Il y a quelque temps, une société d'ingénierie nous a contactés car elle souhaitait installer davantage de postes de travail dans l'un de ses services. Avant de donner son accord, son équipe chargée des locaux a fait le tour des bureaux, et devinez ce qu'elle a découvert ? Une dizaine de bureaux vides. Et cela, précisément dans le service qui avait demandé davantage de postes.
Demande rejetée.
C'est un scénario assez courant. Mais ce qui l'est moins, c'est de vérifier si cet espace est réellement utilisé. La plupart des entreprises n'ont donc aucune idée du coût que représentent ces bureaux inoccupés.
Prenons l'exemple d'un bureau pouvant accueillir 500 personnes, avec un ratio standard d'un poste de travail par personne. Aux États-Unis, le coût de l'immobilier dans le segment intermédiaire s'élève à environ 5 500 dollars par an et par poste de travail. Avec un taux d'occupation quotidien moyen de 35 %, 325 de ces postes de travail restent inutilisés lors d'une journée type, ce qui représente 1,8 million de dollars par an pour un espace inoccupé.
Nous revenons sans cesse sur ce point lorsque des entreprises nous font part de leur besoin d'espaces de bureaux supplémentaires.
Petite précision : cet article concerne les bureaux d'entreprise avec des places attitrées, et non les espaces de coworking. Si vous envisagez de souscrire à un abonnement pour un bureau dédié chez WeWork, cet article ne vous concerne pas. Si vous gérez un bureau hybride, que vous êtes en charge de l'aménagement des locaux ou que vous êtes chargé(e) d'approuver (ou de refuser) les demandes immobilières, voici ce que vous allez découvrir :
Le chiffre de 5 500 dollars correspond à un coût de 37 dollars par pied carré, sur la base de 150 pieds carrés par poste de travail. C'est un chiffre assez courant pour un bureau américain de gamme moyenne. Avec un taux d'occupation quotidien moyen de 35 %, chaque poste de travail dédié reste inoccupé 65 % du temps.
Voici quelques chiffres pour mettre les choses en perspective :
Ces chiffres se basent sur un tarif de 37 $/pied carré et une superficie de 150 pieds carrés par poste de travail. À New York ou à San Francisco, un espace de classe A peut coûter entre 100 et 130 $/pied carré, voire plus. La moyenne nationale canadienne se situe autour de 26 $/pied carré (CAD), avec un taux d'occupation quotidien des bureaux de 41 %.
De plus, l'attribution des places rend les bureaux vides invisibles. Lorsque chaque bureau appartient à quelqu'un, il est impossible de savoir lesquels sont occupés. Le responsable des installations savait qu'il fallait vérifier, car il exerçait cette fonction depuis suffisamment longtemps. La plupart des gens se contentent de croire l'équipe sur parole, ce qui finit par poser un problème au niveau de l'entreprise.
La moyenne aux États-Unis est de 35 %, et de nombreux bureaux se situent en dessous de ce chiffre, ce qui surprend souvent les gens.
Vantage Space a mené une étude auprès d'une grande multinationale et a constaté un taux d'utilisation des postes de travail de 40 % sur l'ensemble de son parc immobilier. L'entreprise a ensuite réduit son empreinte immobilière de 30 %, sans que la productivité n'en pâtisse. L'enquête 2025 de CBRE a révélé que 25 % des entreprises continuent d'appliquer un système de places attitrées, contre 56 % en 2023 et 40 % en 2024.
D'après notre expérience, les bureaux qui se montrent les plus confiants quant à leur taux d'occupation ne l'ont pas mesuré. Lorsqu'ils le font... le chiffre s'avère presque toujours inférieur aux prévisions.
