La réservation des postes de travail était gérée dans un système, la gestion des visiteurs dans un autre, et la facturation s’effectuait site par site. elia a remplacé ce système disparate par une plateforme unique couvrant 35 sites, réduisant ainsi la charge administrative liée à la gestion d’un parc de bureaux décentralisé à un seul tableau de bord et une seule facture.
plateforme
centralisé
hall d'entrée épuré
facture
Cette entreprise est l'un des principaux producteurs laitiers d'Amérique du Nord, présent au Canada et aux États-Unis. Avec environ 800 collaborateurs à son siège social et un réseau de 35 sites, elle gère à la fois des sites administratifs et opérationnels selon un modèle de travail hybride à 50/50.
Une grande entreprise laitière nord-américaine était passée à un modèle hybride 50/50 et cherchait un moyen plus efficace de l'accompagner. Le premier besoin concernait la réservation des bureaux au siège social, mais le problème était plus vaste : la gestion des visites sur un réseau de sites beaucoup plus étendu devenait également de plus en plus chronophage.
Avant elia, ces besoins étaient répartis entre différents outils. La réservation des bureaux se faisait dans un système, la gestion des visiteurs dans un autre, et la facturation était traitée bâtiment par bâtiment. Ce qui aurait dû être une expérience de travail connectée était devenu un patchwork de plateformes et de factures.
Le principal défi se posait au siège social, où 800 personnes se partageaient environ 300 bureaux. L'équipe devait trouver un moyen permettant aux employés de planifier leurs journées au bureau et de faciliter la gestion au quotidien du travail hybride.
La gestion des visiteurs a introduit une autre forme de complexité. L'équipe devait faire face à :
Chaque problème pouvait être géré séparément grâce à des plateformes distinctes, mais, pris dans leur ensemble, ils donnaient lieu à une configuration de l'environnement de travail dont la gestion prenait trop de temps et dont la maintenance nécessitait trop de systèmes.
L'entreprise a déployé elia comme plateforme collaborative pour ses sites administratifs et opérationnels. Au-delà du logiciel, ce partenariat lui a permis de mettre en place un système adapté à ses besoins logistiques spécifiques.
Au siège social, 800 employés se partageaient environ 300 bureaux, et trouver une place libre relevait davantage de la chance que de l'organisation.
Les employés utilisent désormais la même plateforme pour planifier leurs journées au bureau. Ils peuvent consulter le plan des locaux, voir où sont assis leurs collègues et réserver un bureau en quelques secondes.
Chaque site était considéré comme un compte distinct, ce qui compliquait la tâche de l'équipe chargée des installations pour gérer les protocoles de sécurité ou contrôler de manière cohérente l'activité des visiteurs sur l'ensemble des sites.
L'équipe chargée des installations centrales peut désormais superviser les différents sites à partir d'un seul tableau de bord, mettre à jour les protocoles de sécurité ou consulter les registres des visiteurs sur l'ensemble du continent sans avoir à passer d'un compte à l'autre.
Les factures mensuelles distinctes pour chaque bâtiment rendaient le suivi des coûts difficile et nécessitaient un suivi permanent de la facturation.
L'entreprise a adopté un système de facturation annuel unique pour la réservation des postes de travail et la gestion des visiteurs, ce qui a permis de simplifier le suivi des coûts et de réduire les tâches administratives liées à la facturation.
Le fait de partager un siège social impliquait qu'une seule réceptionniste devait accueillir les visiteurs de trois entreprises différentes, sans qu'il n'existe de méthode harmonisée pour gérer cette situation.
Un seul guichet accueille désormais les visiteurs des trois entreprises. Les visiteurs choisissent leur destination à leur arrivée, et la réceptionniste gère tous les enregistrements depuis un seul écran.
L'entreprise avait besoin de fonctionnalités spécifiques pour gérer un flux de livraisons très important, et la lenteur de la réactivité des fournisseurs constituait un problème récurrent.
L'équipe produit a mis en œuvre les mises à jour nécessaires en quelques semaines, ce qui a permis à l'entreprise d'avoir l'assurance que les retours d'expérience se traduiraient par des changements concrets.
En adoptant une plateforme unique, l'entreprise a simplifié les opérations sur le lieu de travail, malgré un réseau de sites dispersés :
De nombreuses entreprises ne disposent pas d'un modèle unique et harmonisé d'utilisation des espaces de travail applicable à tous leurs sites. Le siège social peut avoir besoin d'un système de réservation de postes de travail. D'autres sites peuvent accorder davantage d'importance à la gestion des visiteurs. Certains bâtiments peuvent disposer d'espaces d'accueil partagés ou présenter des besoins opérationnels plus complexes.
Pour cette entreprise, la valeur ajoutée a résidé dans le remplacement d'une organisation disparate par une approche plus cohérente de la gestion des opérations sur le lieu de travail, tenant compte des spécificités des différents bâtiments et sites.
Vous en avez assez de gérer des identifiants et des factures différents pour chaque bureau et chaque usine ? Découvrez comment elia peut vous aider à superviser tous vos sites depuis un seul tableau de bord.
