Réservation de bureaux dans Microsoft Teams : configuration classique, Microsoft Places ou solutions intégrées

Seulement environ un tiers d'entre nous travaillons à temps plein au bureau actuellement, mais la charge de travail administratif a explosé. Déterminer qui s'assoit où est devenu un travail à part entière.

‍

Si votre entreprise utilise Microsoft Teams, une partie de l'infrastructure nécessaire à la réservation de bureaux est déjà en place. La vraie question est de savoir si la configuration classique de Microsoft suffit à elle seule, si Microsoft Places comble les lacunes, ou si vous avez besoin d'une application dédiée à la réservation de bureaux pour que le tout fonctionne mieux.

‍

Ce guide passe en revue ces trois options :

‍

• Fonctionnement de la réservation de bureaux dans Microsoft Teams à l'aide des boîtes aux lettres de ressources Exchange et des espaces de travail
• Ce que Microsoft Places apporte en 2026 (et pourquoi cela reste encore un peu un projet informatique)
• comment des outils intégrés comme Elia peuvent faciliter la réservation de bureaux directement depuis Teams
• Quelle configuration est la plus adaptée en fonction de la taille de votre bureau et de votre mode de propriété ?

La configuration Microsoft classique : boîtes aux lettres de ressources et espaces de travail

Vous n'avez pas besoin de créer un système de réservation à partir de zéro dans Microsoft 365. Les bases sont déjà en place. Mais cela ne s'avère pas particulièrement pratique dès lors que vous essayez de gérer plus qu'un petit bureau.

‍

Au cœur de cette configuration classique se trouvent des boîtes aux lettres de ressources associées à des espaces ou à des équipements plutôt qu'à des personnes. Ainsi, au lieu d'appartenir à un employé, une boîte aux lettres dédiée peut être rattachée à n'importe quelle ressource partagée que les utilisateurs doivent réserver.

‍

Microsoft les classe en deux grandes catégories :

‍

• boîtes aux lettres destinées à des espaces fixes tels que les salles de réunion ou les salles du conseil
• boîtes de dépôt pour le matériel commun, comme les projecteurs ou les véhicules de fonction

Ce n'est pas sorcier

Si vous voulez que cela fonctionne, c'est très simple :

‍

1. Rendez-vous sur le Centre d'administration Exchange et créez une nouvelle ressource.
2. Attribuez-lui le statut de salle de réunion, d'espace de travail ou de toute autre ressource partagée, selon ce qui convient le mieux à votre entreprise.
3. Définissez les autorisations de réservation et les disponibilités afin que les utilisateurs sachent quand ils peuvent utiliser l'espace.
4. Qu'ils puissent la réserver via Outlook, le calendrier de Microsoft Teams ou Room Finder.

Cela vous offre une ressource réservable au sein de l'écosystème Microsoft, et pour la réservation de salles, cela suffit généralement. C'est pour les bureaux que les choses se compliquent.

Donc, 200 casiers de bureau pour 200 bureaux ?

Pour gérer les postes de travail sans avoir à créer une boîte aux lettres distincte pour chaque poste, de nombreuses organisations ont recours au modèle d'espace de travail (Microsoft parle également de pool de postes). Au lieu de considérer chaque poste de travail comme une ressource distincte, elles créent un grand espace de travail partagé ou un « quartier » doté d’une capacité définie.

‍

Par exemple, un « groupe marketing » peut accueillir jusqu’à 30 personnes. 30 personnes peuvent s’y inscrire. Toute personne qui tente de s’y inscrire une 31e fois se voit refuser l’accès.

‍

Du point de vue administratif, cela facilite grandement la gestion des bureaux. Mais cela met aussi en évidence les limites de la configuration classique. À ce stade, on n’obtient pas vraiment un bureau réservable, mais plutôt l’autorisation de s’installer dans une zone. Il est difficile de :

‍

• voir qui est assis aux bureaux voisins
• choisissez un bureau en particulier
• mettez-vous d'accord avec votre équipe pour que vous puissiez tous vous asseoir ensemble

C'est le compromis inhérent au système de réservation de bureaux intégré à Microsoft. Cela fonctionne, et cela convient très bien aux petits bureaux ou aux pools de bureaux simples. Mais dès que l'environnement de travail commence à se complexifier (surtout lorsqu'il s'agit de gérer plusieurs bureaux), ces mêmes limites apparaissent très rapidement.

