Le hot desking et les milieux de travail axés sur les activités sont deux stratégies de travail flexibles, mais elles ont des objectifs différents. Le concept de hot desking a vu le jour en 1993, lorsqu'une unité commerciale d'IBM basée à Chicago a mis en place cette pratique. Dans le cadre du hot desking, les employés n'ont pas de bureau attitré ; à la place, plusieurs employés peuvent utiliser le même poste de travail en fonction de leurs besoins, soit selon le principe du premier arrivé, premier servi, soit sur réservation. Cette attribution flexible des bureaux est souvent associée à d'autres systèmes utilisés dans les bureaux hybrides, tels que l'office hoteling.
Le milieu de travail axé sur les activités (MTAA) a été défini pour la première fois par Erik Veldhoen en 1994 dans son ouvrage intitulé The Demise of the Office. Le MTAA est une philosophie globale d'aménagement du lieu de travail qui prévoit plusieurs zones spécialisées, telles que des salles silencieuses, des espaces collaboratifs, des salles de réunion et des lieux de rencontre, où les employés peuvent choisir différents environnements en fonction de la tâche spécifique qu'ils doivent accomplir. Il encourage les employés à être physiquement actifs en se déplaçant entre les différentes zones et utilise souvent des bureaux partagés comme postes de travail flexibles. Le milieu de travail axé sur les activités vise à permettre une utilisation aussi efficace que possible du temps passé au bureau. De nombreuses entreprises ont commencé à mettre en œuvre des milieux de travail axés sur les activités sans même s'en rendre compte, à mesure que les environnements de travail traditionnels deviennent de plus en plus obsolètes.
La principale différence réside dans la portée. Le hot desking concerne l'attribution des bureaux, tandis que le milieu de travail axé sur les activités concerne l'ensemble de votre espace de bureau en fonction des activités professionnelles. Le hot desking traditionnel peut faire partie intégrante d'un milieu de travail axé sur les activités. Le travail flexible peut constituer un avantage pour les employés qui contribue à attirer et à retenir les talents. Dans de nombreux cas, les employés peuvent accomplir leurs tâches de la même manière que dans les configurations traditionnelles, mais avec une flexibilité accrue. L'augmentation de la productivité grâce à des espaces de travail personnalisés est logique, compte tenu de l'adéquation entre l'environnement et la tâche. Ce guide compare les deux approches afin que vous puissiez déterminer quel modèle correspond aux besoins, à la culture et aux objectifs de votre organisation.
À la fin, vous comprendrez quel modèle favorise le mieux la satisfaction des employés, la productivité et l'utilisation de l'espace dans votre situation particulière.
Hot Desking vs le milieu de travail axé sur les activités: comparaison côte à côte
Aperçu général et définitions fondamentales
Bureau partagé :
Le hot desking est un modèle d'aménagement flexible dans lequel les employés n'ont pas de bureau attitré. L'accent est mis sur l'efficacité de l'attribution des bureaux et l'utilisation de l'espace. Il peut s'agir d'un système « premier arrivé, premier servi » ou d'un système de réservation via un service de location de bureaux. Le hot desking répond principalement à la question de savoir où les employés s'assoient lorsqu'ils arrivent au bureau. Les bureaux sont en grande partie interchangeables et consistent en des postes de travail standard. Cette approche est souvent associée à des politiques de travail hybride et de travail à distance comme solution tactique pour réduire les coûts d'exploitation et les besoins en espace de bureau.
Le milieu de travail axé sur les activités:
le milieu de travail axé sur les activités est une stratégie globale qui s'articule autour de diverses activités professionnelles. Il offre plusieurs environnements de travail conçus pour différentes tâches, notamment des salles calmes pour le travail nécessitant de la concentration, des espaces de collaboration pour le travail d'équipe, des salles de réunion pour les discussions, des cabines téléphoniques pour les appels privés et des espaces sociaux pour les échanges informels. Les employés se déplacent d'une zone à l'autre tout au long de la journée en fonction de leurs tâches. MTAA pose la question suivante : quel travail les employés effectuent-ils et où peuvent-ils le faire au mieux ? Les différents environnements ont des objectifs et des éléments de conception distincts. Cette approche favorise le travail agile et l'autonomie des employés en tant que méthode stratégique pour améliorer leur bien-être, leur productivité et l'optimisation de l'espace.
Distinction clé :
Le hot desking est une stratégie d'attribution des places assises. Le milieu de travail axé sur les activités est une philosophie qui intègre souvent le hot desking comme un élément d'un écosystème plus large d'environnements de travail spécialement conçus.
Philosophie et intention stratégique
Philosophie du bureau partagé :
La réduction des coûts et l'optimisation de l'espace sont les principaux moteurs du hot desking. Ce modèle s'adapte à la réalité du travail hybride, où tout le monde n'est pas présent simultanément au bureau. Le hot desking démocratise l'espace de travail en éliminant la hiérarchie dans l'attribution des bureaux. Il représente une réponse pragmatique à l'évolution des modes de travail, partant du principe que les organisations n'ont pas besoin d'un bureau pour chaque employé. Cette approche réduit l'empreinte immobilière et les coûts fixes.
Philosophie du MTAA :
La satisfaction des employés et l'amélioration de la productivité sont les principaux moteurs du milieu de travail axé sur les activités. Le MTAA stipule que différentes tâches nécessitent différents environnements. Il permet aux employés de concevoir leur propre expérience de travail et représente un investissement proactif dans le bien-être et l'engagement des employés. L'idée est que les organisations ont besoin d'environnements diversifiés pour soutenir la diversité du travail. Le MTAA offre un avantage concurrentiel grâce à un environnement de travail supérieur, axé sur la diversité des styles de travail et les préférences individuelles.
Positionnement stratégique : le hot desking résout les problèmes d'espace tandis que le milieu de travail axé sur les activités améliore l'expérience de travail.
