Alternatives à Kadence : quoi utiliser à la place en 2026

Lorsque l'on cherche des alternatives à Kadence, cela signifie généralement une chose : vous appréciez l'idée d'une meilleure coordination au sein de votre équipe, mais vous n'êtes pas certain que Kadence soit la solution qui convienne à votre équipe.

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Dans ce guide, vous découvrirez :

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• les meilleures alternatives à Kadence pour répondre aux différents besoins en milieu professionnel
• ce que chaque outil fait bien, ses limites et à qui il convient le mieux
• les tarifs, les intégrations et les compromis à connaître avant de présélectionner quoi que ce soit

En bref : les meilleures alternatives à Kadence en un coup d'œil

En quoi consiste Kadence ?

Kadence est une plateforme de travail hybride qui poursuit un objectif principal : réunir les membres de votre équipe dans un même espace physique, au même moment.

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Alors que certains outils se concentrent sur le lieu de travail (comme la réservation d'un bureau), Kadence s'attache à déterminer « qui » et « quand ». Il vous évite ainsi ces moments gênants où, après une heure de trajet, vous découvrez que toute votre équipe travaille depuis chez elle.

Caractéristiques principales

• Réservation de bureaux, de salles et de places de parking : vous pouvez réserver un bureau avec vue, une salle de réunion équipée de tout le matériel nécessaire ou une place de parking avant même de quitter votre domicile.

• Kadence AI : l'application apprend à connaître les habitudes de votre équipe et vous indique les meilleurs jours pour vous rendre au bureau afin que vous puissiez rencontrer les personnes que vous devez voir.

• Espaces de travail : les administrateurs peuvent délimiter des zones spécifiques au sein des bureaux pour leur équipe, en séparant ainsi les équipes marketing et les développeurs dans leurs propres espaces.

• Plans d'étage : vous disposez de plans en haute résolution qui vous indiquent en temps réel où se trouve chacun.

• Gestion des visiteurs : cette solution gère vos politiques générales, les accords de confidentialité numériques et les enregistrements sur borne, afin que votre réception ne soit pas débordée.

• Événements et communication au travail : les annonces et les sondages font partie intégrante de cette offre, qui s'inscrit dans l'objectif plus large de donner un sens plus profond au temps passé au bureau.

Intégrations

Microsoft Teams, Slack, Outlook, Google Agenda, Workspace, Entra, Okta, Workday, BambooHR, Rippling et SCIM. Il existe également une API publique, ainsi qu'une prise en charge de la synchronisation des salles avec Outlook et Google, et LiquidSpace pour la réservation flexible d'espaces de travail.

Prix

Kadence n'est pas très claire sur ses tarifs. Elle propose deux formules, Standard et Enterprise, mais n'indique pas de prix de départ sur son site web. Pour la plupart des acheteurs, la discussion sur les tarifs commence toujours par une démonstration.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Facilité d'utilisation : les utilisateurs trouvent l'interface intuitive, ce qui est un atout majeur pour son adoption par les employés.

• Plans des locaux : les gens apprécient de pouvoir voir où sont assis leurs collègues et de réserver une place à proximité sans trop de difficultés.

• Visibilité sur les présences au bureau : savoir qui vient travailler est l'un des avantages les plus évidents au quotidien.

• Les équipes et les intégrations Slack : elles facilitent grandement la prise en main par les équipes.

• Qualité du service client : le service client et la gestion des comptes sont très appréciés par les utilisateurs.

Pourquoi les entreprises recherchent-elles des alternatives à Kadence ?

Kadence est conçu pour un type très spécifique d'équipe de travail. Si ce n'est pas votre cas, les raisons de continuer à chercher apparaissent très vite :

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• Vous recherchez une tarification transparente : si vous êtes une petite équipe ou une start-up, devoir assister à une démonstration commerciale pour savoir si vous pouvez vous permettre cet outil pourrait vous dissuader de l'acheter.

• Vous recherchez une solution plus légère : Kadence ne se limite pas à la prise de rendez-vous, ce qui peut donner l'impression aux équipes ayant des besoins plus simples qu'elles évaluent une plateforme plus complète que ce dont elles ont besoin.

• Vous souhaitez une mise en place plus simple : l'expérience utilisateur est excellente, mais la configuration (plans d'étage, intégrations, enregistrement automatique) peut s'avérer un peu plus compliquée.

• Vous souhaitez disposer de rapports plus flexibles : les analyses constituent un élément central de l'argumentaire de Kadence, mais certains utilisateurs souhaitent tout de même des rapports plus complets.

• Vous avez besoin d'une solution adaptée : Kadence est le choix idéal pour les équipes qui accordent de l'importance à la coordination et à l'aménagement de l'espace.

Comment nous avons évalué les alternatives à Kadence

Nous avons examiné Kadence sous toutes ses coutures, comme le font généralement les utilisateurs potentiels lorsqu'ils envisagent un achat : nous avons parcouru les pages produits, consulté le centre d'aide, la documentation d'intégration, les études de cas publiques et, bien sûr, les derniers avis d'utilisateurs sur G2 et Capterra.