‍

‍

Microsoft est clairement conscient de cette lacune, puisqu'il tente de la combler avec Microsoft Places.

Microsoft Places : un modèle plus performant, mais qui demande beaucoup de travail administratif

Microsoft Places est une application basée sur l'IA, intégrée à Teams et Outlook, conçue pour que les environnements de travail hybrides semblent moins… improvisés.

‍

Cela diffère de la configuration classique comprenant une boîte aux lettres et un espace de travail. Places reste un produit Microsoft et s'inscrit toujours dans l'écosystème Microsoft, mais il s'agit d'un outil dédié doté de son propre modèle de configuration et d'administration.

‍

Pour Places, un bureau n'est pas simplement un élément de plus dans le calendrier d'Exchange. Il le considère davantage comme un espace physique au sein d'un lieu de travail. Un bureau est un bureau. Un étage est un étage. Un bâtiment est un bâtiment. Et une fois cette structure en place, Microsoft peut y ajouter des fonctionnalités de réservation plus performantes et davantage d'intelligence.

‍

Par rapport à l'ancien modèle de boîte aux lettres de ressources, Places constitue une avancée. Vous bénéficiez :

‍

• des plannings de travail afin que les équipes puissent se mettre d'accord sur les jours où elles seront au bureau
• Places Finder pour vous aider à réserver des salles et des bureaux depuis votre calendrier
• Places Explorer pour une vue aérienne des bâtiments et de la disposition des étages
• réservation d'un bureau individuel
• modes de bureau tels que « réservable », « sans réservation », « attribué » ou « indisponible »
• métadonnées et balises relatives aux bureaux, telles que « accessible aux personnes en fauteuil roulant », « hauteur réglable », « près d'une fenêtre » ou « équipé d'appareils spécifiques »
• la localisation et l'orientation pour vous aider à vous repérer dans une application mobile
• gestion des stocks d'espace et analyse de l'utilisation

Où s'intègrent les bureaux réservables

Les « Bookable Desks » font partie de la nouvelle offre de réservation de bureaux « Places » de Microsoft.

‍

Grâce à ces dispositifs, les employés peuvent réserver un bureau dans Teams. Microsoft est également capable de détecter un bureau lorsque vous branchez vos périphériques (comme un écran ou une station d'accueil), ce qui facilite les réservations et permet de mieux comprendre comment l'espace est utilisé.

‍

Le processus d'installation de Microsoft comprend :

‍

• créer un pool de postes de travail ou gérer des postes de travail individuels
• associer des écrans et d'autres périphériques à des bureaux ou à des groupes de bureaux
• activer des fonctionnalités supplémentaires telles que la mise à jour automatique de la localisation
• Évaluation de l'expérience des employés dans Teams
• examiner les rapports d'utilisation des bureaux

On est bien loin de l'ancienne approche de la gestion de l'espace, qui consistait à disposer d'un seul grand espace de travail. Ce nouveau système permet à Microsoft de répondre à la fois aux besoins de ceux qui se contentent de n'importe quelle place dans la zone et à ceux qui souhaitent disposer d'un bureau bien précis.

‍

Mais d'un autre côté, cela complique un peu les choses. Vous devez jongler entre les comptes de ressources Exchange, Microsoft Places, le portail Pro Management, les périphériques, les politiques de réservation, les rapports, tout en assurant le suivi de toutes vos données relatives aux espaces.

La question des coûts n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît

Microsoft Places peut sembler bon marché, car il s'agit simplement d'un outil de plus dans l'univers Microsoft que vous utilisez probablement déjà. Mais les fonctionnalités avancées de réservation de bureaux ne sont pas automatiquement gratuites simplement parce que vous disposez déjà de Teams.

