Découvrez ce qu'un pilote peut devenir
Commencez par les équipes qui en ont le plus besoin. Si ça marche, étendez le projet.
Comment Quebecor a étendu son initiative à l'ensemble de l'entreprise après une hausse de 304 % des réservations lors de la phase pilote
Au début de l'année 2023, Quebecor a mené un projet pilote avec elia dans deux bureaux de Montréal. Ce projet s'est avéré suffisamment concluant pour être étendu à l'ensemble de l'entreprise. En 2024, elia était opérationnel au siège social et dans toutes les filiales.
En bref
2 bureaux pilotes
en 2023
hausse de 304 %
dans les réservations pendant la phase pilote
Baux résiliés
après la consolidation des locaux
EMPLACEMENT
Montréal, QC, Canada
SECTEUR
Télécommunications
TAILLE
10 000 employés
Présentation de l'entreprise
Quebecor est une entreprise canadienne active dans les secteurs des télécommunications, du divertissement et des médias. Elle compte parmi ses marques Vidéotron, TVA, Le Journal de Montréal et Le Journal de Québec. L'entreprise emploie plus de 10 000 personnes et son siège social est situé à Montréal.
Quebecor disposait d'un outil de réservation d'espaces de travail qui n'était que partiellement utilisé par ses employés. Avec 10 000 collaborateurs répartis dans plusieurs bureaux et travaillant selon un modèle hybride, ce faible taux d'adoption empêchait l'équipe chargée de l'immobilier d'avoir une vision fiable de l'utilisation des espaces.
L'entreprise avait besoin d'une solution capable de remplir deux fonctions : suffisamment simple pour que les employés l'utilisent réellement, et suffisamment détaillée pour offrir aux administrateurs une véritable visibilité sur l'activité des bureaux à l'échelle d'un vaste parc immobilier.
Le défi
Les exigences de Québecor ne se limitaient pas à permettre aux employés de réserver des bureaux. L'équipe avait besoin de données sur l'utilisation pour prendre des décisions concernant son parc de bureaux, et toute nouvelle plateforme devait être rapidement adoptée par un personnel nombreux et hétérogène :
- remplacer une plateforme de réservation peu utilisée
- permettre aux employés de savoir quand leurs collègues arrivent
- fournir aux gestionnaires immobiliers des données fiables sur l'utilisation des espaces dans l'ensemble des sites
- se déployer rapidement au sein d'une grande entreprise
Comment le projet pilote a vu le jour
Au début de l'année 2023, Quebecor et elia ont lancé un projet pilote dans deux bureaux de Montréal avec des équipes sélectionnées. L'objectif était d'évaluer l'adoption du système : une plateforme plus simple et plus visible allait-elle modifier la façon dont les employés utilisaient les locaux ?
Les réservations de postes de travail et de salles de réunion ont augmenté de 304 % en quelques mois. Les employés pouvaient voir quand leurs collègues prévoyaient de venir au bureau et réserver un poste à proximité. Aucune formation n'était nécessaire.
Ces résultats ont facilité la décision d'étendre le système. À l'heure actuelle, elia est opérationnel au siège social de Quebecor, dans d'autres bâtiments administratifs ainsi que dans ses filiales : 7 sites actifs et 1 922 postes de travail réservables.
Comment elia a aidé
Quebecor a mis en place elia afin d'améliorer l'expérience de réservation pour ses employés et de fournir à l'équipe immobilière les données nécessaires pour prendre les mesures qui s'imposent.
Visibilité pour les administrateurs
LE PROBLÈME
L'équipe chargée de l'immobilier avait besoin de plus que de simples chiffres d'effectifs. Elle devait savoir quels bâtiments étaient utilisés, à quel moment et à quel tarif.
LA SOLUTION D'ELIA
Grâce au tableau de bord statistique d'elia, les administrateurs peuvent suivre les taux de réservation des bureaux et des salles de réunion sur l'ensemble des sites, en filtrant les données par date et par espace de travail. Cela a permis à l'équipe d'avoir une vision cohérente de l'activité sur les 7 sites.
Visibilité des réservations et des collègues
LE PROBLÈME
Les employés avaient besoin d'une raison pour consulter la plateforme avant de décider s'ils allaient venir travailler.
LA SOLUTION D'ELIA
Les employés pouvaient voir qui avait réservé avant même de quitter leur domicile, réserver un bureau à proximité de leur équipe et planifier leurs journées au bureau en fonction des personnes qu’ils devaient rencontrer. Le plan des locaux s’affichait à l’écran et la réservation ne prenait que quelques clics. Le système a été immédiatement adopté dans les deux bureaux pilotes.
"Le système de réservation d'elia est si simple ! Il n'y a pas besoin de formation pour les utilisateurs, le plan d'étage apparaît et tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le poste de travail que vous voulez. Les quelques fois où nous avons eu besoin de support pendant le déploiement, l'équipe a toujours été facile à joindre et a répondu très rapidement."
Les résultats
- Augmentation de 304 % des réservations de postes de travail et de salles de réunion pendant la phase pilote
- déploiement à l'échelle de l'entreprise en 2024, tant au siège social que dans les filiales
- 7 sites en activité, 1 922 bureaux disponibles à la réservation
- baux résiliés concernant des immeubles de bureaux sous-utilisés
- les équipes administratives regroupées au siège social de Montréal
- une réduction de la consommation d'énergie et de l'empreinte carbone à l'échelle de l'ensemble du portefeuille
Des projets pilotes aux décisions d'investissement
À mesure que les données sur l'occupation étaient collectées, l'équipe immobilière a pu se faire une idée précise des bâtiments qui étaient systématiquement sous-utilisés. Ces données ont justifié la décision de centraliser les équipes administratives au siège social de la rue Saint-Jacques. Les équipes travaillant dans des sites moins fréquentés ont été transférées au siège. Les baux des bâtiments sous-utilisés ont été résiliés, ce qui a permis de réduire la consommation d'énergie et l'empreinte carbone de l'ensemble du parc immobilier.
Pourquoi c'est important
Le cas de Québecor illustre bien tout ce qu'une plateforme dédiée au lieu de travail peut apporter au-delà de la simple gestion des réservations. Le projet pilote a démontré qu'une adoption à grande échelle était possible. Les données sur l'occupation ont permis de justifier les décisions immobilières. Ces deux éléments combinés ont permis à l'entreprise d'avoir une vision plus précise de ses bureaux qu'auparavant.
