Si quelqu'un vous demande ce que sont les outils de bureautique, la réponse honnête sera sans doute : « Ça dépend de quel aspect du travail de bureau on parle. »
La bureautique recouvre désormais deux aspects distincts. Il y a d'une part la couche logicielle, c'est-à-dire les flux de travail qui transfèrent les données d'une application à l'autre et gèrent les tâches administratives en arrière-plan. Et il y a d'autre part la couche physique du lieu de travail : les bureaux, les salles, l'accueil, les capteurs, la maintenance. Ces deux aspects relèvent de la bureautique, mais la couche physique est la plus récente et celle qui connaît la croissance la plus rapide ; c'est d'ailleurs celle que la plupart des synthèses ont tendance à mentionner en premier, avant de la passer rapidement sous silence.
L'une des raisons pour lesquelles cela revêt aujourd'hui une importance accrue est le travail hybride. Lorsque la présence est irrégulière et que la moitié de vos postes de travail restent inoccupés le lundi, il peut s'avérer très compliqué (et très coûteux !) de savoir qui est assis où et qui est de passage. C'est précisément cette tâche que ces outils vous épargnent.
Voici l'article que j'aurais aimé avoir quand j'ai commencé à comparer les différentes options :
Pour découvrir en termes simples à quoi ressemble la bureautique au quotidien, consultez notre article consacré aux exemples d'automatisation sur le lieu de travail. Celui-ci porte quant à lui sur les outils.
La bureautique désigne les logiciels (et parfois le matériel associé) qui prennent en charge toutes les tâches de bureau répétitives afin que les employés n'aient pas à les effectuer manuellement. Il s'agit notamment des tâches quotidiennes de bureau telles que la saisie de données, les processus de validation, la gestion des plannings et la gestion des documents.
Commençons par clarifier rapidement quelques définitions, car ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, ce qui peut prêter à confusion lorsque l'on compare différentes options :
Cette distinction est importante au moment de l'achat. Dix outils distincts qui ne communiquent pas entre eux ne font que reproduire le travail manuel que vous cherchiez justement à éliminer, car quelqu'un doit tout de même ressaisir les mêmes données à cinq endroits différents. Un système de bureautique permet de réduire ce travail, au prix d'un engagement envers un seul fournisseur pour une plus grande partie de votre infrastructure. Gardez ce compromis à l'esprit, nous y reviendrons à la fin.
Il existe cinq grandes catégories d'outils de bureautique, chacune permettant d'automatiser un aspect différent de la journée de travail, et la plupart des entreprises utilisent des outils issus de plusieurs de ces catégories.
Il y a ici quelques zones d'ombre importantes :
C'est peut-être la catégorie qui vous est venue en premier à l'esprit 🙂
Ce domaine recoupe largement celui des logiciels de gestion des processus métier : ces outils permettent de connecter des applications et d'exécuter des processus en plusieurs étapes sans aucune intervention manuelle. Un formulaire est reçu, une tâche est créée, un canal est notifié, un enregistrement est mis à jour, le tout de manière entièrement automatique.
Les versions les plus récentes de ces trois outils intègrent désormais des fonctionnalités basées sur l'IA, comme la synthèse d'une réponse à un formulaire ou la rédaction d'une réponse ; il est donc conseillé de les tester avant de leur confier des contenus non relus.
Tout ce qui concerne les contrats, les formulaires, les validations et les archives. Ces outils permettent de générer des documents à partir de modèles, de les faire passer par les processus de validation et d'archiver la version signée à un emplacement facilement accessible. Un contrat qui nécessitait auparavant 4 e-mails et 2 jours de relances est désormais signé le jour même, dans l'après-midi.
Les outils qui permettent de réduire les efforts de coordination. Bien que minimes pris isolément, ils finissent par peser lourd au fil de la semaine, car la coordination fait tout simplement partie du travail.
Le domaine de l'automatisation des tâches administratives, où la valeur ajoutée est facile à mesurer puisqu'il suffit de compter le nombre d'heures que ces processus prenaient auparavant.
C'est celui qui connaît la plus forte croissance !
L'automatisation de la gestion des installations concerne l'environnement physique du bureau : réservation de bureaux, réservation de salles, gestion des visiteurs, capteurs d'occupation, ccasiers intelligents et ordres de travail. Concrètement, un visiteur qui, auparavant, devait attendre à l'accueil pendant qu'un employé recherchait son interlocuteur, s'enregistre désormais, imprime un badge et contacte son interlocuteur en moins d'une minute ; les capteurs d'occupation indiquent quels étages sont utilisés, ce qui permet d'adapter le nettoyage à la demande réelle ; et la réservation des bureaux évite que deux personnes ne revendiquent le même poste de travail lors d'une journée chargée (un véritable casse-tête en matière de partage des postes de travail si cela se produit régulièrement).