Conception du lieu de travail et exigences en matière d'espace de bureau
Conception des bureaux partagés :
Le hot desking utilise une configuration de bureau standard où tous les bureaux sont en grande partie identiques. Les organisations peuvent désigner des zones calmes ou collaboratives, mais les bureaux restent similaires. Ce modèle offre une variété minimale dans les types d'espaces de travail. Des solutions de rangement telles que des casiers permettent de ranger les effets personnels. L'infrastructure de base du bureau comprend le Wi-Fi, des stations d'accueil et des écrans. Les organisations peuvent réutiliser l'agencement existant du bureau en y apportant des modifications mineures. Les salles de réunion restent des espaces séparés et traditionnels.
Design des milieux de travail axés sur les activités :
Le milieu de travail axé sur les activités exige une grande variété de configurations différentes dans l'espace de bureau :
Zones de concentration : bureaux privés ou salles calmes avec un minimum de distractions pour favoriser la concentration.
Espaces collaboratifs : espaces ouverts, tables pour équipes et zones de brainstorming.
Espaces de réunion : salles de conférence formelles et salles de réunion informelles.
Espaces sociaux : cafés, salons et zones de pause.
Cabines téléphoniques : cabines insonorisées pour les appels privés.
Points d'atterrissage : postes de travail rapides près des entrées.
Espaces créatifs : bureaux debout, murs inscriptibles et mobilier modulable.
Chaque zone dispose de caractéristiques spécifiques adaptées à ses tâches (éclairage, acoustique, mobilier, technologie). Cette approche nécessite un investissement important dans la conception des bureaux et l'aménagement de l'espace. Vous pouvez inclure des espaces de travail extérieurs pour favoriser le bien-être. La conception tient compte de l'expérience sensorielle, comme la température, les niveaux de bruit et la lumière naturelle.
Verdict en matière de conception : le hot desking met l'accent sur l'uniformité axée sur l'efficacité, tandis que le milieu de travail axé sur les activités la diversité axée sur l'expérience.
Investissement dans la technologie et les infrastructures
Technologie de bureau partagé :
Le hot desking peut nécessiter un système optionnelde réservation de bureau de base (0 à 8 $ par utilisateur et par mois). Vous pouvez également opter pour un suivi en temps réel de la disponibilité des bureaux (en option). Les outils basés sur le cloud permettent le travail mobile. Une infrastructure informatique de bureau standard suffit. Les coûts technologiques sont minimes. L'investissement total s'élève à 0 à 10 000 $ par an pour les petites et moyennes entreprises.
La technologie dans le milieu de travail axé sur les activités :
le milieu de travail axé sur les activités une plateforme de gestion de l'espace robuste, car les employés doivent pouvoir trouver, réserver et utiliser plusieurs types d'espaces, notamment des bureaux, des salles de réunion, des salles calmes et des zones de collaboration. Les analyses des réservations, de l'orientation et de l'utilisation sont essentielles pour éviter la surpopulation et la sous-utilisation des espaces. La gestion des salles de réunion est particulièrement importante dans MTAA . Découvrez cette fonctionnalité ici : Logiciel de réservation de salles de réunion. L'investissement total varie entre 25 000 et 100 000 dollars par an, selon l'échelle.
Verdict technologique : le hot desking peut fonctionner avec une technologie légère, tandis que le milieu de travail axé sur les activités d'une plateforme numérique solide pour fonctionner à grande échelle.
Complexité de la mise en œuvre et calendrier
Mise en place du hot desking :
Le hot desking est relativement rapide à mettre en œuvre et présente une complexité limitée. Le processus commence généralement par l'évaluation des habitudes de présence actuelles sur deux à trois semaines, suivie de la détermination du ratio de bureaux approprié et de la suppression des places attribuées dans un délai d'une à deux semaines. Un système optionnel de réservation de bureaux peut ensuite être déployé en deux à quatre semaines, si nécessaire. Le déploiement se termine par un lancement officiel, accompagné de politiques claires en matière de bureaux et de directives en matière d'étiquette, ce qui prend généralement environ une semaine. Au total, le hot desking peut être entièrement mis en œuvre en six à dix semaines. Les besoins en formation des employés sont minimes, car le modèle repose davantage sur un changement culturel rapide que sur une gestion complexe du changement.
L'implémentation d'un milieu de travail axé sur les activités :
le milieu de travail axé sur les activités une mise en œuvre beaucoup plus longue et structurée. Elle commence par une recherche approfondie auprès des employés afin de comprendre leurs habitudes de travail, les types de tâches qu'ils accomplissent et leurs préférences, ce qui prend généralement de six à huit semaines. À partir de ces données, les quartiers de travail sont conçus au cours des huit à douze semaines suivantes, ce qui conduit souvent à des rénovations ou à des reconfigurations des espaces qui peuvent prendre de 12 à 24 semaines. L'infrastructure technologique et les systèmes de réservation sont ensuite déployés sur une période de six à huit semaines, suivis d'une formation complète des employés sur MTAA et l'utilisation de l'espace, qui dure généralement de quatre à six semaines. De nombreuses organisations mettent en place un programme pilote avec des boucles de rétroaction pendant huit à douze semaines avant de passer à un déploiement complet avec itération continue. Dans l'ensemble, la mise en place d'un MTAA mature prend généralement de 12 à 18 mois.
Verdict sur la mise en œuvre : le hot desking est rapide et tactique, tandis que MTAA transformationnel et nécessite un engagement soutenu.
Analyse des coûts et retour sur investissement
Coûts liés au partage des bureaux :
Le hot desking est généralement peu coûteux : pour une organisation de 100 personnes, les dépenses initiales varient généralement entre 10 000 et 35 000 dollars, couvrant principalement les technologies optionnelles (0 à 10 000 dollars par an), les modifications minimes de l'espace telles que le retrait des plaques nominatives et l'ajout de casiers (5 à 15 000 dollars), et les efforts légers de gestion du changement tels que la formation et la communication (5 à 10 000 dollars). Les coûts d'exploitation courants sont minimes.
