encore sur des notes autocollantes, des listes informelles ou des modèles obsolètes, il est temps de procéder à une mise à jour. Même une feuille de calcul vaut mieux qu'un chaos de papier.

Limites des modèles manuels de registre des visiteurs

Bien qu'utiles au départ, les registres manuels des visiteurs présentent plusieurs limites qui deviennent de plus en plus évidentes au fur et à mesure que vos activités se développent.

Chronophage et sujette aux erreurs

Nous l'avons tous vu : les visiteurs griffonnent de manière illisible, oublient de remplir des champs ou ne se déconnectent pas. Les journaux manuels sont :
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Lourdeur de la gestion dans le temps
Risque de fautes d'orthographe et de données manquantes
Difficile à réconcilier lorsqu'il est utilisé par des équipes ou des sites différents

Si votre entreprise compte un grand nombre de visiteurs quotidiens ou plusieurs entrées, le suivi devient un véritable jeu de piste. Et lorsque le processus d'enregistrement des visiteurs est géré manuellement, même de petites erreurs peuvent entraîner de gros problèmes.

Risques liés à la sécurité et à la conformité

Les bûches manuelles n'offrent ni intimité ni contrôle. Les feuilles sont laissées à l'air libre. Il est impossible de crypter un presse-papiers.
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Pas d'autorisations d'accès ni de piste d'audit
Pas de protection des données - violation des normes modernes en matière de stockage des informations personnelles
Pas de sauvegarde - si l'information est perdue, elle est perdue.

Si vous prenez au sérieux la conformité et la sécurité de vos invités, vous devez prendre en compte les risques que vous prenez.

Absence d’intégration avec les systèmes de bureau

Les feuilles de calcul sont statiques. Elles ne communiquent pas avec vos autres outils.
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Pas de synchronisation avec Outlook, Slack, les systèmes de porte ou les calendriers
Impossible de préenregistrer les visiteurs ou de signaler les VIP
Impossibilité de générer des rapports en temps réel sans exporter et nettoyer les données manuellement

En bref, le suivi manuel limite votre capacité à évoluer et à automatiser.

elia : Quand un modèle de registre des visiteurs ne suffit pas

Si vous êtes arrivé à un point où une simple feuille ne suffit plus, vous n'êtes pas seul. C'est pourquoi nous avons créé elia, une manière plus intelligente de gérer les visiteurs sur le lieu de travail.

Caractéristique	Modèle de journal manuel	Gestion des visiteurs elia
Précision des données	Risque d'erreur humaine	Entrées vérifiées numériquement
Accessibilité	Sur un seul appareil ou papier	Basé sur l'informatique en nuage, accessible partout
Intégration	Aucun	Connexion avec les calendriers, les systèmes d'accès, Slack
Sécurité et vie privée	Exposé, pas de cryptage	Conforme au GDPR, crypté, à accès contrôlé
Rapports et pistes d'audit	Effort manuel	Rapports instantanés, journaux consultables
Image de marque et professionnalisme	Basique et incohérent	Une image de marque personnalisée, une expérience soignée
Pré-enregistrement des visiteurs	Impossible	Intégré et automatisé
Efficacité de l'enregistrement	Lent et manuel	Kiosques en libre-service, codes QR
Coût	Gratuit mais inefficace	Payante, mais permet de gagner du temps et de réduire les risques

Quand faut-il changer ?

Il est temps d'abandonner le modèle de base lorsque.. :

Vous gérez plusieurs sites
Votre bureau d'accueil reçoit plus de 10 personnes par jour
Votre entreprise a besoin de documents à l'épreuve des audits
Votre équipe est hybride ou distante et a besoin d'un contrôle centralisé

Pourquoi elia ?

Nous avons conçu elia spécifiquement pour les lieux de travail modernes qui naviguent entre le travail hybride, les besoins de sécurité et les expériences d'invités soucieux de leur marque.

Vous obtiendrez :

Gain de temps et réduction de la charge de travail de l'accueil
Respect de la réglementation en matière de protection de la vie privée
Une expérience numérique fluide qui impressionne les visiteurs
Données centralisées sur tous les sites

En savoir plus sur les fonctionnalités de gestion des visiteurs d'elia

Anthony Blais

Anthony Blais est cofondateur et PDG d'elia, la plateforme de gestion du lieu de travail tout-en-un. Il aide les entreprises modernes à relever les défis liés au lieu de travail grâce à des solutions innovantes qui stimulent la productivité et l'efficacité. Passionné par l'avenir du travail, Anthony se spécialise dans la création d'espaces de bureau optimisés et axés sur les employés.

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