Lors d'un entretien avec un coordinateur des installations chargé de gérer des dizaines de bureaux pour une entreprise comptant environ 5 000 employés, nous lui avons posé des questions sur le taux d'occupation de ses sites au Québec. Deux bureaux appliquent la même politique d'attribution des places. L'un affichait un taux d'occupation quotidien d'environ 65 %, tandis que l'autre se situait autour de 25 %. Et le plus étonnant, c'est qu'ils ne sont distants que de 40 minutes.
On observe également une tendance hebdomadaire qui se confirme systématiquement : la fréquentation atteint son pic le mardi et le mercredi, et baisse le lundi et le vendredi. On pourrait penser que votre bail tiendrait compte de cela, mais non.
CBRE prévoit que d'ici 2027, 73 % des entreprises s'attendent à ce que leur taux de partage des postes de travail dépasse 1,5 pour 1. Si 25 % d'entre elles ont encore aujourd'hui des postes entièrement attribués, il y a encore beaucoup de chemin à parcourir.
Le coût immobilier est un chiffre quantifiable et facile à présenter à un directeur financier. Mais ce n'est pas tout :
Cela dit, les places attitrées ne sont pas qu'un inconvénient. Les gens apprécient d'avoir un espace qui leur est réservé. Arriver à son propre bureau, retrouver ses effets personnels exactement là où on les a laissés, sans avoir à se demander où s'asseoir : ce sentiment d'appartenance est bien réel. Les avantages le sont tout autant : un accès 24 h/24 et 7 j/7 à son espace de travail, la possibilité de laisser ses écrans allumés toute la nuit, et pas de temps perdu chaque matin à tout installer.
Pour les postes qui exigent une présence au bureau cinq jours par semaine, les bureaux individuels s’imposent comme une évidence pour toute personne disposant d’un environnement de travail nécessitant une concentration intense, d’équipements spécialisés ou ayant des besoins en matière d’accessibilité. Le problème se pose lorsque cette mesure est appliquée de manière uniforme dans des bureaux où seul un tiers des employés se présente chaque jour.
Alors, si cela coûte si cher, pourquoi constate-t-on encore que 25 % des entreprises continuent à pratiquer l'attribution des places ?
L'une des entreprises avec lesquelles nous avons discuté avait mis en place ce qu'elle appelait des « quartiers » : des zones organisées par centre de coûts. Honnêtement, cette logique est tout à fait sensée. Les employés s'installaient près de leur équipe. Personne n'avait à se demander où aller. Ils sont en train de supprimer progressivement ce système, car certains quartiers étaient systématiquement bondés tandis que d'autres restaient à moitié vides, et il n'y avait aucun moyen de rééquilibrer la situation sans tout démanteler.
La transition comporte son lot de complications, et le partage des postes de travail n'est pas non plus sans inconvénients. Quoi qu'il en soit, les postes de travail inoccupés continuent de représenter un coût.
Ce qu'il vous faut faire, c'est examiner ce ratio de partage des bureaux. Avec une répartition des places assises à raison de 1 pour 1, vous n'avez jamais à vous en soucier. Mais dès que vous commencez à vous interroger sur ce ratio, cela devient la question centrale. Nous vous expliquons ici comment le calculer et le comparer à d'autres.
Le taux de partage des postes de travail correspond au nombre d'employés divisé par le nombre de postes de travail réservables. Un rapport de 1:1 correspond à une attribution fixe des places. Un rapport de 1,5:1 signifie 1,5 employé par poste de travail. Un rapport de 3:1 correspond à 3 employés par poste de travail.
Pour les bureaux hybrides, cela se présente en gros comme suit :
Les petites équipes de 10 à 20 personnes sont rarement confrontées au problème d'un ratio de 1 pour 1. Le coût lié aux postes inoccupés reste gérable et la charge administrative liée à cette politique n'en vaut pas la peine. Les chiffres deviennent toutefois préoccupants à mesure que l'entreprise grandit : dans les bureaux de plus de 100 personnes, ces postes inoccupés s'accumulent rapidement.
