Avant, le rangement au bureau était plutôt ennuyeux, n'est-ce pas ? On vous attribuait un casier, avec peut-être une clé. Et c'était tout.
Tout ce système semble désormais bien dépassé par rapport à la situation d'avant 2020. On ne se rend plus tous les jours au bureau, et toutes sortes d'objets circulent en permanence : ordinateurs portables, sacs, colis, pièces de rechange, etc. Les casiers classiques n'ont tout simplement pas su s'adapter à cette nouvelle réalité.
On voit de plus en plus de casiers intelligents faire leur apparition dans les lieux de travail partout, ce qui facilite grandement la gestion du rangement pour tout le monde. Mais qu'est-ce que cela signifie concrètement au quotidien ?
Voici ce que sont les casiers intelligents, comment ils fonctionnent, à quoi ils servent et pourquoi les bureaux modernes en ont besoin.
Un casier intelligent est, en substance, un système de stockage sécurisé qui s'appuie sur un logiciel.
À première vue, cela ressemble toujours à un casier classique : un compartiment muni d'une porte où l'on peut ranger ses affaires en toute sécurité. La différence, c'est que la technologie des casiers intelligents va bien au-delà. Elle permet de contrôler les accès, de suivre l'activité et de prendre en charge différents flux de travail sans que tout doive être géré manuellement.
Contrairement aux casiers traditionnels, les solutions de casiers intelligents utilisent un système d'accès numérique et une interface logicielle pour déterminer qui peut ouvrir un casier, quand et dans quel but. Dans un bureau, cela peut concerner le rangement des effets personnels pour la journée, la remise d'ordinateurs portables, le partage d'appareils, les livraisons internes, le rangement des effets personnels des visiteurs, ou tout cela à la fois.
En bref : ce n'est pas seulement la serrure.
Ce qui fait qu'un casier est « intelligent », c'est la façon dont tous ses différents composants s'articulent entre eux. Cela comprend le matériel physique, les logiciels associés et le système de contrôle d'accès numérique.
Commençons par le matériel : ce que les gens voient et utilisent.
En général, on parle du châssis du casier, des compartiments de rangement, des portes et du mécanisme de verrouillage lui-même. La plupart des solutions de casiers intelligents sont modulaires, ce qui signifie que les compartiments peuvent être de différentes tailles, en fonction de ce qu’ils sont destinés à contenir (par exemple, des sacs, des colis, des ordinateurs portables ou du matériel partagé).
Quant à l'aspect « intelligent », ils pourraient avoir :
Bien sûr, tous les casiers intelligents ne disposent pas de toutes ces fonctionnalités, et c'est tout à fait normal. Certains sont simples et pratiques, tandis que d'autres sont conçus pour des cas d'utilisation plus complexes, comme les transferts de matériel informatique ou la recharge d'appareils. Mais l'objectif de ce matériel reste toujours le même : assurer la sécurité des objets et faciliter le flux de travail pour lequel le casier a été prévu.
Le logiciel est le cerveau qui définit les règles et transforme les casiers, qui ne sont au départ que de simples espaces de rangement, en un système pouvant être géré dans un environnement de travail très fréquenté, sans avoir recours à des clés ou à des codes partagés.
Depuis un seul et même endroit, les équipes peuvent gérer des éléments tels que :
Sans cela, la gestion du stockage risquerait rapidement de devenir un véritable casse-tête : les casiers resteraient attribués bien après qu’ils ne soient plus nécessaires et les transferts de matériel deviendraient un véritable cauchemar pour les administrateurs de bureau ou informatiques. Un logiciel permet de mettre de l’ordre dans tout cela.
Un casier intelligent doit également rester connecté.
Cette connexion peut s'effectuer via Ethernet, Wi-Fi ou même le réseau mobile, selon la configuration et la manière dont les casiers doivent s'intégrer à vos systèmes existants. Honnêtement, la méthode exacte importe moins que le fait que cela soit possible.
Pour les responsables du lieu de travail, cela offre plusieurs possibilités intéressantes :
Du point de vue de l'employé, cela signifie qu'il n'a plus besoin de porter une clé physique sur lui (youpi !). L'accès est désormais géré par des identifiants numériques, souvent liés au système d'accès au lieu de travail ou à la gestion des identités.