Économies réalisées grâce au hot desking :
Le hot desking peut permettre de réaliser des économies importantes, principalement grâce à l'optimisation de l'espace immobilier : en réduisant le nombre de bureaux nécessaires de 20 à 40 %, une entreprise de 100 employés peut supprimer 30 à 40 bureaux, ce qui se traduit par une économie annuelle d'environ 180 000 à 320 000 dollars (à raison de 6 000 à 8 000 dollars par bureau et par an), avec des réductions supplémentaires sur les coûts de mobilier, d'équipement et de services publics, ce qui se traduit souvent par un retour sur investissement en 2 à 6 mois.
Le coût des milieux de travail axés sur les activités :
le milieu de travail axé sur les activités un investissement plus important : pour une organisation de 100 personnes, les coûts initiaux varient généralement entre 300 000 $ et 1,5 million de dollars, en fonction de la stratégie relative au milieu de travail et des services-conseils en conception (25 000 à 75 000 $), des rénovations ou des reconfigurations (200 000 à 1 million de dollars, selon l'ampleur des travaux), du mobilier spécialisé (50 000 à 150 000 $), de la mise en place de la technologie (25 000 à 100 000 dollars, plus 15 000 à 50 000 dollars par an) et programmes complets de gestion du changement (25 000 à 75 000 dollars). Les coûts récurrents sont également plus élevés, notamment en raison de l'augmentation des frais de nettoyage pour divers espaces et des abonnements technologiques récurrents.
Les économies des milieux de travail axés sur les activités :
le milieu de travail axé sur les activités à la fois le milieu de travail axé sur les activités des économies financières et le milieu de travail axé sur les activités une valeur stratégique : en optimisant l'espace de 30 à 50 %, une organisation de 100 employés peut économiser entre 250 000 et 400 000 dollars par an grâce à la réduction du nombre de bureaux et à une meilleure utilisation de l'espace restant, tout en bénéficiant d'un gain de productivité de 13 à 17 %, d'une meilleure fidélisation des employés (estimée entre 50 000 et 150 000 dollars par an) et d'une plus grande attractivité pour les talents. Bien que le retour sur investissement soit plus long à obtenir (généralement entre 18 et 36 mois), l'impact à long terme est souvent plus important que celui du simple partage de bureaux.
Verdict en matière de coûts : le hot desking l'emporte grâce à un retour sur investissement rapide et un investissement moindre ; MTAA un capital important, mais offre des avantages organisationnels plus larges qui vont au-delà des économies de coûts.
Expérience et satisfaction des employés
Expérience des employés en matière de bureaux partagés :
Du point de vue de l'expérience des employés, le hot desking crée un flux quotidien simple mais répétitif où les employés arrivent, trouvent un bureau, s'installent, travaillent, puis libèrent l'espace, ce qui peut entraîner une incertitude les jours de pointe et une perte d'espace personnel ou de personnalisation. Si cela peut encourager les interactions entre les équipes en changeant les voisins de bureau, cela peut également donner une impression d'impersonnalité et créer des difficultés d'appartenance. Ce système convient donc mieux aux employés mobiles et autonomes qui sont à l'aise avec un minimum de routine. Les plaintes courantes incluent le manque d'espace de travail personnel et le stress lié à la recherche d'un bureau.
L'expérience employé en milieu de travail axé sur les activités :
le milieu de travail axé sur les activités une expérience quotidienne plus dynamique où les employés évaluent leurs tâches, choisissent la zone la plus appropriée et se déplacent d'un environnement à l'autre en fonction de l'évolution de leur travail, ce qui leur donne l'autonomie nécessaire pour façonner leur environnement de travail idéal tout au long de la journée. Cette diversité favorise différents styles de travail, permet à la fois un travail concentré et collaboratif, et encourage le mouvement physique, même si elle nécessite un certain apprentissage et peut créer des défis tels que la concurrence pour les espaces populaires. Elle fonctionne mieux pour les travailleurs du savoir ayant des tâches variées et des équipes flexibles. Les commentaires font souvent l'éloge de la liberté de choisir où travailler, tout en soulignant la difficulté occasionnelle de trouver le bon espace.
Enquête sur la satisfaction des employés :
Les études sur la satisfaction des employés montrent des résultats mitigés pour le hot desking, la satisfaction des employés variant généralement entre 40 et 60 % selon la qualité de sa mise en œuvre. En revanche, selon une étude de Veldhoen + Company, le milieu de travail axé sur les activités associé à une augmentation moyenne de 17 % de la satisfaction au travail et à une hausse de 13 % de la productivité, principalement parce que MTAA répond MTAA aux besoins des employés, tandis que le hot desking exige des employés qu'ils s'adaptent à des contraintes.
Verdict basé sur l'expérience : le hot desking peut avoir un impact négatif sur la satisfaction des employés lorsqu'il est mal mis en œuvre, tandis que le milieu de travail axé sur les activités améliore le milieu de travail axé sur les activités le bien-être et la satisfaction globale des employés lorsqu'il est correctement mis en place.
Impact sur la productivité et les performances professionnelles
Productivité du bureau partagé :
Le hot desking peut avoir un impact négatif sur la productivité, en particulier lors des journées chargées où l'on perd du temps à chercher des bureaux disponibles et à s'installer et se ranger quotidiennement. Le fait de changer constamment de voisin de bureau peut accroître les distractions et rendre plus difficile la coordination spontanée avec les collègues. De plus, comme ce modèle n'offre aucun gain de productivité intrinsèque et qu'il s'agit principalement d'une approche axée sur les coûts, il peut réduire le rendement lorsque les employés se sentent déstabilisés ou déplacés, en particulier pour les tâches qui nécessitent une concentration intense et qui bénéficient d'un environnement stable.