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Nous avons ensuite comparé ces différentes sources afin de déterminer dans quels domaines le produit se montre le plus performant, où la configuration devient plus complexe, et à partir de quand il commence à offrir bien plus qu'un simple outil de réservation. Car c'est précisément l'objectif de Kadence : aider les entreprises à mieux appréhender la gestion du temps passé au bureau et à prendre de meilleures décisions en matière d'espace.

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Pour chaque alternative à Kadence, nous nous sommes concentrés sur :

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• Réservation de bureaux et de salles de réunion : bureaux, salles, plans d'étage, réservations récurrentes, zones géographiques, et fluidité du processus de réservation une fois l'outil mis en service.

• Coordination d'équipe : visibilité des collègues, journées d'équipe, planification des bureaux, et capacité du produit à aider les utilisateurs à réserver des créneaux horaires au bureau.

• Analyses et visibilité sur l'occupation : fréquentation, taux d'utilisation, et question de savoir si ces rapports s'avèrent utiles pour prendre des décisions concernant l'espace de travail ou s'ils ne fournissent qu'une visibilité superficielle.

• Aménagement de l'espace : certains outils se concentrent uniquement sur la réservation, mais les meilleurs vont plus loin et prennent en compte la gestion des déménagements et l'optimisation de l'espace.

• Facilité de déploiement : configuration, plans d'étage, contrôles administratifs, procédures d'enregistrement, intégrations, ainsi que la capacité du produit à être mis en service et à fonctionner sans heurts au quotidien.

• Tarification : les tarifs sont-ils accessibles au public ? Est-il facile de faire une comparaison objective ? À partir de quand le coût réel devient-il difficile à déterminer ?

• Intégrations : Microsoft, Google, Slack, ainsi que la synchronisation des calendriers, les systèmes d'identité, les outils RH, les API, l'authentification unique (SSO), SCIM et tout le reste.

• Avis : Que disent les utilisateurs ? Quelles sont les plaintes qui reviennent le plus souvent ? Et quelles équipes semblent les plus satisfaites du produit ?

Les meilleures alternatives à Kadence : comparatif

1. elia : la solution idéale pour la gestion globale des tâches administratives

elia aborde l'environnement de travail sous un angle plus opérationnel. Il s'agit d'une plateforme tout-en-un qui regroupe en un seul endroit la gestion des postes de travail, des salles de réunion, des visiteurs, des demandes de service, des procédures de sécurité et du suivi de l'occupation. Elle est idéale pour les équipes qui doivent gérer à la fois l'espace et les personnes.

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On observe également une expansion de la composante matérielle, avec des bornes, des écrans, des capteurs et une passerelle, ce qui fait qu'elia s'apparente davantage à un écosystème de lieu de travail qu'à une simple application de réservation.

Caractéristiques principales

• Réservation à l'échelle de l'entreprise : vous pouvez réserver des bureaux et des salles, organiser une combinaison de travail au bureau et à distance, voir qui est présent et utiliser un plan interactif des locaux.

• Gestion complète des flux de visiteurs : cette solution comprend l'enregistrement en libre-service, les notifications aux hôtes, les registres numériques, la personnalisation des flux de visiteurs et l'impression de badges.

• Gestion des demandes sur la carte : si une ampoule est grillée ou si un bureau est bancal, un employé peut placer un repère de demande d'intervention exactement à l'endroit où se situe le problème.

• Gestion de la sécurité : ce système facilite le signalement des incidents et le suivi de la conformité. En cas d'urgence, il permet aux premiers intervenants de savoir qui se trouve dans le bâtiment.

• Analyse de l'occupation : elia dispose de son propre réseau de capteurs, ce qui lui permet de vous indiquer si quelqu'un utilise réellement le bureau ou la salle.

• Automatisation du lieu de travail : des déclencheurs personnalisés automatisent des tâches telles que l'annulation des réservations de salles fantômes ou l'envoi d'alertes concernant les installations aux personnes concernées.

Intégrations

Microsoft 365, Google Workspace, Google Agenda, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Slack, l'authentification unique (SSO) et bien d'autres encore. Il propose également des applications iOS et Android pour la gestion des réservations et des plans d'étage.

Prix

Elia propose des formules d'abonnement mensuelles ou annuelles à prix fixe, en fonction du nombre d'utilisateurs et d'unités réservables dont vous avez besoin, le matériel étant facturé séparément :

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• Formule Standard (199 $/mois) : jusqu'à 100 utilisateurs et 15 unités réservables
• Formule Premium (499 $/mois) : jusqu'à 250 utilisateurs et 50 unités réservables
• Entreprise (sur mesure) : utilisez-le autant que vous le souhaitez

Ce que les utilisateurs apprécient

• Adoption facile : les équipes semblent s'y mettre assez rapidement, même lors de déploiements à grande échelle.

• Matériel prêt à l'emploi : vous n'avez pas besoin de passer des heures à essayer de faire fonctionner du matériel tiers avec votre logiciel.

• Outil de coordination : elia est très utile pour aider les gens à décider quand venir au bureau en leur indiquant lesquels de leurs contacts préférés s'y trouvent déjà.

• Priorité au visuel : plus besoin de faire défiler des listes de noms de salles. Il suffit de consulter le plan et de cliquer sur un bureau libre.

