5 alternatives à Greetly qui font bien plus que simplement enregistrer les arrivées

Greetly remplit parfaitement son rôle : il fait office de réceptionniste numérique polyvalent pour les bureaux. Si vous recherchez simplement un système autonome de gestion des visiteurs, il fait parfaitement l'affaire.

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Mais certaines entreprises ont besoin de plus que cela. La réception ne fonctionne pas en vase clos. Lorsqu’un visiteur arrive, il peut avoir besoin d’une salle de réunion, d’un accès Wi-Fi, d’une prise en charge de ses colis, ou d’un hôte qui s’efforce déjà de coordonner le reste de sa journée de travail.

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C'est pourquoi de nombreuses équipes commencent à s'intéresser à autre chose qu'aux applications de lobby à usage unique.

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Voici donc un aperçu des alternatives à Greetly qui vont au-delà de la simple inscription des visiteurs et permettent de relier la réception au reste de l'entreprise.

En bref : les meilleures alternatives à Greetly en un coup d'œil

Qu'est-ce que Greetly, exactement ?

Greetly est un logiciel de gestion des visiteurs destiné aux bureaux qui souhaitent automatiser l'ensemble du processus d'accueil, et pas seulement le suivi des visiteurs.

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Bien sûr, il couvre les aspects fondamentaux tels que les accords de confidentialité et les notifications aux hôtes, mais le véritable objectif de Greetly est d'éliminer les interruptions liées à l'accueil. Il gère de manière proactive les livraisons et l'enregistrement des employés, permettant ainsi aux équipes de gérer un hall d'accueil professionnel sans avoir à disposer en permanence d'un membre du personnel dédié.

Caractéristiques principales

• Processus d'enregistrement : vous pouvez configurer différents parcours en fonction des profils. Les candidats à un poste voient une série de questions, tandis que les fournisseurs habituels ou les livreurs en voient une autre.

• Moteur de notification : il peut envoyer des notifications aux utilisateurs via Slack, Microsoft Teams, SMS, e-mail ou même un système d'appel automatique s'ils ne consultent pas leurs messages.

• Enregistrement via QR code : les visiteurs peuvent scanner un code et effectuer leur enregistrement depuis leur propre téléphone, ce qui permet d'éviter tout contact dans le hall d'accueil.

• Service de courrier numérique : Greetly enregistre les livraisons, prend des photos des colis et avertit automatiquement les destinataires dès qu'un colis arrive.

• Signatures électroniques et conformité : vous pouvez demander aux visiteurs de signer des accords de confidentialité ou des décharges de responsabilité directement à l'écran avant de les laisser entrer.

• Fonctionnalités de sécurité : la plateforme comprend des registres de visiteurs, des listes de surveillance, des contrôles de listes noires, l'impression de badges, des paramètres de conservation des données et des outils d'évacuation d'urgence.

Prix

Greetly affiche clairement ses tarifs, avec deux formules payantes présentées sur son site web :

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• Essential : 99 $/mois (facturé annuellement)
• Formule Pro : 159 $/mois (facturation annuelle)

Cela dit, le choix final dépend de vos besoins. Certaines fonctionnalités sont réservées à la version Pro, le matériel est vendu séparément, et une configuration plus avancée peut nécessiter l'utilisation de tablettes ou des travaux de configuration supplémentaires.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Gain de temps pour le personnel administratif : cela permet de décharger les responsables administratifs ou les assistants de tâches fastidieuses, qui devraient normalement interrompre leur travail pour aller ouvrir la porte.

• Flexibilité : vous pouvez modifier vous-même les boutons et l'apparence de l'application, sans avoir à faire appel à un développeur.

• Un service de courrier fiable : les équipes traitant un volume important de livraisons apprécient particulièrement que la gestion des colis soit intégrée au système, plutôt que d'être proposée sous forme de module complémentaire coûteux.

• Une automatisation utile : les notifications aux hôtes et les registres numériques semblent réduire les interruptions à la réception et alléger la charge de travail liée à l'accueil des visiteurs.

