Le meilleur logiciel de gestion des espaces en 2026 (Il est temps de réduire les coûts immobiliers !)

Il y a énormément de RTO en ce moment.

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Et franchement, c'est tout à fait normal. Tout le monde souhaite que ses employés reviennent sur site, qu'ils collaborent et qu'ils se servent à nouveau réellement des locaux. Mais d'après ce que nous avons pu constater, rares sont les responsables des installations et les équipes chargées de l'aménagement des espaces de travail qui prennent vraiment le temps de réfléchir au coût que tout cela implique.

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Heureusement, il existe des outils pour cela. La gestion de l'espace semble encore être un domaine assez peu exploré, mais cela peut faire une grande différence si vous commencez à y prêter attention.

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Nous avons soigneusement sélectionné les meilleurs logiciels de gestion des espaces pour 2026, en choisissant chaque outil pour ce qu'il fait le mieux, afin que vous puissiez comparer les différentes options sans vous perdre et trouver celle qui vous convient le mieux.

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Et bien sûr, si vous ne souhaitez pas lire l'intégralité du texte, vous pouvez passer directement au tableau ci-dessous.

En bref : Comparaison de logiciels de gestion de l'espace

Meilleur logiciel de gestion de l'espace en 2026

1. elia : l'idéal pour les données d'occupation en temps réel

• Tarifs : à partir de 199 $ par mois
• Parmi nos clients, vous connaissez peut-être : Québécor, Cascades, Fasken
• Siège social : Québec, Canada (idéal pour ceux qui s'intéressent à la région)

elia est la plateforme opérationnelle destinée aux entreprises qui souhaitent passer d'une utilisation planifiée à une utilisation réelle. De nombreux outils se contentent de vous indiquer qui a réservé un bureau. elia, en revanche, vous montre qui l'utilise réellement.

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Il s'agit d'une plateforme unique qui regroupe la réservation de bureaux, la gestion des visiteurs et l'analyse de l'espace de travail au sein d'une seule interface cartographique, afin d'éviter l'encombrement lié aux applications.

À quoi vous attendre

• Suivi de l'occupation : des données en temps réel provenant de capteurs qui vous indiquent précisément dans quelle mesure vos bureaux sont occupés (ou vides) par rapport aux réservations de postes de travail.

• Plans d'étage : une interface où vous pouvez réserver des bureaux, faire des demandes de service et gérer les salles de réunion, le tout en un seul endroit.

• Processus de gestion des visiteurs : enregistrement numérique des visiteurs avec notifications instantanées à l'hôte via Slack, Teams ou par e-mail.

• Automatisation du lieu de travail : des déclencheurs personnalisés permettant d'automatiser des tâches telles que l'annulation de réservations fantômes de salles ou l'envoi d'alertes concernant les installations.

• Synchronisation de l'écosystème : connexions natives à Microsoft 365, Google Workspace et l'authentification unique (SSO) pour permettre aux employés de se connecter en toute simplicité.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Plateforme unifiée : les responsables peuvent enfin se passer des multiples outils utilisés pour gérer la réception et les plans d'étage.

• Évolutivité : facile à mettre en place pour un petit bureau, mais suffisamment robuste pour un portefeuille international (voir le déploiement de Québecor).

• Vitesse d'adoption : l'interface est conviviale, ce qui permet à la plupart des employés de commencer à effectuer des réservations sans formation officielle.

• Données sur le retour sur investissement : ces rapports permettent d'identifier les zones où une entreprise peut réduire ou réaménager ses locaux en toute sécurité.

Quelques points à prendre en considération

• Coûts matériels : pour tirer pleinement parti des données en temps réel sur les espaces de bureau, vous aurez besoin de capteurs, ce qui augmente le coût initial.
• Point à retenir : certaines équipes pourraient trouver que l'ensemble des fonctionnalités est trop complet si elles recherchent simplement une application sociale.
• Intégrations : elia couvre les intégrations de base, comme Microsoft, Google et Slack, mais ne propose peut-être pas autant d'intégrations spécialisées que les grandes plateformes traditionnelles.

