La réservation des postes de travail était gérée dans un système, la gestion des visiteurs dans un autre, et la facturation se faisait bâtiment par bâtiment. elia a remplacé cet assemblage disparate par une plateforme unique couvrant 35 sites, réduisant la charge administrative liée à des espaces de travail dispersés à un seul tableau de bord et une seule facture.
connectée
centralisés
mutualisé pour 3 entreprises
annuelle
L'entreprise est un important producteur laitier nord-américain actif au Canada et aux États-Unis. Avec environ 800 employés à son siège principal et une présence répartie sur 35 sites, l'entreprise gère un mélange de lieux corporatifs et opérationnels sous un modèle de travail hybride 50/50.
Une importante entreprise laitière nord-américaine était passée à un modèle hybride 50/50 et cherchait une meilleure façon de le soutenir. Le premier besoin concernait la réservation des postes de travail au siège social, mais l'enjeu de fond était plus large: la gestion des visiteurs à travers un réseau de sites beaucoup plus vaste devenait elle aussi de plus en plus chronophage.
Avant elia, ces besoins étaient répartis entre des outils distincts. La réservation des postes de travail vivait dans un système, la gestion des visiteurs dans un autre, et la facturation se faisait bâtiment par bâtiment. Ce qui aurait dû être une expérience de travail connectée était devenu un assemblage disparate de plateformes et de factures.
Le principal défi se posait au siège social, où 800 personnes se partageaient environ 300 bureaux. L'équipe devait trouver un moyen permettant aux employés de planifier leurs journées au bureau et de faciliter la gestion au quotidien du travail hybride.
La gestion des visiteurs a introduit une autre forme de complexité. L'équipe devait faire face à :
Chaque enjeu était gérable individuellement sur des plateformes distinctes, mais ensemble, ils créaient un environnement de travail qui demandait trop de temps à gérer et trop de systèmes à maintenir.
L'entreprise a déployé elia comme plateforme commune pour ses sites administratifs et opérationnels. Au-delà du logiciel, ce partenariat lui a permis de mettre en place un système adapté à ses besoins logistiques spécifiques.
Au siège social, 800 employés se partageaient environ 300 bureaux, et trouver une place libre relevait davantage de la chance que de l'organisation.
Les employés utilisent désormais la même plateforme pour planifier leurs journées au bureau. Ils peuvent consulter le plan des locaux, voir où sont assis leurs collègues et réserver un bureau en quelques secondes.
Chaque site était traité comme un compte distinct, ce qui compliquait la tâche de l'équipe des installations pour gérer les protocoles de sécurité ou examiner l'activité des visiteurs de façon cohérente à travers les sites.
L'équipe centrale des installations peut désormais superviser l'ensemble des sites à partir d'un seul tableau de bord, en mettant à jour les protocoles de sécurité ou en consultant les registres des visiteurs partout sur le continent, sans avoir à jongler entre différents identifiants de connexion.
Les factures mensuelles distinctes pour chaque bâtiment rendaient le suivi des coûts difficile et exigeaient des relances constantes.
L'entreprise a adopté un système de facturation annuel unique pour la réservation des postes de travail et la gestion des visiteurs, ce qui a permis de simplifier le suivi des coûts et de réduire les tâches administratives liées à la facturation.
Le fait de partager un siège social impliquait qu'une seule réceptionniste devait accueillir les visiteurs de trois entreprises différentes, sans qu'il existe de méthode harmonisée pour gérer cette situation.
Une seule borne permet désormais d'accueillir les visiteurs des trois entreprises. Ces derniers choisissent leur destination à leur arrivée, et la réceptionniste gère tous les enregistrements depuis un seul écran.
L'entreprise avait besoin de fonctionnalités spécifiques pour gérer un flux de livraisons très important, et le manque de réactivité du fournisseur constituait un problème récurrent.
L'équipe produit a mis en place les mises à jour nécessaires en quelques semaines, donnant à l'organisation la confiance que ses commentaires se traduiraient en changements concrets.
En adoptant une plateforme unique, l'entreprise a simplifié ses opérations sur l'ensemble de son réseau de sites :
De nombreuses entreprises ne disposent pas d'un modèle unique et harmonisé d'utilisation des espaces de travail applicable à tous leurs sites. Le siège social peut avoir besoin d'un système de réservation de postes de travail. D'autres sites peuvent accorder davantage d'importance à la gestion des visiteurs. Certains bâtiments peuvent disposer d'espaces d'accueil partagés ou présenter des besoins opérationnels plus complexes.
Pour cette entreprise, la valeur ajoutée est venue du remplacement d'un assemblage disparate par une façon plus cohérente de gérer les opérations liées aux espaces de travail à travers différents bâtiments et réalités de site.
Vous en avez assez de gérer des identifiants et des factures différents pour chaque bureau et chaque usine ? Découvrez comment elia peut vous aider à superviser tous vos sites depuis un seul tableau de bord.
