SwipedOn est souvent l'une des premières solutions envisagées lorsque les équipes se mettent à chercher un logiciel de gestion des visiteurs, et ce n'est pas sans raison : il est épuré, simple et bien plus efficace qu'un registre papier.
Mais à mesure qu'un bureau s'agrandit, la donne change et l'on se pose des questions plus concrètes. Est-il capable de supporter la pression ? Peut-il gérer les formations des sous-traitants sans encombrement dans le hall d'entrée ? Est-il prêt pour l'audit de 2026 ? Peut-il s'adapter aussi facilement à dix sites qu'à un seul ?
Ce guide compare les meilleures alternatives à SwipedOn dans les domaines les plus importants lorsque la gestion des visiteurs devient un véritable système opérationnel :
- Registre des visiteurs et des prestataires
- présence des employés et visibilité sur site
- conformité et tenue des registres
- évacuations et responsabilité en cas d'urgence
- rapports, intégrations, matériel et efforts de déploiement
- structure tarifaire et adaptation à plusieurs sites
Voici une sélection de modèles si vous avez besoin d'un système capable de faire le gros du travail.
En bref : les meilleures alternatives à SwipedOn en un coup d'œil
Qu'est-ce que SwipedOn ?
SwipedOn est une solution de gestion des visiteurs destinée aux lieux de travail qui ont besoin d'un moyen fiable de savoir qui entre et qui doit être informé de l'arrivée d'une personne.
Cela semble simple, mais le produit va bien au-delà de la simple inscription à l'accueil. Aujourd'hui, il couvre l'enregistrement des visiteurs, les entrées et sorties des employés, les processus liés aux prestataires, les livraisons, les procédures de santé et de sécurité, ainsi que l'aide à l'évacuation. Il comprend également des modules de réservation de ressources pour les bureaux et autres équipements partagés, même si cet aspect de la plateforme semble plus accessoire.
Caractéristiques principales
- Gestion des visiteurs : vous bénéficiez d'un système de pré-inscription des visiteurs, d'accords de confidentialité ou de décharges de responsabilité numériques, de processus d'enregistrement personnalisés et de notifications instantanées par e-mail ou via Slack.
- Respect des règles par les prestataires et les visiteurs : vous pouvez leur demander de remplir un questionnaire de santé ou de répondre à des questions de sécurité avant de les autoriser à accéder au site.
- Arrivées et départs du personnel : les employés peuvent pointer via une tablette, un ordinateur de bureau ou l'application mobile Pocket.
- Aide d'urgence : si l'alarme incendie se déclenche, vous disposez d'un appel nominal en direct sur votre téléphone. Cette fonctionnalité fonctionne même hors connexion, ce qui vous évite de vous retrouver bloqué si le Wi-Fi venait à tomber en panne pendant une évacuation.
- Livraisons et fonctionnalités supplémentaires : SwipedOn propose également la gestion des livraisons, des notifications par SMS, le pré-enregistrement et des outils optionnels de réservation d'espaces pour les bureaux et autres ressources.
- Développement durable : pour chaque nouveau client, ils plantent un arbre. C'est un petit geste, mais les entreprises qui cherchent à améliorer leurs scores ESG apprécient souvent ce genre d'initiative.
Prix
Petit rappel : ils ont récemment fusionné avec Sign In App, et les formules reflètent désormais ce modèle d'abonnement combiné. Pensez à vérifier quelles fonctionnalités sont disponibles dans chaque formule :
- Forfait de base : 630 $ par site et par an
- Formule avancée : 1 260 $ par site et par an
- Tarif Pro : 1 890 $ par site et par an
Ce que les utilisateurs apprécient
- Une simplicité d'utilisation à toute épreuve : pas besoin de mode d'emploi pour s'en servir. Les visiteurs s'y retrouvent en quelques secondes, ce qui évite bien des tracas à la personne à l'accueil.
- Un service client efficace : les utilisateurs parlent souvent de leur service client. Il répond rapidement et vous aide à régler vos problèmes.
- Des registres fiables : cela vous permet de disposer d'une trace écrite de chaque personne ayant pénétré dans le bâtiment, sans que cette procédure ne devienne une corvée.
- Une tarification prévisible : comme elle est calculée par site, vous n'avez pas à craindre de voir votre facture grimper en flèche simplement parce que vous avez embauché dix nouvelles personnes.
Pourquoi les entreprises recherchent-elles des alternatives à SwipedOn ?
SwipedOn est un excellent outil d'accueil, mais les équipes se tournent généralement vers d'autres solutions lorsqu'elles ont besoin d'une solution à l'échelle de l'entreprise :
- Données générales : c'est très pratique pour voir qui est venu aujourd'hui, mais si vous souhaitez disposer d'analyses flexibles sur l'utilisation de votre espace au fil du temps, vous trouverez peut-être que cela manque un peu de profondeur.
