Le partage des bureaux a-t-il été évoqué récemment lors d'une de vos réunions générales ?
Vous avez sans doute remarqué que certains ont fait la grimace. Cette réaction est toutefois en partie tout à fait justifiée. De nombreuses entreprises ont mal géré cette transition : elles ont supprimé tous les bureaux pour faire des économies, n’ont rien proposé en contrepartie et ont laissé les employés tourner en rond dans les locaux à la recherche d’un endroit où s’asseoir. Alors oui… il n’est pas étonnant que les gens soient sceptiques.
Mais, même si cela peut paraître un peu contre-intuitif, le partage de bureaux fonctionne bel et bien lorsqu'il est mis en place correctement. Une étude allemande menée auprès d'environ 2 000 personnes pratiquant déjà le partage de bureaux a révélé qu'environ 60 % d'entre elles étaient satisfaites de ce mode de fonctionnement. Environ 50 % ont toutefois déclaré qu'elles préféreraient disposer de leur propre bureau, ce qui montre bien que tout dépend de la manière dont cette mesure est mise en œuvre.
C'est justement l'objet de ce guide de mise en œuvre du partage de bureaux : bien faire les choses dès le départ.
Vous y trouverez :
Le partage de bureaux signifie qu'il y a plus de personnes au bureau que de bureaux disponibles, de sorte que personne ne dispose d'un poste de travail attitré. Les employés réservent un bureau à l'avance ou s'installent à un bureau libre dès leur arrivée.
C'est en tout cas comme ça qu'on l'appelle. C'est un terme générique qui englobe à la fois le « hot desking » et l'« hoteling ». Et cela fonctionne parce que, dans un bureau hybride, les postes de travail restent inoccupés la majeure partie de la semaine. Si votre équipe n'est présente que deux ou trois jours par semaine, vous payez un loyer pour des sièges que personne n'utilise.
Le partage de bureaux est l'un des modèles de travail flexibles destinés à réduire ce gaspillage d'espace, ce qui explique pourquoi tant d'équipes hybrides l'ont adopté.
Les gens utilisent ces trois termes comme s'ils étaient interchangeables, mais ce n'est pas tout à fait le cas.
De nos jours, la quasi-totalité des formules de partage de bureaux s'apparentent en réalité à un système d'« hoteling » géré par une application de réservation. Le système de réservation évite qu'une journée chargée ne se transforme en une course effrénée aux places disponibles et empêche que deux personnes ne se retrouvent au même bureau.
En règle générale, on compte un bureau pour 1,5 à 2 personnes dans une équipe qui se rend au bureau 2 à 3 fois par semaine. Ainsi, pour une équipe de 100 personnes, il faut prévoir entre 50 et 65 bureaux.
Ce qui importe ici, c'est la fréquentation de vos bureaux, c'est-à-dire le nombre de personnes présentes chaque jour. Ne vous fiez pas aux chiffres officiels ! Consultez les données relatives aux badges ou l'historique des réservations, et vous constaterez sans doute que ce chiffre est bien inférieur à ce que les chiffres officiels laissent entendre.
Pour connaître la méthode dans son intégralité, nous mettons à votre disposition un guide complet sur le taux de partage des bureaux qui vous aidera à déterminer le nombre de bureaux dont vous avez besoin.
Voici comment mettre en place le partage de bureaux dès le départ, en suivant une démarche efficace, depuis la définition de votre ratio jusqu'aux ajustements à apporter une fois le système opérationnel.
Commencez par ce chiffre approximatif, puis observez attentivement comment les employés se regroupent au bureau. Il suffit de disposer des données de présence sur quelques semaines pour s'en rendre compte : quelles équipes sont présentes les mêmes jours, quels jours de la semaine sont toujours bondés et dans quel coin de l'étage personne ne met jamais les pieds.
Utilisez ce principe pour diviser les locaux en zones (ou « quartiers »). Chaque équipe dispose ainsi d’un espace qui lui est propre, où elle peut réserver des bureaux. Il est important de bien définir dès le départ ce type de répartition des espaces, car une réflexion préalable sur l’aménagement des locaux vous évitera bien des remaniements ultérieurs. Les employés semblent également beaucoup plus à l’aise avec le partage des bureaux lorsqu’ils savent à peu près où se trouve leur équipe.
Le partage de bureaux nécessite un logiciel performant pour assurer son bon fonctionnement. Sans cela, les réservations deviennent obsolètes et, avant même de s'en rendre compte, une matinée chargée se transforme en véritable chaos.
Un bon logiciel de réservation de bureaux peut s'avérer très utile dans ce domaine ; lorsque vous comparez les différentes options, privilégiez donc la simplicité :
Voici quelques noms à retenir : Skedda et deskbird proposent tous deux des solutions de réservation de postes de travail avec plan d'étage et analyses ; Joan ajoute des écrans physiques pour les postes de travail et les salles ; quant à OfficeSpace, il va plus loin en proposant une gestion de l'espace pour les grands parcs immobiliers. Chacune de ces solutions a ses propres spécificités, alors choisissez celle qui correspond le mieux aux besoins de votre bureau.
elia est également disponible ici. L’application de réservation de bureaux vous propose un plan interactif pour réserver des bureaux, le système d’enregistrement avec libération automatique récupère automatiquement les places non occupées, et les analyses indiquent le taux d’occupation réel par zone. Comme elle couvre les bureaux, les salles, les visiteurs et tout le reste, vous n’avez besoin que d’un seul système, sans avoir à ajouter un outil supplémentaire.