Si cette catégorie suscite de plus en plus d'intérêt, c'est parce que les données qu'elle génère alimentent des décisions que les autres catégories ne peuvent pas prendre en compte. Les chiffres de fréquentation permettent de déterminer s'il faut renouveler le bail d'un étage. Les tendances en matière de réservation de postes de travail indiquent si votre politique hybride est respectée. Ce sont là des données opérationnelles que la direction souhaite déjà obtenir, et elles sont le résultat indirect de l'automatisation.
Une fois que vous avez choisi une catégorie, le choix des outils de bureautique permettant de combler cette lacune se résume à quelques éléments que les listes succinctes ont tendance à omettre. Voici la liste de contrôle que je vous conseille de passer en revue avant de mettre en place la bureautique, quel que soit le domaine concerné :
Les avantages de la bureautique sont faciles à énumérer et, pour la plupart, faciles à mesurer.
L'ampleur des gains obtenus est directement liée à la quantité de travail manuel que vous éliminez ; c'est pourquoi il est plus important de choisir la bonne catégorie que d'opter pour l'outil le plus en vogue.
Selon les estimations des analystes, le secteur des solutions pour l'environnement de travail connaît une croissance plus rapide que le reste du marché de la bureautique. Technavio estime la croissance annuelle des logiciels de gestion de l'espace de travail à environ 22,6 % ; d'autres estimations concernant l'ensemble du marché des logiciels de bureautique (Verified Market Reports) s'établissent quant à elles à environ 7,5 %.
Gardez à l'esprit que ces chiffres proviennent de différents cabinets qui utilisent des définitions du marché et des années de référence différentes ; il convient donc de les considérer comme indicatifs plutôt que comme une comparaison directe. Cela semble indiquer, à titre approximatif, que la question des bureaux physiques reste le domaine le moins bien maîtrisé.
Le retour sur investissement semble lui aussi concret, même s'il provient d'une seule source d'analyse. Technavio estime que le fait de lier les services de gestion des locaux à l'occupation en temps réel, de sorte que les demandes de nettoyage, d'entretien et d'intervention suivent l'utilisation effective, se traduit par une baisse d'environ 15 % des demandes de services de gestion des locaux et une réduction d'environ 10 % des coûts de main-d'œuvre liés au nettoyage et à l'entretien. Il convient toutefois de considérer ces chiffres comme des estimations d'analystes. Mais la tendance est intéressante : l'automatisation des locaux de bureau présente de réels avantages opérationnels.
L'automatisation des flux de travail est désormais bien établie ; la plupart des bureaux y ont déjà recours sous une forme ou une autre. De nombreuses tâches de coordination au sein des locaux (réservation de bureaux, transmission des demandes d'intervention) sont encore effectuées manuellement, ce qui explique pourquoi les outils permettant de les automatiser connaissent la croissance la plus rapide.
Si vous êtes en train d'établir une liste de présélection, voici l'essentiel à retenir. Les outils de gestion des flux de travail, de gestion des documents et de communication sont tous des domaines bien maîtrisés, avec des leaders clairement identifiés. La question la plus importante qui se pose actuellement pour la plupart des bureaux concerne l'aspect physique, où le travail manuel reste encore présent et où les données ont le plus de valeur une fois qu'elles ont été saisies.
Commencez par là si c'est la seule catégorie que vous comptez aborder cette année.
La bureautique comporte deux couches, qui en sont à des stades différents. Le volet logiciel (flux de travail, documents, communication, back-office) est abouti et bien couvert ; le choix dans ce domaine repose donc principalement sur la compatibilité avec ce que vous utilisez déjà. Le volet lié à l'environnement de travail physique présente un double avantage : d'une part, il décharge les employés d'une tâche, et d'autre part, les données qu'il génère vous renseignent sur l'utilisation réelle de votre espace, ce qui permet de prendre des décisions éclairées concernant le renouvellement d'un bail ou la mise en place d'une politique hybride efficace.
Si vous souhaitez découvrir à quoi cela ressemble au quotidien, notre article présentant des exemples d'automatisation sur le lieu de travail vous explique tout en détail. Et si vous vous intéressez particulièrement au domaine des lieux de travail et des installations, elia est l'une des plateformes qui couvre ce domaine de A à Z.
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