• Facilité d'utilisation : le processus d'enregistrement est intuitif et simple à comprendre, ce qui est particulièrement important dans les halls d'accueil très fréquentés ou les lieux de travail en contact avec le public.

Pourquoi les entreprises recherchent-elles des alternatives à Greetly ?

Greetly excelle dans l'automatisation de l'accueil. Si vous recherchez simplement une réceptionniste numérique professionnelle et moins d'interruptions au comptoir, c'est un excellent choix.

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C'est lorsque la gestion des visiteurs cesse d'être une simple tâche de la réception pour devenir un projet impliquant l'ensemble des systèmes de l'entreprise que les équipes commencent à chercher d'autres solutions.

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Certains thèmes récurrents reviennent le plus souvent chez les utilisateurs :

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• Ils souhaitent que les visiteurs soient connectés au reste du bureau : Greetly gère bien les arrivées, mais certaines équipes souhaitent que les visiteurs, les salles de réunion, les postes de travail et l'activité du bureau soient regroupés dans un seul système, plutôt que dispersés entre différents outils.

• Elles souhaitent une meilleure visibilité sur leur environnement de travail : Greetly est très performant en matière de registres des visiteurs et de gestion de l'accueil, mais les entreprises qui accordent une grande importance au taux d'occupation, aux tendances d'utilisation, à la coordination des modes de travail hybrides ou à l'analyse des espaces recherchent souvent une plateforme offrant des rapports plus détaillés sur leur environnement de travail.

• Elles souhaitent réduire les contraintes matérielles : comme la mise en service des tablettes, des bornes interactives et des imprimantes de badges représente une part importante du processus d'installation, certaines équipes recherchent des solutions plus simples à déployer ou mieux intégrées à l'ensemble de l'environnement de travail.

• Ils souhaitent un appareil ou une plateforme différente : Greetly est certes compatible avec certaines tablettes Android, mais on a tout de même l'impression que l'application a été davantage conçue pour l'iPad du point de vue des utilisateurs.

Comment nous avons procédé pour évaluer les alternatives à Greetly

Nous avons adopté la même approche qu'un acheteur réel : nous avons consulté les pages produits, les tableaux de tarifs, les documents du centre d'aide, les guides d'intégration, les témoignages de clients et les avis récents des utilisateurs sur Capterra et G2.

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Nous avons ensuite comparé ces sources entre elles pour déterminer quels produits s'avèrent performants dans la pratique, où leurs fonctionnalités laissent un peu à désirer, et où la tarification ou la configuration se complique dès lors que l'on va au-delà de la page d'accueil.

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Pour chaque option, nous nous sommes concentrés sur les domaines clés suivants :

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• Fonctionnalités de gestion des visiteurs : processus d'enregistrement, pré-inscription, visiteurs réguliers, enregistrement par QR code ou sans contact, impression de badges et accords numériques.

• Réception et gestion des postes de travail : comment elles contribuent à réduire le bruit à l'accueil grâce aux notifications destinées aux hôtes et à l'assistance d'urgence.

• Fonctionnalités de conformité : registres des visiteurs, paramètres de conservation, autorisations, documents signés, numérisation des pièces d'identité et pistes d'audit exportables.

• Personnalisation et flexibilité : comment elles vous permettent de créer des parcours adaptés à différents types de clients et de contrôler l'apparence et l'ergonomie du système.

• Rapports et visibilité : que les données soient de nature plutôt opérationnelle (pour vous aider à gérer le bureau au quotidien) ou stratégique (pour vous aider à planifier l'année prochaine).

• Facilité de mise en place : quel est le niveau d'implication requis de la part du service informatique, si le système est lié à un matériel spécifique et quelle est la complexité du processus, de l'achat à la mise en service effective de la réception.

• Transparence des tarifs : le degré de clarté des tarifs, ce que comprend chaque formule, si certaines fonctionnalités sont obligatoires et où les coûts risquent d'augmenter.

• Évolutivité et intégrations : quelles sont les options disponibles pour se connecter à Slack, Teams et SSO ?

