Soyez honnête : votre entreprise a-t-elle une politique officielle concernant les casiers ou s'agit-il simplement d'une tradition ?
Tu sais, ces règles tacites qui fonctionnent généralement bien, jusqu'à ce que quelqu'un fouille dans les affaires d'un autre dans un casier, ou que les RH tombent sur un casier qui est resté intact depuis des lustres après le départ d'un employé.
Disposer d'une politique écrite permet d'éviter bien des tracas. Voici ce qu'elle doit contenir, les lacunes que l'on retrouve le plus souvent dans les politiques existantes, et ce qui change si votre équipe travaille en mode hybride ou se prépare à un retour au bureau.
Ce modèle s'adresse aux responsables des ressources humaines, aux responsables des installations et aux administrateurs de bureau. Si vous êtes ici pour le modèle, n'hésitez pas à le télécharger tout d'abord.
Six choses, en fait :
La plupart des politiques qui posent problème omettent au moins l'un de ces éléments. La section relative aux droits d'inspection est celle que je vois le plus souvent négligée, et c'est celle qui se retourne le plus durement contre nous quand les choses tournent mal.
Commençons par déterminer qui a droit à un casier et selon quels critères. La réponse devrait dépendre de la fréquence à laquelle les personnes se rendent effectivement sur place, et non du nombre de personnes.
Donnez à chaque employé son propre casier, un point c'est tout. Cela fonctionne bien lorsque la plupart des membres de votre équipe sont présents tous les jours, mais cela peut poser problème dans un bureau hybride, où certains employés ne viennent que deux ou trois jours par semaine. Si 80 personnes disposent d'un casier attitré alors que la fréquentation quotidienne moyenne est de 45 personnes, cela signifie que 35 casiers restent vides. Tous les jours.
Il attribue un casier à l'arrivée et le libère en fin de journée. C'est ainsi que fonctionnent aujourd'hui la plupart des bureaux hybrides. Yellowbox a analysé l'utilisation des casiers au sein de sa clientèle et a constaté qu'en moyenne, seuls 66 % des employés utilisent un casier au cours d'une journée donnée, et que seuls 54 % en ont besoin de manière régulière.
Le fait est que la plupart des entreprises prévoient beaucoup trop de casiers. Un point de départ correspondant à 60 à 70 % de votre effectif quotidien maximal est raisonnable ; les données d'utilisation réelles vous donneront une estimation bien plus précise que n'importe quelle estimation approximative.
Une autre conclusion intéressante de Yellowbox est que le passage d'un ratio de partage des bureaux de 1 pour 1 à 2 pour 1 entraîne une hausse de la demande en casiers d'environ 61 %. Bon à savoir si vous envisagez d'aménager un étage plus dense.
Permet d'attribuer un casier à une personne pour une durée déterminée (généralement 30 ou 90 jours), après quoi il expire automatiquement ou doit être renouvelé. Idéal pour les prestataires, les personnes travaillant en rotation ou le personnel réparti sur plusieurs sites.
N'oubliez pas non plus d'expliquer comment les employés peuvent demander un casier, ce qui se passe lorsqu'un casier est réattribué, et si les nouveaux arrivants en reçoivent un dans le cadre de leur intégration.
C'est justement cet aspect de la politique qui met parfois les équipes des ressources humaines dans une situation délicate lorsque les choses tournent mal ; veillons donc à bien le comprendre.
Votre règlement doit préciser que l'entreprise est autorisée à inspecter les casiers et doit en définir les conditions. Les casiers sont la propriété de l'entreprise. Les employés les utilisent pour y ranger leurs effets personnels, mais l'espace appartient à l'employeur.
D'un point de vue juridique, l'identité de la personne qui a fourni la serrure a son importance :
Soyez donc précis : si vous fournissez des cadenas d'entreprise ou exigez que les employés enregistrent leur combinaison, précisez-le. Si vous autorisez les cadenas personnels, exigez tout de même leur enregistrement.
Il peut s'agir notamment :
Vérifiez si un responsable ou un agent de sécurité est présent et si vous devez prévenir à l'avance.
Les exigences peuvent varier d'une juridiction à l'autre ; il est donc recommandé de consulter un avocat avant de finaliser cette section. Précisez également que les casiers doivent rester fermés à clé lorsqu'ils ne sont pas utilisés, et que les employés qui ne respectent pas ces règles risquent de se voir retirer l'accès aux casiers. La plupart des gens considèrent cela comme allant de soi. Il n'en reste pas moins que cela doit figurer dans le règlement.
J'ajouterais une chose : les employés pensent souvent que leur casier est totalement privé et ne se rendent pas compte que l'entreprise a le droit de l'inspecter. Précisez-le clairement dans le règlement afin qu'il n'y ait aucune ambiguïté le moment venu.
Les casiers sont destinés à ranger les effets personnels. La plupart des règlements interdisent :
Quelques précisions rapides : en général, on peut garder de la nourriture au travail pendant les heures de travail, mais elle ne doit pas y rester toute la nuit. Quant aux médicaments, c'est une zone grise : la plupart des règlements les autorisent, mais certains les interdisent selon le lieu de travail.
Il convient également de noter que les casiers ne sont pas l'endroit idéal pour y déposer des objets de valeur ou irremplaçables. Votre règlement doit préciser que l'organisation n'est pas responsable des objets qui viendraient à disparaître.
Tu sais ce qui rend la journée de nettoyage des casiers vraiment pénible ? C'est quand les employés ne sont pas au courant ou ne savent pas ce qu'il adviendra de leurs affaires par la suite.
