Études de cas

Trois bureaux ont été regroupés en un seul. Cette fusion a été suivie d'une politique de retour au bureau s'étalant sur trois jours. Cette entreprise d'emballage devait trouver un moyen de faire fonctionner ces deux changements pour les quelque 400 employés présents les jours de forte affluence, et c'est grâce aux solutions d'elia (réservation de postes de travail, réservation de salles et elia Display) que cela a été possible.

La réservation des postes de travail était gérée dans un système, la gestion des visiteurs dans un autre, et la facturation s’effectuait site par site. elia a remplacé ce système disparate par une plateforme unique couvrant 35 sites, réduisant ainsi la charge administrative liée à la gestion d’un parc de bureaux décentralisé à un seul tableau de bord et une seule facture.

La politique hybride était déjà bien conçue : un ratio de 1 poste pour 3 employés et un objectif mensuel de 20 % de présence sur site. Ce dont cet assureur avait besoin, c'était d'un moyen de faire fonctionner ce ratio pour les 6 600 personnes concernées. Le système de réservation de postes de travail, les bornes interactives et les capteurs de présence d'elia ont permis de combler cette lacune.

Le télétravail était devenu la norme pour la plupart des membres de l'équipe de TLM. Certains employés se sentaient de plus en plus isolés, et le faible taux de présence rendait les journées au bureau inutiles. TLM a utilisé elia pour donner à ses collaborateurs une raison d'organiser leurs journées au bureau en fonction des autres.

Au début de l'année 2023, Quebecor a mené un projet pilote avec elia dans deux bureaux de Montréal. Ce projet s'est avéré suffisamment concluant pour être étendu à l'ensemble de l'entreprise. En 2024, elia était opérationnel au siège social et dans toutes les filiales.

Lorsque le CISSS Chaudière-Appalaches a emménagé dans ses nouveaux locaux administratifs, ceux-ci comptaient 66 bureaux et 90 employés. Les capteurs de présence ont montré que l'espace pouvait en accueillir davantage.

Eddyfi s'est rapidement développée grâce à des acquisitions. En conséquence, l'adoption de la plateforme de réservation existante avait marqué le pas et l'équipe avait besoin d'une solution de remplacement. Elle est passée à elia en quelques jours.

ROBIC est passé à un système de places non attribuées et avait besoin d'une solution de réservation capable de gérer à la fois les postes de travail ouverts et les espaces réservés aux activités juridiques. L'entreprise a déployé elia en 2023 dans ses deux bureaux.

L'équipe de Globco s'agrandissait et les locaux de Lévis et de Laval commençaient à manquer d'espace. L'entreprise est passée à un système de bureaux partagés et avait besoin d'un outil de réservation fonctionnant sur les deux sites. elia a été mis en place en quelques jours.

Gestion FÉRIQUE est passée au télétravail hybride et s'est heurtée à un problème bien connu : les employés se rendaient au bureau sans savoir si leurs collègues seraient présents. Grâce à elia, ils peuvent voir qui vient travailler, choisir un bureau adapté à leur tâche et coordonner leurs journées au bureau en fonction des disponibilités de chacun.

Lorsqu’un regroupement de trois cabinets d’expertise comptable a eu lieu en 2022, Coeficia a construit un tout nouveau bureau en partant de zéro et l’a conçu dès le départ selon un modèle hybride. Moins de postes de travail attitrés, davantage de salles privées et un système de réservation des postes de travail permettant au personnel de réserver une place avant de se rendre sur place. Le bureau fonctionne désormais à pleine capacité.