Si votre entreprise utilise Microsoft 365, Microsoft Places est probablement déjà intégré aux calendriers d’Outlook et de Teams, n’attendant qu’à être activé. Cette fonctionnalité promet une gestion optimisée du travail hybride : voir qui vient au bureau, réserver un poste de travail près de votre équipe, trouver une salle dotée de l’équipement adéquat et fournir aux services généraux des chiffres concrets sur l’utilisation des locaux.
Depuis le 1er avril 2026, une modification des conditions d'octroi des licences a permis à un public bien plus large d'y avoir accès, ce qui explique pourquoi tant d'équipes en entreprise s'y intéressent à nouveau.
Voici mon avis en toute franchise. Places excelle dans un domaine précis, mais il ne peut pas tout faire, contrairement à ce que laisse entendre la présentation. Ces deux affirmations sont vraies, et votre choix dépendra de ce que vous attendez de cet outil. Voici les détails :
Microsoft Places est l'application de Microsoft dédiée à l'environnement de travail, basée sur l'IA, conçue pour le travail hybride et flexible. Au-delà de son nom marketing, elle remplit trois fonctions :
Voici à quoi ressemble une semaine type avec cet outil. Le lundi matin, vous ouvrez Outlook et constatez que trois membres de votre équipe ont indiqué que mercredi serait une journée de présence au bureau. Vous indiquez donc vous aussi que vous serez présent mercredi et réservez un bureau près d’eux sur le plan des locaux. Le mercredi, vous vous installez, branchez votre ordinateur portable à l’écran, et Places enregistre votre présence.
De son côté, votre responsable des locaux ouvre un tableau de bord et constate que le taux d'occupation du troisième étage s'élevait à 38 % la semaine dernière, tandis que les petites salles de réunion étaient pleines dès 10 h la plupart des jours. Ce sont là les trois missions pour lesquelles Microsoft a conçu cet outil : coordonner les journées au bureau, localiser vos collaborateurs et évaluer l'utilisation de l'espace.
Ce qui distingue Places d'une application de réservation autonome, c'est qu'elle s'intègre aux applications que les utilisateurs consultent déjà au quotidien. La réservation d'un bureau ou la planification de votre journée de travail s'effectuent directement dans le calendrier de Teams et d'Outlook, là où vous travaillez.
Vous pouvez accéder à Microsoft Places en tant qu'application autonome, sur le Web, ainsi que depuis Teams et l'application Microsoft 365, aussi bien sur ordinateur que sur mobile. Cependant, la plupart des utilisateurs y accéderont via Outlook et Teams sans le considérer comme une application distincte.
Microsoft propose également des fonctionnalités basées sur l'IA et des analyses proactives, mais dans la pratique, l'aspect « IA » se résume principalement à Copilot : vous pouvez lui demander de vous réserver une salle pour une réunion. C'est pratique, mais ce n'est pas pour cela que l'on adopte Places.
Cette partie explique le reste du guide. Plutôt que d'être une plateforme distincte, Places s'appuie sur Exchange, le même système qui sous-tend votre agenda Outlook. Chaque salle et chaque bureau correspond à une entrée dans l'agenda Exchange, et la hiérarchie du bâtiment (bâtiments → étages → sections → salles, espaces de travail et bureaux) est stockée dans l'annuaire Microsoft.
Il en découle deux choses :
Il s'agit là de l'évolution la plus importante pour tous ceux qui envisagent aujourd'hui d'adopter Places. Le 1er avril 2026, Microsoft a modifié le modèle de licence de Places. Les fonctionnalités de coordination au quotidien sont désormais largement incluses, tandis que seules les fonctionnalités spécifiques aux postes de travail et aux espaces font désormais l'objet d'une licence distincte, par espace.
Les fonctionnalités spécifiques aux postes de travail et aux espaces (réservation individuelle de postes de travail, libération automatique et analyses d'occupation) ont été transférées vers une licence par espace appelée « Teams Shared Space » (anciennement « Teams Shared Devices »).
Le tarif est de 8,55 $ par licence et par mois, payable annuellement. Une licence couvre jusqu’à quatre postes de travail, plus un espace supplémentaire, tel qu’une salle de réunion, un téléphone dans un espace commun, un panneau Teams ou un terminal en partage. Vous achetez donc des licences pour les espaces que vous gérez, et non pour chaque employé.
Voici le détail des nouvelles conditions d'obtention de la licence :
Pour la plupart des équipes, c'est une bonne nouvelle, car la plupart comptent bien plus d'employés que de bureaux réservables. L'exception concerne les entreprises qui comptent peu d'utilisateurs « premium » mais beaucoup d'espaces réservables ; celles-ci pourraient finir par payer plus cher avec le nouveau modèle.
Cinq éléments constituent l'essentiel de ce que les utilisateurs consultent : les réservations, les plans d'étage, les plans de travail, le portail d'administration et les statistiques. Voici comment chacun d'entre eux se comporte au quotidien, et quelles sont les limites en matière de licence.