• Un service client de qualité : les avis soulignent que l'équipe d'assistance réagit rapidement et qu'il est facile de collaborer avec elle.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Portée de la plateforme : si vous avez simplement besoin d'un système d'enregistrement des visiteurs ou de réservation de bureaux, elia risque d'être un peu trop sophistiquée pour vos besoins.

• Évolutivité : l'ajout de capteurs et de bornes interactives permettra d'enrichir votre produit, mais cela aura également des répercussions sur le budget et la mise en œuvre.

• Orientation opérationnelle : les équipes qui souhaitent se lancer dans une planification de scénarios approfondie ou dans la modélisation stratégique immobilière pourraient préférer se tourner vers des outils plus adaptés à ce type de tâches.

2. Envoy : l'idéal pour les bureaux soucieux de la sécurité

Envoy a passé des années à perfectionner son expérience de réception avant de devenir une plateforme complète de gestion des opérations sur le lieu de travail. Voyez les choses ainsi : si vous travaillez dans un secteur très réglementé ou si vous accordez simplement une grande importance à la sécurité et à la conformité, c'est généralement la solution qu'il vous faut.

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Il s'agit moins d'un outil social comme Kadence que d'une infrastructure professionnelle qui permet de s'assurer que toutes les personnes présentes dans le bâtiment sont bien répertoriées.

Caractéristiques principales

• Gestion des visiteurs : Envoy s'occupe de tout, de la numérisation des pièces d'identité et des accords de confidentialité numériques aux contrôles sanitaires et à l'impression de badges personnalisés.

• Enregistrements automatiques : l'application peut utiliser le Wi-Fi de votre bureau, les systèmes de badges, les signaux SSO et la localisation mobile pour enregistrer automatiquement les personnes.

• Gestion des livraisons : ce système assure le suivi de chaque colis qui arrive au bureau et consigne qui a récupéré quoi.

• Alertes de sécurité : en cas d'urgence, le système peut envoyer des messages d'alerte multicanaux aux personnes présentes sur place et suivre les réponses, grâce à un système de communication bidirectionnel intégré.

• Analyses : elles vous fournissent des données sur l'occupation des locaux et les tendances en matière de fréquentation, ce qui vous aide à déterminer si vous payez trop cher votre loyer.

• Réservation de bureaux, de salles et de places de parking : cette fonctionnalité inclut la disponibilité en temps réel, des cartes interactives, des informations sur les quartiers, les équipements des bureaux, les horaires d'enregistrement et la réservation via mobile.

Intégrations

Microsoft Teams, Slack, Outlook, Google Agenda, Google Workspace, Okta, Entra ID, OneLogin, Rippling, Active Directory, SCIM, ServiceNow, Jira, Zapier, les webhooks, ainsi qu'une longue liste de systèmes de contrôle d'accès et de Wi-Fi. Il est également doté d'une API ouverte et d'un générateur d'intégrations.

Prix

Envoy a récemment revu son modèle tarifaire afin de ne plus facturer à l'utilisateur actif pour les nouveaux contrats. Aujourd'hui, l'entreprise utilise une structure tarifaire à plusieurs niveaux, basée sur les sites et les modules spécifiques liés à l'environnement de travail :

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• Frais d'abonnement pour les visiteurs : 4 344 $ par site et par an
• Notifications d'urgence : 24 $ par utilisateur et par an
• Réservations : 60 $ par ressource réservable et par an
• Écrans : 144 $ par appareil et par an
• Livraisons : 3 000 $ par point de livraison et par an

Ce que les utilisateurs apprécient

• Un rendu professionnel : du kiosque iPad à l'application mobile, tout respire le haut de gamme.

• Évolutivité : si vous gérez 50 bureaux répartis sur trois continents, Envoy s'en charge sans difficulté.

• Bibliothèque d'intégration : elle permet de se connecter à Slack, Teams, Okta, Cisco Meraki et à la plupart des principaux systèmes d'accès par badge.

• Personnalisation : les équipes apprécient de pouvoir adapter les procédures d'enregistrement, les types de visiteurs, les documents et les flux de travail à leur environnement.

• Conclusion de l'audit : les journaux et les rapports semblent réellement utiles pour la conformité et le suivi des incidents.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Une philosophie axée sur les visiteurs : Envoy s'est largement étendu au-delà des visiteurs, mais cette fonctionnalité reste sans doute la plus aboutie de la plateforme.

• Complexité des coûts : entre les frais de visite et les différents niveaux de tarification, la facture peut rapidement devenir compliquée et coûteuse.

• Configuration matérielle requise : pour profiter pleinement d'Envoy, vous aurez besoin d'iPads et d'imprimantes, ce qui entraîne des coûts de maintenance et des dépenses initiales supplémentaires.

• Dépendance à Internet et aux appareils : quelques avis font état de problèmes liés aux connexions d'imprimantes et au Wi-Fi.

3. Skedda : l'idéal pour la gestion avancée des réservations d'espaces

Certains outils destinés au lieu de travail visent à améliorer la coordination au bureau. Skedda s'attache davantage à en assurer le bon fonctionnement.

