Deux prestataires vous proposent des devis pour les mêmes 40 salles de réunion de votre bureau pouvant accueillir 500 personnes. L'un propose 480 dollars par mois, l'autre 2 500 dollars. Ce sont les mêmes salles. L'un facture à la salle, l'autre à l'employé, et vous avez bien plus d'employés que de salles.
Ah, et aucune de ces deux citations ne mentionnait les écrans installés à l'extérieur des salles ni le câble nécessaire à leur alimentation (dans certaines configurations, tout ça coûte plus cher qu'une année entière d'abonnement aux logiciels).
Vous ne passez pas à côté de quelque chose. Le montant indiqué sur la page des tarifs correspond rarement à ce que vous finirez par payer.
Examinons quelques exemples concrets de coûts liés aux systèmes de réservation de salles de réunion. Voici ce que vous allez découvrir :
Si vous préférez comparer les fonctionnalités, nous proposons un guide dédié aux meilleurs logiciels de réservation de chambres. Celui-ci est entièrement consacré aux aspects financiers 💰
Les logiciels de réservation de salles, parfois appelés « systèmes de réservation de salles de réunion », peuvent coûter entre zéro et plusieurs centaines de dollars par mois, selon la tarification pratiquée par le fournisseur.
Voici ce que les principaux acteurs indiquent dans leurs grilles tarifaires en septembre 2026, d'après les informations disponibles sur leurs propres sites. Tous les prix indiqués correspondent à leurs forfaits annuels.
Mais comme elles changent tout le temps, consultez vous-même la page en direct.
Cette colonne du milieu, intitulée « Modèle », définit le fonctionnement de vos échelles. Il en existe essentiellement trois :
Optez pour cet espace de bureaux comprenant 40 salles de réunion et adaptez votre tarification en fonction de la croissance de votre entreprise.
Au tarif d'Officely, soit 12 dollars par espace, 40 espaces reviennent à 480 dollars par mois. Ce montant reste le même, que 500 ou 5 000 personnes travaillent dans l'immeuble, car le nombre d'espaces reste de 40.
Par utilisateur, au tarif de 5 $ par personne proposé par deskbird :
Comme je l'ai mentionné plus haut, la facturation basée sur le nombre d'utilisateurs actifs réduit les coûts si une partie du personnel ne réserve jamais de bureau, mais dans un bureau hybride très fréquenté, beaucoup d'entre eux le font.
Plus l'écart entre le nombre de collaborateurs et le nombre de salles est important, plus vous remarquerez la différence entre les deux modèles de tarification. Si vous disposez d'une petite équipe stable et que la plupart des collaborateurs réservent des salles, la tarification par utilisateur peut très bien convenir. En revanche, si vous avez beaucoup plus de collaborateurs que de salles, la tarification par salle s'avère plus judicieuse.
Oui !
Si vous disposez d'un petit bureau, une formule gratuite ou une application à 99 $ pourrait suffire pour gérer la réservation de vos salles. Officely est gratuit jusqu'à 5 utilisateurs, Roomzilla jusqu'à 3 espaces, et Skedda propose un essai gratuit plutôt qu'une formule gratuite à vie.
Et si vous utilisez Microsoft 365 ou Google Workspace, vous pouvez réserver des salles via Outlook ou Google Agenda. Pour la gestion de base des réservations de salles, vous disposez donc peut-être déjà de tout ce dont vous avez besoin.
La version gratuite fonctionne plutôt bien jusqu'à un certain point. Dès que vous aurez besoin d’une douzaine de salles, de plusieurs sites, d’affichages sur les portes, d’analyses d’occupation ou d’une authentification unique (SSO), vous devrez opter pour des formules payantes. Les formules gratuites et la version de base de Microsoft Booking n’offrent pas toutes ces fonctionnalités. Et un outil gratuit qui ne vous permet pas de visualiser l’utilisation de votre espace ne vous fait aucun gain si vous devez prendre des décisions concernant l’aménagement de vos locaux à l’aveuglette.
Si vous souhaitez disposer d'un écran à l'extérieur de chaque chambre indiquant en temps réel si celle-ci est libre ou non, le logiciel peut s'avérer être la partie la moins coûteuse. Il vous faudra tout de même acheter les écrans et les faire installer.
Il existe trois façons d'installer un présentoir sur la porte, à des prix différents :
Parlons également du coût des éléments situés derrière la paroi. En ce qui concerne la fixation, vous devrez prévoir un budget pour un support ou un caisson de fixation de qualité professionnelle, dont le prix varie entre 120 et 250 dollars par porte, et cela ne concerne que les simples parois en verre classiques.
Ensuite, un panneau mural nécessite un câble réseau pour l’alimentation et les données. Vous pouvez faire installer une dérivation Cat6 par un professionnel pour un coût compris entre 125 et 400 dollars, dont la majeure partie correspond en réalité à la main-d’œuvre de l’électricien. Si vous essayez de moderniser des murs déjà finis, préparez-vous à des coûts plus élevés, pouvant atteindre 300 à 400 dollars par prise. Et si vous optez pour une tablette plutôt que pour un panneau avec un port réseau intégré, vous devrez également installer un convertisseur d'alimentation et de données derrière celle-ci, ce qui ajoutera 70 à 90 dollars supplémentaires.