- Une tarification coûteuse : comme la facturation se fait par site, c'est une véritable aubaine pour un grand bureau. Mais si vous disposez de 30 petites succursales, le coût par site grimpe rapidement.
- Niveau d'intégration : ils couvrent l'essentiel (Slack, Teams, Microsoft), mais si vous devez vous connecter à des systèmes matériels complexes ou à des outils SIRH spécifiques, vous risquez de rencontrer certaines limites.
- Besoins des sous-traitants : bien que ce système gère efficacement les sous-traitants, les entreprises du secteur de l'industrie lourde ou des domaines fortement réglementés ont parfois besoin d'outils de conformité encore plus pointus.
- Réservation simplifiée de bureaux/salles : si vous avez besoin de plans d'étage interactifs en 3D ou de règles de réservation pour une équipe hybride, SwipedOn pourrait vous sembler un peu rudimentaire par rapport aux outils spécialisés dans la gestion des espaces.
Comment nous avons évalué les alternatives à SwipedOn
Nous avons examiné ces outils comme le feraient des équipes en entreprise une fois que la gestion des visiteurs fait partie intégrante de leurs activités quotidiennes. Cela impliquait d'étudier ensemble les pages produits, les pages tarifaires, la documentation du centre d'aide, les documents d'intégration, les témoignages clients et les avis récents des utilisateurs sur G2 et Capterra, plutôt que de nous fier à une seule source prise isolément.
Pour chaque alternative à SwipedOn, nous nous sommes concentrés sur :
- Gestion des visiteurs : l'ensemble du processus, y compris la pré-inscription, les procédures d'enregistrement, les notifications aux hôtes, l'impression des badges, les validations, les champs personnalisés et son intuitivité.
- Gestion des flux de travail des employés et des prestataires : suivi de la présence au bureau ou en télétravail, ainsi que les tâches fastidieuses pour les prestataires, telles que la numérisation de documents et la vérification sur place.
- Conformité et confidentialité : les outils backend indispensables dans les environnements réglementés, notamment les pistes d'audit et les options de conservation des données.
- Préparation aux situations d'urgence : comment la plateforme gère les évacuations et les appels nominaux en temps réel, et s'il est possible de continuer à recenser les personnes présentes en cas de coupure du Wi-Fi pendant un incident.
- Rapports et visibilité : options d'exportation et affichage chronologique. Nous voulions déterminer si ces données vous offrent une véritable vue d'ensemble opérationnelle ou s'il s'agit simplement d'un simple registre des visiteurs.
- Facilité de mise en œuvre : configuration, configuration matérielle requise, gestion des appareils, contrôles administratifs et pertinence de l'outil pour une utilisation quotidienne.
- Tarification : les tarifs sont-ils publics ? Nous avons examiné le fonctionnement de leur modèle et la rapidité avec laquelle les coûts grimpent si l'on ajoute plusieurs sites ou si l'on a besoin de fonctionnalités plus avancées.
- Intégrations : vérification de la compatibilité avec votre infrastructure existante, notamment au niveau des connexions à Microsoft, Slack, des synchronisations d'annuaires, des notifications, de l'authentification unique (SSO) et du protocole SCIM.
- Avis : ce que les utilisateurs apprécient et les critiques qui reviennent régulièrement.
L'idée était d'évaluer ces options exactement comme on le ferait pour établir une véritable liste de sélection : en comparant les fonctionnalités, en analysant les coûts et en recueillant suffisamment d'avis concrets pour distinguer les arguments marketing d'un outil qui fait réellement le travail.
Les meilleures alternatives à SwipedOn : comparatif
Légende : ◐ = limité ou complémentaire
1. elia : la solution idéale pour gérer les visiteurs, les bureaux et les salles depuis une seule plateforme
Alors que SwipedOn est une application destinée aux visiteurs à laquelle la fonctionnalité de réservation de postes de travail a été ajoutée par la suite, elia a été conçue dès le départ pour gérer l'ensemble d'un bureau hybride. Il s'agit d'une plateforme de travail tout-en-un qui permet de gérer les postes de travail, les salles de réunion, les visiteurs et les demandes de service à partir d'une seule carte interactive. De plus, elle s'accompagne d'une gamme de matériel en constante évolution.
Si vous en avez assez d'utiliser un outil pour la réception, un autre pour la réservation des chambres et un troisième uniquement pour la gestion des visiteurs, elia regroupe toutes ces fonctionnalités en un seul endroit.