En fin de compte, ce qui est réaliste dépend du taux d'occupation de chaque site, et non de la moyenne à l'échelle de l'entreprise. Le site 1 pourrait fonctionner selon un ratio de 3 pour 1, tandis que le site 2 serait plutôt de 1,3 pour 1. Si l'on appliquait le même ratio aux deux sites, soit le site 2 se retrouverait lésé, soit on dépenserait inutilement pour trop de bureaux au site 1.
Vous devez connaître les spécificités de chaque site. L'attribution des places ne vous apporte pas vraiment cette information. Pour trouver la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise, il faut commencer par analyser les données d'occupation. Site par site.
Abandonner le système de places entièrement attribuées ne signifie pas nécessairement tout bouleverser d'un seul coup. Il faut toutefois que certaines conditions soient réunies au préalable pour que cela fonctionne correctement.
Les postes de travail partagés sans logiciel de réservation fonctionnent selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Ce système pose autant de problèmes que les places attitrées, mais il est moins prévisible. Gérer 100 bureaux à l'aide d'un tableur permet peut-être de repérer 12 postes vacants dans un service, mais passe à côté du reste. Ce système n'est pas évolutif.
Sans système de réservation, le même phénomène se produit : les employés se présentent les mardis de forte affluence sans avoir réservé de bureau et sans savoir quels postes sont disponibles. Lorsque tout le monde réserve à l'avance, les responsables des locaux peuvent anticiper la fréquentation. La solution adoptée par la plupart des bureaux hybrides est le système d'« hoteling »: vous réservez un bureau quand vous en avez besoin et vous le libérez lorsque vous avez terminé. Évidemment, cela nécessite un logiciel de réservation pour fonctionner.
Une règle informelle courante : si vous venez au moins 4 jours par semaine, on vous attribue un bureau attitré. Les autres doivent réserver leur place dans l'espace de travail partagé. Ce système, qui fonctionne sans logiciel, présente des défaillances les jours de forte affluence.
La politique doit également prévoir dès le départ les cas particuliers : les employés ayant des besoins en matière d'accessibilité et nécessitant une configuration spécifique, les postes nécessitant un poste de travail fixe qui ne peut pas être déplacé, ainsi que les personnes qui sont effectivement présentes tous les jours. Il convient d'intégrer ces exceptions dans la politique dès le départ, plutôt que de les traiter ultérieurement comme des solutions de contournement.
Vous pouvez suivre les réservations sans pour autant avoir une vision précise du taux d'occupation réel. Il arrive qu'une personne réserve un bureau mais ne se présente pas. Ce bureau est alors considéré comme occupé et reste inoccupé toute la journée. Si un bureau est inoccupé parce que personne ne l'a réservé, vous pouvez le proposer à un client de passage. En revanche, si la personne qui l'avait réservé ne s'est tout simplement pas présentée, vos données de réservation surestiment la demande réelle.
Si l'on ne parvient pas à distinguer ces deux cas, l'aménagement de l'espace perd de sa fiabilité. Les données sur l'occupation des bureaux permettent de combler cette lacune.
Les zones de travail par équipe constituent la solution la plus courante. Elles ne sont pas attribuées par nom, mais offrent suffisamment de structure pour que les ingénieurs sachent où se situer et que les collaborateurs des finances aient eux aussi leur place. Lorsqu’une équipe se réorganise, il suffit de mettre à jour la zone, sans avoir à modifier chaque bureau individuellement. Les collaborateurs peuvent toujours rester en contact avec leur équipe. Ils n’ont tout simplement pas besoin d’une plaque nominative sur leur bureau pour cela.
Certains bureaux installent également des cabines téléphoniques ou des salles de concentration calmes à proximité de l'espace de travail partagé, afin que les personnes ayant besoin de travailler sans être dérangées puissent s'y rendre sans pour autant disposer d'un bureau attitré.