La productivité en milieu de travail axé sur les activités :
le milieu de travail axé sur les activités à améliorer la productivité en donnant aux employés accès à des environnements adaptés à leurs tâches qui favorisent la concentration et l'efficacité, qu'il s'agisse de salles calmes propices au travail approfondi ou d'espaces collaboratifs permettant un travail d'équipe efficace. La possibilité de passer d'une zone à l'autre augmente la vigilance, et les recherches montrent systématiquement des gains de productivité moyens de 13 à 16 %, les employés déclarant une meilleure qualité de travail lorsqu'ils peuvent adapter leur environnement à la tâche à accomplir tout au long de la journée.
Verdict sur la productivité : le hot desking est généralement neutre, tandis que le milieu de travail axé sur les activités améliore le milieu de travail axé sur les activités la productivité en offrant des environnements de travail optimisés adaptés à la tâche à accomplir.
Collaboration et culture d'équipe
Collaboration en mode hot desking :
Le hot desking peut rendre la collaboration plus difficile, car les équipes sont souvent dispersées dans les bureaux, ce qui complique la possibilité de s'asseoir ensemble ou d'organiser des discussions improvisées et nécessite des efforts supplémentaires pour localiser les collègues. Si la rotation des bureaux peut favoriser les relations entre les services et offrir des avantages occasionnels en termes de réseautage, elle peut également nuire à la cohésion de l'équipe, créer des cloisonnements en raison de l'imprévisibilité des places assises et introduire un changement de culture qui semble plus transactionnel que communautaire.
La collaboration en milieu de travail axé sur les activités :
Le milieu de travail axé sur les activités renforcit la collaboration en offrant des espaces dédiés spécialement conçus pour le travail d'équipe, ainsi que des zones de réunion optimisées pour différentes tailles de groupes et différents styles de collaboration. En permettant aux équipes de se coordonner au sein de quartiers partagés tout en bénéficiant de zones sociales qui encouragent l'échange informel de connaissances, MTAA l'identité des équipes, favorise le travail concentré et collaboratif, et contribue à créer une culture d'entreprise plus engageante et dynamique.
Verdict culturel : le hot desking peut affaiblir la culture d'équipe s'il n'est pas géré avec soin, tandis que le milieu de travail axé sur les activités la collaboration et la culture grâce à une conception intentionnelle et ciblée de l'espace.
Utilisation de l'espace et flexibilité
Utilisation de l'espace de travail partagé :
Le hot desking améliore l'utilisation de l'espace principalement en réduisant le nombre de bureaux vides, atteignant généralement un ratio de 0,6 à 0,8 bureau par employé. Bien que cela optimise le nombre de bureaux, cette solution offre une flexibilité limitée, car les bureaux restent des bureaux, ne tient pas compte de manière significative des habitudes d'utilisation et peut encore créer des problèmes de capacité les jours de forte affluence, laissant planer des doutes quant à l'efficacité réelle de l'utilisation de l'espace restant.
L'utilisation des milieux de travail axés sur les activités
le milieu de travail axé sur les activités une optimisation complète de l'espace en alignant la combinaison des environnements de travail sur les besoins réels des employés, ce qui se traduit généralement par un ratio de bureaux de 0,5 à 0,7 tout en allouant plus d'espace à diverses zones dédiées à des usages spécifiques. En mettant en évidence les zones sous-utilisées qui peuvent être réaménagées et en permettant de reconfigurer les espaces en fonction de l'évolution des besoins, MTAA la valeur de chaque mètre carré et fournit des informations claires sur les environnements à agrandir ou à réduire.
Verdict sur l'utilisation : le hot desking réduit principalement le nombre de bureaux, tandis que le milieu de travail axé sur les activités l'ensemble de l'écosystème de l'espace de bureau afin de tirer le maximum de valeur de chaque mètre carré.
Types d'entreprises et styles de travail adaptés
Le hot desking convient particulièrement aux :
Le hot desking fonctionne mieux pour les petites et moyennes entreprises qui comptent une forte proportion de télétravailleurs ou d'employés sur le terrain, en particulier les start-ups ou les entreprises à budget limité qui privilégient la rentabilité plutôt que l'expérience sur le lieu de travail. Il est particulièrement adapté aux environnements où les rôles professionnels sont relativement uniformes, aux cultures pragmatiques et minimalistes, ou aux organisations qui souhaitent tester le travail flexible avant de réaliser des investissements plus importants dans leur lieu de travail.
le milieu de travail axé sur les activités le mieux à :
le milieu de travail axé sur les activités particulièrement aux moyennes et grandes organisations qui disposent des ressources nécessaires pour soutenir la transformation, en particulier celles qui emploient des travailleurs du savoir qui accomplissent un large éventail de tâches tout au long de la journée. Il convient parfaitement aux entreprises qui accordent la priorité à l'expérience, à l'autonomie et au bien-être de leurs employés, qui s'engagent à adopter des méthodes de travail agiles et innovantes, et qui sont prêtes à investir à long terme dans l'excellence du milieu de travail, en particulier dans les secteurs où la concurrence pour les talents est forte et où le milieu de travail est un facteur clé de différenciation.
Verdict sur l'adéquation culturelle : le hot desking convient mieux aux cultures pragmatiques et axées sur les coûts, tandis que le milieu de travail axé sur les activités est mieux adapté aux organisations centrées sur les employés et orientées vers l'innovation.
Défis courants liés à la mise en œuvre
Les défis du hot desking :
- Résistance des employés : de nombreux employés regrettent leur espace personnel et la prévisibilité d'un bureau attitré.
Solution : communiquez clairement le « pourquoi », impliquez les employés dans l'élaboration de la politique, fournissez des casiers spacieux et organisez une période d'essai avec retour d'information.