• Avis concrets : quels sont les thèmes récurrents qui ressortent des avis récents ?

Les meilleures alternatives à Greetly : comparatif

Légende : ◐ = en édition limitée, version allégée ou accessoire

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1. elia : l'idéal pour les équipes qui souhaitent centraliser la gestion de leur lieu de travail dans un seul système

elia est une plateforme globale de gestion des opérations sur le lieu de travail, conçue pour les équipes qui souhaitent regrouper la gestion des bureaux, des salles, des visiteurs et des processus de travail au sein d'un seul système connecté.

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Si vous avez simplement besoin d'une application d'enregistrement basique, cela peut vous sembler excessif. Mais pour les équipes qui gèrent un bureau hybride comportant de nombreux éléments à coordonner, c'est justement cette portée plus large qui fait toute la différence. L'enregistrement des visiteurs est bien sûr inclus, mais l'application propose également des plans d'étage, la réservation de salles, des capteurs de présence, la gestion des demandes, des procédures de sécurité et des automatisations.

Caractéristiques principales

• Gestion des visiteurs : les visiteurs peuvent s'enregistrer via une borne libre-service et les hôtes reçoivent des notifications automatiques, avec des registres numériques à des fins de reporting et de conformité.

• Réservation de bureaux et de salles : les employés peuvent réserver des bureaux et des salles de réunion à l'aide de plans interactifs et coordonner leurs horaires avec ceux de leurs collègues présents au bureau.

• Informations sur l'occupation et l'espace : elia associe les données de réservation à des capteurs optionnels pour les bureaux et les salles, des cartes thermiques, des tableaux de bord et des rapports sur l'occupation.

• Gestion des demandes : la plateforme prend également en charge les demandes de service liées au plan d'étage, telles que les problèmes informatiques, les besoins en restauration, la maintenance ou l'aménagement des salles.

• Santé et sécurité : elia dispose d'un module dédié à la sécurité qui permet de suivre les interventions des premiers secours, de signaler les incidents, d'envoyer des notifications d'urgence et d'assurer le suivi de la conformité.

• Écosystème matériel : il est également fourni avec ses propres écrans pour les salles, des bornes tactiles, des capteurs de bureau, des capteurs d'ambiance et une passerelle IoT.

Prix

elia propose un modèle d'abonnement à prix forfaitaire, le matériel étant facturé séparément :

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• Forfait Standard : 199 $/mois
• Formule Premium : 499 $ par mois
• Entreprise : tarification personnalisée

Ce que les utilisateurs apprécient

• Configuration facile : les avis décrivent elia comme un outil simple, intuitif, visuel et facile à utiliser, ne nécessitant pas beaucoup de formation.

• Plans d'étage : les utilisateurs apprécient de pouvoir choisir visuellement leur emplacement sur un plan d'étage, plutôt que de devoir faire défiler une liste textuelle de noms de pièces.

• Coordination hybride : cela permet de mieux planifier les déplacements au bureau en indiquant à tout le monde qui s'y rend.

• Microsoft et la mobilité : cette solution semble avoir été conçue pour s'intégrer parfaitement à votre quotidien professionnel si vous utilisez Teams et Outlook, grâce à un accès mobile qui fonctionne où que vous soyez.

• Un soutien solide : les gens en parlent beaucoup, et généralement à juste titre.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Plus qu'un simple outil de gestion des visiteurs : si vous ne vous intéressez qu'à l'enregistrement des visiteurs et à rien d'autre, elia risque d'être trop complet pour vos besoins.

• Évolutivité matérielle : les capteurs et les écrans sont parfaits pour la gestion des données, mais ils transforment un projet logiciel en un projet physique, ce qui nécessite une planification plus poussée pour le déploiement initial.

• Concentration régionale : Elia est en pleine expansion, mais pour l'instant, l'entreprise semble encore principalement ancrée sur le marché nord-américain.

2. Envoy : la solution idéale pour une sécurité évolutive et la conformité à l'échelle mondiale

Envoy est l'un des principaux acteurs du secteur, et cela se voit clairement.

