Système de badges pour visiteurs : comment ça marche et quels sont les critères à prendre en compte

Il est 9 heures du matin. Quatre personnes se présentent en même temps à l'accueil : un prestataire, deux candidats à un entretien et un coursier. Votre réceptionniste imprime les badges à la main et appelle les personnes chargées de les accueillir l'une après l'autre. Deux de ces visiteurs se sont déjà dirigés vers les ascenseurs sans rien accroché à leur chemise.

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Cette situation se répète bien trop souvent. Les badges avaient été imprimés sans problème, mais le souci venait de tout le reste : aucune trace de l'identité de ces deux invités, et personne ne savait exactement où ils étaient passés.

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C'est là tout l'intérêt d'un système de badges pour visiteurs, et le badge en lui-même n'en représente qu'une infime partie. N'importe quelle imprimante peut produire un badge. Ce pour quoi vous payez, c'est le système qui se cache derrière : la manière dont le visiteur est identifié, les lieux auxquels le badge lui donne accès, et la possibilité de retrouver une trace exploitable si quelqu'un en fait la demande trois mois plus tard.

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Alors, avant de vous précipiter pour en acheter un, voici :

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• comment ces systèmes fonctionnent
• quels types de badges vous pouvez délivrer
• et ce qui distingue un véritable système d'une simple machine à autocollants fantaisie

Qu'est-ce qu'un système de badges pour visiteurs ?

Un système de badges visiteurs est une solution combinant logiciel et matériel qui permet d'enregistrer un visiteur, de vérifier son identité et de lui délivrer un titre d'accès lié à ce dossier. Ce titre d'accès prend généralement la forme d'un badge imprimé ou d'un pass numérique.

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Le badge n'est qu'un élément du système, mais c'est le reste du système qui effectue toutes les tâches qui vous importent : enregistrer la visite, alerter l'hôte et contrôler les zones auxquelles le visiteur a accès. Lorsque vous comparez les différentes options, veillez à vous concentrer sur ce que chaque système fait de cette visite.

Fonctionnement d'un système de badges pour visiteurs

La plupart des systèmes suivent un processus de gestion des visiteurs assez classique :

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• Le visiteur s'enregistre. Cet enregistrement s'effectue sur une borne en libre-service, via une tablette de réception ou en scannant un code QR à son arrivée. Certains systèmes permettent aux visiteurs de s'enregistrer à l'avance, de sorte que leurs informations soient déjà enregistrées dans le système avant leur arrivée, ce qui évite les files d'attente à l'accueil.

• Le système recueille les informations relatives aux visiteurs. Il enregistre leur nom, le nom de leur entreprise, la personne qu’ils viennent voir et la raison de leur visite. Les configurations à sécurité renforcée intègrent en outre la prise d’une photo et la numérisation d’une pièce d’identité afin de vérifier l’identité de la personne. Certains systèmes permettent de vérifier si un visiteur figure sur des listes de surveillance avant de l’autoriser à entrer.

• L'hôte en est informé. Dès que la connexion est établie, l'hôte avec lequel la personne a rendez-vous reçoit un e-mail ou un message sur Slack ou Microsoft Teams. Personne n'a ainsi à arpenter les couloirs du bureau à la recherche de la bonne personne.

• Le badge est délivré. Le système imprime instantanément le badge du visiteur à la borne, ou le visiteur reçoit un pass numérique sur son téléphone. Dans les deux cas, il peut entrer en quelques secondes.

• L'enregistrement est conservé. Chaque visite d'un invité est consignée dans un registre numérique que vous pouvez consulter en quelques clics, ce qui facilite les contrôles. Cela constitue également une ressource précieuse pour le personnel de sécurité en cas d'urgence, lorsque vous devez savoir exactement qui se trouve dans les locaux.

• Déconnexion et expiration. Le badge est déconnecté lorsque le visiteur quitte les lieux, ou il expire de lui-même. Certains modèles de badges changent de couleur pendant la nuit, de sorte qu’il est visiblement invalide dès le lendemain.

Quelles informations figurent sur un badge de visiteur ?

Vous devez au minimum faire apparaître le mot « VISITEUR » en caractères suffisamment grands pour être lisibles depuis l'autre bout de la pièce, ainsi que le nom du visiteur, celui de son entreprise, le nom de la personne qu’il vient voir et l’heure d’expiration. Ajoutez une photo si votre politique exige une pièce d’identité avec photo, ainsi qu’un code QR pour la sortie ou l’accès aux portes. Le logo de l’entreprise est facultatif.