Caractéristiques principales
- Gestion des visiteurs : elia propose un enregistrement en libre-service, des notifications aux hôtes, des registres numériques, des flux de visiteurs personnalisés et un service d'accueil via des bornes interactives.
- Réservation à l'échelle de l'entreprise : vous bénéficiez de bureaux, de salles de réunion, d'espaces attribués, d'une planification hybride, d'une visibilité sur la présence des collègues et de plans d'étage interactifs.
- Sécurité et automatisation : cette solution prend en charge le signalement des incidents, la visibilité des premiers intervenants, le suivi de la conformité et l'automatisation des processus pour les réservations et les demandes.
- Gestion des demandes sur la carte : les équipes peuvent soumettre et suivre leurs demandes concernant l'informatique, la restauration, la maintenance ou les espaces de travail directement depuis la carte des bureaux.
- Analyse de la fréquentation : grâce aux cartes thermiques et à l'intégration de capteurs, cette solution est conçue pour les équipes qui souhaitent examiner de plus près la manière dont leur espace est utilisé.
- Intégrations et accès mobile : il s'intègre à Microsoft, Google Workspace, Slack, l'authentification unique (SSO) et bien d'autres services. Il propose également des applications iOS et Android pour la prise de rendez-vous et la navigation dans les plans d'étage.
Prix
elia propose des formules d'abonnement mensuelles et annuelles forfaitaires, calculées en fonction d'une combinaison d'utilisateurs et d'unités réservables, tandis que le matériel est facturé séparément :
- Formule Standard (199 $/mois) : jusqu'à 100 utilisateurs et 15 unités réservables
- Formule Premium (499 $/mois) : jusqu'à 250 utilisateurs et 50 unités réservables
- Entreprise (sur mesure) : utilisation illimitée
Ce que les utilisateurs apprécient
- Adoption rapide : les équipes semblent s'y habituer rapidement, même lors de déploiements à grande échelle.
- Écosystème matériel : comme elia propose ses propres écrans, bornes interactives, capteurs et passerelles, vous n'avez pas besoin d'intégrer vous-même autant de matériel tiers.
- Coordination hybride : elle aide les employés à déterminer s'il vaut la peine de se rendre au bureau en leur indiquant qui d'autre sera présent.
- Réservation visuelle : il n'y a pas de menu déroulant à parcourir ; il suffit de regarder le plan de la salle et de cliquer à l'endroit où vous souhaitez vous asseoir.
- Assistance réactive : les avis soulignent que l'équipe d'assistance intervient rapidement et qu'il est facile de collaborer avec elle en cas de questions.
Ce qu'il faut garder à l'esprit
- Fonctionnalités de la plateforme : si vous souhaitez uniquement permettre l'enregistrement des visiteurs ou la réservation de bureaux, elia offre peut-être plus de fonctionnalités que ce dont vous avez besoin.
- Valeur ajoutée de l'écosystème : le produit gagne en efficacité lorsque des capteurs et des bornes interactives sont intégrés au déploiement, mais cela modifie également le budget et les modalités de mise en œuvre.
- Des racines régionales : bien qu'elia soit en pleine expansion aux États-Unis, c'est au Canada qu'elle est aujourd'hui la plus implantée.
2. Envoy : la solution idéale pour les grandes entreprises qui ont besoin d'une sécurité de haut niveau
Envoy est une référence incontournable dans le monde des environnements de travail. À l'origine, cette solution était la norme en matière d'enregistrement des visiteurs, mais elle s'est depuis développée pour devenir une plateforme complète dédiée aux environnements de travail. Si vous êtes une grande entreprise dotée d'une infrastructure technologique complexe et soumise à des exigences de sécurité élevées, Envoy figure parmi les premiers choix à envisager.
Conçu pour les entreprises, il permet de gérer vos bureaux, vos salles de réunion et même les livraisons du service courrier.
Caractéristiques principales
- Gestion des visiteurs : cette fonctionnalité prend en charge la pré-inscription, les processus d'enregistrement personnalisés, les documents juridiques, les évaluations, et bien plus encore.
- Sécurité des visiteurs : vous bénéficiez d'un service de numérisation des pièces d'identité (via Veriff), d'un filtrage par liste noire et de documents juridiques personnalisés à faire signer aux visiteurs.
- Intégrations : ils proposent plus de 100 intégrations, qu'il s'agisse de configurer automatiquement le Wi-Fi pour les visiteurs ou de se connecter au système d'accès par badge de votre immeuble.
- Des outils de gestion globale du lieu de travail : les bureaux, les salles, le stationnement, les livraisons, l'affichage numérique, la billetterie, l'analyse de données et les annonces sont tous intégrés à cette plateforme globale.