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À l'origine, il s'agissait d'un outil de gestion des visiteurs, mais il a depuis largement dépassé ce cadre. Aujourd'hui, Envoy couvre la gestion des visiteurs, des postes de travail, des salles, du stationnement, des livraisons, des notifications d'urgence, de l'affichage numérique et de l'analyse de l'environnement de travail, le tout avec une approche beaucoup plus axée sur la sécurité et adaptée aux entreprises que bon nombre d'autres outils disponibles sur le marché.

Caractéristiques principales

• Vérification d'identité : le système peut scanner les permis de conduire ou les passeports sur place afin de s'assurer que le client est bien la personne qu'il prétend être.

• Réception virtuelle : s'il n'y a personne à l'accueil, la borne peut déclencher un appel vidéo vers un membre du personnel à distance, qui pourra vérifier l'identité du visiteur où qu'il se trouve.

• Contrôle d'accès : Envoy peut s'intégrer à des systèmes tels que Brivo pour délivrer automatiquement des autorisations d'accès aux visiteurs lors de leur enregistrement.

• Administration globale : si vous gérez plusieurs sites, vous pouvez mettre à jour une politique de sécurité ou une clause de non-responsabilité une seule fois et la déployer sur tous les bornes interactives.

• Gestion des situations d'urgence : un outil spécialement conçu pour les exercices d'évacuation incendie qui envoie des alertes sur le téléphone de chacun.

• Service du courrier et livraisons : il permet de scanner les colis, de les attribuer à leurs destinataires, d'envoyer des notifications et de tenir un registre numérique des livraisons.

Prix

Envoy est modulaire, vous ne payez donc que pour les fonctionnalités que vous activez :

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• Forfait Visiteurs Premium : 4 344 $ par site et par an
• Notifications d'urgence : 24 $ par utilisateur et par an
• Réservations : 60 $ par ressource réservable et par an
• Écrans : 144 $ par appareil et par an
• Livraisons : 3 000 $ par point de livraison et par an

Ce que les utilisateurs apprécient

• Flux de visiteurs : Envoy offre aux équipes une grande liberté pour définir la manière dont les différents types de visiteurs effectuent leur enregistrement.

• Impression des badges et notifications aux hôtes : ces deux fonctionnalités sont souvent mentionnées, car elles permettent au personnel de la réception de gagner beaucoup de temps et de s'épargner bien des tracas.

• Historique des actions et exportations : Envoy excelle dans la conservation d'enregistrements détaillés et permet de les retrouver facilement.

• Supervision multisite : si vous gérez plusieurs sites, la possibilité de tout visualiser depuis un seul endroit constitue un atout majeur.

• Au quotidien : malgré toute cette richesse fonctionnelle, beaucoup de gens continuent de dire qu'Envoy est facile à utiliser.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Tarification : avec un système de tarification modulaire, la facture peut grimper en flèche dès que l'on ajoute des bureaux et des frais de livraison.

• Uniquement pour Apple : pour les bornes interactives, vous êtes limité à l'écosystème iPad.

• Restriction d'accès aux fonctionnalités : certaines fonctionnalités qui relèvent de la gestion standard des visiteurs ne sont disponibles qu'avec les formules supérieures.

• Configuration complexe : tirer pleinement parti des intégrations et des flux personnalisés peut demander un réel effort.

3. Eptura Visitor : la solution idéale pour les entreprises disposant de plusieurs sites

Si vous connaissiez auparavant Proxyclick, sachez que ce service s'appelle désormais Eptura Visitor. C'est la solution idéale pour les entreprises qui doivent gérer un volume considérable de visiteurs dans leurs différents bureaux à travers le monde, tout en veillant à la satisfaction de leurs équipes informatiques.

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Il est conçu pour les environnements hautement sécurisés, tels que le secteur pharmaceutique ou l'industrie manufacturière, où le contrôle des personnes présentes dans les locaux est une obligation légale. Il s'intègre également à la plateforme Eptura au sens large, ce qui lui confère un caractère bien plus professionnel qu'un simple outil d'enregistrement autonome.