La plupart des systèmes vous permettent de personnaliser cette fonctionnalité. Vous pouvez attribuer un code couleur aux badges en fonction du type de visiteur, de sorte que le badge d'un sous-traitant soit différent de celui d'un candidat à un entretien. Vous pouvez afficher différents champs ou messages selon la personne qui s'enregistre.

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Concevez le badge de manière à ce que le personnel et les agents de sécurité puissent identifier rapidement les visiteurs d'un seul coup d'œil. Une photo et le nom de la personne qui accueille le visiteur facilitent bien davantage l'identification qu'un simple logo. Si un membre du personnel peut, en regardant un badge, savoir que cette personne fait partie de l'équipe du prestataire chargé de l'entretien des locaux au 3e étage, c'est que le badge remplit sa fonction.

Ce qu'un badge doit indiquer selon le type de visiteur

Selon les visiteurs, les badges requis varient. Voici quelques cas courants :

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• Prestataires et maintenance. Indiquez l'entreprise pour laquelle ils travaillent, les zones auxquelles ils ont accès et l'heure de fin. De nombreux sites précisent également si la personne a besoin d'être accompagnée.

• Fournisseurs et livraisons. Un badge simple et rapide, généralement réservé au hall d'entrée ou au quai de chargement, sans accès au-delà du point d'entrée.

• Auditeurs et inspecteurs. Nom, organisme d'appartenance et entité ou service dont ils dépendent. Il est souvent nécessaire de conserver une trace précise de ces visites pour référence ultérieure.

• Mener des entretiens avec les candidats. Un badge simple qui ne révèle pas la raison de leur présence sur place.

La mention « accompagnement obligatoire » mérite une mention particulière. Dans les sites réglementés et les sites de production, certains visiteurs ne sont pas autorisés à se déplacer seuls dans les locaux. Un badge portant clairement la mention « accompagnement obligatoire » indique à tout membre du personnel que cette personne doit être accompagnée, ce qui est bien plus facile à faire respecter qu’une simple ligne dans un document réglementaire.

Types de badges visiteurs

Tous les lieux de travail n'ont pas besoin du même badge. Voici les principales options :

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• Autocollant imprimé. Le type le plus courant. Peu coûteux, à usage unique, imprimé sur une imprimante thermique. Convient parfaitement à la plupart des bureaux.

• Badge imprimé dans un support. Support non adhésif présenté dans une pochette en plastique ou muni d'un clip pour être porté autour du cou. Le support est réutilisable, mais l'insert imprimé est jeté après utilisation.

• Badges à durée limitée. Il s'agit d'un support spécial qui change de couleur au bout d'un certain temps, généralement pendant la nuit, de sorte que le badge devient visiblement inutilisable et ne peut plus être réutilisé. Cette solution est particulièrement adaptée aux sites qui ont vraiment besoin d'une sécurité renforcée. Sachez toutefois qu'il s'agit d'une propriété du matériau du badge, et non du logiciel ; vous devez donc vous assurer que votre imprimante et votre support sont compatibles.

• Pass numériques/mobiles. Un code QR ou une puce NFC sur le téléphone du visiteur. Pas d'impression de badges, pas de papier. Idéal pour les sites à forte affluence ou les installations sans contact.

• Cartes RFID ou NFC. Une carte physique, similaire aux cartes d'identité du personnel, qui sert également de titre d'accès temporaire et doit être restituée à la fin de la visite. Elle est utilisée lorsqu'un visiteur doit ouvrir des portes au cours de sa visite.

Les critères à prendre en compte pour choisir un système de badges pour visiteurs

Lorsque j'évalue un système de badges, j'ai tendance à ne pas tenir compte, dans un premier temps, de la liste des fonctionnalités. Presque tous les fournisseurs impriment des badges, informent les hôtes et enregistrent les visites. C'est la façon dont ces éléments se comportent dans la pratique qui permet de déterminer la véritable valeur d'un système. Voici les points que je vérifie :

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• Cela permet d'associer le badge à un enregistrement de pointage. C'est sur cet enregistrement que se basent vos contrôles et audits de sécurité ; c'est donc l'élément essentiel.

• Les notifications destinées à l'hôte sont automatiques. L'hôte doit être informé de l'arrivée de son invité sans que personne n'ait à appeler la réception. Vérifiez quels canaux sont pris en charge (e-mail, Slack, Teams, Outlook, etc.).

• Il se connecte à votre système de contrôle d'accès. Un badge d'apparence officielle n'empêcherait pas quelqu'un de s'introduire clandestinement dans une salle de serveurs. Les systèmes intégrés au contrôle d'accès peuvent délivrer des autorisations temporaires qui limitent l'accès d'un visiteur à certaines zones spécifiques et permettent au personnel de sécurité de savoir qui se trouve où.