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Cela change complètement l'approche du produit. Il couvre toujours les bureaux, les salles de réunion, les parkings, les visiteurs, les plans d'étage et les rapports, mais sa véritable valeur réside dans les règles qui s'appliquent en coulisses. Qui peut réserver quel espace ? Combien de temps à l'avance ? Pour combien de temps ? C'est cet aspect que Skedda prend très au sérieux.

Caractéristiques principales

• Moteur de règles : vous pouvez définir des critères précis pour déterminer qui est autorisé à réserver quoi, ce qui est idéal pour les bureaux disposant de ressources partagées, comme les laboratoires ou les salles de réunion très sollicitées.

• Plans d'étage : le plan d'étage joue un rôle essentiel dans l'expérience, tant pour la réservation que pour comprendre la disposition des espaces.

• Quartiers et balises : vous pouvez regrouper les bureaux en quartiers et utiliser des balises pour définir qui peut accéder à des espaces spécifiques ou appliquer certaines règles de réservation.

• Enregistrement automatique : Skedda prend en charge l'enregistrement via Wi-Fi, l'enregistrement via QR code, l'enregistrement via mobile et la libération automatique des réservations fantômes.

• Réservation des ressources partagées : vous pouvez gérer les bureaux, les salles de réunion, les places de parking et bien plus encore à partir d'un système centralisé.

• Gestion des visiteurs : Skedda vous permet également d'enregistrer les visiteurs et d'avertir leurs hôtes, même si cette fonctionnalité semble plutôt être un complément au système de réservation principal.

Intégrations

Microsoft 365, Outlook, Teams, Google Workspace, Slack, Zoom, Okta, Entra ID, JumpCloud, OneLogin, ServiceNow, Kisi, Zapier, Stripe et les webhooks. De plus, il prend en charge l'affichage sur tablette ainsi que la synchronisation bidirectionnelle des calendriers.

Prix

Skedda affiche clairement ses tarifs. La facturation s'effectue par espace (unité réservable) plutôt que par utilisateur, ce qui en fait une solution avantageuse pour les équipes nombreuses travaillant dans des bureaux de petite taille.

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• En plus : pour 249 $ par mois, vous bénéficiez de 35 places
• Formule Premier : pour 349 $ par mois, vous bénéficiez de 45 places
• Entreprise : tarification personnalisée

Ce que les utilisateurs apprécient

• Peu d'entretien : une fois vos règles configurées, Skedda semble fonctionner sans nécessiter de surveillance quotidienne particulière.

• Vitesse de déploiement : la configuration est intuitive et ne nécessite pas de connaissances techniques particulières pour être maîtrisée.

• Clarté visuelle : les utilisateurs apprécient particulièrement de pouvoir voir la disposition des bureaux et les noms de leurs collègues sur le plan.

• Rapport qualité-prix : si vous avez 500 employés mais seulement 50 bureaux, payer pour 50 postes est nettement moins coûteux que de payer pour 500 licences utilisateur.

• Flexibilité des réservations : les équipes apprécient le contrôle qu'elles ont sur les règles, les réservations récurrentes, les autorisations et les validations.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Taxe sur l'espace : vous payez par unité réservable ; ainsi, si vous commencez à comptabiliser chaque casier et chaque place de parking, vos coûts vont grimper en flèche.

• Outil axé sur la logique : bien qu'il indique qui est présent au bureau, il ne met pas autant l'accent sur la coordination sociale via l'IA que Kadence pour encourager les déplacements domicile-travail.

• Frais supplémentaires : les fonctionnalités telles que la gestion des visiteurs entraîneront un supplément de 99 $ par mois sur votre facture de base.

• Temps de configuration : l'interface d'administration fonctionne mieux lorsque les règles et les groupes d'utilisateurs ont déjà été définis.

4. Robin Powered : idéal pour naviguer dans les plans d'étage

Robin est l'outil incontournable lorsque les entreprises se rendent compte que leur bureau a dépassé le stade de la simple feuille d'inscription.

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Alors que Kadence s'appuie sur l'IA pour vous indiquer quand vous rendre au bureau, Robin se concentre sur le plan. Conçu pour faciliter l'orientation, il aide le personnel à se repérer entre les différents étages, à trouver le matériel nécessaire et à localiser en temps réel l'endroit où se trouve son équipe.

Caractéristiques principales

• Plans des bureaux : vous pouvez zoomer sur un étage, voir quels postes de travail sont libres ou occupés, et vérifier la disponibilité des salles de réunion.

• Coordination d'équipe : cela permet de s'installer facilement à un bureau à côté de son partenaire de projet, sans avoir besoin d'échanger de messages.

• Gestion des salles de réunion : à l'origine, Robin était un outil de réservation de salles, et il propose toujours des affichages des salles, une protection contre les réunions abandonnées et des suggestions intelligentes.

• Analyses sur le lieu de travail : Robin offre des fonctionnalités de reporting bien plus avancées que la plupart des outils de réservation, notamment des informations sur les postes de travail et la présence sur le lieu de travail.

• Gestion des visiteurs : cette fonctionnalité couvre les aspects fondamentaux (enregistrement et suivi des visiteurs), même si elle est souvent considérée comme secondaire par rapport aux outils de cartographie et de réservation.