Caractéristiques principales

• Parcours des visiteurs : vous pouvez créer des procédures de connexion totalement différentes en fonction du profil des visiteurs.

• Listes de surveillance intégrées : le système vérifie si les personnes figurent sur votre propre liste de surveillance interne ou dans des bases de données de sécurité tierces.

• Préinscription à distance : les invités peuvent être invités à l'avance, recevoir un code QR et remplir des documents tels que des accords de confidentialité avant leur arrivée.

• Fonctionnalités de contrôle d'accès : le système s'intègre aux systèmes de contrôle d'accès, ce qui permet de lier plus étroitement l'accès des visiteurs au bâtiment.

• Une meilleure intégration dans l'environnement de travail : comme il s'inscrit dans la plateforme globale d'Eptura, il s'intègre plus naturellement aux systèmes de réservation et aux systèmes opérationnels liés à l'environnement de travail.

• Rapports et contrôle : le principal atout réside ici dans la possibilité d'avoir une vue d'ensemble centralisée sur plusieurs bureaux.

Prix

Eptura propose uniquement des devis sur mesure. Contrairement à Greetly, cette entreprise n'applique pas de forfait mensuel simple.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Un aspect professionnel : l'interface client fait une excellente première impression.

• Supervision globale : si vous disposez de bureaux à Londres et à Tokyo, vous pouvez les gérer tous depuis un seul tableau de bord et vous assurer qu'ils respectent tous les mêmes règles de sécurité.

• Intégrations : Les possibilités d'intégration constituent l'une des principales raisons pour lesquelles il vaut la peine de s'y intéresser.

• Sécurité : pour les entreprises soumises à des audits fréquents, les journaux détaillés et les documents signés conservés par Eptura changent véritablement la donne.

• Expérience administrative : pour un produit conçu pour les déploiements à grande échelle, Eptura offre aux équipes un contrôle étendu à partir d'un seul système.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Transparence des prix : il n'y a pas de prix de départ affiché, ce qui peut ralentir la comparaison des offres présélectionnées.

• Complexité de la mise en place : comme la solution est très personnalisable, vous devrez consacrer un peu de temps à la configuration de vos flux de travail et au test de vos intégrations.

• Courbe d'apprentissage : l'interface d'administration comporte de nombreux paramètres. Elle est très performante, mais peut sembler intimidante si l'on souhaite simplement modifier un logo ou un message d'accueil.

• Faire partie d'une plateforme beaucoup plus vaste : cela peut être un atout, mais cela signifie aussi que les acheteurs doivent bien distinguer ce qui appartient à Visitor proprement dit de ce qui relève du reste de l'écosystème Eptura.

4. Robin : l'idéal pour les équipes qui souhaitent disposer d'outils d'analyse plus performants sur le lieu de travail

Robin se distingue des outils qui se concentrent davantage sur l'accueil ou la gestion des installations. Il est davantage axé sur les bureaux, les salles, l'analyse de l'environnement de travail et la planification quotidienne des locaux. Il gère certes les visiteurs, mais son objectif principal est d'aider les équipes à réserver des ressources et à prendre des décisions plus éclairées concernant l'organisation de l'espace de travail.

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Il ne s'agit pas de proposer l'outil de gestion des visiteurs le plus sophistiqué du marché, mais plutôt d'offrir une plateforme qui aide les utilisateurs à mieux tirer parti de leurs locaux.

Caractéristiques principales

• Invitations à l'initiative de l'hôte : vos employés peuvent pré-enregistrer leurs invités depuis Robin, et cette fonctionnalité s'intègre également à la planification des rendez-vous de bureau via le calendrier pour coordonner les processus liés aux visiteurs.

• Conformité : vous pouvez ajouter des documents juridiques et des étapes d'enregistrement personnalisées afin que vos clients remplissent les formulaires appropriés avant leur enregistrement.

• Livraisons intégrées : lorsqu'un colis est enregistré, le destinataire reçoit une notification, comme s'il s'agissait de l'arrivée d'un visiteur.