Une charte de partage des bureaux n'est qu'un court document qui précise le fonctionnement du système : comment réserver un bureau, pendant combien de temps on peut le garder, ce qu'il faut faire à la fin de la journée, où ranger ses effets personnels, ainsi que les règles élémentaires de bonne conduite au bureau.
Inutile de tout rédiger de zéro. Nous mettons à votre disposition un modèle gratuit de politique de partage de bureaux que vous pouvez copier et adapter à vos besoins. Il vous suffit d'y indiquer votre ratio, vos zones et vos règles de réservation, et le tour est pratiquement joué.
Ne négligez surtout pas cet aspect, car il fait vraiment toute la différence : la manière dont vous présentez votre politique de partage des bureaux peut faire la réussite ou l'échec de cette initiative. Vous devez aborder quatre points : pourquoi vous mettez cela en place, ce qui change, ce qui reste inchangé et ce que les collaborateurs y gagnent.
Soyez franc quant aux raisons. S'il s'agit de réaliser des économies ou de gagner de l'espace, dites-le clairement. Les gens sentent toujours quand on leur raconte des histoires, et prétendre qu'il s'agit d'une « refonte de la collaboration » alors que la véritable raison est de réduire les coûts immobiliers et d'obtenir de meilleures conditions de location ne fera que vous faire perdre une confiance que vous ne pourrez pas regagner.
Envoyez l'annonce de la part d'une vraie personne, et non depuis une adresse générique de type « no-reply », et indiquez aux destinataires où ils peuvent poser leurs questions. Une formule comme celle-ci pourrait convenir :
La première semaine donne le ton, alors considérez-la comme le lancement qu'elle est. Assurez-vous qu'une personne soit présente sur place pour aider les employés, répondre aux questions du type « comment ça marche ? » et régler les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent des gros.
Surveillez bien les mardis et mercredis. Ce sont presque toujours les jours les plus chargés, et si quelques personnes ne parviennent pas à trouver un bureau dès la première semaine, la nouvelle se répand très vite. Donnez-leur un moyen simple de signaler le problème, par exemple un canal Slack ou un formulaire rapide pour envoyer des demandes d'assistance, et réglez le problème le jour même.
Le moindre petit contretemps peut s'avérer préjudiciable dès le départ. Une personne qui n'arrive pas à se servir de l'application ou qui passe dix minutes à chercher une place risque tout simplement de partir en pensant que le système ne fonctionne pas. La présence d'un interlocuteur sur place fera bien plus la différence que n'importe quelle documentation, aussi complète soit-elle.
Une fois que la situation se sera calmée, laissez les données vous indiquer les domaines dans lesquels vous devez apporter des changements. Vos chiffres relatifs aux réservations et à l'utilisation de l'espace vous permettront d'identifier les problèmes :
Apportez le changement, puis expliquez aux gens ce qui a changé et pourquoi. Ce petit geste de communication, qui montre que vous êtes réellement à l'écoute, vous vaut beaucoup de bonne volonté. C'est là que les analyses d'occupation et les cartes thermiques commencent à faire leurs preuves : elles vous indiquent quelles zones sont généralement très fréquentées et lesquelles ne sont que de l'espace inutilisé, ce qui vous permet de prendre des décisions fondées sur des faits.
Que votre entreprise parle d’« étiquette du hot desking » ou d’« étiquette du partage de bureau », ce qui reste en tête, ce sont les choses dont les gens se souviennent. Voici donc les règles de partage de bureau à retenir pour votre première semaine :
La plupart des réticences que vous entendrez ne concernent pas le bureau en soi. Les gens n’aiment tout simplement pas perdre quelque chose qui leur est familier, et cela se traduit généralement par toujours les mêmes quelques inquiétudes. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une réponse claire à chacune d’entre elles, et le fait d’avoir cette réponse toute prête contribue pour moitié à préserver l’expérience des employés tout au long de cette transition. Voici ce que vous pourriez entendre :
Lorsque le partage de bureau ne se passe pas comme prévu, on constate souvent une liste restreinte d'erreurs récurrentes, qui pourraient toutes être évitées. Évitez-les et vous aurez déjà fait le plus gros du chemin vers un partage de bureau réussi :
Si vous suivez correctement ces six étapes, le reste se mettra en place tout seul. Il vous faut un chiffre de fréquentation réel, un logiciel performant, une politique de partage des bureaux, une annonce rédigée dans un langage simple et un effectif suffisant pour la première semaine. Ensuite, il suffit de surveiller les chiffres et d'apporter des ajustements au fur et à mesure.
Les bureaux où le partage fonctionne ont pris au sérieux l'aspect « humain » : des espaces dédiés aux équipes pour que chacun puisse rester avec son groupe, des casiers pour ranger ses effets personnels, des coins calmes pour se concentrer, ainsi qu'une application vraiment facile à utiliser. La plupart des gens s'y adapteront sans problème (et bon nombre d'entre eux finiront même par l'apprécier !).
Si vous souhaitez disposer des données de réservation et d'occupation qui permettent de garantir le bon fonctionnement du partage de bureaux bien au-delà de la semaine de lancement, c'est exactement ce qu'elia offre à toute l'équipe. Découvrez comment votre bureau est utilisé avant de changer quoi que ce soit 😉
Réponses à vos questions les plus fréquentes
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