- Pénurie de bureaux pendant les jours de pointe : la disponibilité des bureaux peut devenir un problème lorsque la fréquentation augmente.
Solution : commencez par un ratio de bureaux prudent de 0,7 à 0,8, surveillez les tendances de fréquentation et ajustez progressivement.
- Fragmentation de l'équipe : les collègues peuvent avoir du mal à s'asseoir ensemble de manière régulière.
Solution : créez des zones informelles pour les équipes, encouragez la coordination des journées au bureau ou utilisez le système de bureaux partagés pour aligner partiellement les équipes.
- Problèmes d'hygiène : les bureaux partagés soulèvent des questions de propreté et de confort.
Solution : fournir des produits d'entretien à chaque bureau, exiger un nettoyage en fin de journée et améliorer les services de conciergerie.
- Perte d'appartenance : les employés peuvent se sentir déconnectés s'ils ne disposent pas d'un « port d'attache » personnel.
Solution : proposez des espaces de rangement collectifs, maintenez des rituels d'équipe réguliers et renforcez la culture d'entreprise à travers des activités qui vont au-delà de l'attribution des bureaux.
Défis des milieux de travail axés sur les activités :
- Barrière liée au coût élevé : le milieu de travail axé sur les activités exige un investissement initial important.
Solution : déployer progressivement le projet en commençant par un étage, valider le retour sur investissement grâce à un projet pilote avant de passer à l'échelle supérieure, et explorer les subventions ou les incitations liées à la conception innovante du lieu de travail.
- Sous-utilisation de certaines zones : les employés ont tendance à privilégier les espaces familiers et à éviter certains environnements.
Solution : dispenser une formation continue sur la manière dont les espaces doivent être utilisés, réaménager les zones peu fréquentées en fonction des commentaires recueillis et s'appuyer sur les données d'utilisation pour identifier et résoudre les problèmes.
- Habitudes et routines : même lorsqu'ils ont le choix, les gens reviennent souvent aux mêmes endroits.
Solution : nommer des champions du milieu de travail axé sur les activités pour donner l'exemple, introduire une légère gamification pour encourager l'exploration et établir des politiques qui limitent le nombre de jours consécutifs passés dans le même espace.
- Complexité et surcharge de choix : trop d'options peuvent être source de stress.
Solution : utilisez une signalisation claire qui explique l'objectif de chaque zone, un système d'orientation simple via une application mobile et des sessions d'intégration qui montrent comment utiliser les différents paramètres.
- Trouver ses collègues : dans un environnement flexible, il peut être plus difficile de localiser les membres de son équipe.
Solution : utilisez des outils de réservation basés sur les postes de travail et les activités qui indiquent en temps réel où se trouvent vos collègues, facilitent la coordination des équipes et définissent les zones de travail de chaque équipe.
- Exigences en matière d'infrastructure informatique : chaque zone nécessite une configuration technologique différente.
Solution : investir dans une infrastructure cloud robuste, une connectivité sans fil fiable dans l'ensemble des bureaux, une technologie de base cohérente dans toutes les zones et une assistance informatique mobile accessible.
Verdict du défi : le hot desking présente des problèmes plus simples et plus faciles à résoudre, tandis que le milieu de travail axé sur les activités imploque une plus grande complexité, mais offre des avantages nettement plus importants lorsque ces défis sont relevés avec succès.
Hot Desking vs le milieu de travail axé sur les activités: quand choisir l'un ou l'autre ?
Un cadre décisionnel simple peut aider à orienter le choix. Si votre objectif principal est la réduction des coûts, le hot desking est généralement la solution la plus adaptée, tandis que si vous privilégiez l'expérience des employés, vous opterez plutôt pour le milieu de travail axé sur les activités. Les organisations disposant de budgets limités ou de délais urgents ont tendance à tirer davantage profit du hot desking, tandis que celles qui ont les ressources et la patience nécessaires pour opérer des changements à plus long terme sont mieux adaptées au MTAA. La nature du travail a également son importance : les rôles uniformes s'alignent bien avec le hot desking, tandis que les travaux diversifiés et axés sur les tâches favorisent MTAA. Enfin, l'adéquation culturelle est essentielle, les cultures pragmatiques penchant vers le hot desking et les cultures centrées sur les employés s'épanouissant avec MTAA.
Optez pour le hot desking si :
- Contraintes budgétaires : vous avez besoin d'une réduction immédiate des coûts avec un investissement minimal, généralement compris entre 10 000 et 50 000 dollars.
- Besoins simples : votre personnel a des horaires de travail relativement uniformes et des tâches quotidiennes similaires.
- Mise en œuvre rapide requise : vous devez mettre en place un mode de travail flexible dans les 2 à 3 prochains mois.
- Phase de test : vous testez les sièges flexibles avant de vous engager dans une transformation plus importante de votre lieu de travail.
- Télétravail intensif : plus de 50 % des employés sont rarement au bureau, ce qui rend inutile toute réorganisation importante de l'espace.
- Contexte de démarrage ou d'expansion : l'efficacité et la croissance priment pour l'instant sur l'expérience au travail.
- Objectif tactique : votre objectif principal est de réduire les coûts immobiliers plutôt que de transformer la culture d'entreprise.
Pour approfondir le sujet, ajoutez un lien interne vers votre article de blog sur les avantages et les inconvénients du hot desking afin d'aider les lecteurs à bien comprendre les compromis.
Optez pour le milieu de travail axé sur les activités si :
- Capacité d'investissement : vous pouvez investir 300 000 dollars ou plus et consacrer 12 à 18 mois à une transformation complète de votre lieu de travail.
- Travail intellectuel diversifié : les employés accomplissent un large éventail de tâches qui nécessitent différents environnements, tels que le travail nécessitant de la concentration, la collaboration, la créativité et les appels téléphoniques.
