Le hot desking peut vite sembler chaotique sans un système adapté, mais ce n’est pas une fatalité. Pour les petites équipes, un modèle simple et structuré suffit souvent à instaurer de l’ordre dans l’espace de travail. C’est pourquoi nous avons créé un modèle gratuit de réservation de bureaux partagés, disponible à la fois sur Excel et Google Sheets. Prêt à l’emploi, sans inscription par courriel, sans conditions cachées.
Téléchargez-le dès aujourd’hui, configurez-le en moins de 30 minutes, et dès demain votre bureau hybride paraîtra déjà plus organisé et facile à gérer.
Téléchargez votre modèle de réservation de bureaux partagés
Pourquoi utiliser un modèle de réservation de bureaux partagés?
De nombreuses entreprises commencent le travail flexible en laissant les employés choisir l'endroit où ils s'assoient chaque jour. Cela semble simple, mais en l'absence de règles et d'un système, la confusion règne. Des personnes arrivent au bureau et ne trouvent pas de bureau disponible. D'autres réservent accidentellement deux fois le même bureau. Les responsables de bureau passent trop de temps à résoudre les conflits.
Un modèle de réservation de bureau dans Excel ou Google Sheets résout rapidement ce problème. Si vous gérez des bureaux partagés, des hôtels de bureau ou du travail hybride avec une petite équipe, c'est le moyen le plus rapide de vous organiser.
Au lieu d'investir immédiatement dans une application ou un système complet de réservation de bureaux, vous pouvez tester votre politique de hot desking, déterminer le nombre de bureaux dont vous avez réellement besoin et clarifier la situation avant de passer à l'échelle supérieure.
Un système de réservation sur tableur est :
- Rapide, car vous pouvez l'installer en moins d'une demi-heure.
- Rentabilité, car il n'est pas nécessaire d'acquérir de nouveaux outils ou de nouvelles licences.
- Accessible, car Excel fonctionne hors ligne et Google Sheets facilite la collaboration.
Plus important encore, votre équipe bénéficie d'une visibilité claire de la disponibilité des bureaux, sans confusion ni messages inutiles.
Structure du modèle
Nous avons conçu ce modèle en gardant à l'esprit la clarté, la simplicité et une approche visuelle. Au lieu d'une simple liste de bureaux et de dates, la feuille utilise la grille elle-même pour représenter votre espace de travail. Ainsi, les employés peuvent "voir" la disposition de l'espace de travail lorsqu'ils réservent, ce qui rend le processus plus intuitif et moins sujet aux erreurs.
Caractéristiques principales
Plan d'étage
- Chaque cellule (ou bloc de cellules) représente un bureau réel dans votre entreprise.
- Vous pouvez organiser les cellules en fonction de votre plan d'étage : les lignes et les colonnes deviennent des couloirs, des zones ou des groupes de bureaux.
- Les bureaux peuvent être étiquetés directement sur la grille (par exemple, Window Desk A, Pod 3, Standing Desk 1) afin que les employés reconnaissent instantanément ce qu'ils réservent.
Repères visuels
- La mise en forme avec un code couleur rend la disponibilité très claire :
- Vert = Disponible
- Rouge = réservé
- Jaune = Hors service
- Orange = Réservé aux installations/nettoyage
- La grille visuelle permet aux équipes d'examiner la disposition des bureaux d'un seul coup d'œil, comme elles le feraient sur une vraie carte.
Options de personnalisation
- Ajoutez des icônes, des étiquettes ou des cellules fusionnées pour marquer les zones spéciales telles que les salles de réunion, les cabines téléphoniques ou les espaces de détente.
- Les week-ends et les jours fériés sont grisés pour éviter les réservations accidentelles.
- Pour les équipes qui réservent par demi-journée ou par heure, vous pouvez dupliquer le plan d'étage par créneau (par exemple, AM/PM ou horaire).
