Modèle de politique de bureau partagé : guide complet + téléchargement gratuit

Les bureaux partagés peuvent transformer la façon dont nous utilisons nos espaces de bureau. Ils offrent aux employés la flexibilité qu'ils souhaitent et aident les responsables de bureau à économiser de l'espace et à gérer plus efficacement l'attribution des postes de travail. Mais pour que ce modèle fonctionne, il est nécessaire d'avoir une politique claire, simple et équitable.

Dans ce guide, nous vous expliquons comment personnaliser un modèle de politique de bureaux partagés pour votre lieu de travail, nous vous faisons part des meilleures pratiques et nous vous aidons à éviter les pièges les plus courants. Vous trouverez également un modèle téléchargeable gratuitement, prêt à être adapté à vos besoins.

Téléchargez votre modèle de politique de bureaux partagés

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Comment personnaliser ce modèle pour votre lieu de travail

Élaborer une politique est une chose, mais l'adapter à votre équipe et à votre bureau en est une autre. Voici comment commencer.

Tenez compte de l'agencement de votre bureau et de la taille de votre équipe

Disposez-vous d'un nombre suffisant de bureaux pour votre équipe au cours d'une journée donnée ? Si ce n'est pas le cas, il peut être nécessaire de partager un bureau ou d'alterner les horaires de travail. Vous pouvez également diviser votre bureau en zones, en zones de travail silencieux, en zones de collaboration ou en sections de travail en équipe.
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Vous devrez également décider : combien de bureaux sont partagés ou attribués en permanence ? Si certains employés ont des besoins spécifiques en matière de bureau (équipement, écrans ajustables, chaises spéciales), envisagez des exceptions.

Adapter la politique à votre culture d'entreprise

Une bonne politique de bureaux partagés reflète la façon dont votre équipe travaille réellement. Si les membres de l'équipe travaillent déjà selon des horaires flexibles ou des horaires hybrides, intégrez-les dans vos directives.
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Encouragez le retour d'information et la collaboration pendant le déploiement. Les politiques fonctionnent mieux lorsque les employés se sentent écoutés et qu'ils comprennent les raisons du changement.

Attribution des responsabilités

Les bureaux partagés ne se limitent pas qu'au choix d'un bureau. Il y a des responsabilités de part et d'autre, les vôtres et celles de vos employés.

Rôle des chefs de bureau et de l'équipe des ressources humaines

Les chefs de bureau et l'équipe des ressources humaines jouent un rôle clé dans la mise en œuvre d'une expérience de partage de bureau sans heurts. Ils doivent superviser le système de réservation des bureaux, suivre l'utilisation de l'espace de travail et répondre aux préoccupations des employés.
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Ils sont également chargés d'attribuer des espaces de travail si nécessaire, de veiller à ce qu'il y ait suffisamment de bureaux et de mettre à jour la politique en fonction de l'évolution des besoins.

Lignes directrices pour les employés travaillant à distance à temps partiel

Si votre équipe comprend des employés travaillant à distance en fonction des besoins, indiquez clairement comment et quand ils doivent réserver leurs bureaux. Un système de rotation ou de premier arrivé, premier servi fonctionne bien.
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Vous devez également prévoir ce qui se passe si quelqu'un ne se présente pas à un bureau réservé ou laisse un bureau inoccupé pendant de longues périodes.

Établir des règles claires d'utilisation du bureau

Les règles d'utilisation des bureaux sont l'épine dorsale de toute bonne politique de bureaux partagés. Soyez précis :
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• Garder les bureaux bien rangés et débarrassés des objets personnels
• Pas de personnalisation ou de décoration permanente
• Utiliser des casiers personnels ou un espace de stockage numérique pour les effets personnels.
• Traiter avec soin les documents et les appels confidentiels

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre d'une politique de bureaux partagés

Systèmes de réservation et applications mobiles

Un système moderne de réservation de bureaux facilite les choses pour tout le monde.
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Utilisez un système de réservation de bureau (idéalement avec des applications mobiles) pour que les employés puissent réserver à l'avance des bureaux, des salles de réunion ou des zones de collaboration. Vous pouvez opter pour le principe du premier arrivé, premier servi ou créer des créneaux horaires assignés.
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Cela vous permet également de savoir quels sont les bureaux les plus utilisés et ceux qui restent inoccupés.