• Copilote IA : Robin peut réserver automatiquement des bureaux en fonction des préférences passées et de la configuration des locaux, et utilise également l'IA pour l'analyse des données et les suggestions de salles.

Intégrations

Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365, Google Workspace, Google Agenda, Slack, Zoom, Okta, Entra ID, SCIM, systèmes de contrôle d'accès, données de badges, capteurs, ServiceNow, Rippling et API pour la création de rapports et de flux de travail personnalisés.

Prix

Robin fait partie de ces plateformes qui ne facilitent pas la comparaison des tarifs. On peut voir ce que comprend l'offre, mais aucun prix de départ n'est indiqué.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Facile pour les administrateurs : Robin offre aux administrateurs un bon contrôle sur les cartes et la configuration de l'espace, même si certaines modifications plus approfondies des cartes peuvent encore nécessiter un effort supplémentaire.

• Prise en main rapide : comme le système est très intuitif, les employés s'y habituent généralement sans avoir besoin de formation.

• Réservation tout-en-un : les gens apprécient de disposer de toutes les ressources du bureau au même endroit.

• Microsoft et Google s'accordent bien : les intégrations entre les calendriers et les environnements de travail semblent jouer un rôle important dans la valeur ajoutée au quotidien.

• Niveau de détail des analyses : les administrateurs apprécient particulièrement les fonctionnalités de reporting, notamment pour prévoir l'utilisation des ressources et prendre des décisions au sein de l'entreprise.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Couverture de la plateforme : Robin est particulièrement adapté aux grandes équipes qui souhaitent disposer d'une plateforme unique pour répondre à tous leurs besoins.

• Transparence des prix : on comprend bien la nature du produit, mais on ne connaît pas son coût réel sans s'adresser au service commercial.

• Quelques imperfections : les avis font état d'une interface parfois encombrée, de petits bugs, de délais d'actualisation et de difficultés pour les administrateurs concernant notamment la modification des plans d'étage.

• Limites de l'IA : Robin a commencé à intégrer des fonctionnalités d'IA utiles, mais dans la pratique, l'assistant reste encore assez limité.

5. OfficeSpace : le meilleur choix pour la stratégie immobilière

OfficeSpace est la solution idéale pour les responsables des installations et les équipes immobilières qui ont besoin de faire bien plus que simplement réserver des bureaux. Cette plateforme est réputée pour ses outils de simulation qui vous permettent de tester différents agencements de vos locaux afin d'évaluer leur impact sur la capacité d'accueil avant même de déplacer la moindre chaise.

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Si vous gérez un vaste parc immobilier et que vous devez justifier vos frais de location, OfficeSpace vous propose les outils de planification qui vous aideront à y parvenir.

Caractéristiques principales

• AI Canvas et planification de scénarios : vous pouvez déplacer par glisser-déposer des bureaux et des affectations d'espace sur un plan d'étage virtuel afin de tester différentes réorganisations et de comparer différents scénarios.

• Gestion des déménagements : au lieu d'utiliser des tableurs pour gérer le déménagement de 200 personnes, vous pouvez déplacer visuellement les employés d'un bureau à l'autre sur le plan des locaux.

• Planification par quartier : vous pouvez constituer des équipes au niveau des quartiers et utiliser des plans d'étages et des scénarios à l'échelle des étages et des bâtiments afin de regrouper les équipes concernées.

• Annuaire et guidage : les employés peuvent rechercher un collègue, un bureau, une salle ou une ressource, puis utiliser le plan interactif pour s'y rendre.

• Intégration des capteurs et des badges : la plateforme peut extraire des données du Wi-Fi, des lectures de badges et des capteurs placés sous les bureaux pour vous indiquer quelles zones du bureau sont occupées.

• Réservation de bureaux et de salles : cette fonctionnalité prend en charge les bureaux partagés, l'hoteling, les places attitrées, le reverse hoteling, la réservation de salles, l'affichage des salles et les enregistrements.

Intégrations

Microsoft Teams, Slack, Google, Zoom, Azure, Okta, Outlook, Google Agenda, des outils de gestion des ressources humaines (SIRH) tels que Workday et BambooHR, ainsi que des sources de données issues des badges, du Wi-Fi et de l'IoT pour un suivi plus précis des présences.

Prix

OfficeSpace ne publie pas de liste de prix accessible au public. Il s'agit d'un outil destiné aux entreprises ; vous recevrez donc un devis personnalisé en fonction du nombre de vos employés et des modules dont vous avez besoin.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Plans des étages : les utilisateurs apprécient de pouvoir effectuer une recherche en fonction des caractéristiques des bureaux ou des salles et de savoir exactement quel type d'espace ils réservent avant de valider leur réservation.

• Outils de déplacement : la gestion des déplacements par glisser-déposer transforme un casse-tête d'une semaine en quelques heures de travail.

• Analyses avancées : elles vous fournissent les données décisionnelles dont vous avez besoin pour déterminer s'il vaut mieux renouveler votre bail ou réduire la superficie de vos locaux.

• Service client : les avis soulignent que l'équipe d'assistance maîtrise parfaitement les aspects techniques et prend en charge les tâches les plus complexes liées à la mise à jour des plans d'étage.

