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Choisir le bon système de gestion des visiteurs est essentiel pour que votre lieu de travail reste sûr, efficace et accueillant. Qu'il s'agisse d'une petite entreprise, d'un établissement de soins de santé ou d'une entreprise internationale, trouver le bon système vous aidera à suivre les visiteurs, à renforcer la sécurité et à améliorer les opérations sans surcharger votre personnel de sécurité ou d'accueil.
Nous allons nous plonger dans notre tableau comparatif d'experts avant d'explorer chaque solution plus en détail.
Aperçu du meilleur système de gestion des visiteurs
elia : Idéal pour les environnements de travail dynamiques
elia est conçue pour évoluer avec votre entreprise. Avec un déploiement rapide, des fonctionnalités intuitives et une gestion multi-site puissante, il est facile de commencer à petite échelle et d'évoluer. Que vous gériez un seul bureau ou des dizaines, elia rend votre processus de gestion des visiteurs simple, sécurisé et flexible.
Caractéristiques principales :
- Déploiement instantané, aucune installation informatique n'est nécessaire
- Interface intuitive, personnalisée en fonction de votre marque
- Workflows personnalisables pour tous les types de visiteurs
Ses points forts:
elia facilite la gestion des visiteurs sur les lieux de travail dynamiques. L'installation ne prend que quelques minutes, la sécurité s'améliore immédiatement et aucune assistance informatique n'est nécessaire pour démarrer.
Idéal pour :
Les entreprises en croissance à la recherche d'un logiciel de gestion des visiteurs intuitif.
Envoy : le meilleur pour les grandes entreprises
Envoy se distingue par son enregistrement sans contact, le meilleur de sa catégorie, et ses intégrations robustes avec des outils tels que Slack, Salesforce et des solutions de gestion des accès. Parfait pour les environnements d'entreprise occupés, il rationalise l'ensemble du processus de gestion des visiteurs tout en gardant vos flux de travail connectés.
Caractéristiques principales :
- Intégrations approfondies avec Slack, Salesforce et contrôle d'accès
- Le meilleur enregistrement sans contact de sa catégorie
- Impression de badges et notification des visiteurs
Ses points forts :
Envoy se distingue par des intégrations approfondies et soignées qui rationalisent l'enregistrement des visiteurs et les communications internes, créant ainsi une expérience de réception transparente.
Idéal pour :
Grandes entreprises, entreprises technologiques.
Eptura : le meilleur pour les lieux de travail hybrides
Eptura associe la réservation avancée de salles à la gestion des visiteurs pour soutenir des environnements de travail dynamiques et hybrides. C'est un choix de premier ordre pour les entreprises qui ont besoin d'outils flexibles et tout-en-un pour gérer l'espace, les personnes et la sécurité dans un lieu de travail en constante évolution.
Caractéristiques principales :
- Réservation anticipée de chambres et de bureaux
- Flux de travail intégrés pour la gestion des visiteurs
- Analyse de l'utilisation de l'espace
Ses points forts :
Eptura combine parfaitement la réservation de salles et la gestion des visiteurs, ce qui le rend idéal pour les lieux de travail flexibles et hybrides qui ont besoin de contrôler à la fois les personnes et l'espace.
Idéal pour :
Lieux de travail hybrides, bureaux flexibles.
Eden Workplace : Le meilleur pour les entreprises en croissance
Eden Workplace offre un système modulaire et abordable qui évolue avec votre entreprise. Son processus de visite facile, associé à une suite d'autres outils de travail, en fait une solution idéale pour les entreprises qui ont besoin de flexibilité au fur et à mesure de leur expansion.
Caractéristiques principales :
- Gestion modulaire des visiteurs
- Options d'enregistrement sans contact
- Une tarification abordable et évolutive
Ses points forts :
Eden Workplace offre une tarification flexible et des fonctionnalités qui évoluent avec vous, ce qui permet aux entreprises en pleine croissance d'éviter de payer trop cher pour des fonctionnalités dont elles n'ont pas besoin.