- Notifications d'urgence et appels nominaux : Envoy propose une solution dédiée aux situations d'urgence, comprenant des alertes multicanaux, des réponses bidirectionnelles et des plans d'évacuation.
- Réception virtuelle : si votre espace d'accueil n'est pas surveillé, vous pouvez installer un interphone vidéo sur la borne iPad.
Prix
La tarification d'Envoy est publique, mais ce n'est pas si simple. Elle est modulaire, ce qui vous permet de ne payer que ce dont vous avez besoin, mais le coût de ces modules grimpe vite :
- Visiteurs : version gratuite dans le cadre de la formule Basic, puis formules annuelles payantes par site (4 344 $ par site et par an)
- Notifications d'urgence : 24 $ par utilisateur et par an
- Réservations : 60 $ par ressource réservable et par an
- Écrans : 144 $ par appareil et par an
- Livraisons : 3 000 $ par point de livraison et par an
Ce que les utilisateurs apprécient
- Gestion des flux de visiteurs : cette solution gère les flux personnalisés, la conformité des sous-traitants et les catégories de visiteurs mieux que bien d'autres plateformes.
- Facile à utiliser au quotidien : malgré toutes ses fonctionnalités avancées destinées aux entreprises, de nombreux utilisateurs le décrivent comme facile à mettre en place.
- Impression de badges et notifications au personnel d'accueil : ces deux fonctionnalités sont très souvent demandées, en particulier dans les établissements où les équipes d'accueil souhaitent réduire la charge de travail manuel.
- Des pistes d'audit fiables : si vous devez consulter les journaux ou les horodatages dans le cadre d'un contrôle de conformité ou d'une situation d'urgence, les données relatives aux visiteurs sont faciles à trouver et à exporter.
- Gestion multi-sites : que vous gériez cinq ou cinquante bureaux, vous pouvez tout superviser depuis un tableau de bord centralisé.
Ce qu'il faut garder à l'esprit
- Coût d'Envoy : en raison de sa grande modularité, le coût total grimpe rapidement.
- Accès restreint aux fonctionnalités avancées : bon nombre des fonctionnalités les plus intéressantes (comme les analyses avancées et les limites de visiteurs plus élevées) ne sont disponibles que dans les formules les plus chères.
- Réglage des notifications : si vous ne prenez pas le temps de configurer correctement les alertes, le compte Slack ou la boîte mail de votre équipe risque d'être submergé de notifications.
- Réservé aux iPad pour les bornes interactives : si votre entreprise utilise exclusivement Android, vous n'avez pas de chance.
3. Greetly : la solution idéale pour les halls d'entrée sans personnel et les processus de réception hautement personnalisés
Si votre objectif est de remplacer un réceptionniste à temps plein, Greetly est un excellent choix. Cette solution se présente comme une réceptionniste numérique et est conçue pour les bureaux et les espaces de coworking qui souhaitent automatiser l'accueil sans avoir à supporter les coûts liés à la présence d'un réceptionniste.
Alors qu'Envoy présente une apparence et une ergonomie bien définies, Greetly est comme un caméléon. Il est conçu pour être personnalisé afin que le kiosque s'adapte parfaitement au fonctionnement de votre entreprise.
Caractéristiques principales
- Parcours des visiteurs : vous pouvez créer des boutons spécifiques et mettre en place une logique « si ceci, alors cela » pour chaque type de personne qui franchit votre porte.
- Différents processus d'enregistrement : les visiteurs peuvent s'inscrire à l'avance avant leur arrivée et effectuer un enregistrement sans contact depuis leur propre appareil.
- Badges et documents juridiques : Greetly prend en charge l'impression de badges pour les visiteurs, les contrats signés numériquement et le stockage de documents prêts pour un audit.
- Notifications aux animateurs : les animateurs peuvent être informés par e-mail, SMS, Slack, Microsoft Teams, Google Chat ou appel vocal.
- Service de courrier numérique : Greetly permet également d'enregistrer les livraisons, de prendre des photos des colis, d'avertir les destinataires et de conserver une trace de l'historique des livraisons, le tout à partir d'un seul et même système.
- Prise en charge multilingue : ce site est idéal pour accueillir un public varié grâce à son interface disponible en plusieurs langues.
Prix
Au lieu de vous facturer davantage à mesure que votre équipe s'agrandit, Greetly propose un forfait par site :
- Essential : 99 $/mois, facturé annuellement
- Formule Pro : 159 $/mois, facturé annuellement
Ce que les utilisateurs apprécient
- Économie : pour les petites et moyennes entreprises, le principal avantage est que cela leur évite souvent d'embaucher une réceptionniste à temps partiel ou à temps plein.