L'objectif est de mettre en place un système léger mais précis sur le plan spatial. Les employés peuvent réserver des bureaux directement sur un plan qui reflète le bureau réel, tandis que les responsables passent moins de temps à résoudre des problèmes et plus de temps à s'assurer que l'espace de travail fonctionne bien.
Comment configurer votre modèle de réservation de bureaux partagés (guide étape par étape)
Mise en place des bureaux et des dates
Commencez par recréer l'agencement de votre bureau en utilisant les cellules de la feuille de calcul. Au lieu de simplement étiqueter les lignes Bureau 01, Bureau 02, disposez les cellules de manière à refléter la façon dont les bureaux sont positionnés dans la vie réelle : groupes, rangées, modules ou zones.
Attribuez à chaque bureau un nom reconnaissable, tel que Window Desk A, Standing Desk 1 ou Corner Workstation. Cela permet aux employés d'identifier facilement l'endroit où ils sont assis et réduit les erreurs de réservation.
Vous pouvez également ajouter des détails pratiques à chaque étiquette de bureau, comme :
- Qu'il s'agisse d'un moniteur simple ou double
- Accès au téléphone ou disponibilité d'une station d'accueil
- Proximité d'imprimantes, de fenêtres ou de salles de réunion
- Bureaux réservés pour des besoins ou des rôles spécifiques
Conseil : Laissez 10 à 20 % des bureaux non attribués en guise de tampon. Cela vous donne de la flexibilité pour les visiteurs, le personnel temporaire ou les bureaux en cours d'entretien.
Configuration de l'état de la réservation et du formatage visuel
La force de ce modèle réside dans sa clarté. Le formatage par code couleur rend la carte de bureau immédiatement lisible :
- Vert = Disponible
- Rouge = réservé (avec le nom de l'employé dans la cellule)
- Jaune = Hors service
- Orange = Réservé (entretien, nettoyage, etc.)
Ces signaux visuels permettent à n'importe qui de parcourir le plan d'étage et de voir la disponibilité en quelques secondes.
Pour éviter les erreurs :
- La mise en forme conditionnelle applique automatiquement la bonne couleur.
- Des menus déroulants peuvent être mis en place pour les statuts de réservation ou les noms des employés afin que personne ne tape "Disponible" par erreur.
- Pour des raisons d'accessibilité, les couleurs sont associées au texte afin de garantir la clarté pour tous les utilisateurs.
Le jour en cours peut également être mis en évidence en gras, afin que les employés sachent toujours sur quelles dates se concentrer.
Partagez avec votre équipe et définissez des contrôles d'accès
Un modèle de réservation ne fonctionne que si tout le monde peut y accéder, mais l'accès doit être contrôlé.
- Google Sheets :
- Les chefs de bureau obtiennent des droits d'éditeur afin de pouvoir gérer le modèle.
- Les employés obtiennent des droits de commentateur afin d'éviter les modifications accidentelles tout en conservant la possibilité de réserver.
- L'historique des révisions vous permet de savoir qui a modifié quoi et quand.
- Excel :
- Utilisez SharePoint ou OneDrive pour une collaboration en temps réel.
- Si vous utilisez la distribution par courrier électronique, établissez des règles de contrôle de version afin d'éviter toute confusion.
Il faut toujours désigner un ou deux administrateurs de modèles. Ils sont responsables de la maintenance du système, de l'ajout de bureaux si nécessaire et de la résolution des conflits. Les sauvegardes sont également importantes, c'est pourquoi vous devez désigner au moins un administrateur de sauvegarde.
Établir des règles de réservation claires et prévenir les conflits
Sans règles, même le meilleur système de réservation est voué à l'échec. Nous suggérons de fixer des règles claires que les employés doivent respecter.
- Réservation maximum de deux semaines à l'avance.
- Un bureau par employé et par jour.
- Politique de propreté du bureau afin qu'aucun objet personnel ne soit laissé pendant la nuit.
- Une politique d'annulation de 24 heures pour l'équité.