Best For :
Entreprises en croissance, entreprises de taille moyenne.
Archie : le meilleur pour les espaces de travail collaboratif
Archie est une solution tout-en-un conçue spécifiquement pour les espaces de co-working. Elle combine la gestion des visiteurs avec les adhésions, la facturation et plus encore, créant une expérience transparente pour les membres et les visiteurs, le tout sur une plateforme intuitive.
Caractéristiques principales :
- Gestion des membres et des visiteurs
- Facturation et paiements intégrés
- Soutien à des sites multiples
Ses points forts:
Archie permet de gérer facilement les membres et les visiteurs d'un co-working sur une seule plateforme, en combinant la gestion de l'espace, la facturation et le suivi des visiteurs de manière transparente.
Le meilleur pour :
Espaces de co-working, bureaux partagés.
Skedda : le meilleur pour la planification des salles
Skedda apporte une valeur unique en liant les inscriptions des visiteurs directement aux réservations de chambres et de bureaux. Cela signifie que chaque interaction avec un visiteur est liée à l'utilisation de l'espace en temps réel, ce qui permet de maximiser l'efficacité et de rationaliser les opérations sur le lieu de travail.
Caractéristiques principales :
- Enregistrement des visiteurs lié à la réservation des chambres et des bureaux
- Portail de programmation en libre-service
- Accès mobile pour une entrée sans contact
Ses points forts :
Skedda optimise la gestion des visiteurs et de l'espace en une seule fois, ce qui permet de gagner du temps et de réduire la confusion dans les lieux de travail très fréquentés.
Idéal pour :
Les lieux de travail ayant des besoins importants en matière de réservation de bureaux et de chambres.
LobbyTrack : Le meilleur pour les entreprises soucieuses de leur budget
Si vous êtes à la recherche d'une solution de gestion des visiteurs rentable, LobbyTrack répond à vos attentes. Il offre de solides fonctionnalités à un prix très compétitif, ce qui en fait un excellent choix pour les équipes soucieuses de leur budget.
Caractéristiques principales :
- Enregistrement automatique des visiteurs
- Impression de badges
- Registres des visiteurs en temps réel
Ses points forts:
LobbyTrack offre des fonctions essentielles de gestion des visiteurs à un prix très rentable, ce qui en fait un excellent choix pour les petits budgets.
Best For :
Entreprises soucieuses de leur budget, organisations à but non lucratif, petites entreprises.
Greetly : Le meilleur pour les flux de travail personnalisés
Greetly, c'est avant tout de la personnalisation. Vous pouvez adapter chaque partie de l'expérience du visiteur aux processus uniques de votre organisation. C'est le choix flexible pour les entreprises ayant des besoins spécifiques en matière de gestion des visiteurs.
Caractéristiques principales :
- Des flux de travail entièrement personnalisables
- Inscription sans contact par code QR
- Capture de photos et numérisation de documents d'identité
Ses points forts:
Greetly vous permet de concevoir un parcours du visiteur qui s'adapte parfaitement à votre entreprise, qu'il s'agisse de l'enregistrement des entrepreneurs, des flux VIP ou des badges personnalisés.
Idéal pour :
Les entreprises qui ont besoin de flux de travail hautement personnalisés pour les visiteurs.
Réceptionniste ALICE : Le meilleur pour les réceptionnistes virtuels
ALICE Receptionist associe l'hospitalité et la sécurité grâce à des messages d'accueil vidéo en direct. Parfait pour les équipes distantes ou hybrides, il vous permet de maintenir une présence humaine à la réception, sans avoir besoin d'une personne physiquement présente.
Caractéristiques principales :
- Accueil des visiteurs par vidéo en direct
- Fonctionnalité de réceptionniste à distance
- Impression du badge à l'arrivée
Ses points forts:
ALICE Receptionist crée une expérience vivante et accueillante pour les visiteurs, même lorsque votre réception est vide, combinant hospitalité et sécurité.
Idéal pour :
Lieux de travail distants ou hybrides, bâtiments à haute sécurité.