- Contrôle administrateur : les administrateurs apprécient particulièrement de pouvoir modifier à tout moment les boutons du kiosque et l'habillage visuel sans avoir à contacter le service d'assistance.
- Des notifications fiables : que ce soit via Slack, Teams, par e-mail ou par SMS, les utilisateurs soulignent que les notifications de l'hébergeur sont rapides et ne manquent presque jamais leur cible.
- Simplicité pour l'utilisateur : même si la logique en arrière-plan est complexe, l'interface reste claire et fluide pour le visiteur.
- Enregistrement multilingue : les visiteurs peuvent choisir leur langue préférée à la borne ou sur leur appareil.
Ce qu'il faut garder à l'esprit
- Outil axé sur les visiteurs : il propose des fonctionnalités supplémentaires utiles, telles qu’un service de courrier numérique et une aide à l’évacuation, mais il ne semble pas s’agir d’une plateforme complète de gestion des opérations sur le lieu de travail.
- Matériel : Greetly utilise des tablettes et des imprimantes à badges Brother spécifiques, ce qui implique un travail de mise en place et des coûts supplémentaires.
- Fonctionnalités de la version Pro : l'impression de badges, le service de courrier numérique, la prise en charge de plusieurs bornes et certaines fonctionnalités d'administration ne sont pas toutes disponibles dans la version d'entrée de gamme.
- Avertissement à l'attention des équipes de santé : Greetly précise que son service n'est pas conforme à la loi HIPAA et ne doit pas être utilisé pour collecter ou stocker des informations médicales protégées.
4. Eptura Visitor (anciennement Proxyclick) : la solution idéale pour les entreprises multi-sites
Si vous dirigez une grande entreprise implantée dans plusieurs pays, vous connaissez sans doute déjà Proxyclick. En 2025, cette solution a officiellement pris le nom d'Eptura Visitor et s'inscrit désormais dans un vaste écosystème dédié à l'environnement de travail.
Il s'agit d'une plateforme de gestion des flux de personnes axée sur la sécurité, destinée aux entreprises qui doivent se conformer à des normes internationales strictes, gérer des contrôles d'accès complexes et maintenir un niveau de sécurité homogène sur leurs 40 sites répartis à travers le monde.
Caractéristiques principales
- Processus de gestion des visiteurs : Eptura Visitor prend en charge la pré-inscription, l'inscription à distance, les parcours personnalisés pour les visiteurs, les visites de groupe, les visites récurrentes, et bien plus encore.
- Contrôle d'accès et identifiants : le système peut générer des codes QR uniques qui permettent aux visiteurs de passer automatiquement par certains tourniquets ou ascenseurs.
- Visibilité sur plusieurs sites et plusieurs bâtiments : les sites peuvent être regroupés par bâtiment, avec des registres, des listes d'urgence, des exportations et des tableaux de bord en temps réel communs.
- Suivi des employés et des prestataires : cela comprend également un registre des employés indiquant les présences prévues, les heures d'arrivée et de départ, ainsi que les cas d'accès refusé.
- Rapports et analyses : le module d'analyse permet de suivre le nombre de visiteurs, la saisonnalité, l'activité des hôtes, les heures de pointe et les tendances en matière de préinscription.
- Écosystème Eptura : comme il fait partie d'Eptura, il s'intègre à l'ensemble de leurs outils de planification d'espace et de gestion des actifs.
Prix
Eptura Visitor ne propose pas vraiment de tarifs standard. Il s'agit d'un produit destiné aux entreprises ; vous devrez donc presque toujours demander un devis sur mesure, adapté à la taille de votre structure.
Ce que les utilisateurs apprécient
- Une gestion simple : pour un outil aussi puissant, l'interface d'administration est claire et intuitive. Les administrateurs apprécient particulièrement de pouvoir visualiser tous leurs sites en un seul coup d'œil, sans se perdre dans une multitude de menus.
- Niveau d'intégration : il s'intègre parfaitement à d'autres logiciels, qu'il s'agisse de votre système d'authentification unique (SSO), de vos outils de calendrier ou de matériel de sécurité physique haut de gamme.
- Une image de marque forte : les équipes apprécient de pouvoir personnaliser l'expérience à l'image de leur propre marque plutôt que de celle du fournisseur.
- Un service d'assistance de qualité : les évaluateurs soulignent que l'équipe d'assistance est réactive et comprend les enjeux d'un déploiement à grande échelle.
- Utile pour les sous-traitants et les environnements où la sécurité est primordiale : l'enregistrement des formations, l'accès aux sites, la gestion des sous-traitants et les processus de travail des agents de sécurité constituent autant d'atouts pratiques.