• Gestion multisite : cela semble être une véritable bouée de sauvetage pour les entreprises qui gèrent plusieurs bureaux ou étages.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Amélioration des processus : les commentaires indiquent que certains processus liés aux demandes et à la gestion des tickets pourraient être approfondis.

• Manque de transparence des tarifs : vous devrez passer par un processus de vente, ce qui peut constituer un obstacle pour les petites équipes à la recherche d'une solution rapide.

• Outil axé sur les infrastructures : OfficeSpace prend certes en charge la coordination hybride, mais le produit semble beaucoup plus axé sur la planification et la gestion des espaces de travail.

• Gestion des visiteurs : cela fait partie intégrante de la plateforme, mais certains utilisateurs perçoivent encore l'intégration de Greetly plutôt que de la considérer comme une couche entièrement native.

6. Eptura : la meilleure solution pour les entreprises internationales

Eptura n'est pas vraiment un produit unique. La composante qui correspond le plus directement à Kadence est Eptura Engage, qui couvre la réservation de postes de travail, la réservation de salles, les journées d'équipe, la visibilité des collègues, les plans d'étage et les flux de travail Microsoft.

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Mais la plateforme Eptura, plus large, couvre également la gestion des visiteurs, l'exploitation des espaces de travail, la planification de portefeuille, la gestion des actifs et l'ensemble du domaine de l'IWMS grâce à des produits tels que Serraview, Asset, Visitor, Workplace et Archibus.

Caractéristiques principales

• Les processus de travail : la réservation de bureaux, la planification des salles, la gestion des visiteurs et les demandes de service peuvent être interconnectés au sein de la plateforme Eptura.

• Automatisation des bâtiments : elle permet de libérer automatiquement les salles ou les bureaux inoccupés et d'améliorer la précision des données de présence grâce à des capteurs et à des signaux d'enregistrement.

• Réservation de type « conciergerie » : dans les environnements où les enjeux sont importants (comme les salles de réunion de direction), ce système prend en charge un processus de demande et d'approbation.

• Sécurité des visiteurs : le système prend en charge les contrôles sanitaires personnalisés et comprend des ascenseurs à destination programmée qui conduisent vos invités directement à l'étage souhaité, sans qu'ils aient à intervenir.

• Enterprise AI : tout comme Kadence, cette solution utilise l'IA pour aider les employés à trouver les meilleurs endroits, mais elle permet également d'effectuer des réservations via un chat à l'aide de commandes en langage naturel.

• Conformité internationale : Eptura répond aux exigences de sécurité et de conformité des entreprises, notamment celles du RGPD et du FedRAMP.

Intégrations

Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365, Exchange, ServiceNow, Okta, AD FS, SCIM, systèmes de contrôle d'accès, capteurs de présence, données Wi-Fi, Autodesk, SIG, Power BI, Tableau, et bien d'autres encore. Il propose également des API, des webhooks et des services de plateforme partagée via Eptura Home, Directory et Portfolio Manager.

Prix

Comme Eptura est un produit destiné avant tout aux entreprises, vous devrez les contacter pour obtenir un devis personnalisé en fonction du nombre de sites et d'utilisateurs dont vous disposez, ainsi que des modules que vous souhaitez (Workplace, Visitor ou Assets).

Ce que les utilisateurs apprécient

• Tout en un seul endroit : pour les responsables informatiques et des installations, ne plus avoir à gérer plusieurs fournisseurs est un véritable soulagement.

• Un bon service d'assistance : les membres de l'équipe d'assistance sont très appréciés, surtout lorsqu'il s'agit de déployer des solutions auprès de différentes équipes et services.

• Évolutivité : Eptura est conçu pour les grandes entreprises et les environnements plus complexes.

• Intégration avec Microsoft : ces applications s'intègrent parfaitement à Outlook, Teams et au reste de la suite Microsoft 365.

• Expérience de réservation : Eptura Engage offre aux employés une interface fiable pour la gestion quotidienne des réservations et de la coordination.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Configurations d'entreprise : cela nécessite un administrateur dédié qui maîtrise son sujet.

• Complexité de la tarification : comme il s'agit d'une plateforme modulaire, la facture peut très vite devenir très longue.

• Un processus plus lent : certains utilisateurs indiquent que les modifications de fonctionnalités et les demandes peuvent prendre du temps, ce qui n'est pas inhabituel pour un fournisseur de plateforme de grande envergure.

• Une solution trop sophistiquée pour les petites équipes : si vous faites partie d'une petite équipe qui n'a pas besoin de toutes ces fonctionnalités sophistiquées, vous risquez de payer pour une multitude de fonctionnalités que vous n'utilisez pas.

7. YAROOMS : l'idéal pour les utilisateurs expérimentés de Microsoft 365

YAROOMS est l'un des outils les mieux intégrés pour les entreprises qui utilisent Microsoft 365, mais c'est sur le plan des données qu'il se distingue vraiment.

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Si vous décidez de ne plus utiliser YAROOMS, c'est généralement parce que vous recherchez une solution plus simple ou plus conviviale. Mais si vous vous intéressez à cette plateforme, c'est sans doute parce que vous recherchez une solution de gestion des espaces de travail capable de tout suivre, de l'occupation des bureaux à l'empreinte carbone de votre entreprise.