Pour éviter les conflits :
- Le modèle met automatiquement en évidence les doubles réservations.
- Utilisez la colonne Notes pour les listes d'attente ou les demandes spéciales.
- Créer un processus de réaffectation des bureaux d'urgence en cas de besoins imprévus.
Les chefs de bureau ne devraient pas consacrer plus de cinq minutes chaque matin à l'examen des réservations. Ce petit effort garantit le bon déroulement des opérations.
Cas d'utilisation pratiques
Ce modèle fonctionne dans plusieurs scénarios :
- Travail hybride lorsque les employés partagent leur temps entre le domicile et le bureau.
- L'hôtellerie de bureau lorsque les employés ont besoin de réserver des bureaux pour un jour ou un voyage spécifique.
- Petits bureaux avec bureaux partagés où la flexibilité est plus importante que les places assignées.
- Pilotes à court terme lorsque vous souhaitez tester le hot desking avant d'adopter un système complet de réservation de bureaux.
Si vous vous demandez de combien de bureaux vous avez besoin, ce modèle peut vous aider. Le suivi des réservations vous permet de savoir si les employés réservent régulièrement des bureaux, si certains bureaux restent vides et s'il est nécessaire d'ajouter ou de supprimer de la capacité.
Excel vs Google Sheets pour la réservation de hot desk
Le choix entre Excel et Google Sheets dépend de la configuration de votre entreprise, de votre politique de hot desking et de votre pile technologique.
Pourquoi choisir Excel ?
Excel est une solution naturelle pour les entreprises qui utilisent déjà Microsoft 365 et qui souhaitent disposer d'un outil de réservation qui s'intègre à leur flux de travail existant. De nombreux employés sont déjà à l'aise avec les feuilles de calcul, de sorte que la courbe d'apprentissage est pratiquement inexistante. C'est également l'une des rares options qui fonctionne de manière fiable hors ligne, ce qui est utile si votre bureau dispose d'un Wi-Fi irrégulier ou opère dans un environnement sécurisé où l'accès au cloud est restreint.
Excel a tendance à mieux fonctionner dans les bureaux où la plupart des employés sont sur place et où l'agencement des bureaux ne change pas souvent. Si votre politique est simple et que vous n'avez pas besoin d'une collaboration en temps réel, Excel est un choix fiable.
Les principaux avantages sont les suivants :
- Accès hors ligne sans dépendre de la connectivité internet.
- Des options de formatage et de formule approfondies qui permettent une plus grande personnalisation.
- Intégration harmonieuse avec les calendriers Outlook pour la planification.
- Interface familière que la plupart des employés peuvent utiliser immédiatement.
C'est dans le domaine de la collaboration qu'Excel montre ses limites. Sans SharePoint ou OneDrive, le partage de fichiers devient rapidement désordonné et le contrôle des versions peut devenir un casse-tête. L'édition mobile est possible, mais pas idéale, et il est donc plus difficile pour les employés de faire des réservations lorsqu'ils sont en déplacement. Pour les grandes équipes aux emplois du temps hybrides, Excel peut devenir rigide et difficile à gérer.
Pourquoi choisir Google Sheets ?
Google Sheets est conçu pour la collaboration, ce qui en fait un excellent choix pour les lieux de travail hybrides et les équipes distribuées. Comme il est basé sur le cloud, tout le monde voit toujours la version la plus récente de la feuille de réservation, et les modifications apparaissent instantanément. Cette visibilité en temps réel réduit la confusion et permet d'éviter les doubles réservations.
Pour les équipes qui utilisent déjà l'espace de travail Google, les avantages sont encore plus importants. Sheets se connecte de manière transparente à Gmail, Google Calendar et Google Drive, créant ainsi un écosystème où tout fonctionne ensemble. Les employés peuvent réserver un bureau dans Sheets, puis voir la réservation reflétée dans leur agenda Google grâce à une simple intégration.