Ce qu'il faut garder à l'esprit
- Trop sophistiqué pour les petites équipes : si vous ne disposez que d'un seul bureau et de 20 employés, Eptura vous semblera bien trop complet.
- Transparence des prix : contrairement à des outils destinés aux visiteurs plus simples, il ne facilite pas la comparaison des coûts dès le départ.
- Niveau d'intégration : les fonctionnalités sont nombreuses, mais certains utilisateurs soulignent tout de même un effort de configuration supplémentaire ou des limites d'intégration dans la pratique.
- Changement de produit : Proxyclick étant devenu Eptura Visitor, certains clients pourraient constater des modifications au niveau des offres ou des fonctionnalités désormais proposées en option payante.
5. Lobbytrack : idéal pour les sites à fort trafic qui nécessitent une vérification d'identité rapide
À première vue, Lobbytrack ressemble beaucoup à SwipedOn. Il permet de gérer l'enregistrement des visiteurs, la présence des employés, les notifications aux hôtes et l'aide à l'évacuation. Mais il met davantage l'accent sur les opérations de sécurité.
La grande différence réside dans la couche de sécurité supplémentaire. Outre les applications destinées au hall d'accueil et au personnel, Lobbytrack dispose d'une application Guard dédiée aux alertes de liste de surveillance, aux incidents, aux messages d'urgence et à la gestion des évacuations, ce qui lui confère une dimension plus axée sur la sécurité que bon nombre d'outils de gestion des visiteurs qui se limitent au comptoir d'accueil.
Caractéristiques principales
- Gestion des visiteurs : Lobbytrack prend en charge la pré-inscription, l'enregistrement sur place, l'enregistrement sans contact via QR code, plusieurs types de visiteurs, les badges réutilisables, l'enregistrement de groupe et la déconnexion automatique.
- Processus de sécurité et de surveillance : les agents de sécurité peuvent recevoir des alertes concernant les listes de surveillance, envoyer des messages d'urgence, gérer les évacuations et examiner ou clore des incidents depuis l'application Guard.
- Lecture rapide des pièces d'identité : vous pouvez scanner un permis de conduire ou une pièce d'identité officielle pour remplir automatiquement les informations du visiteur en quelques secondes, ce qui représente un gain de temps considérable pour les halls d'accueil très fréquentés.
- Enregistrement des employés et des prestataires : le système permet à la fois de gérer la présence des employés et de suivre les prestataires, avec des exportations prêtes à être utilisées pour la paie, via une borne interactive ou l'application pour employés.
- Gestion des situations d'urgence : Lobbytrack vous fournit une liste en temps réel des personnes présentes dans le bâtiment et permet au service de sécurité de gérer plus facilement les évacuations et les exercices.
- Réservation d'espaces partagés : le site propose également la réservation de salles de réunion, de bureaux, de places de parking et d'espaces partagés, avec des plans d'étage, même si cette fonctionnalité semble plutôt être un petit plus pratique.
Prix
Lobbytrack propose un modèle à plusieurs niveaux, facturé par site. C'est l'une des options les plus abordables pour les petits bureaux qui n'ont pas besoin des fonctionnalités de sécurité les plus avancées :
- Formule de base : gratuite (jusqu'à 100 visiteurs par mois)
- Formule de base : 50 $/mois
- Formule Professionnelle : 100 $/mois
- Ultimate : tarification personnalisée
Ce que les utilisateurs apprécient
- Mise en place facile : selon les avis, Lobbytrack est simple à mettre en place.
- Une assistance utile : on fait souvent appel au service d'assistance lorsque les équipes ont besoin d'aide pour configurer leur environnement ou résoudre de petits problèmes.
- Avantage de l'application Guard : les équipes de sécurité peuvent surveiller activement les visiteurs, les employés, les incidents et l'état d'évacuation, au lieu d'être tenues à l'écart.
- Application pour les employés : les équipes apprécient de pouvoir planifier les visites à l'avance et de réduire les files d'attente à l'accueil.
- Navigation fluide : les utilisateurs soulignent que l'interface est suffisamment simple pour que les visiteurs peu familiarisés avec la technologie puissent s'en servir sans aide.
Ce qu'il faut garder à l'esprit
- Problèmes liés à l'impression : les avis font parfois état de problèmes avec les imprimantes de badges et d'étiquettes.
- Lacunes en matière d'intégration : l'application couvre bien les fonctionnalités de base, mais certains utilisateurs signalent encore des limites de synchronisation ou l'absence d'intégration avec leurs systèmes actuels.
- Limites inhérentes : certaines équipes se heurtent à des limites en matière de nombre maximal de visiteurs ou de flexibilité des flux de travail, à moins qu'elles ne passent à un forfait supérieur ou ne contournent les paramètres par défaut.