2. deskbird : l'outil idéal pour la gestion des effectifs

• Tarifs : à partir de 5 $ par mois et par utilisateur
• Clients de renom : KFC, Samsung, Deloitte
• Siège social : Pfäffikon, Suisse

Au fond, deskbird est une plateforme de gestion des effectifs conçue pour résoudre le casse-tête du travail hybride : elle aide les employés à planifier leurs journées au bureau afin qu’ils puissent passer du temps avec leurs collègues, tout en fournissant aux administrateurs les outils nécessaires pour faire respecter les règles relatives aux journées au bureau et gérer tous les petits détails, du stationnement à l’enregistrement des visiteurs.

Contenu

• Application des règles en mode hybride : des règles et des autorisations automatisées pour garantir que chacun respecte les règles en vigueur au bureau.

• Gestion centralisée : un portail unique pour la gestion des bureaux, la réservation des salles de réunion et des places de parking sur tous les sites.

• Gestion des tickets sur le lieu de travail : un seul endroit pour signaler les problèmes techniques, plutôt que de les laisser se perdre dans les e-mails.

• Coordination entre collègues : un aperçu de la semaine sur le plan social qui indique les jours de présence des collègues, afin que les équipes puissent planifier des journées de collaboration.

• Accessibilité multiplateforme : deskbird s'intègre parfaitement à Microsoft Teams et Outlook.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Une interface utilisateur intuitive : elle connaît un grand succès car elle est épurée et conviviale.

• Configuration rapide : les équipes informatiques l'adorent, car il est très facile de l'ajouter à la barre latérale de Teams et de le synchroniser avec les outils SIRH existants.

• Une tarification transparente : ils publient leurs tarifs, ce qui facilite grandement la planification.

• La confidentialité avant tout : leur implantation en Suisse leur garantit la résidence des données dans l'UE et une conformité totale au RGPD. Un atout majeur pour les équipes juridiques européennes.

Quelques points à prendre en considération

• Coûts liés au personnel : le coût par utilisateur peut rapidement grimper si votre équipe est nombreuse et partage un petit bureau.

• Application mobile : certains utilisateurs trouvent que l'application autonome manque un peu de fonctionnalités.

• Niveau d'analyse : les équipes qui accordent de l'importance à la flexibilité des rapports et des exportations pourraient vouloir procéder à une comparaison plus approfondie.

3. Robin Powered : l'idéal pour une gestion conviviale des réservations de postes de travail

• Tarifs : sur mesure
• Clients notables : Politico, Kayak, ATB Financial
• Siège social : Boston, États-Unis

Robin Powered remporte la palme en matière de facilité d'utilisation pour la réservation d'espaces de travail. Grâce à ses cartes haute résolution, c'est une solution idéale pour les grandes équipes toujours en déplacement. Si sa fonction principale reste la réservation de bureaux et de salles, l'application s'est transformée en une plateforme opérationnelle complète basée sur l'IA qui automatise les tâches fastidieuses, comme la connexion au Wi-Fi, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur leur travail plutôt que sur les aspects logistiques.

À quoi vous attendre

• Réservation via l'IA : des suggestions intelligentes de places à choisir en fonction de vos préférences passées et de l'emplacement de votre équipe.

• Cartes interactives des locaux : des cartes numériques en temps réel qui vous aident réellement à trouver votre chemin.

• Protection contre les espaces inutilisés : suppression automatique des réservations fantômes afin d'éviter que les salles et les bureaux ne restent bloqués et inutilisés.

• Aménagement par zones : des espaces de travail regroupés qui permettent de regrouper les services tout en offrant la possibilité de travailler à différents endroits selon les besoins.

• Système de tickets sur le lieu de travail : tout est regroupé au même endroit, ce qui facilite l'envoi de demandes d'assistance technique ou relative aux installations liées à votre réservation de salle.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Enregistrement simplifié : il suffit aux utilisateurs de scanner un code QR ou de s'enregistrer via le Wi-Fi, et le tour est joué.

• Application mobile : les utilisateurs apprécient vraiment de pouvoir réserver un bureau où qu'ils soient, notamment pendant leurs trajets quotidiens.

• Une visibilité totale : tout le monde sait ainsi qui est présent au bureau chaque jour.

• Affichage numérique : des écrans fiables indiquent la disponibilité des salles en un coup d'œil et mettent définitivement fin à l'occupation abusive des salles.

À retenir

• Conçue pour les grandes entreprises : la plateforme est optimisée pour les entreprises de plus de 150 employés, c'est donc là qu'elle excelle.