Ce qui rend Google Sheets attrayant :
- Collaboration en temps réel permettant à plusieurs employés de réserver en même temps.
- Des sauvegardes automatiques et un historique des révisions qui protègent contre les erreurs.
- Accès mobile facile grâce à l'application Google Sheets.
- Des options de partage simples où les responsables de bureau peuvent définir des autorisations.
Cependant, il y a quelques compromis à faire. Google Sheets nécessite un accès à l'internet, ce qui peut ne pas convenir à tous les environnements. Ses options de formatage et de formule sont puissantes mais pas aussi avancées que celles d'Excel, ce qui le rend moins adapté à une personnalisation très complexe. Enfin, chaque employé doit disposer d'un compte Google pour participer, ce qui peut constituer un obstacle si votre politique informatique restreint les outils externes.
Pour la plupart des petites équipes qui testent le travail flexible, Sheets est le choix le plus pratique. Il permet à tout le monde de rester connecté, prend en charge les horaires hybrides et élimine les frictions liées à l'envoi de versions actualisées par courrier électronique.
Quand passer des modèles à un logiciel de réservation de bureaux
Les feuilles de calcul sont un excellent point de départ, mais elles ne constituent pas une solution à long terme pour toutes les entreprises. Dès que votre équipe s'agrandit, que l'agencement de vos bureaux évolue ou que vos règles de réservation deviennent plus complexes, les fissures commencent à apparaître.
Signes évidents que les modèles sont dépassés
- Votre équipe compte plus de 30 employés utilisant le système.
- Vous coordonnez les réservations dans plusieurs bureaux.
- Les gestionnaires de bureau consacrent plus de deux heures par semaine à la maintenance du modèle.
- Des conflits et des erreurs de réservation se produisent chaque semaine.
Indicateurs d’une complexité grandissante
- Vous souhaitez gérer les salles de réunion et les bureaux dans le même outil.
- Les employés demandent des applications mobiles et l'intégration d'un calendrier.
- Vous avez besoin de rapports sur l'utilisation des bureaux et de l'espace pour assurer la conformité.
- Votre entreprise recrute rapidement et votre modèle doit être constamment mis à jour.
À ce stade, le passage à un système de réservation de bureau dédié permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'améliorer l'expérience des employés.
Ce que les logiciels de réservation de bureau apportent et que les modèles ne peuvent pas apporter
Une application ou un système de réservation de bureau va au-delà des feuilles de calcul à plusieurs égards.
- Les plans interactifs permettent aux employés de voir l'agencement du bureau et de choisir visuellement un bureau spécifique.
- Les applications mobiles facilitent la réservation d'un bureau pendant les trajets domicile-travail ou le travail à distance.
- La prévention automatisée des conflits garantit que deux personnes ne peuvent pas réserver le même bureau.
- Les tableaux de bord analytiques donnent un aperçu de l'utilisation réelle de l'espace de bureau.
- L'intégration du calendrier avec Google ou Outlook bloque automatiquement le temps.
- Les courriers électroniques automatisés et les rappels réduisent les absences et les annulations.
Le retour sur investissement se traduit par un gain de temps pour les chefs de bureau, une réduction des conflits de réservation et une meilleure utilisation de l'espace de bureau. Les employés se sentent également plus en confiance lorsqu'ils savent qu'un bureau les attend.
elia : Au-delà des simples modèles de réservation de bureaux partagés
Nous avons créé elia pour reprendre les meilleurs éléments d'un système de réservation sur tableur et les étendre aux lieux de travail hybrides modernes. Avec elia, les gestionnaires de bureaux peuvent automatiser les réservations, visualiser l'espace de travail avec des plans interactifs et donner aux employés un accès mobile aux réservations.
- Les modèles sont parfaits pour les petites équipes de moins de 30 personnes.
- elia est idéal si vous avez besoin d'un système de réservation de bureau évolutif avec automatisation et analyse.
Si vous commencez petit, téléchargez notre modèle gratuit dès aujourd'hui.
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