‍

En avril 2026, la grille tarifaire indique que Microsoft Teams Enterprise vous coûtera 8,55 $ par licence et par mois, payable annuellement. Il convient de noter que cette licence (anciennement appelée « licence Teams pour appareils partagés ») couvre désormais jusqu’à 4 postes de travail. C’est un avantage considérable pour un responsable qui cherche à maîtriser son budget. Si vous disposez de 200 postes de travail, cela représente 50 licences supplémentaires à prendre en compte et à payer.

Pourquoi la stratégie exclusivement axée sur Microsoft devient de plus en plus difficile à mettre en œuvre à grande échelle

Donc oui, Microsoft va dans la bonne direction. Cette solution résout efficacement certains problèmes de longue date liés à l'ancien modèle, et en 2026, ce n'est plus qu'une vague promesse. Cependant, la réservation d'espaces de travail n'est toujours pas aussi simple qu'elle pourrait l'être pour les responsables de bureau, qui aimeraient pouvoir configurer le système une fois pour toutes et ne plus s'en soucier :

‍

• Les difficultés administratives restent un problème majeur : les outils de réservation de Microsoft sont conçus pour les administrateurs informatiques, et non pour les responsables des espaces de travail. De plus, une grande partie du processus de réservation doit encore passer par le service informatique. Vous souhaitez ajouter une nouvelle règle de réservation ? Il ne suffit pas de la glisser-déposer : cela nécessite généralement un ticket informatique et un script PowerShell.

• Le problème des plans est bien réel: pour obtenir ces jolis plans d'étage dans Places, vos plans de bureau et la hiérarchie de votre lieu de travail doivent être correctement configurés. Microsoft prend en charge les plans d'étage basés sur IMDF, ce qui peut rendre les modifications d'agencement bien plus complexes qu'une simple modification par glisser-déposer.

• Les données sur l'occupation sont limitées : Microsoft renforce ses capacités en matière d'analyse, mais pour obtenir des rapports d'utilisation précis, il faut configurer des signaux provenant de périphériques ou des systèmes d'enregistrement par badge. Les capteurs matériels ne font pas non plus partie de l'offre standard ; si vous souhaitez disposer de données en temps réel sur les absences sans avoir à compter sur un enregistrement manuel par les utilisateurs, vous devrez tout de même intégrer du matériel tiers.

Vous souhaitez réserver un bureau dans Teams sans avoir à vous lancer dans des manipulations complexes avec PowerShell ? Découvrez comment elia fonctionne au sein de Microsoft Teams.

‍

Systèmes de réservation de postes de travail intégrés à Microsoft Teams

La question principale que se posent les responsables sur le lieu de travail est la suivante : « Pourquoi les employés devraient-ils quitter Teams pour résoudre un problème de bureau qui se trouve justement dans Teams ? »

‍

Eh bien, ils n'en ont pas besoin 🙂

‍

Des outils intégrés permettent à Microsoft de fonctionner en arrière-plan tout en offrant à votre équipe une interface intuitive. Il existe plusieurs plateformes dans cette catégorie, notamment des outils tels qu’elia, Robin, Envoy et YAROOMS, conçus pour les équipes sur le terrain (et pas seulement pour les administrateurs informatiques).

Ce que proposent généralement les outils intégrés de réservation de bureaux

Ils ont tendance à répondre à des questions plus pratiques : Où est installée mon équipe ? Quels bureaux sont occupés ? Comment mettre à jour un plan d'étage sans avoir à créer un ticket informatique ? Comment gérer les absences ou les demandes de restauration sans devoir passer d'un système à l'autre ?

‍

Cela change pas mal l'expérience.

‍

Parmi les fonctionnalités habituelles, on trouve :

‍

• Plans interactifs : vous disposez d'un plan qui vous indique en temps réel où se trouve exactement chaque personne.

• Réservation collaborative : des fonctionnalités telles que « S'asseoir près de mon équipe » ou « Invitations de collègues » transforment la réservation en un outil de coordination.

• Éditeur de plans d'étage sans code : les responsables administratifs peuvent déplacer des bureaux par glisser-déposer ou créer des zones de projet sans avoir recours au service informatique, sans PowerShell et sans ticket.

• Automatisé gestion automatisée: un invité arrive, il scanne un code QR, l'hôte reçoit une notification Teams et le visiteur est enregistré, le tout en un seul flux de travail.