• Tarifs : ils ne publient pas de tarifs forfaitaires en ligne ; vous devrez donc les contacter pour qu'ils vous proposent un devis adapté à votre entreprise.

• La configuration demande un peu de temps : mettre au point vos quartiers et votre plan d'étage peut demander un peu plus de travail au départ, mais cela en vaut la peine.

4. OfficeSpace : l'outil idéal pour la planification au niveau de l'entreprise

• Tarifs : sur mesure
• Clients notables : OpenAI, Airbnb, HubSpot
• Siège social : Atlanta, États-Unis

Si vous disposez d'une grande surface et que vous souhaitez exploiter au mieux chaque mètre carré, OfficeSpace est l'outil qui vous permet d'y parvenir et vous fournit les données nécessaires pour prendre des décisions éclairées. Il est particulièrement utile pour les responsables des installations qui doivent justifier chaque dépense liée à l'immobilier.

À quoi vous attendre

• Planification par scénarios : l'outil idéal pour organiser un réaménagement de l'espace, qui vous permet de simuler tous les résultats possibles afin de déterminer si cela en vaut la peine.

• Gestion des mutations : coordination par glisser-déposer pour les mutations des employés et les remaniements au sein des services.

• Planification visuelle : vue d'ensemble permettant de savoir précisément qui détient quoi et où, à l'échelle de l'entreprise.

• Suivi des actifs : inventaire numérique centralisé du mobilier et du matériel informatique sur l'ensemble des sites internationaux.

• Analyses de portefeuille : rapports centralisés sur les indicateurs de densité et d'utilisation pour l'ensemble des réseaux immobiliers.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Des chiffres concrets pour prendre des décisions immobilières : les dirigeants apprécient particulièrement de pouvoir disposer des données factuelles dont ils ont besoin pour justifier leurs choix en matière d'aménagement des espaces.

• Plan et signalétique : grâce à eux, il est super facile de trouver n'importe qui ou n'importe quoi dans les locaux, même si on est nouveau.

• Une aide concrète : leur équipe vous accompagnera dans les étapes les plus délicates pour que vous soyez opérationnel en quelques semaines seulement.

• Idéal pour les grandes équipes : OfficeSpace peut gérer sans problème des milliers d'utilisateurs répartis dans plusieurs villes.

Éléments à prendre en compte

• Plus long à configurer : celui-ci demande effectivement un peu plus de temps pour être mis en place correctement, tout simplement parce qu'il regorge de fonctionnalités.

• Trop sophistiqué pour les petites entreprises : si vous venez de vous lancer, toutes ces fonctionnalités avancées risquent d'être un peu superflues.

• Coût initial élevé : compte tenu des montants minimaux importants prévus dans le contrat, il s'agit d'un investissement plus important que certaines de nos autres options.

5. Envoy : l'idéal pour les environnements de travail où la sécurité est une priorité

• Tarifs : à partir de 60 $ par ressource et par mois (Réservations) | 362 $ par site et par mois (Visiteurs)
• Qui utilise Envoy : Lyft, AWS, Panasonic
• Siège social : San Francisco, États-Unis

Envoy adopte une approche axée sur la sécurité dès le départ, considérant le bureau comme un lieu sécurisé plutôt que comme un simple espace de travail. L'enregistrement des visiteurs est au cœur de son fonctionnement, et la plateforme a depuis intégré des fonctionnalités de réservation de bureaux et de salles.

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C'est un excellent choix pour les entreprises évoluant dans des secteurs fortement réglementés où la sécurité est primordiale.

Contenu

• Tableau de bord des visiteurs : enregistrement numérique avec notifications automatiques à l'hôte via Slack, Teams ou par e-mail.

• Processus de conformité : signature périodique des documents juridiques et des accords de confidentialité lors de l'enregistrement des invités.

• Enregistrement mobile sans contact : accès via code QR et Bluetooth pour les employés et les visiteurs afin de réduire l'affluence dans le hall d'accueil.

• Surveillance des listes de blocage : recoupement en temps réel des données des clients avec les listes de surveillance internes afin de générer des alertes de sécurité.

• Automatisation du service courrier : numérisation des colis via la reconnaissance optique de caractères (OCR), avec notification des destinataires et suivi des registres de livraison.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Une image de marque haut de gamme : l'interface est entièrement personnalisable, ce qui permet de faire une excellente première impression dès que l'on entre dans le hall.