- Planification de la configuration : comme le système est très personnalisable (badges, règles de liste de surveillance, déclencheurs matériels), la configuration ne se fait pas en cinq minutes.
6. Sine : idéal pour les chantiers où les sous-traitants sont nombreux et pour la conformité aux normes de sécurité au travail
Sine by Honeywell est la solution robuste par excellence pour les lieux de travail qui privilégient la sécurité et la conformité plutôt que l'esthétique des halls d'accueil. Elle est particulièrement prisée dans des secteurs tels que l'industrie manufacturière, le bâtiment et l'industrie pharmaceutique, où l'enregistrement nécessite la vérification des assurances et la validation des formations de sécurité sur site.
Au lieu d'un contrôle manuel à l'accueil, Sine automatise ces processus, agissant comme un contrôleur d'accès numérique qui n'autorise l'entrée qu'une fois que le prestataire ou le visiteur a franchi toutes les étapes de vérification.
Caractéristiques principales
- Gestion des visiteurs : Sine prend bien en charge toutes les fonctionnalités habituelles liées à la gestion des visiteurs : enregistrement via un kiosque iPad, invitations FastTrack sous forme de QR codes, notifications aux hôtes, impression de badges et prise de photos.
- Conformité des sous-traitants : cette solution permet de gérer les formations d'intégration avant l'arrivée, les licences, les autorisations, le téléchargement de documents, le suivi des dates d'expiration et les processus de validation.
- Enregistrement mobile et par géolocalisation : l'application mobile Sine Pro prend en charge l'enregistrement et la sortie, ainsi que l'enregistrement automatique via la géolocalisation et la lecture de codes QR sur des affiches.
- Conformité des fournisseurs et des prestataires : grâce à Sine Companies, vous pouvez tenir à jour une liste des fournisseurs agréés et surveiller leurs dates d'expiration.
- Sécurité et contrôle d'accès : cela comprend l'autorisation des hôtes, les listes de surveillance, la reconnaissance faciale, la vérification d'identité et les intégrations de contrôle d'accès.
- Préparation aux situations d'urgence : les appels nominaux, le suivi en temps réel des activités et la visibilité sur site sont intégrés, ce qui est essentiel sur les chantiers très fréquentés ou où la sécurité est primordiale.
Prix
Sine utilise un modèle basé sur le volume. Au lieu de payer par établissement, vous payez en fonction du nombre d'enregistrements que vous effectuez sur l'ensemble de vos sites. Bien que la structure de ses forfaits soit publique, les tarifs eux-mêmes ne sont pas faciles à cerner.
Ce que les utilisateurs apprécient
- Mise en place rapide : plusieurs critiques soulignent que Sine est très rapide à mettre en service.
- Stable au quotidien : une fois qu'il est opérationnel, les utilisateurs le décrivent comme fiable et constant.
- Conformité automatisée : pour les responsables de la sécurité, cela permet de transférer la charge de travail liée à la vérification des autorisations et des assurances de la réception vers le logiciel.
- Enregistrement mobile : les options via application et par géolocalisation constituent un véritable atout pour le personnel et les habitués.
- Assistance mondiale : en tant que membre du groupe Honeywell, cette solution prend en charge un large éventail de langues et respecte les normes internationales en matière de protection des données.
Ce qu'il faut garder à l'esprit
- La dépendance à l'iPad : l'expérience en kiosque reste centrée sur les iPad, ce qui ressort également des avis.
- Transparence des tarifs : vous pouvez voir la structure tarifaire, mais pas les chiffres publics précis.
- Redémarrage manuel de l'application : certains utilisateurs ont remarqué que l'application de kiosque nécessite un redémarrage manuel après les mises à jour ou lors de longues périodes d'utilisation intensive.
- Courbe d'apprentissage des flux de travail : la mise en place des processus d'intégration approfondie des sous-traitants nécessite une planification logique initiale assez importante pour être menée à bien.
Comment choisir la bonne alternative à SwipedOn
Lorsqu'on compare les différentes options, le choix final se résume généralement à quelques questions pratiques.
Commencez par définir la tâche concrète que vous souhaitez confier au logiciel
Certaines équipes ont simplement besoin d'un moyen d'enregistrer les visiteurs et d'avertir les hôtes de leur arrivée. D'autres ont besoin de bien plus que cela. Les différences entre les outils apparaissent beaucoup plus clairement lorsque la gestion des visiteurs est liée à la sécurité, à la conformité, à l'accès des prestataires ou à la gestion de plusieurs sites.