La fonctionnalité de réservation est disponible dans New Outlook, Microsoft Teams, Outlook sur le Web et l'application Places. Vous bénéficiez de plans d'étage interactifs, de la possibilité de voir où sont assis vos collègues et de choisir un poste de travail à proximité, de réservations pour une partie de la journée ou plusieurs jours, de la délégation (pour qu'un assistant puisse effectuer une réservation pour quelqu'un d'autre) et d'un système d'enregistrement configurable par l'administrateur avec libération automatique des postes de travail non réclamés.
Un point important à retenir pour la gestion budgétaire : la réservation de salles et de pools de bureaux ne nécessite aucune licence supplémentaire, tandis que la réservation d'un bureau attribué à une personne en particulier nécessite une licence d'espace.
Chaque poste de travail est configuré selon l'un des quatre modes disponibles, ce qui permet aux administrateurs de contrôler son fonctionnement :
Il existe également une fonctionnalité de jumelage automatique pour les postes de travail physiques. Une fois les périphériques d’un poste enregistrés, le simple fait de brancher un ordinateur portable permet à l’utilisateur de s’enregistrer sur ce poste et de le réserver pour la journée, de sorte que la réservation reflète la personne qui y est effectivement assise. À la mi-2026, cette fonctionnalité est compatible avec les écrans et les appareils audio/vidéo ; les stations d’accueil et les webcams devraient être prises en charge prochainement.
Deux choses à savoir avant de vous fier à cette source pour vos données :
La réservation fonctionne sans carte, mais l'ajout de plans d'étage offre une expérience optimale. Le hic, c'est le processus (et ce n'est pas une mince affaire !).
Il n'existe pas d'éditeur de cartes par glisser-déposer. Les cartes doivent être fournies au format IMDF (Indoor Mapping Data Format), le format développé par Apple pour cartographier l'intérieur des centres commerciaux, ce qui signifie que chaque mur et chaque bureau doit disposer de coordonnées réelles, et non pas simplement d'un emplacement sur la page.
Concrètement, vous convertissez les plans CAO en un ensemble de fichiers GeoJSON (un pour le bâtiment, un pour l'empreinte au sol, un pour les niveaux, un pour les pièces, un pour les bureaux, etc.), vous associez chaque pièce et chaque bureau à sa ressource Exchange, puis vous téléchargez l'ensemble via PowerShell.
Quelques spécialistes figurant sur la liste des partenaires de Microsoft, tels que Mappedin et Pointr, proposent ce service de conversion moyennant des frais (le forfait de Mappedin, par exemple, coûte environ 200 dollars par carte et par mois, une carte pouvant couvrir plusieurs étages), et Microsoft recommande lui-même de faire appel à l'un de ses partenaires.
À chaque fois qu'un bureau ou une pièce est déplacé, vous devez re-téléverser l'intégralité du plan. Ça fonctionne, mais c'est un véritable travail d'ingénierie, et c'est généralement la partie la plus fastidieuse d'un déploiement de Places.
Les employés établissent un planning de travail hebdomadaire afin que leurs collègues puissent voir qui prévoit d'être présent. La fiche « Lieux » indique, directement depuis le calendrier, qui sera présent un jour donné, et permet de réserver rapidement un bureau ou une salle. Le lieu de travail peut également être mis à jour automatiquement lorsqu'une personne se connecte au Wi-Fi de l'entreprise ou à un périphérique compatible.
Places facilite également la coordination des plannings : pour les événements en présentiel, vous pouvez envoyer une invitation à une réunion en présentiel, permettre aux participants d'indiquer s'ils viendront en présentiel ou à distance, et obtenir des conseils de l'équipe sur les meilleurs jours pour se rendre au bureau.
En août 2025, Microsoft a lancé le portail web « Places Management », une interface visuelle qui a remplacé la plupart des scripts PowerShell utilisés pour la gestion des bâtiments, des étages, des salles et des postes de travail. Il est accessible aux administrateurs globaux, aux administrateurs Exchange Online et à un rôle dédié d’administrateur « Places ». Afin de répartir la charge de travail sans accorder de droits à l’échelle du tenant, deux rôles délégués sont disponibles pour les équipes locales :
Deux contraintes empêchent toutefois de passer à un mode entièrement en libre-service. Le portail n'est pas disponible sur mobile et ne prend pas en charge le téléchargement par lots ; par conséquent, les déploiements à grande échelle portant sur plusieurs bâtiments et les modifications en masse doivent toujours être effectués via PowerShell, et certaines tâches (telles que la gestion des postes de travail individuels au sein d'un pool ou les paramètres à l'échelle du locataire) sont de toute façon gérées via PowerShell.
Et chaque fois que vous définissez un accès à un groupe, celui-ci doit être un groupe de sécurité avec fonctionnalité de messagerie. Si vous utilisez un groupe standard, le paramètre ne s'appliquera pas.