• Écosystème d'entreprise : ils s'intègrent à tous les principaux systèmes de contrôle d'accès et de gestion des identités.

• Adoption massive : l'application est suffisamment simple pour que les employés s'y familiarisent immédiatement.

• Préparation aux situations d'urgence : si vous devez évacuer tout le monde ou savoir en temps réel qui est en sécurité, ils sont là pour vous aider.

Points à garder à l'esprit

• Tarification par bureau : ne soyez pas surpris si vos coûts commencent à grimper si vous disposez de nombreux petits bureaux satellites, car ceux-ci sont facturés par site.

• Coûts liés aux modules : la réservation de bureaux et la gestion des visiteurs étant des modules distincts, le prix peut rapidement grimper à mesure que vous ajoutez des fonctionnalités.

• Matériel requis : pour profiter pleinement de l'expérience, vous devrez probablement investir dans des iPad et des imprimantes de badges pour le hall d'accueil.

6. Skedda : le meilleur choix pour une flexibilité axée sur l'espace

• Tarifs : à partir de 249 $ par mois
• Clients de renom : Deloitte, l'université de Harvard, Horton
• Siège social : Boston, États-Unis

Skedda estun excellent choix pour les bureaux qui ne souhaitent pas être liés à un logiciel de gestion des ressources humaines. Axé sur une approche axée sur les espaces, il fonctionne aussi bien pour réserver un studio de podcast que pour réserver un bureau. C'est pourquoi il est très apprécié des équipes de taille moyenne qui ont besoin d'un moteur de réservation sans les coûts associés à un système d'entreprise complet.

Caractéristiques principales

• Plans numériques : système de réservation basé sur une carte permettant aux utilisateurs de choisir des sièges ou des zones spécifiques.

• Règles de réservation : contraintes personnalisables concernant les délais et les limites de réservations récurrentes.

• Gestion de l'occupation : visibilité en temps réel sur la disponibilité des espaces et les arrivées des utilisateurs afin d'éviter les doubles réservations.

• Gestion polyvalente des ressources : un système unifié pour gérer les bureaux, les places de stationnement, le matériel de laboratoire et les salles de réunion.

• Intégrations et accès à l'API : synchronisation native avec les calendriers Google et Microsoft, ainsi qu'une API flexible permettant de créer des flux de travail personnalisés.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Une flexibilité exceptionnelle : les administrateurs peuvent configurer des espaces pour pratiquement tout, même pour les agencements de bureau les plus atypiques.

• Mise en place rapide: vous pouvez passer du test de l'application à son déploiement complet dans tout le bureau en un clin d'œil.

• Un accompagnement de qualité : l'intégration se fait de manière pratique, ce qui vous garantit un démarrage sans accroc.

• Règles internes : vous pouvez définir vos propres règles internes sans que l'application ne devienne trop compliquée pour vos employés.

Points à garder à l'esprit

• Outils de gestion des visiteurs : cette fonctionnalité n'est pas incluse dans l'offre de base ; vous devrez donc souscrire à une option supplémentaire pour gérer vos visiteurs.

• Niveau d'analyse : vous obtenez un bon aperçu de l'utilisation des locaux, mais il manque les outils de planification basés sur l'IA destinés aux grandes entreprises.

• Préparation initiale : vous devrez consacrer un peu de temps à définir vos règles et vos groupes avant de commencer à inviter les membres de l'équipe.

7. Kadence : l'idéal pour la collaboration en équipe

• Coût : tarif sur demande
• Clients de renom : Boeing, Starling Bank, Softchoice
• Siège social : San Francisco, États-Unis

Kadence s'adresse aux entreprises qui ont besoin d'aider leurs équipes à organiser leurs horaires de présence au bureau. C'est là qu'intervient le concept de « quartiers » : les zones peuvent s'adapter de manière dynamique en fonction des personnes présentes ce jour-là.

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L'application intègre désormais un assistant IA qui se charge de la planification à votre place, ce qui rend l'ensemble de cette configuration hybride beaucoup plus organisée et nettement moins solitaire.

Ce que vous obtenez

• Coordination par IA : un assistant qui réserve des bureaux ou invite des invités via Slack et Teams à votre place, en fonction des disponibilités de vos collègues.