• Demandes d'intervention : si un écran est en panne ou si vous avez besoin d'un service de restauration pour une réunion à 10 h, vous pouvez créer une demande d'intervention.

• Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser un capteur : cela permet de repérer plus facilementles réservations fantômes et de récupérer plus facilement l'espace inutilisé.

• Des analyses plus complètes : vous pouvez voir ce qui se passe réellement sur le terrain, et pas seulement la disponibilité des bureaux.

• Synchronisation bidirectionnelle : les réservations de bureaux sont synchronisées entre Outlook, Teams et la plateforme elle-même. Si une modification est apportée, elle est automatiquement répercutée partout ailleurs.

‍

Comment réserver des bureaux et des salles dans Microsoft Teams avec elia

À quoi ressemble donc concrètement cette expérience Teams intégrée ? Prenons l'exemple d'elia.

‍

L'idée est de permettre aux employés de gérer l'ensemble de leur expérience au bureau sans jamais avoir à quitter l'application sur laquelle ils passent déjà leur journée.

‍

1. Ouvrez l'application dans Teams : il suffit de cliquer sur la barre latérale de Teams et d'ouvrir l'application elia desk-booking. C'est là que vous pourrez consulter le plan des locaux, gérer les réservations et voir qui d'autre prévoit d'être présent un jour donné.

2. Choisissez le site et l'étage : sélectionnez d'abord le site, puis l'étage. Si vous travaillez sur plusieurs sites, c'est ici que vous pouvez passer de l'un à l'autre.

3. Filtrez selon vos critères indispensables : utilisez les filtres interactifs pour sélectionner, par exemple, les bureaux avec deux écrans ou les bureaux debout. La carte s'actualise instantanément pour ne mettre en évidence que les bureaux qui correspondent à vos besoins. Vous pouvez également voir où vos collègues ont déjà réservé et choisir un bureau à proximité.

4. Choisissez un bureau disponible : sélectionnez le créneau horaire et confirmez. C'est tout 🙂

5. Laissez le système se charger du reste : une fois le bureau réservé, la réservation se synchronise automatiquement avec Teams et Outlook. Si la fonction d'enregistrement est activée, l'employé peut recevoir un rappel avant son arrivée afin d'éviter que la réservation ne devienne une réservation fantôme.

Quelle solution convient le mieux à votre entreprise ?

Le choix entre ces deux options se résume généralement à savoir si vous souhaitez que votre bureau soit géré par des règles techniques ou par les personnes qui l'occupent. En d'autres termes, préférez-vous que votre équipe informatique ait le contrôle total de l'aménagement de votre bureau, ou souhaitez-vous que les personnes qui utilisent cet espace aient leur mot à dire ?

‍

• Une configuration Microsoft classique est souvent la solution la plus adaptée aux petits bureaux comptant quelques postes de travail et disposant d'une équipe informatique capable de gérer le moindre changement.

• Microsoft Places est la meilleure option proposée par Microsoft si vous recherchez une gestion individuelle des réservations de bureaux, une meilleure recherche d'espaces, des rapports au niveau des bureaux et une expérience Teams plus moderne. Cependant, cette solution soulève encore des questions concernant la configuration, les licences, la qualité des données et la maintenance continue.

• En revanche, une approche intégrée convient généralement mieux aux entreprises plus grandes et plus dynamiques qui souhaitent que ce soient les équipes opérationnelles, et pas seulement le service informatique, qui prennent en charge l'expérience au bureau. Si vous accordez de l'importance à l'adoption, à la coordination, à l'utilisation et à l'accélération des changements au quotidien, le modèle intégré est souvent la solution à privilégier.

‍

En résumé

Microsoft permet de gérer la réservation de bureaux dans Teams, mais la vraie question est de savoir qui devra s'en charger une fois que le système sera opérationnel.

‍

Pour les configurations simples, la solution classique de Microsoft peut suffire. Pour une gestion plus avancée des réservations de bureaux, Microsoft Places constitue la meilleure option proposée par Microsoft. Mais si votre équipe a besoin de mises à jour plus rapides et d'une expérience Teams plus fluide, une plateforme intégrée comme elia est généralement la meilleure solution.

‍