L'analyse des lieux associe les intentions (ce que les utilisateurs ont déclaré vouloir faire dans leurs plans de travail et leurs réservations) aux données réelles (ce que les capteurs, les lectures de badges et les signaux réseau indiquent qu'il s'est réellement passé).
Ce qui importe, c’est l’écart entre les deux. Si un étage est réservé à 80 % mais n’est jamais occupé qu’à 45 %, c’est là une bonne raison de restituer de l’espace ou de rééquilibrer les équipes. Grâce à ces données sur l’espace au niveau organisationnel, les équipes chargées de l’immobilier et des installations peuvent prendre des décisions stratégiques quant aux espaces à conserver. C’est l’information la plus utile que vous fournissent ces analyses, et c’est aussi celle qui nécessite des capteurs et les licences appropriées pour fonctionner, ce sur quoi je reviendrai.
Places est particulièrement efficace pour coordonner les personnes et réserver des espaces au sein de l'univers Microsoft. Conçu comme une couche de coordination, son champ d'application se révèle dans des domaines prévisibles dès lors que l'on va au-delà des bureaux et des salles. Voici les 8 points que je soulignerais avant que vous ne vous engagiez :
Il n'y a pas de réponse unique. Tout dépend de votre degré d'engagement envers Microsoft et de l'étendue de vos besoins au-delà des bureaux et des salles. Voici trois options judicieuses :
Sans frais supplémentaires · inclus dans la plupart des licences M365
Plans de travail, présence, Places Finder et Explorer, cartes interactives, ainsi que réservation de salles et de groupes de bureaux. Idéal lorsque l’objectif est de voir qui est présent et de réserver une salle ou une place dans un groupe de bureaux. En contrepartie, vous renoncez à la réservation individuelle de bureaux nominatifs, à la libération automatique des places et aux analyses d’occupation.
8,55 $ par licence et par mois · jusqu’à 4 postes de travail + 1 espace
Ajoute la réservation individuelle de postes de travail, la libération automatique et l'analyse du taux d'occupation des espaces pour lesquels vous disposez d'une licence, le tout en restant entièrement compatible avec l'écosystème Microsoft. La solution idéale pour les entreprises fidèles à Microsoft dont les besoins se limitent aux postes de travail et aux salles de réunion.
Comble les huit lacunes
Là où Places s'arrête : gestion native des visiteurs, capteurs de présence, casiers intelligents, interface d'administration en libre-service pour les équipes chargées des espaces de travail, règles de réservation plus avancées, gestion multisite et intégrations au-delà de Microsoft. Une plateforme comme elia prend en charge toutes ces fonctionnalités de manière native. C'est le choix idéal lorsque l'espace de travail ne se limite pas à des salles et des bureaux, ou lorsqu'il faut gérer plusieurs bureaux et politiques depuis un seul et même endroit.
Si les huit lacunes mentionnées ci-dessus constituent pour vous des critères rédhibitoires, ou si vous n’êtes pas totalement convaincu par Microsoft 365, voici les plateformes que je retiendrais (elles fonctionnent toutes en mode natif au sein de l’interface Teams, par ailleurs !). Chacune d’entre elles offre davantage de fonctionnalités que Places dans au moins un domaine où Places présente des lacunes.
La mise à jour d'avril 2026 rend Microsoft Places plus accessible que jamais. Pour coordonner les journées hybrides et réserver des salles au sein de Microsoft 365, cette solution est fiable et facile à mettre en œuvre.
Mais si l'on se réfère aux trois objectifs que Microsoft lui a fixés, le bilan est mitigé :
Mon avis, en toute simplicité : il s'agit d'une couche de coordination qui gère efficacement les postes de travail et les salles, mais qui s'arrête là. Si votre lieu de travail doit également gérer des visiteurs, des capteurs, des casiers, des règles personnalisées ou plusieurs sites à gérer conjointement, prévoyez d'associer Places à une plateforme dédiée, ou optez d'emblée pour une telle plateforme, plutôt que de compter sur les outils natifs pour aller aussi loin.
Si cela correspond à la situation de votre entreprise, découvrez le fonctionnement d'elia grâce à une brève démonstration, sans avoir besoin de PowerShell.
Ce guide s'appuie sur la documentation officielle de Microsoft relative à Places, disponible sur Microsoft Learn et le Support Microsoft, sur l'annonce de janvier 2026 concernant les licences Teams et Places ainsi que sur la FAQ destinée aux clients, et sur les notifications du Centre de messages Microsoft 365 relatives aux changements du 1er avril 2026, le tout recoupé avec des analyses indépendantes sur les licences publiées entre janvier et avril 2026.
Les tarifs indiqués correspondent aux chiffres publiés au moment de la rédaction du présent document et peuvent varier en fonction des accords conclus et de la région. Veuillez vérifier les tarifs en vigueur auprès de votre interlocuteur Microsoft chargé des licences.
Aidez les équipes à trouver l'espace dont elles ont besoin, au moment où elles en ont besoin.
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