• Impression de badges : tout est pris en charge, vos invités n'ont plus qu'à récupérer leur badge et à partir.

• Réservation des ressources : Robin gère les bureaux, les salles de réunion, les places de stationnement et les ressources sur mesure.

• Analyse de l'environnement de travail : elle permet de suivre les réservations, les arrivées, les annulations, la présence sur le lieu de travail, les modes de collaboration et les tendances au niveau des services.

Prix

Robin ne facilite pas particulièrement la comparaison des tarifs. Le site vous oriente vers des démos et des demandes de devis plutôt que de vous proposer un tableau des tarifs accessible à tous.

Ce que les utilisateurs apprécient

• Une expérience tout-en-un : les utilisateurs apprécient de ne pas avoir à passer d'une application à l'autre.

• Synchronisation des calendriers : Robin s'intègre parfaitement aux calendriers Google et Microsoft, ce qui constitue l'un de ses principaux atouts (même si la configuration ne se fait pas toujours sans heurts).

• Coordination : cela aide vos employés à planifier leurs journées au bureau de manière plus réfléchie en indiquant qui vient travailler et où chacun est assis.

• Facile à utiliser : Robin fait partie de ces outils que l'on maîtrise généralement très vite.

• Des outils d'analyse performants : les administrateurs soucieux des données tirent pleinement parti des fonctionnalités d'analyse, en particulier lorsqu'ils souhaitent aller au-delà des simples chiffres de réservation.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Encombrement des fonctionnalités : si vous recherchez simplement une application pour l'enregistrement des visiteurs et que la réservation de bureaux ne vous intéresse absolument pas, Robin est une plateforme bien trop complète pour vous.

• Transparence des tarifs : il n'y a pas de prix de départ clairement affiché, et les options supplémentaires telles que « Advanced Analytics » rendent le coût total moins évident.

• Workflows administratifs : du côté des employés, cela semble simple, mais du côté administratif, cela peut se compliquer dès lors que l'on commence à utiliser des outils de planification et des intégrations.

• Modifications de l'agencement : Robin est douée pour les plans et l'organisation, mais les réaménagements de grande envergure et les changements d'agencement ne se font pas toujours sans difficulté dans la pratique.

5. Archie : l'idéal pour une expérience simple, intuitive et tout-en-un

Archie s'avère particulièrement utile lorsque la gestion des visiteurs ne constitue qu'un élément parmi d'autres d'une infrastructure de bureau plus vaste.

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Il est clairement conçu pour une mission plus large. Il est destiné à gérer l'ensemble de l'espace de travail : bureaux, salles, visiteurs, livraisons, accès, et même les activités de type coworking sont toutes gérées par le même système. Ainsi, plutôt que de donner l'impression d'être un logiciel de gestion des visiteurs avec quelques fonctionnalités supplémentaires, Archie s'apparente davantage à un logiciel de gestion d'espaces intégrant un module de gestion des visiteurs très complet.

Caractéristiques principales

• Flux de visiteurs : vous pouvez configurer la pré-inscription, l'enregistrement via QR code, les notifications aux hôtes, l'impression de badges, la prise de photos, les signatures électroniques, les formulaires personnalisés, les types de visite et les visites récurrentes.

• Notifications d'hôte : Archie prend en charge les notifications d'hôte via différents canaux, tels que l'e-mail, Slack, Teams et les SMS, en fonction de votre forfait et de votre configuration.

• Plans d'étage : l'application utilise des plans d'étage sous forme de carte pour les bureaux et les salles, ce qui permet à vos employés de localiser plus facilement leurs collègues et de réserver des espaces à proximité.

• Alertes d'urgence : en cas d'exercice ou d'incident réel, vous pouvez déclencher une évacuation depuis la tablette.

• Coworking et facturation : si vous facturez certaines ressources ou si des membres externes utilisent votre espace, la plateforme gère la facturation et les paiements de manière native.

• Contrôle d'accès, Wi-Fi et livraisons : Archie permet de relier les flux de visiteurs et les mouvements au sein des locaux à la gestion de l'accès aux portes, au partage du Wi-Fi et à la gestion des livraisons.