Restez simple. Les employés sont tenus de garder leur casier propre et sans odeurs. La politique doit préciser comment signaler tout dommage, quels types d'accessoires ils peuvent y installer (crochets, étagères, etc.) et quoi faire s'ils perdent leur clé ou oublient la combinaison.
En matière de nettoyage, un rythme trimestriel convient à la plupart des bureaux. Prévenez les employés 5 à 10 jours ouvrables à l'avance, indiquez-leur précisément la date prévue et ce qu'il adviendra des objets laissés sur place. N'oubliez pas de préciser la durée de conservation et la procédure d'élimination. Sans ces informations, vous pouvez être sûr de rencontrer des résistances à chaque fois.
Les normes ADA exigent qu'au moins 5 % des casiers d'un établissement (et au moins un par type) soient accessibles. Concrètement, cela signifie :
Pour aller encore plus loin, j'intégrerais dans la politique une disposition prévoyant que l'accessibilité soit la norme par défaut. Je rendrais les logements accessibles à tous et leur donnerais la priorité à quiconque en ferait la demande. Aucune justification ne serait nécessaire. C'est plus simple et cela évite les discussions délicates.
Une politique qui fonctionne pour un bureau ouvert cinq jours par semaine ne peut tout simplement pas faire l'affaire lorsque les employés ne viennent au bureau que trois jours par semaine. Et c'est d'autant plus vrai lorsque votre entreprise se retrouve soudainement contrainte de revenir au bureau.
Voici un scénario qui se répète souvent. Une entreprise passe de deux à quatre jours de présence au bureau. Très vite, les boîtes de réception se remplissent de plaintes :
Le délai entre l'annonce d'un RTO et la première vague de plaintes concernant les casiers est généralement de deux à trois semaines. Ce n'est pas suffisant pour procéder à un nettoyage si votre politique n'est pas déjà à jour. Si vous émettez un RTO, il est judicieux de mettre à jour la politique en même temps. N'attendez pas que les plaintes commencent à affluer.
Les casiers partagés compliquent encore davantage les choses. Lorsque le même casier est utilisé à tour de rôle par plusieurs personnes, il faut que quelqu’un se charge de s’assurer qu’il est propre et vide. Un contrôle quotidien s’avère généralement utile si cette situation se répète.
Les systèmes sans clé éliminent complètement le problème des clés. Par exemple, il suffit aux employés de passer leur badge d'identification devant un casier dont le voyant est vert pour l'utiliser ; l'accès est lié à leur profil, et les administrateurs peuvent débloquer ou réattribuer des casiers depuis n'importe où sans avoir à se rendre physiquement sur place.
Certaines entreprises associent également la réservation des casiers à celle des bureaux: en réservant un bureau, on obtient en même temps un casier à proximité. Cela simplifie la coordination et permet d'obtenir des données plus précises sur l'utilisation.
Quand un employé quitte l'entreprise, le vidage de son casier est souvent oublié dans la liste des tâches de fin de contrat, plus souvent qu'on ne le pense. Dans ce cas, le casier reste là, occupé, pendant des mois, et la politique s'effrite peu à peu.
Ce casier doit être vidé. Trois étapes, trois propriétaires :
Le service des ressources humaines doit tenir un registre des effets personnels. Tout objet non réclamé au bout de 30 à 60 jours est donné ou éliminé, après qu'une tentative a été faite pour contacter l'ancien employé. Précisez-le dans la politique. Sans cette disposition, des litiges surgissent immanquablement.
Une règle que personne n'applique n'est en fin de compte qu'un simple bout de papier.
Prévenez-nous lorsque vous effectuez une mise à jour : il faut que les gens en soient informés immédiatement, et non qu'ils la découvrent dans une mise à jour d'archives. Laissez-leur 10 à 15 jours ouvrables pour l'examiner et l'approuver, et conservez une trace des validations.
Ce sont eux qui remarqueront un casier resté vide pendant des mois, ou quelqu’un qui a vidé son bureau sans vider son casier. Précisez ce qui constitue une infraction au règlement et quelles en sont les conséquences. Les personnes commettant une première infraction se verront retirer l’accès à leur casier ; les récidivistes ou les auteurs d’infractions graves feront l’objet de vos procédures disciplinaires habituelles. Intégrez le règlement relatif aux casiers dans la formation initiale des responsables et dans toutes les réunions d’information sur le retour au bureau.
Indiquez la date dans le document, programmez un rappel et assurez-vous que la version sur laquelle tout le monde s'accorde est bien à jour.
Si vous passez de casiers permanents à des casiers à rotation (ce qui est courant dans les bureaux qui suppriment les postes de travail attitrés), accordez à chacun au moins trois à quatre semaines pour vider ses affaires. Vous seriez surpris de voir à quel point les gens oublient souvent ce qu’ils y ont laissé.
La politique définit les règles. Leur application dépend de vos systèmes.
Les tableurs et les clés fonctionnent bien quand on n'a que quelques casiers, mais le système commence à montrer ses limites dès qu'on en a 80.
Le système de casiers intelligents d'elia remplace les clés et les codes PIN par le badge que les employés utilisent déjà pour entrer dans les locaux. Il suffit de s'approcher, de passer son badge devant une serrure allumée en vert, et le casier se synchronise automatiquement avec votre profil. Aucune intervention administrative n'est nécessaire. Si vous n'avez pas votre badge sous la main, vous pouvez également utiliser votre téléphone portable, le site web ou Apple/Google Wallet.
Si votre équipe est en phase de retour au bureau ou passe au système de bureaux partagés et que l'espace de stockage ne suffit plus, une démonstration est un bon point de départ.
Réponses à vos questions les plus fréquentes
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