L'une des premières préoccupations qui surgissent lorsqu'on supprime les bureaux attitrés est la suivante : « Où vais-je ranger mes affaires ? » Des casiers ou des espaces de rangement personnels sécurisés permettent de résoudre ce problème. Les employés peuvent ainsi y laisser leurs affaires sans avoir besoin d'un bureau qu'ils se sentent en droit de revendiquer comme le leur.
Québecor compte 11 000 employés répartis dans 9 bâtiments et sur 30 étages. Après la mise en place d'un système de réservation des postes de travail, ce chiffre a augmenté de 304 % ! Le CISSS a amélioré son taux d'occupation des postes de travail de 67 %. La même dynamique s'observe dans les deux cas : la visibilité d'abord, puis l'élaboration des règles.
C'est un sujet qui revient sans cesse dans les discussions. Les gens pensent que la suppression des places attitrées signifie que personne n'aura plus de bureau attitré. Ce n'est pas vrai.
La plupart des bureaux se situent quelque part entre un système entièrement attribué et un système entièrement flexible, et ce juste milieu fonctionne plutôt bien.
Dans elia, vous pouvez marquer certains postes de travail comme étant attribués de manière permanente à un utilisateur, tandis que les autres restent dans le pool partagé. Ainsi, un développeur disposant d’une configuration à quatre écrans peut conserver son poste dédié. Le responsable commercial, qui travaille trois jours par semaine, réserve un poste dans le pool partagé. Une personne souhaitant conserver le même emplacement sans pour autant bénéficier d’une attribution définitive peut réserver ce même poste de manière récurrente : emplacement préféré, même place chaque semaine, sans que celle-ci ne lui soit réservée de manière permanente.
Ce même modèle s'applique également aux salles de réunion. Les équipes qui ont besoin d'un espace réservé pour collaborer peuvent réserver des salles de réunion à l'avance, de manière récurrente ou à la demande. elia gère à la fois les postes de travail et les salles depuis une seule et même plateforme, ce qui vous évite d'avoir à gérer deux systèmes distincts.
Ce sont les règles de la politique qui déterminent où se situe la limite, et c'est à vous de fixer ce seuil en fonction des besoins de votre entreprise.
Cela vous permet de réduire le nombre de bureaux inoccupés, d'obtenir des données réelles sur le taux d'occupation, de disposer d'un plan d'aménagement capable de s'adapter à la taille des équipes, de gérer librement les cas particuliers sans avoir à figer l'ensemble du plan, et d'apporter une solution aux personnes qui ont réellement besoin d'un poste de travail attitré.
Si vous ne disposez pas de taux d'utilisation, 35 % constitue un bon point de départ, mais les données issues des badges vous fournissent un indicateur bien plus fiable. Deux semaines de données suffisent généralement pour dégager une tendance.
Voilà ce que vous coûte votre espace inutilisé, mais ce n'est qu'un début. Ce chiffre ne tient pas compte du mobilier, du nettoyage ni du temps passé à déplacer les bureaux chaque fois qu'un employé change de poste. Mais vous disposez désormais d'un chiffre sur lequel vous appuyer pour entamer la discussion.
Pour résumer : la plupart des bureaux hybrides paient pour bien plus d'espace qu'ils n'en utilisent, et l'attribution des places assises est l'une des principales raisons pour lesquelles ils ne s'en rendent pas compte.
Faire le calcul prend 5 minutes. Le plus difficile, c'est de trouver quelqu'un pour s'en charger.
Si vous souhaitez savoir à quoi correspond un ratio réaliste pour votre configuration, c'est un sujet dont nous discutons souvent. Et si vous cherchez à déterminer quels postes conserveront des bureaux individuels et lesquels passeront à des bureaux partagés, nous avons comparé les deux modèles ici.
Aidez les équipes à trouver l'espace dont elles ont besoin, au moment où elles en ont besoin.
Réponses à vos questions les plus fréquentes
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