Deux fournisseurs vous font un devis pour les mêmes 40 salles de réunion de votre bureau de 500 personnes. L'un propose 480 $ par mois. L'autre, 2 500 $. Les mêmes salles. L'un facture par salle, l'autre par employé, et vous avez beaucoup plus de personnes que de salles.
Ah, et aucun des deux devis ne mentionnait les écrans à l'extérieur des salles ni le câble pour les alimenter (dans certaines configurations, tout ça coûte plus cher qu'une année complète de logiciel).
Vous ne ratez rien. Le montant affiché sur la page des tarifs est rarement celui que vous finissez par payer.
Examinons quelques exemples concrets de coûts liés aux systèmes de réservation de salles de réunion. Voici ce que vous allez découvrir :
Si vous préférez comparer les fonctionnalités, nous avons un guide à part sur les meilleurs logiciels de réservation de salles. Celui-ci parle uniquement d'argent 💰
Les logiciels de réservation de salles, parfois appelés « systèmes de réservation de salles de réunion », peuvent coûter entre zéro et plusieurs centaines de dollars par mois, selon la tarification pratiquée par le fournisseur.
Voici ce que les principaux acteurs indiquent dans leurs grilles tarifaires en septembre 2026, d'après les informations disponibles sur leurs propres sites. Tous les prix indiqués correspondent à leurs forfaits annuels.
Mais comme elles changent tout le temps, consultez vous-même la page en direct.
Cette colonne du milieu, le modèle, détermine comment votre facture évolue. Et il en existe essentiellement 3 :
Prenons ce bureau de 40 salles de réunion et calculons le prix des deux façons à mesure que votre entreprise grandit.
Par salle, au tarif d'Officely de 12 $ par espace, 40 salles reviennent à 480 $ par mois. Ce montant reste le même que 500 ou 5 000 personnes travaillent dans l'immeuble, parce que vous avez toujours 40 salles.
Par utilisateur, au tarif de 5 $ par personne proposé par deskbird :
Comme je l'ai mentionné plus haut, la facturation par utilisateur actif réduit ce montant si une partie du personnel ne réserve jamais, mais dans un bureau hybride achalandé, beaucoup de gens réservent.
Plus l'écart entre votre effectif et votre nombre de salles est grand, plus le modèle de tarification se fait sentir. Si vous avez une petite équipe stable et que la plupart des gens réservent des salles, la tarification par utilisateur peut très bien fonctionner. Mais si vous avez beaucoup plus de personnes que de salles, la tarification par salle est plus logique.
Oui !
Si vous disposez d'un petit bureau, une formule gratuite ou une application à 99 $ pourrait suffire pour gérer la réservation de vos salles. Officely est gratuit jusqu'à 5 utilisateurs, Roomzilla jusqu'à 3 espaces, et Skedda propose un essai gratuit plutôt qu'une formule gratuite à vie.
Et si vous utilisez Microsoft 365 ou Google Workspace, vous pouvez réserver des salles via Outlook ou Google Agenda. Pour la gestion de base des réservations de salles, vous disposez donc peut-être déjà de tout ce dont vous avez besoin.
Le gratuit fonctionne plutôt bien jusqu'à un certain point. Dès que vous avez besoin d'une douzaine de salles, de plusieurs sites, d'écrans sur les portes, d’analyses d’occupation ou de SSO, vous passerez à un forfait payant. Les forfaits gratuits et la réservation de base dans Microsoft ne vont pas aussi loin. Et un outil gratuit qui ne vous montre pas comment votre espace est utilisé ne vous fait rien économiser si vous prenez vos décisions d'aménagement à l'aveugle.
Si vous voulez un écran à l'extérieur de chaque salle qui montre sa disponibilité en temps réel, libre ou non, le logiciel peut être la partie la moins chère. Il faut quand même acheter les écrans et les faire installer.
Il existe 3 façons d'installer un écran sur la porte, à différents prix :
Parlons aussi du coût de ce qu'il y a derrière l'écran. Pour la fixation, prévoyez un support ou un boîtier de qualité commerciale, à environ 120 à 250 $ par porte, et ça, c'est seulement pour les murs de verre ordinaires.
Ensuite, un panneau mural a besoin d'un câble réseau pour l'alimentation et les données. Vous pouvez faire installer un point réseau Cat6 commercial pour 125 à 400 $, et la majeure partie de ce coût correspond en fait à la main-d'œuvre de l'électricien. Si vous devez l'installer dans des murs déjà finis, attendez-vous au coût le plus élevé, soit de 300 à 400 $ par point réseau. Et si vous choisissez une tablette plutôt qu'un panneau avec port réseau intégré, il faudra aussi ajouter un convertisseur d'alimentation et de données derrière, ce qui représente 70 à 90 $ de plus.
Faites le calcul pour une seule salle avec un panneau dédié :
Ça représente 1 600 $ de matériel par salle. Pour 40 salles, c'est environ 64 000 $.