SwipedOn : Le meilleur pour les petites et moyennes entreprises
SwipedOn brille par son interface intuitive et son support client exceptionnel. Les PME apprécient la rapidité de mise en place et la fluidité de fonctionnement de SwipedOn, qui offre un moyen accessible et puissant de gérer les visiteurs.
Caractéristiques principales :
- Configuration simple et intuitive
- Ouverture de session mobile sans contact
- Notification des visiteurs en temps réel
Ses points forts :
SwipedOn est apprécié pour sa simplicité et son soutien, aidant les PME à passer rapidement à un processus d'enregistrement des visiteurs plus sûr et plus intelligent.
Best For :
Petites et moyennes entreprises, bureaux sans réceptionniste à temps plein.
Teamgo : Le meilleur pour les environnements à forte conformité
Teamgo s'attache à vous aider à respecter des normes de conformité strictes telles que GDPR et HIPAA. Grâce à ses fonctions robustes de confidentialité des données et à ses outils d'audit, il est idéal pour les secteurs où il est essentiel de respecter les règles.
Caractéristiques principales :
- Outils de mise en conformité avec le GDPR et l'HIPAA
- Contrôle des visiteurs en temps réel
- Rapports prêts pour l'audit
Ses points forts :
Teamgo met la conformité au premier plan, ce qui en fait une solution idéale pour les industries réglementées où la confidentialité et la sécurité des données des visiteurs sont primordiales.
Best For :
Soins de santé, finances, organisations gouvernementales.
EVA Check-In : Le meilleur pour les soins de santé et l'éducation
EVA Check-In est conçu pour les secteurs réglementés tels que la santé et l'éducation. Grâce au dépistage sanitaire intégré et à l'enregistrement sans contact, il permet à votre établissement de rester conforme et accueillant, même pendant les périodes de forte sensibilité.
Caractéristiques principales :
- Dépistage de la santé des visiteurs
- Options d'enregistrement sans contact
- Rapports et alertes concernant les visiteurs
Ses points forts :
EVA Check-In est la plateforme idéale pour les industries réglementées qui ont besoin de contrôler la santé des visiteurs et de retrouver rapidement les contacts, sans pour autant compliquer les contrôles.
Idéal pour :
Établissements de soins de santé, écoles, universités.
Facility OS : Le meilleur pour les entreprises multi-sites
Facility OS simplifie la gestion de l'activité des visiteurs sur des dizaines de sites. Son tableau de bord unifié aide les grandes organisations à obtenir une visibilité en temps réel de ce qui se passe sur chaque site, à partir d'un seul endroit.
Caractéristiques principales :
- Tableau de bord unifié pour tous les sites
- Rapports centralisés sur les visiteurs
- Contrôle d'admission multi-établissements
Ses points forts :
Facility OS simplifie le chaos de la gestion des visiteurs sur plusieurs sites, offrant aux entreprises une supervision complète avec des données et un contrôle centralisés.
Idéal pour :
Grandes entreprises, organisations multi-sites, sociétés de gestion immobilière.
Principales caractéristiques à rechercher
Systèmes de sécurité et de contrôle d'accès
Une application robuste de gestion des visiteurs doit s'intégrer de manière transparente aux solutions de contrôle d'accès. Les caractéristiques à privilégier sont les suivantes :
- Vérifications dans les bases de données criminelles et listes de surveillance.
- Reconnaissance faciale et scans de codes QR.
- Activation des badges et déverrouillage des tourniquets.
Sans cela, votre lieu de travail risque de voir de mauvais acteurs passer inaperçus.
Gestion des urgences et des évacuations
Nous ne pouvons ignorer l'importance des alertes d'urgence et de la gestion des évacuations :
- Envoyez des alertes d'urgence instantanément.
- Gérer les effectifs en temps réel pendant les évacuations.
Ceci est particulièrement important dans les bâtiments gouvernementaux ou les industries soumises à des réglementations strictes.