Prix

Ils ont tendance à fixer leurs tarifs en fonction de l'emplacement pour les visiteurs et en fonction du poste de travail ou des ressources pour les autres :

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• Formule de base : 109 $ par site et par mois
• Tarif : 185 $ par site et par mois
• Entreprise : tarification personnalisée

Ce que les utilisateurs apprécient

• Facile à prendre en main : en général, les employés n'ont pas besoin d'être pris par la main pour commencer à réserver des bureaux ou à gérer les visites de visiteurs.

• Mise en œuvre rapide : Archie semble plus facile à déployer que certains systèmes plus complexes, même si sa configuration nécessite tout de même un véritable travail d'administration.

• Une solution tout-en-un : elle vous permet de vous passer des abonnements distincts pour votre registre des visiteurs et la réservation de bureaux.

• Un soutien efficace : les équipes chargées de l'intégration et de l'assistance sont souvent citées pour leur réactivité et leur réelle efficacité.

• Un look moderne : de nombreux commentaires soulignent que l'interface semble moderne et plus intuitive que les anciens outils de travail.

Ce qu'il faut garder à l'esprit

• Logique avancée : si vos besoins en matière de sécurité sont particulièrement complexes (comme la réalisation de vérifications d'antécédents à plusieurs niveaux), un outil de sécurité dédié pourrait s'avérer plus complet.

• Configuration : les politiques, les cartes, les intégrations et les règles de l'espace de travail doivent encore être configurées en arrière-plan par l'administrateur.

• Plus qu'un simple outil de gestion des visiteurs : si vous recherchez uniquement un outil d'accueil simple et léger, Archie risque de s'avérer trop sophistiqué pour vos besoins.

• Côté matériel : les tablettes , les imprimantes et leur configuration font partie de la mise en place qui vous incombe.

Choisir le bon logiciel de gestion des visiteurs

En fin de compte, tout se résume à une seule question : souhaitez-vous moderniser la réception ou préférez-vous disposer d'un système unique capable de gérer l'ensemble du bureau ?

1. Regardez le plan d'ensemble

Avant d'acheter un outil destiné uniquement à l'accueil, demandez-vous si vous aurez également besoin, dans un avenir proche, de gérer les bureaux, les salles, les livraisons ou les demandes liées au lieu de travail. Si la réponse est oui, une application dédiée aux visiteurs pourrait résoudre le problème actuel, mais en créer un nouveau pour le trimestre prochain.

2. Vérifiez où votre équipe travaille réellement

Si les utilisateurs doivent abandonner les outils qu'ils utilisent déjà simplement pour inviter quelqu'un ou réserver une salle, le taux d'adoption a tendance à baisser. Les meilleurs produits s'intègrent à des plateformes comme Teams ou Slack, de sorte que le flux de travail semble naturel et non pas superflu.

3. Faites le calcul pour la tarification modulaire

De nombreux outils semblent abordables au premier abord, car le devis ne couvre que l'enregistrement de base des visiteurs. Puis viennent les options supplémentaires : personnalisation de l'image de marque, SMS, réservation de salles, réservation de bureaux, livraisons, analyses. Examinez attentivement ce qui est inclus et ce qui fait grimper le prix.

4. Réfléchissez au matériel

Le logiciel ne représente que la moitié de l'installation. Selon l'outil utilisé, vous aurez peut-être également besoin d'une borne interactive, d'une imprimante de badges, d'un écran d'affichage pour la salle ou d'autres équipements. Certains fournisseurs facilitent davantage cette tâche que d'autres, il est donc judicieux d'y réfléchir dès le début.

L'époque des livres d'or est révolue

Un outil de connexion, ça suffit quand on n'a besoin que d'un outil de connexion.

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Mais si votre équipe gère déjà les visiteurs, les bureaux, les salles de réunion et tous les petits détails du quotidien au bureau, il serait peut-être plus simple de tout regrouper au même endroit.

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Vous voulez voir comment cela fonctionne concrètement ?

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