Portez une attention particulière à des domaines tels que :
- procédures d'enregistrement des visiteurs et des prestataires
- suivi des allées et venues des employés et visibilité sur site
- appels d'urgence et dispositifs d'évacuation
- saisie de documents et contrôles de conformité
- prise en charge de plusieurs sites ou points de réception
Voyez comment le produit gère la conformité dans la pratique
Certains outils sont parfaits pour remplacer un registre papier, mais s'avèrent insuffisants dès qu'il s'agit de gestion des formations initiales, des licences, des autorisations, des accords de confidentialité, des règles de validation ou des pistes d'audit. Cela est d'autant plus vrai dans des secteurs tels que l'industrie manufacturière, la logistique, l'éducation, la santé, le bâtiment et l'administration publique.
Lorsqu'on compare des outils, il est utile de se poser les questions suivantes :
- Pouvez-vous récupérer les documents avant votre arrivée ?
- Le système peut-il bloquer l'accès lorsque les conditions requises ne sont pas remplies ?
- Les hôtes ou les administrateurs peuvent-ils approuver ou refuser des personnes avant leur arrivée ?
- Pouvez-vous suivre les dates de péremption et conserver ensuite des archives exploitables ?
Comparez les tarifs en tenant compte de votre déploiement
Les tarifs des logiciels de gestion des visiteurs peuvent sembler simples jusqu'à ce que l'on ajoute des sites supplémentaires ou des fonctionnalités de sécurité.
Certains fournisseurs facturent à l'installation. D'autres proposent des formules par niveau de service. D'autres encore ne précisent pas leurs tarifs avant que vous ne contactiez le service commercial. Un outil qui semble abordable pour un seul poste d'accueil peut s'avérer beaucoup plus coûteux dès lors que vous avez besoin de badges, de processus de conformité, de messages d'urgence ou de sites supplémentaires.
Ça vaut le coup d'œil :
- ce que comprend le premier plan opérationnel
- quelles fonctionnalités sont incluses dans les mises à jour ou les extensions
- comment les tarifs évoluent lorsque vous ajoutez des bureaux ou des bornes supplémentaires
Tester les flux de travail
La plus grande erreur consiste à ne tester que le chemin de démonstration.
Presque tous les produits peuvent paraître parfaits lorsqu’on vous en présente la version soignée. Ce qui importe davantage, c’est leur comportement lorsque votre équipe est débordée, qu’un prestataire se présente sans les documents nécessaires, qu’un visiteur a besoin d’une autorisation ou que l’accueil doit réagir rapidement.
Lors des essais ou des démonstrations, essayez par exemple :
- pré-enregistrer un invité
- enregistrer un visiteur sans rendez-vous
- imprimer un badge
- envoyer une alerte d'hôte
- suivre une formation d'intégration pour les sous-traitants
- organiser une évacuation ou un appel
- en utilisant l'application mobile plutôt que la borne
Assurez-vous qu'il est compatible avec les systèmes que vous utilisez déjà
La gestion des visiteurs est rarement une solution autonome. Au minimum, la plupart des équipes souhaitent que les notifications et les liens vers les calendriers fonctionnent correctement. Les environnements plus avancés peuvent également nécessiter un contrôle d'accès, une authentification unique (SSO), une synchronisation avec les systèmes RH, des systèmes dédiés aux prestataires externes ou l'automatisation des flux de travail.
La liste exacte dépend de votre configuration, mais voici quelques exemples courants :
- Microsoft 365 et Outlook
- Google Workspace
- Slack ou Microsoft Teams
- Authentification unique (SSO) et synchronisation d'annuaires
- systèmes de contrôle d'accès
- API ou webhooks pour des processus personnalisés
Au final, la meilleure alternative à SwipedOn est celle qui résout votre problème, et non celle qui présente la liste de fonctionnalités la plus longue.
Verdict final
SwipedOn reste une solution tout à fait pertinente pour les équipes qui recherchent un système d'enregistrement fiable et simple à utiliser. Il couvre bien l'essentiel et ne complique pas inutilement le travail de la réception.
Mais dès que la gestion des visiteurs commence à recouper des domaines tels que la conformité stricte, la gestion multisite, le contrôle d'accès ou les processus de travail plus généraux sur le lieu de travail, les différences entre les outils deviennent beaucoup plus marquées.
Certaines solutions sont plus adaptées si vous souhaitez offrir une expérience plus personnalisable aux visiteurs. D'autres conviennent mieux aux environnements où la sécurité est primordiale, aux sites industriels ou aux grandes entreprises comportant davantage de composantes.
Et si votre équipe souhaite intégrer la gestion des visiteurs aux postes de travail, aux salles et aux opérations quotidiennes sur le lieu de travail, une plateforme plus complète comme elia mérite qu'on s'y intéresse de plus près.