Caractéristiques principales

• Yarvis : Yarvis est intégré à Microsoft Teams et à la messagerie électronique ; il vous aide à réserver des bureaux et des salles, à coordonner les emplois du temps et à gérer les demandes relatives au lieu de travail.

• Tableau de bord carbone : l'un des points forts de YAROOMS est l'importance qu'il accorde aux questions ESG, notamment aux estimations de l'empreinte carbone liée aux trajets domicile-travail et aux activités au bureau.

• Plans d'étage : vous pouvez effectuer des réservations directement depuis la carte et consulter les rapports sur l'occupation et les cartes thermiques pour voir comment l'espace est utilisé.

• Affichage numérique et bornes interactives : ils disposent d'applications dédiées pour les écrans dans les salles et les bornes du hall d'accueil, ce qui confère aux locaux un aspect aussi high-tech que leurs logiciels.

• Gestion des visiteurs : un module complet dédié aux visiteurs, avec pré-inscription et notifications à l'hôte.

• Planification du travail hybride : les statuts de travail, les calendriers d'équipe, les réservations de groupe et la planification des présences au bureau aident les équipes à coordonner leurs journées au bureau.

Intégrations

Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook, Azure AD, Google Agenda, Google Meet, Zoom, Slack, SAML, Mappedin et des intégrations personnalisées via API. La partie consacrée à Microsoft est particulièrement complète, avec de la documentation sur les onglets Teams, la configuration des bots Teams, le complément Outlook et la création de réunions Teams.

Prix

YAROOMS fonctionne à l'ancienne, avec un modèle tarifaire à plusieurs niveaux qui dépend de la taille de votre organisation et de la complexité de votre configuration.

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• Formule Starter (99 $/mois) : pour les petites entreprises (jusqu'à 10 utilisateurs)
• Formule Entreprise (399 $/mois) : pour les équipes comptant jusqu'à 50 utilisateurs
• Enterprise (899 $/mois) : pour plus de 300 utilisateurs

Ce que les utilisateurs apprécient

• L'effet Yarvis : les gens utilisent l'assistant IA parce que c'est bien plus rapide que d'ouvrir une application.

• Suivi des performances en matière de développement durable : si les critères ESG sont importants pour votre organisation, YAROOMS est un excellent choix.

• Intégration Microsoft : les flux de travail d'Outlook et de Teams apportent une réelle valeur ajoutée au quotidien.

• Rapidité de réservation : les utilisateurs apprécient la rapidité avec laquelle ils peuvent réserver des bureaux ou des espaces partagés.

• Visibilité : les taux d'occupation, les cartes et la visibilité des collègues permettent aux équipes de mieux comprendre comment les locaux sont utilisés.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Expérience mobile : c'est sans doute le point faible le plus souvent mentionné dans les avis, notamment en ce qui concerne les cartes et l'enregistrement sur mobile.

• Beaucoup de processus : cela peut sembler assez simple au premier abord, mais dès que l'on se penche sur toutes les règles, les autorisations, les questionnaires et les processus, les choses se compliquent considérablement.

• Fonctionnalités de planification du portefeuille : il dispose d'outils corrects pour analyser l'utilisation des espaces, mais ceux-ci ne sont pas aussi complets que ceux d'autres plateformes d'entreprise plus importantes.

• Seuils tarifaires : la transparence des tarifs est un atout, mais certains utilisateurs évoquent les limites des forfaits et les hausses de prix à mesure que leur activité se développe.

8. Gable : idéal pour les équipes dispersées

Gable offre à votre équipe un espace de travail où qu'elle se trouve. Si l'application permet de réserver des bureaux et des salles de réunion de manière classique pour votre siège social, son véritable atout réside dans son vaste réseau de plus de 20 000 espaces de coworking et salles de réunion à travers le monde.

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C'est la solution idéale pour les entreprises véritablement décentralisées : celles qui disposent peut-être d'un petit siège dans une ville, mais dont les employés sont répartis dans 50 autres. Avec Gable, le monde entier devient votre bureau.

Caractéristiques principales

• Accès aux espaces de coworking : les employés peuvent rechercher et réserver des bureaux ou des salles de réunion dans plus de 900 villes.

• Contrôle budgétaire : vous pouvez définir des budgets mensuels flexibles pour chaque employé ou équipe et ne payer que ce qui est réellement utilisé, sans avoir à verser de crédits à l'avance.

• Réservation de bureaux et de salles : Gable prend en charge les bureaux, les salles de réunion, les bureaux individuels, les places attitrées, les zones de travail et la réservation via QR code/NFC.

• Organisation d'événements : ils disposent d'un module dédié à l'organisation de séminaires et de réunions d'équipe.

• Gestion des visiteurs : un petit module pratique qui prend en charge la pré-inscription, l'enregistrement sans contact, les notifications aux hôtes et l'impression de badges.

• Analyses et rapports : cela couvre les rapports relatifs à l'utilisation des bureaux, aux dépenses liées aux services à la demande, au taux d'utilisation, à la présence, aux réunions et au respect des politiques hybrides.