• Calendriers d'équipe : un espace partagé où chacun peut indiquer ses projets pour la semaine, afin d'éviter les échanges de messages interminables.

• Cartes interactives : un plan en temps réel pour choisir sa place ou localiser un collègue.

• Gestion des visiteurs : un système permettant d'envoyer des invitations aux visiteurs et de suivre la fréquentation des bureaux.

• Réservations groupées : un outil permettant aux responsables de réserver des groupes de bureaux afin que toute l'équipe puisse s'asseoir ensemble.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Fonctionne là où vous travaillez : l'application s'intègre directement à Microsoft Teams et Slack, ce qui vous permet de mettre de l'ordre dans votre bureau sans avoir à ouvrir un nouvel onglet dans votre navigateur.

• Simplicité : l'interface est épurée et intuitive.

• Facilite les rencontres : la possibilité de suivre ses collègues pour consulter leur emploi du temps et s'asseoir à proximité est très appréciée par la plupart des utilisateurs.

• Un service client réactif : leur équipe répond assez rapidement et tient réellement compte des commentaires.

Points à garder à l'esprit

• Enregistrement automatique : une fonctionnalité utile, mais certaines équipes signalent qu'elle peut s'avérer quelque peu instable au quotidien.

• Rapports : vous disposez des données essentielles dont vous avez besoin, même si les possibilités de création de rapports personnalisés et la profondeur des analyses semblent quelque peu limitées.

• Configuration initiale : c'est assez simple, mais il vous faudra tout de même consacrer un peu de temps aux plans d'étage, aux règles et à la composition des équipes.

8. Gable : l'idéal pour les utilisateurs d'espaces de coworking

• Tarif : à partir de 2,50 $ par utilisateur et par mois (bureaux) | 99 $ par site (visiteurs)
• Clients notables : Dropbox, DoorDash, Upwork
• Siège social : San Francisco, États-Unis

Gable est la solution idéale si vous souhaitez offrir à vos employés bien plus qu'un simple bureau au siège. Bien qu'il gère la réservation de vos bureaux, son véritable atout réside dans l'accès qu'il offre à des milliers d'espaces de coworking à travers le monde.

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Idéal pour les entreprises qui souhaitent offrir un espace de travail professionnel aux personnes qui n'habitent pas à proximité du bureau.

Ce que vous obtenez

• Accès à un vaste réseau : un moyen d'accéder à plus de 20 000 espaces de coworking à travers le monde, où vous pouvez réserver un bureau à la dernière minute.

• Gestion du siège social : un système de réservation standard pour vos bureaux, comprenant des plans d'étage et l'attribution des postes de travail, pour vous permettre de garder le contrôle.

• Enregistrement des visiteurs : un système sur iPad destiné aux visiteurs, qui permet de gérer les inscriptions et les formulaires administratifs.

• Contrôles budgétaires : un ensemble d'outils permettant aux responsables de fixer des limites de dépenses ou des restrictions géographiques concernant l'utilisation des espaces de coworking par les employés.

• Analyse des espaces : un tableau de bord qui vous permet de suivre l'utilisation de votre budget dédié aux bureaux et aux espaces de coworking.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Flexibilité : les employés apprécient de disposer d'un espace de travail professionnel à proximité lorsqu'ils ont besoin de faire une pause dans leur travail à domicile.

• Un guichet unique : le fait de regrouper les réservations de bureaux et les dépenses liées au coworking en un seul endroit facilite grandement la tâche des équipes financières.

• Mise en place rapide : vous pouvez rendre l'ensemble du système opérationnel en quelques jours.

• Ne payez que ce que vous utilisez : pour l'espace de coworking, vous ne payez que lorsque quelqu'un utilise réellement un espace.

Points à prendre en considération

• Jongler entre deux univers : trouver le juste équilibre entre les règles de votre entreprise et celles des 20 000 espaces de coworking existants peut demander un certain temps d'adaptation.

• Coûts distincts : les outils de gestion des visiteurs et de planification d'événements sont des modules complémentaires distincts.

• Restrictions de disponibilité : selon le lieu, il peut être plus difficile d'obtenir des réservations pour le lendemain ou aux heures de pointe.