Cela peut être :
Au final, les employés bénéficient d'un accès plus facile, tandis que votre équipe interne dispose d'un meilleur contrôle et d'une meilleure protection des données concernant les historiques d'accès.
Le processus n'est pas compliqué, et c'est justement le but. Vous avez besoin d'un casier → vous en obtenez un → vous l'ouvrez → et le tour est joué. Le système s'occupe de tout en coulisses.
En général, cela se passe de deux façons dans la vie de tous les jours :
Les deux fonctionnent très bien ; la seule différence réside dans l'endroit où l'affectation a lieu.
Le plus simple des deux schémas.
Vous entrez dans la zone des casiers, vous en cherchez un de libre, vous y passez votre badge, il s'ouvre et il est tout à vous (du moins pour la durée prévue, que ce soit une journée, une semaine ou autre chose).
C'est exactement ce que vous pouvez faire avec elia. Si un casier est disponible, un voyant vert s'allume. Il suffit de passer votre badge devant ce casier pour qu'il s'ouvre, et le tour est joué. Pas besoin de retenir de codes ni de faire la queue devant un écran central pour commencer.
L'autre processus commence au niveau logiciel.
Au lieu de vous rendre directement devant les casiers pour en choisir un, vous en faites la demande via un écran, une application mobile ou le site web. Le système sélectionne ensuite un casier pour vous en fonction des casiers disponibles et de ceux que vous êtes autorisé à utiliser.
Cette affectation peut dépendre de facteurs tels que :
Certains systèmes s'intègrent même aux autres systèmes de votre lieu de travail, comme les logiciels de réservation de bureaux: ainsi, lorsque vous réservez un bureau pour la journée, vous pouvez également obtenir un casier à proximité en même temps. Et lorsque tout fonctionne de manière fluide, les casiers deviennent tout simplement un outil de plus dans la panoplie des outils du lieu de travail.
Même si vous ne voyez que quelques étapes, le système effectue en arrière-plan un important travail administratif, notamment :
Cette fonctionnalité représente une part importante de la valeur ajoutée, car elle permet de suivre l'utilisation, de réduire les pertes de matériel et d'offrir aux équipes sur le terrain un meilleur contrôle.
Cela dépend de la façon dont le casier a été configuré. Par exemple :
Dans la configuration d'Elia, par exemple, un casier journalier redevient disponible à minuit, sauf si vous le renouvelez.
Certains systèmes permettent également aux utilisateurs de gérer la suite des opérations, ce qui vous permet de renouveler, de libérer ou de partager un casier sans que cela ne devienne une tâche administrative fastidieuse. Personnellement, je trouve cette dernière option extrêmement pratique pour transmettre des documents ou d'autres objets.
Les casiers intelligents peuvent faire bien plus que simplement accueillir des effets personnels. Dans un bureau moderne, ils facilitent toute une série de tâches quotidiennes qui, sans eux, seraient source de complications pour les employés, les équipes sur le terrain, le service informatique ou l'accueil.
Les anciens casiers traditionnels étaient conçus pour un bureau fixe où chaque personne disposait d'un casier qui lui était attribué. Ils pouvaient être équipés d'une clé ou d'un code, et cela fonctionnait très bien tant que tout le monde venait tous les jours et utilisait son casier de la même manière tout au long de l'année.
Mais aujourd'hui, ce n'est plus du tout comme ça.
Les gens passent à différents moments de la journée, se déplacent davantage, réservent des bureaux quand ils en ont besoin et utilisent les espaces de rangement pour des raisons qui changent sans cesse.
En gros, les anciens casiers posent des petits problèmes agaçants, tandis que les casiers intelligents en éliminent une grande partie.
L'un des principaux avantages réside dans la grande facilité d'utilisation des casiers intelligents.
Fini les clés physiques ou les codes de cadenas oubliés : vous pouvez désormais ouvrir votre casier sans clé, simplement grâce à votre badge ou à l'authentification via votre appareil mobile. Et avec certains systèmes, vous pouvez même récupérer ou déposer des objets 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans avoir à attendre l'intervention du service des installations ou du service informatique.
La plupart des systèmes de casiers modernes sont également très rapides : il faut généralement compter entre 10 et 15 secondes entre l'authentification et l'ouverture de la porte. Cela fait gagner un temps considérable à tout le monde !
