La dernière fois que je me suis inscrite sur un registre papier au bureau, j’ai pu lire les noms des trois personnes qui me précédaient sur la liste. Leurs noms, leur service, la personne qu’elles venaient voir, un numéro de téléphone… Je ne l’ai pas vraiment fait exprès, mais tout ça se trouvait juste à hauteur des yeux de celui ou celle qui tenait le bloc-notes 🤷♀️.
On ne pense pas forcément qu’une feuille de présence puisse constituer une fuite de données, même si c’est bel et bien le cas, ce qui pousse de nombreuses équipes à opter pour une borne de gestion des visiteurs.
Le principe est simple. L'invité s'enregistre lui-même, et l'hôte reçoit une notification avant même que l'invité ait eu le temps d'enlever son manteau. La seule difficulté, c'est de savoir quoi acheter, car vous aurez probablement besoin de moins de choses que vous ne le pensez.
Voici donc un aperçu complet de la situation :
Une borne d'accueil est l'appareil qu'un visiteur utilise pour s'enregistrer à son arrivée. Il s'agit le plus souvent d'un iPad installé à la réception, sur lequel est installé un logiciel. Le visiteur saisit quelques informations, et le système s'occupe du reste.
Il est utile de diviser cela en deux parties, car on finit par les acheter séparément :
On les appelle parfois « bornes pour visiteurs », « bornes d'enregistrement des visiteurs » ou encore « bornes d'accueil », mais il s'agit toujours du même dispositif : un écran à l'avant et un système automatisé qui gère tout en arrière-plan.
Faites bien la distinction entre ces deux éléments, car cela influe sur votre façon d'acheter. Le logiciel détermine les fonctionnalités de votre borne d'enregistrement, tandis que le matériel définit la manière dont les utilisateurs interagissent avec celle-ci. Vous pouvez donc modifier l'un sans toucher à l'autre, ce qui est pratique lorsque vous comparez différentes options.
Presque tous les systèmes d'enregistrement fonctionnent de la même manière, que votre visiteur soit un candidat à un poste ou un livreur venu déposer un colis. Voici les grandes lignes du processus, mais vous pouvez consulter l'intégralité du déroulement, de l'arrivée à la sortie, dans notre guide sur la gestion des visiteurs disponible ici:
L'hôte sait que le visiteur va arriver, il procède donc à son pré-enregistrement. Le visiteur reçoit un e-mail contenant un code QR et, parfois, un document à lire à l'avance. Si le visiteur est pré-enregistré, il peut éviter de remplir la plupart des champs à son arrivée, ce qui réduit le temps d'enregistrement de deux minutes à environ 10 secondes.
Lorsque le visiteur arrive sur le site, il scanne ce code QR ou saisit ses informations à l'écran : nom, entreprise, personne qu'il vient rencontrer. Certains prestataires appellent cela « auto-inscription », d'autres « enregistrement en libre-service ».
Quoi qu'il en soit, les bons bornes en libre-service permettent d'accélérer la procédure d'enregistrement : ainsi, personne ne se retrouve à tâtonner devant un écran déroutant pendant qu'un hôte attend et que les visiteurs essaient de comprendre comment s'y prendre.
Les informations demandées à l'écran peuvent varier en fonction de la personne qui s'enregistre, car la plupart des systèmes permettent de définir un parcours différent pour chaque type de visiteur.
Il se peut qu'on vous demande de signer un accord de confidentialité ou une décharge de responsabilité, de vous faire prendre en photo ou de procéder à une vérification d'identité. Disposer de photos des visiteurs permet au service de sécurité d'associer un visage à un nom si jamais cela s'avère nécessaire. De nombreux bureaux sautent complètement cette étape, et c'est tout à fait acceptable. C'est à vous de décider dans quelle mesure l'accès à vos locaux doit être contraignant.
Si vous distribuez des badges, vous pouvez en imprimer un directement ici. Cela permet au personnel d'identifier rapidement les visiteurs et ne rallonge la procédure d'enregistrement que de deux secondes environ. Si vous préférez ne pas imprimer de badges pour les visiteurs, vous pouvez sauter cette étape ; c'est d'ailleurs ce que font de nombreux bureaux.
Lorsqu'un enregistrement est effectué avec succès, l'hôte reçoit un message, que ce soit par e-mail, via Slack, Microsoft Teams ou toute autre plateforme de son choix. Ainsi, la réception n'a pas besoin de partir à la recherche du visiteur, ce dernier n'est pas obligé d'attendre sans rien faire, et la visite est enregistrée, ce qui vous permet de la consulter ultérieurement. Vous en serez ravi le jour où quelqu'un vous demandera qui se trouvait dans le bâtiment lundi dernier.
On a souvent tendance à associer le matériel de gestion des visiteurs à une grosse machine complexe, fixée au sol. Mais en réalité, ce n'est pas si lourd que ça. La plupart des systèmes de gestion des visiteurs se composent d'une tablette et de quelques accessoires optionnels dont vous n'aurez peut-être même pas besoin.