Conformité et collecte de données sur les visiteurs
Toute solution moderne de gestion des visiteurs doit vous aider à collecter des données de manière responsable :
- Automatiser la collecte d'informations sur les visiteurs.
- Fournir des paramètres de conformité réglementaire pour GDPR, HIPAA, CCPA, et plus encore.
Recherchez des plateformes qui proposent des journaux d'audit et une sécurité des données solide pour renforcer la sécurité et rester prêt pour l'audit.
Amélioration de l'expérience des visiteurs
Lorsque les visiteurs arrivent, leur première impression est importante. Vous voulez :
- Enregistrement sans contact via l'application de gestion des visiteurs.
- Impression automatique des badges visiteurs.
- Une plateforme basée sur le cloud pour des mises à jour en temps réel.
Des écrans d'enregistrement à l'effigie de la marque et des flux de travail conviviaux améliorent l'expérience des clients.
Intégrations et évolutivité
L'évolutivité et l'intégration sont importantes, surtout si vous gérez plusieurs sites :
- Lien avec les systèmes de gestion de la relation client, les outils de ressources humaines et les systèmes de gestion informatique.
- Planifier la croissance : les API ouvertes garantissent une expansion future avec d'autres systèmes.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des visiteurs pour votre entreprise ?
Étape 1 : Évaluer vos besoins en matière de sécurité
Commencez par un profil de risque :
- Les installations de haute sécurité (gouvernement, finances) ont besoin de fonctions avancées : vérification des bases de données criminelles, vérification de l'identité.
- Les bureaux à risque modéré peuvent n'avoir besoin que d'une gestion basique des visiteurs avec un système d'enregistrement sans contact.
Évaluez vos alertes d'urgence et vos besoins en matière d'évacuation. Les établissements confrontés à des risques plus élevés d'atteintes à la sécurité doivent donner la priorité à une gestion solide des incidents.
Étape 2 : Tenir compte du volume et des types de visiteurs
Tous les visiteurs ne sont pas les mêmes :
- Le volume quotidien est important : S'agit-il de 10 visiteurs ou de 1000 ?
- Types : Employés, vendeurs, invités VIP, clients, livreurs.
Les environnements très fréquentés exigent des solutions d'enregistrement plus rapides, comme le code QR ou le pré-enregistrement mobile.
Étape 3 : Vérifier les exigences de conformité
Les règles diffèrent selon les secteurs :
- GDPR (Europe)
- HIPAA (soins de santé)
- CCPA (Californie)
Votre logiciel de gestion des visiteurs doit permettre le cryptage des données, la saisie du consentement des visiteurs et des contrôles de conservation/suppression.
Étape 4 : Priorité à l'expérience des visiteurs
L'expérience du visiteur peut donner le ton d'une relation commerciale.
Cherchez :
- Écrans d'accueil personnalisés.
- Badges de marque.
- Instructions avant l'arrivée.
- Ouverture de session simple et sans contact.
Pour un impact optimal, choisissez des systèmes qui vous permettent de personnaliser les flux de travail en fonction des différentes catégories de visiteurs.
Étape 5 : Assurer l'intégration avec votre système de contrôle d'accès et vos autres systèmes
L'intégration de la gestion des accès est également importante :
- Activer l'accès au badge dès l'enregistrement du visiteur.
- Gestion dynamique des ascenseurs et des portes verrouillées.
Connectez le système de gestion des visiteurs aux alertes du personnel de sécurité, aux outils de gestion de la relation client (CRM) et aux annuaires informatiques pour des opérations transparentes.
Franchir une nouvelle étape vers une gestion plus sûre et plus intelligente des visiteurs
Choisir le bon système de gestion des visiteurs n'est pas seulement une question de technologie ; il s'agit de protéger vos employés, vos visiteurs et votre marque.
Chez elia, nous pensons que la gestion du lieu de travail doit être transparente, efficace et intuitive. Nous avons conçu notre solution de gestion des visiteurs pour les entreprises qui veulent avoir une longueur d'avance.
Voici ce que vous obtiendrez en réservant une démonstration avec nous :
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