9. OfficeRnD : le meilleur choix pour les espaces de travail flexibles

• Tarification : à partir de 99 $ par mois (Workplaces) | Tarification sur mesure pour Flex
• Clients notables : x+why, Spacemade, Cubes.Co
• Siège social : Sofia, Bulgarie

OfficeRnD est la solution idéale pour les entreprises qui gèrent un espace de travail ultra-flexible. Son logiciel dédié aux espaces de coworking est conçu pour gérer tous les aspects administratifs : il permet de gérer les abonnements et d'envoyer des factures aussi facilement que de réserver des bureaux.

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Si votre structure compte de nombreux types de membres ou plusieurs sites, c'est sans doute la meilleure solution.

Ce que vous obtenez

• Facturation automatisée : un système qui gère les abonnements et les réservations ponctuelles sans que vous ayez à relancer les clients pour obtenir le paiement.

• Plans visuels : une carte de vos bureaux permettant aux utilisateurs de voir les places disponibles et de réserver une place en quelques clics.

• Portail des membres : un espace dédié où votre équipe ou vos membres peuvent gérer leurs profils et leurs paiements.

• Growth Hub : un outil que vous pouvez intégrer à votre site web pour permettre aux nouveaux visiteurs de consulter vos bureaux disponibles.

• Accueil et visiteurs : une réception numérique permettant d'enregistrer les invités et d'avertir les hôtes de leur arrivée.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Plateforme complète : elle gère l'ensemble du cycle de vie d'un membre, de la première visite à la facture mensuelle.

• Un look professionnel : l'application et le portail réservés aux membres peuvent être personnalisés aux couleurs de votre entreprise.

• Prêt à s'adapter à la croissance : le système ne plantera pas, que vous passiez d'un seul site à dix ou de 50 à 500 membres.

• Données sur l'utilisation de l'espace : les rapports mettent l'accent sur ce qui compte pour votre résultat net, par exemple quelles sont les chambres les plus rentables.

Points à prendre en considération

• Courbe d'apprentissage : l'interface d'administration peut sembler un peu intimidante au début, et il vous faudra probablement un peu de temps pour la configurer correctement.

• Options supplémentaires : certaines fonctionnalités, telles que l'application en marque blanche ou les outils avancés de gestion des visiteurs, entraînent des frais supplémentaires.

• Retard dans la mise à jour de la documentation : les tutoriels sont généralement utiles, mais certains peuvent paraître obsolètes lorsque Microsoft apporte des modifications.

10. anny : la meilleure solution pour une gestion centralisée des ressources

• Tarifs : à partir de 5 $ par ressource et par mois
• Clients notables : DeepL, Samsung, Toyota
• Siège social : Cologne, Allemagne

anny est une solution très polyvalente si vous avez besoin de gérer plus que quelques bureaux. Elle considère tout (des salles de réunion et places de parking aux ressources de bureau et sessions de formation) comme une ressource réservable.

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Il est également très apprécié des entreprises qui doivent respecter les normes strictes du RGPD et en matière de confidentialité, puisqu'il est hébergé en Allemagne.

Ce que vous obtenez

• Plans en 3D : une carte qui vous permet de visualiser l'agencement des bureaux et de choisir un emplacement en temps réel.

• Serrures intelligentes : une solution intégrée au système de sécurité physique de votre bâtiment qui ouvre automatiquement les portes lorsque vous réservez un espace.

• Kiosque d'accueil : un point d'accueil numérique permettant aux visiteurs de s'enregistrer et d'obtenir un badge imprimé.

• Répartition des ressources : un système basé sur la logique qui garantit que, lorsque vous réservez une salle, vous pouvez également disposer du matériel spécifique dont vous avez besoin.

• Agenda hebdomadaire : un calendrier accessible à toute l'équipe, afin que chacun puisse voir qui sera présent et où il sera assis.

Ce que les gens aiment

• Gestion des actifs : vous pouvez l'utiliser pour les bureaux, mais aussi pour les véhicules de fonction, le matériel de laboratoire ou même les bornes de recharge.

• Confidentialité : les utilisateurs européens apprécient particulièrement de pouvoir contrôler leurs données et le fait que tout soit géré dans le respect des lois en matière de sécurité.

• Règles flexibles : vous pouvez définir toutes sortes de règles concernant les réservations et les autorisations, ce qui vous permet d'être aussi précis que nécessaire.

• Un service attentionné : l'équipe derrière l'application est toujours facile à joindre et sait comment vous aider à résoudre vos problèmes.