Voici le matériel indispensable, ainsi que les postes sur lesquels vous pouvez faire des économies :
Posez-vous la question suivante : de quoi votre porte a-t-elle besoin précisément ? Une usine sécurisée et un studio pouvant accueillir dix personnes nécessiteront un équipement bien différent, et acheter le matériel prévu pour l'usine pour le studio reviendrait à gaspiller de l'argent.
La plupart du temps, vous pouvez procéder à l'enregistrement directement sur le téléphone du visiteur, sans avoir besoin d'aucun équipement dans le hall d'accueil.
Cela fonctionne grâce à un code QR. Il suffit de le créer une seule fois, de l'imprimer, de l'afficher près de la porte, et les visiteurs peuvent le scanner pour lancer la procédure d'enregistrement depuis leur téléphone. Le formulaire, les champs à remplir et le document à signer sont les mêmes. Par exemple, elia propose cette fonctionnalité en standard ; vous pouvez la désactiver et la réactiver à tout moment ; le même code reste valable, il n'y a donc pas besoin de le réimprimer.
Cela bouleverse les calculs dans de nombreuses situations du quotidien :
Réfléchissez un instant à la question du badge. Un téléphone ne peut pas l'imprimer tout seul ; donc, si vous souhaitez que les clients portent un badge imprimé, il faut qu'il y ait une imprimante quelque part dans le hall. De nombreux systèmes peuvent d'ailleurs vous aider à cela : le client s'enregistre sur son téléphone et le badge s'imprime automatiquement à une borne du hall, ou bien il reçoit à la place un pass numérique sur son téléphone.
Bon, les logiciels de gestion des visiteurs varient en réalité d'un fournisseur à l'autre, c'est donc là-dessus que je vous conseille de concentrer votre attention. Considérez cette liste comme votre guide et soyez honnête : distinguez les fonctionnalités que vous utiliserez réellement de celles qui font bonne impression lors d'une démonstration mais qui resteront ensuite inutilisées :
L’une de ces fonctionnalités présente un avantage supplémentaire. Votre registre des visiteurs fait également office de liste à consulter en cas d’urgence; les systèmes qui l’associent aux alertes d’urgence et au suivi des premiers intervenants vous apportent donc bien plus qu’il n’y paraît à première vue. De plus, quelques mois de données sur les visiteurs vous permettront d’évaluer votre fréquentation et de déterminer précisément les moments de forte affluence, ce qui vous aidera à répartir plus efficacement vos ressources et votre personnel.
Tout dépend vraiment de la porte. Une fois que vous avez adapté l'installation à l'entrée, le plus gros du travail est fait :
Un bornet ne remplacera toutefois pas entièrement une réceptionniste. Il permet d'enregistrer les arrivées, mais il ne peut ni ouvrir une porte à carte magnétique ni répondre au téléphone. Si vous espérez donc remplacer une personne par un écran, mieux vaut le savoir dès le départ.
Il y a deux coûts à prendre en compte :
Le secret pour maîtriser vos coûts à mesure que votre entreprise se développe réside dans le modèle de tarification. La tarification par siège peut rapidement faire grimper la facture si vous disposez de nombreux sites ou points d'accès, tandis que la tarification par place ou par entrée reste beaucoup plus prévisible.
Regrouper vos outils présente le même avantage. Cette même coopérative laitière que nous avons mentionnée plus haut gérait 46 licences visiteurs réparties sur 35 sites. En mettant fin à ses systèmes de réservation et de gestion des visiteurs distincts, puis en payant pour l'ensemble de ses bâtiments via une seule et même plateforme, elle s'est retrouvée avec une seule facture annuelle au lieu d'une pile de factures mensuelles.
Pour qu'un kiosque fonctionne correctement, il faut surtout s'occuper de petites tâches fastidieuses :
Et continue à t'occuper de toutes ces tâches de maintenance un peu ennuyeuses : mettre à jour l'application, réapprovisionner le stock de badges, surveiller le Wi-Fi.
Un bornes d'enregistrement des visiteurs regroupe en réalité plusieurs choix : quelles entrées nécessitent une tablette, lesquelles fonctionnent avec un code QR imprimé, si vous imprimez des badges, et quel niveau de contrôle est requis à chaque entrée. Si vous faites les bons choix, vous ne dépensez de l'argent que là où cela fait vraiment la différence.
Commencez donc par les entrées. Observez où les visiteurs se rendent et ce que chaque visite doit permettre de capter. Cela suffit à vous indiquer où un kiosque complet a sa place et où un code QR apposé sur le mur remplit tout aussi bien cette fonction, sans aucun coût.
Vous souhaitez voir comment les différents éléments s'adaptent à votre bâtiment ? Découvrez le système de gestion des visiteurs d'elia et comparez-le à vos propres entrées. Même si vous ne choisissez finalement pas de faire appel à nos services, vous en ressortirez sans doute avec une idée plus précise des besoins de chaque porte.
Faites en sorte que chaque client se sente attendu avant même d'arriver à la réception.
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