Etiquette et culture de bureau

L'étiquette des bureaux partagés est importante. Nous voulons maintenir un environnement propre et collaboratif sans faire de micro-gestion.
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• Ranger son bureau n'est pas facultatif, c'est respectueux
• Aucun objet personnel ou décoration n'est laissé sur place
• Les documents confidentiels ne doivent jamais être laissés sur les bureaux
• Prendre des appels confidentiels dans des zones désignées
• Respecter l'espace d'autrui, même en cas d'utilisation de bureaux uniformes

Gestion du stockage personnel et de la vie privée

En l'absence d'un bureau spécifique, les personnes ont besoin d'autres formes de rangement. Les casiers personnels fonctionnent bien. Vous pouvez également encourager les habitudes numériques pour la gestion des documents.
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Assurez-vous que les employés savent comment régler les écrans et les chaises en fonction de leurs préférences lorsqu'ils arrivent à un bureau disponible. Envisagez de fournir des stations d'accueil pour casque ou des chaises réglables si nécessaire.
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Si des personnes manipulent des documents confidentiels, définissez clairement les attentes en matière de protection de la vie privée et proposez des conseils.

Les défis des bureaux partagés et comment les surmonter

Manque de personnalisation ou d'appartenance

L'un des problèmes les plus courants est le manque de personnalisation ou d'appartenance. Un système de rotation peut empêcher les employés de se sentir liés à leur espace de travail. Pour y remédier, encouragez une légère personnalisation - autorisez de petits objets non permanents tels qu'un tapis de souris ou une photo. Renforcez le sentiment d'appartenance à la communauté par des rituels d'équipe, des espaces partagés pour le déjeuner et des contrôles fréquents. Le retour d'information des employés et le soutien des RH sont essentiels pour que les gens se sentent soutenus.

Considérations relatives à l'hygiène et à la santé

Les questions d'hygiène et de santé constituent également une priorité absolue. Étant donné que plusieurs personnes utilisent le même bureau tout au long de la semaine, l'hygiène devient cruciale. Facilitez l'accès aux produits de nettoyage tels que le désinfectant pour les mains et les lingettes, affichez des rappels sur le nettoyage des bureaux partagés et mettez en place un calendrier pour un nettoyage professionnel régulier. Rappelez aux employés d'essuyer les écrans d'ordinateur, les claviers et les surfaces avant et après utilisation.

Gestion des technologies et des équipements

Enfin, la gestion des technologies peut être un point d'achoppement. Il est frustrant d'arriver à un bureau sans les outils nécessaires pour travailler. Chaque bureau doit être correctement équipé avec des logiciels, des stations d'accueil, des écrans et des téléphones cohérents. Des instructions claires pour l'installation, l'accès à l'assistance informatique et des configurations de bureau uniformes peuvent réduire considérablement les frictions. Lorsque le technicien fonctionne, le système fonctionne.

Prêt à simplifier la gestion des bureaux partagés ?

Une fois votre politique de bureaux partagés définie, le véritable travail commence, à savoir la mettre en œuvre de manière efficace.
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C'est là qu'intervient Elia.
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elia est un système de réservation de bureaux intelligent et convivial conçu pour soutenir le travail flexible, le partage de bureau, la réservation de salles de réunion, l'optimisation de l'espace de bureau, et plus encore. Il est idéal pour les entreprises qui souhaitent :
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• Réserver des bureaux sur la base du premier servi ou à tour de rôle
• Gérer les salles de réunion en toute simplicité
• Améliorer l'utilisation de l'espace de bureau et l'expérience des employés

Avec elia, les chefs de bureau, les équipes RH et les employés restent alignés. Les réservations de bureaux sont transparentes, les règles d'utilisation des bureaux sont faciles à appliquer et votre lieu de travail fonctionne plus facilement, sans conjecture.
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