Intégrations

Slack, Microsoft Teams, Outlook, Google Agenda, les systèmes d'information en ressources humaines (SIRH), les fournisseurs d'authentification unique (SSO) et les systèmes de contrôle d'accès.

Prix

Gable fait partie des acteurs les plus transparents du marché, proposant un modèle à plusieurs niveaux qui s'adapte selon que vous gériez vos propres locaux, que vous utilisiez leur réseau flexible, ou un peu des deux :

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• Forfait « Company Office » : 2,50 $ par utilisateur et par mois
• Gestion des visiteurs - Formule de base : 99 $ par site et par mois
• Forfait de gestion des visiteurs : 249 $ par site et par mois

Ce que les utilisateurs apprécient

• Une seule facture : les équipes financières apprécient de ne recevoir qu'une seule facture globale pour les 500 espaces de coworking différents.

• Équité géographique : c'est un avantage considérable pour les télétravailleurs. Au lieu d'être confinés chez eux, ils disposent d'un espace professionnel dans leur propre quartier.

• Facilité d'utilisation : les employés peuvent trouver un espace, consulter les équipements proposés (comme « chiens acceptés » ou « café gratuit ») et le réserver en quelques secondes.

• Un excellent service client : le service client et la gestion des comptes reviennent souvent dans les commentaires, et ce, principalement en termes positifs.

• Les outils d'administration : les règles budgétaires, les contrôles de politique et les paramètres de configuration semblent être bien accueillis par les équipes sur le terrain.

Ce qu'il faut savoir

• Caractéristiques de HQ : les entreprises ayant des besoins complexes en matière d'installations (comme le suivi des actifs) pourraient trouver Gable plus simple d'utilisation qu'OfficeSpace ou Eptura.

• Coûts du coworking : comme vous payez au fur et à mesure pour le coworking, votre facture mensuelle peut varier.

• Densité régionale : bien qu'il y ait plus de 20 000 places de stationnement, c'est aux États-Unis et en Europe que la densité est la plus élevée.

• Variabilité selon l'hébergeur : le modèle à la demande est très efficace, mais l'expérience peut varier légèrement selon l'hébergeur de l'espace de coworking.

Choisir la bonne alternative à Kadence

Soyons réalistes : comment choisir l'un de ces outils sans le regretter six mois plus tard ? Il faut aller au-delà des promesses du site marketing et déterminer comment le système s'adapte réellement à votre quotidien chaotique.

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• Commencez par examiner attentivement le modèle de facturation:
  . Si votre entreprise compte 800 employés répartis sur plusieurs sites actifs, mais que seule la moitié d'entre eux se présente au travail chaque jour, payer des frais strictement calculés par utilisateur est le meilleur moyen de gaspiller votre argent. Vous finirez par payer pour des employés fantômes. Déterminez si un forfait ou un modèle de facturation par poste de travail correspond mieux à votre fréquentation réelle avant de signer un contrat.

• Vérifiez la configuration matérielle avant toute chose
  . De nombreux logiciels semblent très performants sur un navigateur, mais vous aurez tout de même besoin d'écrans dans les salles, de bornes d'accueil et peut-être de capteurs de bureau. Si vous achetez un logiciel auprès d'un fournisseur et que vous essayez de l'associer à du matériel provenant de trois autres, votre équipe informatique vous en voudra lorsque la synchronisation ne fonctionnera plus.

• Testez le panneau d'administration
  Les bureaux évoluent sans cesse. Vous allez ajouter des bureaux et modifier vos règles de réservation. Si vous devez créer un ticket d'assistance pour changer le nom d'une salle de réunion ou modifier un plan d'étage, c'est que l'outil manque de souplesse. Vous devez pouvoir tout modifier vous-même par glisser-déposer en quelques minutes.

• Préparez-vous à gérer plusieurs sites
  Un outil qui fonctionne parfaitement pour un siège social peut s'avérer totalement inefficace lorsque vous essayez de le déployer sur 30 ou 40 sites actifs. Assurez-vous que la plateforme prend en charge les différents fuseaux horaires et offre une vue d'administration unifiée, sans vous obliger à vous connecter à un tableau de bord distinct pour chaque bâtiment.

• Vérifiez la synchronisation du chat et du calendrier
  Tous les fournisseurs affirment s'intégrer à votre infrastructure technologique. Vous devez savoir jusqu'où va cette intégration. Vérifiez si vos collaborateurs peuvent réellement réserver un bureau ou une salle directement depuis Microsoft Teams ou Outlook sans jamais quitter ces applications. Une synchronisation imparfaite entraînant des réservations en double ne fera que frustrer votre équipe.

Cessez de vous battre contre votre plan d'étage

Si vous recherchez une plateforme unique capable de gérer les postes de travail, les visiteurs, les demandes et les données, sans pour autant grever votre budget à chaque nouvelle embauche, découvrez elia.

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Et si jamais nous ne sommes pas faits pour travailler ensemble ? Pas de problème. Nous connaissons ce domaine sur le bout des doigts, et nous serons ravis de vous orienter vers l'outil qui résoudra réellement vos problèmes.

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