- Culture centrée sur les employés : la satisfaction et le bien-être des employés sont considérés comme des avantages stratégiques, et non comme des avantages sociaux.
- Concours de talents : l'expérience professionnelle joue un rôle essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents.
- Priorité à l'innovation : vous souhaitez stimuler les gains de productivité et renforcer votre avantage concurrentiel grâce à un environnement de travail de qualité supérieure.
- Vision à long terme : le travail agile et flexible est considéré comme un élément permanent du fonctionnement de l'organisation.
- Objectif stratégique : L'objectif est d'améliorer l'engagement des employés, leur satisfaction au travail et la performance globale de l'organisation, et pas seulement de réduire les coûts immobiliers.
Envisagez une approche hybride si :
- Vous souhaitez bénéficier de la rentabilité du hot desking tout en reconnaissant la valeur des espaces dédiés à la concentration et à la collaboration.
- Vous prévoyez de commencer par mettre en place le hot desking pour les bureaux généraux, puis d'ajouter progressivement des salles calmes et des zones de collaboration.
- Votre budget permet un investissement modeste, généralement compris entre 50 000 et 150 000 dollars, mais pas une MTAA complète MTAA .
- Testez le milieu de travail axé sur les activités dans certains secteurs précis du bureau avant de l'adopter à l'échelle de l'organisation.
- Vous préférez une approche progressive, passant du hot desking traditionnel à l'ajout de salles silencieuses, puis à des hubs de collaboration et des espaces sociaux, avec la possibilité d'évoluer vers le milieu de travail axé sur les activités entièrement avec le temps.
Principe fondamental : le hot desking gère l'attribution générale des espaces de travail, tandis que le milieu de travail axé sur les activités offre des environnements spécialisés conçus pour des types de tâches spécifiques.
Comment ça marche :
Les bureaux fonctionnent selon le principe du « hot desking » ou « desk hoteling », ce qui signifie qu'il n'y a pas de bureaux attribués, mais que les bureaux ne sont qu'un élément parmi d'autres dans un MTAA plus large. Les employés choisissent l'environnement qui convient le mieux à leur tâche du moment, qu'il s'agisse d'un bureau partagé dans un espace ouvert, d'une salle de concentration pour se concentrer, d'une zone de collaboration pour le travail d'équipe, d'un espace de réunion pour les discussions ou d'un espace social pour les pauses informelles. Le hot desking traditionnel se concentre sur la question « quel bureau », tandis qu'un modèle intégré reformule la décision en « quel environnement convient le mieux à mon travail actuel ».
Avantages de l'intégration :
Cette approche combine la rentabilité du hot desking pour les bureaux généraux avec la valeur expérientielle du MTAA des zones diversifiées et spécialement conçues. Elle introduit une flexibilité à deux niveaux, l'attribution des places et le type d'aménagement, tout en satisfaisant à la fois les parties prenantes soucieuses des coûts et celles axées sur l'expérience.
Mise en œuvre : les organisations commencent généralement par le hot desking, ajoutent progressivement des zones basées sur les activités, puis finissent par unifier les deux dans une stratégie unique pour le lieu de travail.
La réalité : la plupart des implémentations réussies de milieux de travail axés sur les activités réussies s'appuient déjà sur les principes du hot desking pour l'attribution des bureaux. Les deux modèles sont complémentaires et ne se font pas concurrence.
Feuille de route pour la mise en œuvre : bureaux partagés
Phase 1 - Évaluation et planification (3 à 4 semaines) :
Commencez par comprendre comment votre bureau est réellement utilisé aujourd'hui. Analysez les habitudes de présence et l'utilisation actuelle de l'espace, puis interrogez les employés afin de connaître leurs préférences en matière de lieu de travail et leurs préoccupations communes. En fonction de votre politique de travail hybride, calculez un ratio approprié de partage des bureaux et décidez si ceux-ci seront attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi ou selon un modèle de réservation de type « desk hoteling ». À ce stade, il est également essentiel de définir des politiques claires en matière de bureaux et des règles de conduite, et de prévoir des solutions de rangement pratiques telles que des casiers, des chariots mobiles ou des espaces de rangement communs.
Phase 2 - Préparation de l'infrastructure (2 à 3 semaines) :
Une fois la stratégie définie, préparez l'environnement physique. Supprimez les places attribuées et les plaques nominatives, installez des casiers à raison d'un par employé et standardisez la technologie des bureaux avec des écrans, des stations d'accueil et une connexion Wi-Fi fiable. Si le bureau partagé fait partie de l'approche, mettez en place un système de réservation simple. L'hygiène doit être très visible, avec des stations de nettoyage et des produits désinfectants disponibles à chaque bureau.
Phase 3 - Communication et formation (2 à 3 semaines) :
Une communication claire est déterminante pour la réussite de l'adoption. Expliquez aux employés les raisons qui motivent le hot desking en mettant l'accent sur les avantages plutôt que sur les restrictions. Proposez une formation pratique sur les outils de réservation, distribuez des directives sur l'étiquette à respecter au bureau et créez des canaux ouverts pour les questions et les commentaires. Identifier et former des « champions du hot desking » contribue à renforcer les meilleures pratiques entre pairs.
Phase 4 - Pilotage et lancement (2 à 4 semaines) :
Commencez par un lancement en douceur en permettant aux bénévoles de tester le hot desking pendant une courte période. Profitez de cette phase pour recueillir des commentaires, identifier les points de friction et affiner les politiques, les ratios de bureaux ou les solutions de rangement. Une fois les ajustements effectués, passez à un déploiement complet dans toute l'organisation tout en surveillant quotidiennement la disponibilité des bureaux, la confusion ou la résistance.