Faites le calcul pour une pièce unique équipée d'un panneau spécialement conçu à cet effet :
Cela représente 1 600 dollars par chambre en matériel. Pour 40 chambres, cela fait environ 64 000 dollars.
Mais vous n’aurez peut-être même pas besoin de tout ce matériel. Si votre équipe gère les réservations depuis un téléphone ou un ordinateur portable, le logiciel fonctionne très bien sans aucun écran sur les portes. Les panneaux justifient leur existence lorsque la confusion à l’entrée est un véritable casse-tête au quotidien, que les gens tournent en rond devant les salles sans savoir si elles sont occupées, ou qu’il y a des doubles réservations que le logiciel ne peut pas empêcher à lui seul à l’entrée.
Si ce n'est pas votre bureau, alors, pour être honnête, ces panneaux constituent une limite que vous pouvez franchir sans crainte et oublier.
Et si vous souhaitez avoir une vision plus globale de l'aspect matériel, nous vous proposons un tour d'horizon complet des technologies destinées aux salles de réunion, au-delà de la simple réservation.
Le prix du logiciel à lui seul ne donne pas vraiment matière à réflexion.
Voici donc le coût sur trois ans pour ce même bureau de 40 salles pouvant accueillir 500 personnes, selon deux modèles logiciels, chacun comprenant des écrans iPad sur les portes, le logiciel, le matériel et l'installation. Je table sur environ 500 $ par salle pour l'installation et la pose d'un câble, une estimation arrondie basée sur les fourchettes indiquées ci-dessus.
Ces chiffres sont mes propres estimations, et non pas des chiffres qu'un prestataire m'aurait fournis. N'hésitez pas à indiquer le nombre de salles et le nombre de participants qui vous conviennent : il ne s'agit que d'une estimation approximative, et non d'un devis officiel.
Dans ce scénario, le coût par utilisateur est plus de deux fois supérieur à celui par poste pour un bureau identique, et ce uniquement en raison des 500 employés. Et le modèle basé sur le matériel influe autant sur le coût total que le modèle logiciel. Il est possible de se passer des panneaux de commande et de réserver directement depuis les téléphones, ce qui réduit considérablement ce coût.
Avant même de passer au matériel, certains éléments viennent s'ajouter à la facture. Surveillez bien les éléments suivants :
elia est une plateforme de gestion des opérations sur le lieu de travail ; elle facture la réservation de salles à l'unité, en plus d'un forfait de base, ce qui fait que vos coûts sont calculés en fonction du nombre de salles.
La formule de base est gratuite jusqu'à 50 places. La réservation de salles coûte à partir de 50 $ par salle et par an, mais il existe également un module avancé qui regroupe toutes les salles dans un seul calendrier. L'intégration à Microsoft 365 et l'authentification unique (SSO) sont incluses dans la formule « Basic », au prix de 5 000 $ par an.
Encore une chose. elia est une plateforme complète dédiée à la gestion du lieu de travail ; ainsi, la réservation de salles s'intègre au même système que la réservation de bureaux, la gestion des visiteurs, la gestion des espaces et d'autres modules. Une seule facture pour tout. Vous n'êtes pas obligé d'activer toutes ces fonctionnalités. De nombreuses équipes commencent par utiliser uniquement la réservation et laissent le reste de côté, puis activent un module ultérieurement si elles en ont besoin.
Le coût n'est qu'une partie du problème (et ne représente que la moitié du problème). Ces chambres réservées mais inoccupées occupent un espace précieux pour lequel vous payez déjà le prix fort.
Près de 40 % des salles de réunion réservées font l'objet d'une non-présentation. Une personne réserve une salle mais ne se présente pas, ce qui signifie que le calendrier continue de l'afficher comme réservée, empêchant ainsi l'équipe suivante de pouvoir l'utiliser. En résumé, cela donne l'impression que vos locaux sont pleins, alors qu'en réalité, ils ne sont utilisés qu'à 60 % de leur capacité.
La libération automatique est la solution à ce problème de réservations fantômes. Lorsqu'une personne effectue son enregistrement, que ce soit via un panneau, une application, un code QR ou un capteur, elle doit le faire dans les quelques minutes qui suivent l'heure d'enregistrement prévue. Et si elle ne le fait pas, la salle redevient automatiquement disponible pour d'autres équipes.
Je ne vais pas dire que tout est parfait. Il arrive parfois que des gens arrivent en retard, que des réunions soient reportées, etc., mais le délai de sortie a bel et bien son importance.
Il n'en reste pas moins qu'un taux d'inoccupation de 40 % représente une part considérable de l'espace pour lequel vous payez actuellement un loyer, et c'est ce chiffre que vous pouvez présenter au service financier pour étayer votre argumentation. Ce chiffre fait également passer toute différence de prix entre les logiciels pour une simple erreur d'arrondi.
Et n'oublions pas les rapports sur l'occupation des salles. Ils vous indiquent quelles salles restent systématiquement vides et lesquelles sont toujours bondées, ce qui vous permet de transformer une simple réservation de salle en une décision éclairée concernant le renouvellement d'un bail.
La personne chargée de l'établissement des devis peut soumettre chaque devis aux six vérifications suivantes :
Vous souhaitez un regard neuf sur vos chiffres ? Envoyez-nous le nombre de vos salles et d'employés, et nous vous indiquerons le coût par salle d'une installation elia pour votre entreprise.
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