Mais vous n’aurez peut-être même pas besoin de tout ce matériel. Si votre équipe gère les réservations depuis un téléphone ou un ordinateur portable, le logiciel fonctionne très bien sans aucun écran sur les portes. Les panneaux justifient leur existence lorsque la confusion à l’entrée est un véritable casse-tête au quotidien, que les gens tournent en rond devant les salles sans savoir si elles sont occupées, ou qu’il y a des doubles réservations que le logiciel ne peut pas empêcher à lui seul à l’entrée.
Si ce n'est pas votre cas, honnêtement, ces panneaux sont une dépense dont vous pouvez tout simplement vous passer.
Et si vous souhaitez avoir une vision plus globale de l'aspect matériel, nous vous proposons un tour d'horizon complet des technologies destinées aux salles de réunion, au-delà de la simple réservation.
Le prix du logiciel seul ne vous dit pas grand-chose.
Voici donc le coût sur 3 ans pour ce même bureau de 40 salles et 500 personnes, selon 2 modèles de logiciel, chacun avec des écrans iPad sur les portes : logiciel, matériel et installation. Je compte environ 500 $ par salle pour le support et le point réseau, une estimation arrondie à partir des fourchettes ci-dessus.
Ces chiffres sont mes propres estimations, pas des chiffres fournis par un fournisseur. Allez-y, remplacez-les par votre nombre de salles et votre effectif : ce n'est qu'un ordre de grandeur, pas un vrai devis.
Dans ce scénario, l'option par utilisateur coûte plus du double de l'option par salle pour exactement le même bureau, uniquement à cause des 500 personnes. Et la décision côté matériel pèse autant sur le total que le modèle de logiciel. Vous pouvez vous passer des panneaux et réserver depuis les téléphones, et la majeure partie de ce coût disparaît.
Avant même de passer au matériel, certains éléments viennent s'ajouter à la facture. Surveillez bien les éléments suivants :
elia est une plateforme de gestion des opérations du lieu de travail, et la réservation de salles y est facturée par salle, en plus d'un forfait de base, donc votre coût suit votre nombre de salles.
Le forfait de base est gratuit jusqu'à 50 emplacements. La réservation de salles commence à 50 $ par salle par an, et il existe aussi un module avancé qui regroupe toutes les salles dans une seule vue calendrier. L'intégration à Microsoft 365 et le SSO font partie du forfait Basic, à 5 000 $ par an.
Encore une chose. elia est une plateforme complète dédiée à la gestion du lieu de travail ; ainsi, la réservation de salles s'intègre au même système que la réservation de bureaux, la gestion des visiteurs, la gestion des espaces et d'autres modules. Une seule facture pour tout. Vous n'êtes pas obligé d'activer toutes ces fonctionnalités. De nombreuses équipes commencent par utiliser uniquement la réservation et laissent le reste de côté, puis activent un module ultérieurement si elles en ont besoin.
Le coût n'est que la moitié de l'histoire (et la moitié du problème). Ces salles réservées mais vides occupent un espace précieux pour lequel vous payez déjà le gros prix.
Près de 40 % des salles de réunion réservées restent vides : la personne réserve, mais ne se présente pas. Le calendrier affiche donc toujours la salle comme réservée, ce qui empêche l'équipe suivante de l'utiliser. Résultat : votre bureau semble plein, mais en réalité, il n'est utilisé qu'à 60 % de sa capacité.
La libération automatique est la solution à ce problème de réservations fantômes. Lorsqu'une personne effectue son enregistrement, que ce soit via un panneau, une application, un code QR ou un capteur, elle doit le faire dans les quelques minutes qui suivent l'heure d'enregistrement prévue. Et si elle ne le fait pas, la salle redevient automatiquement disponible pour d'autres équipes.
Je ne dirai pas que c'est parfait. Parfois, les gens arrivent en retard, les réunions sont reportées, etc., mais le délai de libération compte vraiment.
Il n'en reste pas moins qu'un taux de non-présentation de 40 %, c'est une énorme partie de l'espace pour lequel vous payez un loyer, et c'est ce chiffre que vous pouvez apporter au service des finances pour défendre votre dossier. À côté, n'importe quel écart de prix entre logiciels ressemble à une erreur d'arrondi.
Et n'oublions pas les rapports sur l'occupation des salles. Ils vous indiquent quelles salles restent systématiquement vides et lesquelles sont toujours bondées, ce qui vous permet de transformer une simple réservation de salle en une décision éclairée concernant le renouvellement d'un bail.
La personne qui s'occupe d'évaluer les prix peut soumettre chaque devis aux 6 mêmes vérifications :
Vous aimeriez un regard neuf sur vos chiffres ? Envoyez-nous votre nombre de salles et votre effectif, et nous vous montrerons ce que coûterait une tarification par salle avec elia pour votre bureau.
Réponses à vos questions les plus fréquentes
%20(1).png)
![Automatisation des salles de conférence : le guide complet pour des réunions plus intelligentes [2026]](https://cdn.prod.website-files.com/64f88f68249f7cafe071d150/69383a535f2d6b279898c8ef_151.png)