Phase 5 - Optimisation (en cours) :
Le hot desking n'est pas un modèle que l'on peut mettre en place puis oublier. Suivez l'utilisation des bureaux, la satisfaction des employés et les plaintes récurrentes, et ajustez le ratio de bureaux selon les besoins. Traitez les questions d'hygiène de manière proactive, faites évoluer les politiques en fonction de l'utilisation réelle et célébrez les premiers succès pour renforcer l'adoption. Pour en savoir plus, lisez notre article de blog « Comment gérer le hot desking ».
Feuille de route pour la mise en œuvre : le milieu de travail axé sur les activités
Phase 1 - Découverte et recherche (8 à 12 semaines) :
Commencez par mener une étude approfondie auprès des employés, notamment en analysant leurs tâches, leurs préférences en matière de style de travail et leurs difficultés actuelles. Étudiez la manière dont les bureaux, les salles de réunion et les espaces partagés sont actuellement utilisés, et analysez les données d'utilisation disponibles. Comparez les études MTAA provenant de secteurs comparables et faites appel à un consultant en conception d'espaces de travail expérimenté dans les environnements basés sur les activités. Définissez dès le début les indicateurs de réussite, notamment la satisfaction, la productivité et l'efficacité de l'espace.
Phase 2 - Conception et planification (12 à 16 semaines) :
Traduisez les résultats de la recherche en une stratégie pour le lieu de travail. Déterminez la combinaison idéale d'espaces, des zones de concentration et d'échange aux espaces sociaux et aux salles calmes, et répartissez l'espace en conséquence. Concevez des quartiers de bureaux, planifiez les besoins technologiques pour chaque espace et tenez compte des facteurs sensoriels tels que l'acoustique, l'éclairage et le confort thermique. Finalisez les plans de conception détaillés, obtenez l'approbation du budget avec des projections claires du retour sur investissement, sélectionnez les plateformes technologiques et formalisez MTAA et les directives d'utilisation MTAA .
Phase 3 - Construction et déploiement technologique (16 à 24 semaines) :
Reconfigurez ou rénovez les bureaux conformément au design approuvé. Installez du mobilier et des équipements spécialisés, déployez des systèmes de réservation et de gestion de l'espace, mettez en place une signalisation et des outils mobiles, et installez des capteurs d'utilisation pour faciliter l'optimisation continue. Tous les systèmes doivent être testés de manière approfondie avant leur mise en service.
Phase 4 - Gestion du changement et formation (8 à 12 semaines, en parallèle avec la construction) :
L'adoption est la partie la plus difficile du MTAA. Élaborez un programme de formation complet couvrant la philosophie du milieu de travail axé sur les activités, la manière de choisir le cadre approprié pour chaque tâche, les processus de réservation et les règles de conduite à respecter dans les espaces partagés. Créez un réseau de MTAA pour montrer l'exemple, organiser des visites guidées de l'espace et fournir un soutien continu à l'aide de guides, de vidéos et de FAQ.
Phase 5 - Programme pilote (8 à 12 semaines) :
Lancez MTAA un groupe pilote, par exemple un service ou un étage. Recueillez des commentaires à l'aide de sondages, de groupes de discussion et d'observations, et surveillez de près l'utilisation dans tous les environnements. Identifiez les zones sous-utilisées ou surpeuplées, résolvez les problèmes techniques et affinez les politiques en vous basant sur les comportements réels plutôt que sur des hypothèses.
Phase 6 - Déploiement complet (4 à 8 semaines par étage/phase) :
Déployez MTAA dans toute l'organisation afin d'éviter toute lassitude face au changement. Maintenez un soutien continu grâce aux champions et aux équipes informatiques, organisez régulièrement des réunions avec les employés et ajustez la configuration des espaces en fonction des données d'utilisation.
Phase 7 - Amélioration continue (en cours) :
Examinez chaque mois les données d'utilisation et les commentaires des employés, ajustez l'attribution des espaces chaque trimestre et actualisez la stratégie relative au lieu de travail chaque année, à mesure que les besoins de l'organisation évoluent. Partagez les réussites en interne afin de renforcer la valeur de MTAA de démontrer son retour sur investissement.
Facteurs critiques de succès pour MTAA:
MTAA couronnés de succès partagent des caractéristiques communes : forte implication des employés dans les décisions de conception, adoption visible par les dirigeants, patience pour une transition comportementale de 6 à 12 mois, itération basée sur les données, et communication et formation continues.
Mesurer le succès : indicateurs clés de performance et mesures
Indicateurs relatifs au partage des bureaux
Utilisation de l'espace :
Pour mesurer l'efficacité du hot desking, concentrez-vous d'abord sur l'utilisation de l'espace. Visez un taux d'occupation des bureaux de 65 à 80 % en moyenne et de 85 à 95 % les jours de pointe afin d'équilibrer efficacité et disponibilité. Suivez votre taux de partage des bureaux, en commençant prudemment par 0,7 à 0,8 bureau par employé, puis optimisez-le à 0,6 à 0,7 après trois à six mois de données d'utilisation. En savoir plus sur les ratios de partage des bureaux sur notre blog.
Enfin, surveillez la réduction de la superficie par rapport aux postes de travail attribués et au coût immobilier par employé, qui devrait diminuer de 20 à 40 % grâce à un modèle de bureaux partagés bien mis en œuvre.
Expérience des employés :
Les indicateurs relatifs à l'expérience des employés permettent de s'assurer que le partage des bureaux ne se fait pas au détriment du moral. Suivez les scores de satisfaction liés à l'espace de travail grâce à des enquêtes trimestrielles et surveillez les plaintes concernant la disponibilité des bureaux, en veillant à ce que les problèmes signalés ne dépassent pas 5 % des employés. Soyez particulièrement attentif à la perception de l'équité dans l'attribution des bureaux et aux scores liés au sentiment d'appartenance, car une baisse de ces indicateurs signale souvent la nécessité d'ajuster la politique ou la capacité.