• Les badges ont une date d'expiration ou ne peuvent être utilisés qu'une seule fois. Un badge qui fonctionnera encore demain pourra être utilisé par n'importe qui qui le ramassera dans la poubelle. Les stocks à durée limitée ou l'impression à usage unique permettent d'éviter ce problème.

• La prise de photos et la vérification d'identité sont disponibles. Vous n'en aurez peut-être pas besoin pour chaque visiteur, mais pouvoir y recourir pour les prestataires, les livreurs ou l'accès aux zones réservées constitue une option utile.

• Les flux de travail s'adaptent au type de visiteur. Un livreur, un candidat à un poste et un prestataire de maintenance ne doivent pas être traités de la même manière. Un bon système vous permet donc de définir un parcours différent pour chacun d'entre eux, y compris une mention « accompagnement obligatoire » pour les sites à accès restreint.

• Il assure la conformité. Les journaux numériques, les règles automatiques de conservation des données et les rapports d'audit exportables font tous partie intégrante de cette solution. Nous y reviendrons plus en détail ci-dessous.

• Il s'intègre à vos outils existants : Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Teams, votre agenda. Si les notifications destinées aux hôtes et les invitations envoyées aux visiteurs s'affichent directement dans les outils que vous utilisez déjà, l'adoption se fait toute seule.

• L'impression est rapide et le matériel s'adapte à votre espace. Une impression instantanée est la norme sur un bon système. Une impression lente est tout simplement frustrante. La plupart des systèmes utilisent des imprimantes thermiques directes de marques telles que Brother, Zebra, DYMO ou Epson. Les modèles de base monochromes coûtent entre 100 et 800 dollars ; les imprimantes de cartes couleur sont plus onéreuses.

• C'est une solution basée sur le cloud et évolutive. Pas besoin de vous soucier d'un serveur sur site, et elle devrait fonctionner de la même manière, que vous ayez un seul bureau ou dix. Si vous disposez de plusieurs sites, vous souhaitez avoir une vue d'ensemble de tous ces sites à partir d'une seule et même configuration.

Badges, conformité et données relatives aux visiteurs

Chaque badge que vous imprimez laisse une trace numérique, ce qui est utile pour la sécurité, mais cela constitue également une responsabilité au regard des règles de protection de la vie privée telles que le RGPD.

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Les principes sont assez simples : ne collecter que ce dont vous avez besoin, expliquer aux visiteurs pourquoi vous collectez ces données, ne les conserver que tant qu'elles sont utiles, puis les supprimer. Le RGPD est celui dont la plupart des gens parlent, mais ce même principe s'applique également aux lois auxquelles vos acheteurs sont soumis.

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La loi fédérale canadienne PIPEDA et la loi 25 du Québec vous imposent toutes deux de ne conserver les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire et de les détruire ou de les anonymiser par la suite. La législation américaine en matière de protection de la vie privée est un ensemble hétéroclite de réglementations étatiques, comme la CCPA californienne, qui reposent toutes sur le même principe fondamental. Aucune d'entre elles ne fixe de délai de conservation unique et fixe. Dans la pratique, la plupart des organisations conservent les dossiers des visiteurs pendant 30 à 90 jours, puis les détruisent.

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C'est là que le numérique l'emporte sur le papier à tous les égards. Un registre hébergé dans le cloud est crypté et permet de supprimer automatiquement les entrées selon un calendrier défini. Un registre papier n'offre aucune de ces possibilités. Il est conservé à l'accueil, où n'importe qui peut le consulter, et pour respecter une politique de conservation, il faut que quelqu'un pense à le déchiqueter.

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Si un système de badges ne permet pas la suppression automatique des données selon un calendrier défini, considérez cela comme un risque en matière de conformité.

De quelle capacité de système avez-vous besoin ?

La classification finale dépendra de votre site ; voici donc comment je le classerais, en gros, en trois niveaux :

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• La formule de base : un registre d’entrée et un badge imprimé. Les petits bureaux comptant moins de 25 employés et accueillant seulement quelques visiteurs par semaine peuvent opter pour une solution simple. Les visiteurs s’inscrivent dans le registre, reçoivent un badge, et les personnes concernées en sont informées. Dans ce cas, la clarté du processus d’accueil prime sur une longue liste de fonctionnalités, et le papier peut tout à fait faire l’affaire si la réception est assurée toute la journée.