Points à prendre en considération

• Niveau de détail des rapports : les analyses couvrent l'essentiel, mais vous pourriez les trouver moins complètes que l'expérience de réservation elle-même.

• Notifications : anny vous offre de nombreuses options de gestion des notifications ; il est donc conseillé de régler ces paramètres dès le début pour éviter les alertes inutiles.

• Trop complexe : cela peut sembler plus compliqué que nécessaire pour les petites équipes qui souhaitent simplement gérer la planification des bureaux.

Comment nous avons évalué les logiciels de gestion des espaces

En matière de logiciels de gestion des espaces, il n'existe pas de solution universelle. Le problème, c'est que ce qu'une entreprise recherche dans un outil, une autre n'y songerait même pas. Ainsi, plutôt que de réduire notre évaluation à une liste de critères rigide, nous avons examiné dans quelle mesure chaque outil remplit la fonction pour laquelle il a été conçu, tout en gardant à l'esprit les critères qui importent le plus aux acheteurs.

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• Aménagement de l'espace et gestion du lieu de travail : nous avons tout d'abord examiné le cas d'utilisation principal. Le logiciel aide-t-il les équipes à gérer leur espace de bureau de manière rationnelle ? Nous entendons par là des aspects tels que la réservation des postes de travail et des salles, les plans d'étage, la visualisation de la présence des collaborateurs au bureau, la gestion des flux de visiteurs, ainsi que les aspects pratiques quotidiens de la gestion d'un lieu de travail.

• Facilité d'utilisation : un outil peut disposer de toutes les fonctionnalités nécessaires, mais s'il n'est pas utilisé, il ne remplit pas sa fonction. Nous avons donc examiné la facilité d'utilisation de chaque outil, tant pour les responsables que pour l'utilisateur lambda. Car, soyons honnêtes, l'adoption est tout aussi importante que la fonctionnalité.

• Informations sur l'occupation et l'utilisation : comme il s'agit avant tout d'optimiser l'utilisation de l'espace, nous nous sommes vraiment penchés sur les rapports et les analyses. L'outil permet-il aux équipes de comprendre comment l'espace est utilisé, et pas seulement comment il était prévu de l'utiliser ?

• Dans quelle mesure il répond aux besoins de votre lieu de travail : tous les bureaux ne se ressemblent pas. Certains ont besoin d'horaires hybrides, d'autres de règles de réservation strictes, tandis que d'autres encore privilégient la planification de scénarios ou l'accès au coworking. Nous avons donc examiné dans quelle mesure chaque outil s'adapte aux différentes configurations de lieux de travail.

• Intégration avec d'autres outils : nous avons également examiné dans quelle mesure chaque outil s'intègre aux systèmes déjà utilisés par les équipes : Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, les outils RH, les systèmes de contrôle d'accès et les processus de gestion des visiteurs, le cas échéant.

• Ce qu'en disent les autres utilisateurs : Nous avons également examiné les avis d'utilisateurs réels sur des plateformes d'évaluation telles que G2 et Capterra, en accordant une attention particulière aux points forts et aux points faibles qui revenaient régulièrement, quel que soit le secteur d'activité ou l'équipe concernée.

• Rapport qualité-prix : l'option la moins chère n'est pas toujours la meilleure. Nous avons cherché à déterminer si chaque outil semblait valoir son prix au regard du problème spécifique qu'il est censé résoudre.

Comment choisir un logiciel de gestion des espaces

Si vous vous mettez à chercher le « meilleur » logiciel de gestion de l'espace sans avoir d'abord cerné le problème, vous risquez fort de vous retrouver avec un outil qui ne correspond pas à vos besoins.

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Tout d'abord, de nombreuses équipes commencent par rechercher l'outil « le plus performant de sa catégorie », puis comparent quelques solutions. Mais que se passe-t-il si les outils que vous comparez ont été conçus pour des usages différents ? Certains sont destinés à fournir des données d'occupation en temps réel, d'autres sont axés sur la réservation, tandis que d'autres encore sont en réalité des outils de planification destinés aux grands portefeuilles d'entreprises.

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Voici une meilleure façon d'affiner votre recherche.