Opérationnel :
Mesurez le temps que les employés passent à chercher un bureau, en visant à le maintenir sous les cinq minutes, et suivez leur satisfaction en matière d'hygiène et de propreté afin de garantir le confort des espaces partagés. Surveillez également les notes attribuées à l'adéquation des espaces de rangement et la fréquence des problèmes techniques sur les bureaux partagés, car ce sont là des sources courantes de frustration dans les environnements de bureaux partagés.
Financier :
Les indicateurs financiers quantifient l'impact commercial du hot desking. Suivez les économies totales réalisées sur les coûts immobiliers, prenez en compte les coûts technologiques si vous utilisez un logiciel de gestion des bureaux, et surveillez le délai de retour sur investissement, avec pour objectif d'atteindre un résultat positif dans un délai de 6 à 12 mois. Le coût au mètre carré devrait s'améliorer progressivement à mesure que l'espace est optimisé.
Les métriques des milieux de travail axés sur les activités
Utilisation de l'espace :
Pour mesurer MTAA , il faut d'abord comprendre comment l'espace est utilisé. Les taux d'utilisation par type de zone permettent d'identifier les environnements surutilisés et sous-utilisés, tandis que le suivi des déplacements des employés entre les zones révèle dans quelle mesure le lieu de travail favorise différentes activités tout au long de la journée.
Les taux de réservation des salles de réunion et l'utilisation de leur capacité indiquent si les espaces collaboratifs sont de taille appropriée, et le rapport entre l'utilisation des espaces collaboratifs et celle des espaces individuels montre si l'environnement favorise à la fois le travail d'équipe et le travail individuel. En fin de compte, MTAA efficace MTAA permettre de réduire le nombre de bureaux vides dans tous les environnements, grâce à une meilleure adaptation des espaces à l'aide d'outils tels que les capteurs de présence sur les bureaux. Pour en savoir plus sur la manière dont les données de présence améliorent les décisions relatives au lieu de travail, consultez cet article de blog sur la présence sur les bureaux.
Expérience et satisfaction des employés :
La satisfaction globale au travail devrait montrer une amélioration mesurable par rapport aux niveaux de référence, généralement de l'ordre de 15 à 20 %. Les scores d'adéquation entre les tâches et l'environnement révèlent si les employés estiment avoir accès à des espaces adaptés à leur travail quotidien, tandis que les notes d'autonomie et de responsabilisation reflètent le degré de contrôle qu'ils ont sur leur lieu et leur mode de travail. Les indicateurs de mouvement physique et de bien-être, ainsi que les scores de satisfaction au travail et d'engagement des employés, permettent de confirmer si le lieu de travail favorise à la fois la performance et la santé.
Productivité et performance :
Les indicateurs de productivité et de performance permettent de valider l'impact du MTAA le travail quotidien. La productivité autodéclarée devrait afficher une amélioration de 10 à 15 % par rapport à la base de référence, étayée par les taux d'achèvement des tâches et les mesures de qualité. Les notes d'efficacité de la collaboration indiquent la qualité du travail d'équipe, tandis que les notes de qualité du travail concentré évaluent la capacité de l'environnement à favoriser un travail approfondi et ininterrompu. Les indicateurs d'innovation, tels que les nouvelles idées générées et les projets inter-équipes, fournissent des informations supplémentaires sur les gains de performance à long terme.
Organisationnel :
Les indicateurs organisationnels mettent en évidence l'impact plus large du MTAA temps. L'amélioration de la fidélisation des employés témoigne d'un environnement de travail plus sain, tandis que les indicateurs de recrutement, tels que le délai de recrutement et le taux d'acceptation des offres, reflètent l'attractivité de l'organisation auprès des candidats. Le suivi des tendances en matière d'absentéisme permet d'identifier les changements dans le bien-être des employés, et le positionnement du lieu de travail comme un avantage concurrentiel renforce la capacité de l'entreprise à attirer et à retenir les meilleurs talents.
Comportemental :
Les indicateurs comportementaux montrent dans quelle mesure les employés adoptent MTAA la pratique. Un pourcentage élevé d'employés devrait utiliser activement plusieurs paramètres chaque semaine, l'objectif étant que plus de 70 % d'entre eux utilisent trois zones ou plus. La courbe d'apprentissage mesure la rapidité avec laquelle les employés adoptent MTAA , l'idéal étant d'atteindre une maîtrise totale en trois mois. La surveillance des comportements qui monopolisent l'espace et le respect des règles de conduite sur le lieu de travail permettent de garantir que les espaces sont partagés équitablement et utilisés comme prévu.
Financier :
Les indicateurs financiers permettent de quantifier la valeur commerciale du MTAA. Les économies totales réalisées sur les coûts immobiliers devraient refléter une optimisation de 30 à 50 %, grâce à une utilisation plus efficace de l'espace. Les gains de productivité peuvent se traduire par une augmentation des revenus ou de la production, tandis que la réduction du taux de rotation du personnel diminue les coûts de remplacement et d'intégration. Il est essentiel de suivre le calendrier du retour sur investissement, qui devrait être positif dans un délai de 24 à 36 mois, parallèlement à une amélioration de l'efficacité de l'utilisation de l'espace, mesurée par la valeur générée par mètre carré.
Référence comparative : comparez les résultats obtenus avec le hot desking et ceux obtenus avec le télétravail basé sur l'activité si vous utilisez les deux modèles dans différents bureaux afin de quantifier MTAA .
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Le hot desking fonctionne mieux lorsque la rapidité et les économies sont prioritaires, tandis que le milieu de travail axé sur les activités mise sur l'expérience et la productivité à long terme des employés. De nombreuses organisations commencent par le hot desking et évoluent vers MTAA au fil du temps.
Les deux modèles échouent sans la technologie adéquate. Le hot desking entraîne une confusion au niveau des bureaux, et MTAA sont sous-utilisés sans données de réservation et d'utilisation.
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