Vous pouvez ranger vos effets personnels et vos outils dans des emplacements attribués et répertoriés, plutôt que de les laisser éparpillés sur les bureaux ou dans des armoires non sécurisées. Chaque objet a sa place attitrée et son propriétaire désigné.
De plus, une fois que vous savez quels casiers sont utilisés et lesquels sont à peine touchés, il devient beaucoup plus facile de réduire le nombre de rangées de casiers et de libérer de l'espace au sol. Ainsi, au lieu de planifier l'espace de rangement en fonction de l'effectif total, vous pouvez vous baser sur l'utilisation réelle des bureaux.
Tout cet espace ainsi libéré peut de toute façon être consacré à des éléments plus importants dans un bureau hybride, comme des espaces de collaboration, des cabines téléphoniques, des salles de concentration et des sièges supplémentaires en commun.
Lorsque l'attribution des casiers et les alertes de retard sont automatisées, vous passez beaucoup moins de temps à gérer manuellement les dispositifs de suivi, à mettre à jour des tableaux ou à coordonner les transitions.
Un exemple simple : le service informatique dépose un ordinateur portable de remplacement dans un casier. L'employé reçoit un e-mail automatique contenant les informations nécessaires pour le récupérer, va le chercher dès qu'il le peut, et le système enregistre la remise en arrière-plan. S'il doit être restitué, des rappels peuvent être envoyés automatiquement.
Chaque accès est consigné avec la date, l'heure et l'identité de l'utilisateur, ce qui permet de savoir qui a accédé à quel compartiment et à quel moment. Ce type de piste d'audit s'avère très utile en cas de perte ou lorsque vous avez besoin de justificatifs à des fins de conformité.
Un accès numérique est également beaucoup plus difficile à partager ou à copier qu'une clé physique. L'accès peut être révoqué instantanément via le logiciel lorsqu'un employé quitte l'entreprise, et vous n'avez pas besoin de changer les serrures en cas de perte.
Cela revêt une importance encore plus grande dans les lieux où la preuve de la garde est essentielle, comme les établissements financiers, les établissements de santé ou tout autre endroit où l'on manipule du matériel sensible ou des appareils partagés.
En général, oui. Et dans la plupart des cas, ils sont plus sûrs que les casiers traditionnels pour une raison simple : ils sont plus faciles à contrôler.
Avec un casier classique, la sécurité repose essentiellement sur une clé ou un code, en espérant que personne ne les perde. Avec un casier intelligent, l'accès peut être attribué à une personne spécifique, les opérations peuvent être enregistrées automatiquement et les autorisations peuvent être modifiées sans avoir à changer de serrure.
Il y a deux aspects à cela.
Un système de casiers ne fonctionne que si les utilisateurs peuvent compter sur lui pour continuer à fonctionner même lorsque les choses se compliquent dans la vie de tous les jours, que ce soit à cause de problèmes de connexion ou parce que les utilisateurs ont besoin d'y accéder depuis plusieurs endroits.
Commençons par le commencement : quel problème cherchez-vous à résoudre ? Car l'affirmation « Nous avons besoin de casiers intelligents » peut recouvrir des réalités très différentes : rangement personnel pour les employés en hybridité, remise d'ordinateurs portables et d'appareils, livraison de colis, rangement pour les visiteurs, partage d'outils ou d'équipements, ou encore tout cela à la fois.
Quelques points à prendre en considération :
Vous pourriez commencer par un petit projet pilote, par exemple au sein d'un seul service ou d'un entrepôt, afin de tester les processus et de renforcer la confiance en interne. Appelons cela un « test de viabilité » 🙂
Si les casiers classiques faisaient encore l'affaire, personne ne serait en train de les repenser.
Mais c'est pourtant le cas : horaires hybrides, bureaux partagés, échange de bureaux, retrait de colis, accès temporaire et bien trop de petites tâches liées au rangement sont encore gérées comme si on était en 2009.
Vous souhaitez découvrir comment les casiers intelligents pourraient s'intégrer à votre lieu de travail ? Prenez rendez-vous avec elia pour une démonstration si vous souhaitez voir comment cela pourrait fonctionner pour vous.
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