Commencez par identifier le principal problème d'espace que vous essayez de résoudre

Prenez un peu de recul et essayez de déterminer ce qui ne fonctionne pas actuellement. Manquez-vous de visibilité sur l'utilisation de vos locaux ? Avez-vous des réservations fantômes et des salles sous-utilisées ? La gestion des bureaux est-elle un véritable cauchemar ? Avez-vous du mal à visualiser la disposition des étages ? Perdez-vous de l'argent en frais immobiliers inutiles ? Ou s'agit-il d'un tout autre problème ?

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Cela vous permettra de réduire votre liste de candidats bien plus rapidement que si vous vous contentiez de comparer les caractéristiques sur le plan théorique.

Choisissez le type de solution avant de choisir le fournisseur

C'est là que tant de présélections échouent. Déterminez d'abord le type de solution dont vous avez besoin :

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• Des outils axés sur l'occupation qui vous permettent de visualiser en temps réel l'utilisation des espaces.
• Des plateformes axées sur la réservation qui facilitent la gestion des bureaux, des salles, des places de stationnement et la coordination au quotidien.
• Logiciel axé sur la planification, destiné à la planification de scénarios, à la gestion des changements et à la prise de décisions relatives au portefeuille d'entreprise.
• Des outils pour les espaces de travail flexibles permettant de gérer l'accès aux espaces de coworking, les abonnements ou les modèles de bureaux mixtes.

Une fois que vous savez de quel type de solution vous avez besoin, il est beaucoup plus facile de comparer les différents fournisseurs.

Vérifiez comment cela s'intègre à vos systèmes existants

Cette partie est un peu rébarbative, mais elle est en réalité très importante. Faites le point sur les systèmes déjà utilisés dans votre entreprise :

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• Google Workspace
• Microsoft 365
• Slack
• Équipes
• Outlook
• Outils de gestion des ressources humaines
• systèmes de contrôle d'accès
• processus de gestion des visiteurs

L'outil idéal doit s'intégrer parfaitement à la façon dont votre équipe travaille déjà, sans vous obliger à adopter un tout nouveau processus simplement pour effectuer des réservations ou consulter des rapports.

Imaginez à quoi ressemblera votre lieu de travail à l'avenir

Un outil qui fonctionne très bien pour un bureau de 50 personnes peut ne pas convenir à plusieurs sites, divisions ou régions. Réfléchissez à la manière dont votre environnement de travail va évoluer au cours des deux prochaines années. Allez-vous ouvrir de nouveaux sites ? Réduire votre implantation ? Encourager davantage les horaires hybrides ? Certains outils sont conçus pour la simplicité, tandis que d'autres sont pensés pour gérer une grande complexité.

Pensez au coût total, pas seulement au prix de base

Cette catégorie peut s'avérer coûteuse à bien des égards qui ne sautent pas immédiatement aux yeux. Le matériel, la mise en route, les intégrations haut de gamme, l'assistance à la mise en œuvre, les modules complémentaires et les besoins en capteurs peuvent tous alourdir la facture. Un prix d'entrée de gamme plus bas ne signifie pas toujours un coût total moindre.

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La question qu'il faut plutôt se poser est la suivante : cet outil apporte-t-il une valeur ajoutée suffisante pour résoudre le problème spécifique auquel vous êtes confronté ?

Faites une présélection et essayez-les

Une fois que vous avez une idée précise de ce que vous recherchez, réduisez votre liste à 3 ou 5 outils qui répondent à tous vos critères : cas d'utilisation, budget, intégration, etc. Lorsque vous évaluez les fournisseurs, privilégiez ceux qui vous permettent de tester leur produit, que ce soit via une démonstration ou une version d'essai, avant de vous engager.

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Il est également judicieux d'impliquer vos utilisateurs dans ce processus, qu'il s'agisse de l'équipe chargée des installations, du responsable des locaux, du service informatique ou du responsable des opérations administratives.

Alors, lequel vous convient le mieux ?

Il n'existe pas de solution universelle en matière de logiciels de gestion des espaces. Chaque entreprise est confrontée à des défis spécifiques sur le lieu de travail qui doivent être résolus ; cela signifie que, généralement, le meilleur outil est celui qui vous permet de remédier à votre principal goulot d'étranglement opérationnel.

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Mais si vous recherchez une plateforme qui vous aide à mieux cerner l'utilisation réelle des bureaux tout en gérant les réservations, les visiteurs et les plans d'étage depuis un seul et même endroit, elia mérite que vous y jetiez un œil 😉

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