• Solution intégrée : badges liés à l'identité et aux droits d'accès. Sites multiples, prestataires réguliers ou zones nécessitant un contrôle d'accès. Le badge devient bien plus qu'un simple badge nominatif : il est associé aux dossiers et aux autorisations d'accès temporaires, et les flux de visiteurs varient en fonction du type de visiteur.

• Proactif : conformité et gestion des risques intégrées. Secteurs soumis à une réglementation stricte, à des audits réguliers ou disposant de sites hautement sécurisés. Dans ces environnements, les systèmes de gestion des visiteurs doivent être capables de suivre l'ensemble des activités. Cela implique le stockage automatisé des données, des exigences en matière d'accompagnement, des contrôles d'identité, des listes de surveillance et des rapports pouvant être fournis aux auditeurs à tout moment.

Le délai de mise en place évolue de la même manière. Un système en libre-service sur un seul site peut être mis en service le jour même. Une mise en service guidée avec intégrations prend entre 1 et 4 semaines. Les déploiements d'entreprise sur plusieurs sites, en particulier ceux reliés à un système de contrôle d'accès, prennent entre 3 et 6 mois.

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Le seuil critique pour la plupart des bureaux se situe entre 40 et 50 visiteurs par semaine, ou dès l'apparition de la première exigence réglementaire concrète, selon la première éventualité. En dessous de ce seuil, vous pouvez probablement vous en sortir avec un système simple. Au-delà, le registre et les règles d'accès ne sont plus de simples options.

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Pour obtenir le détail complet des tarifs par formule, du matériel et des frais cachés, consultez notre guide des coûts des systèmes de gestion des visiteurs.

Exemples de systèmes de badges pour visiteurs

La plupart d'entre eux gèrent bien le flux principal. Ce qui les différencie, c'est l'usage auquel ils sont destinés : un hall d'accueil soigné, un atelier d'usine ou une école où l'on vérifie les pièces d'identité à l'entrée :

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• elia. La gestion des visiteurs s'inscrit dans une plateforme plus large dédiée à l'environnement de travail, de sorte que les badges s'intègrent aux fonctionnalités de réservation de bureaux, de salles et à d'autres opérations de bureau, plutôt que de figurer dans une application autonome.

• Solution destinée au secteur des entreprises. Champs personnalisables pour les badges, prise de photo et intégration au système de contrôle d'accès, destinée aux grands bureaux ayant de réels besoins en matière de sécurité.

• Sine (de Honeywell) pour les ateliers de production. Conçu pour faciliter l'accès aux sites et renforcer la sécurité, il est davantage adapté aux sites de production et aux chantiers où les sous-traitants sont nombreux qu'à un simple comptoir d'accueil.

• LobbyGuard est destiné aux établissements scolaires et aux administrations. Il met l'accent sur la lecture des pièces d'identité et le filtrage par liste de surveillance lors de l'enregistrement, ce qui explique pourquoi il est installé dans des bâtiments publics à haut niveau de sécurité.

• Kisi, c'est la porte qui fait toute la différence. Le système repose sur un contrôle d'accès : le badge et les informations d'identification permettant d'ouvrir la porte proviennent donc de la même source.

• Greetly et VisitUs pour les petites et moyennes entreprises. Des outils axés sur l'accueil qui permettent d'enregistrer les arrivées, d'imprimer, d'envoyer des notifications et de consigner les données en toute simplicité, sans configuration complexe.

Si vous cherchez des systèmes à tester, choisissez-en deux ou trois qui correspondent à vos besoins, puis demandez à quelqu'un de venir les essayer. C'est souvent un bien meilleur moyen de déterminer ce qui fonctionne que de se contenter de consulter une fiche technique.

Le rôle d'Elia et par où commencer

Quel que soit le système que vous envisagez, la question reste la même : un badge peut-il s'intégrer à un système de gestion des dossiers, des notifications et des contrôles d'accès qui continue de fonctionner sans accroc, même lors d'une matinée de folie ?

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C'est exactement le principe d'elia. Les visiteurs s'enregistrent à une borne ou sur une tablette, ou s'inscrivent à l'avance en scannant un code QR. L'hôte reçoit un e-mail ou une notification sur Slack ou Teams dès qu'ils s'enregistrent, et chaque visite est consignée dans un journal prêt à être exporté dès qu'on vous le demande. Comme cette fonctionnalité fait partie d'une plateforme professionnelle plus large, le badge s'intègre parfaitement aux réservations de bureaux et de salles, au lieu d'être isolé dans une application distincte.

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Si vous souhaitez découvrir à quoi cela ressemble dans vos propres locaux, suivez la visite interactive ou réservez une démonstration!