Si vous travaillez dans le secteur de la gestion des installations ou de l'immobilier, il y a de fortes chances que vous disposiez d'un logiciel IWMS dans votre boîte à outils. Ce système volumineux et lourd qui gère vos baux et vos ordres de travail. Sa mise en place a sans doute coûté une fortune, d'ailleurs. Mais si vous demandez à dix collègues de votre bureau s'ils s'y sont déjà connectés, neuf d'entre eux n'auront aucune idée de ce dont vous parlez.
En revanche, les tâches quotidiennes, comme trouver un bureau ou réserver une salle de réunion, se gèrent ailleurs, souvent dans un tableur.
Avez-vous donc réellement besoin d'un système de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS), ou une plateforme de gestion du lieu de travail plus légère suffirait-elle pour vos opérations quotidiennes ?
Voici ce que vous trouverez ici :
Ce sigle désigne un « système intégré de gestion des lieux de travail », ce qui n'est qu'une façon sophistiquée de désigner un système unique qui gère tous les aspects de vos bâtiments. C'est Gartner qui a inventé ce terme en 2004, l'idée étant de permettre aux équipes chargées des installations de ne plus avoir à utiliser 15 outils différents, mais de tout regrouper en un seul endroit, avec des données centralisées et une seule connexion.
Il est censé remplir cinq fonctions principales :
Ce secteur compte quelques grands noms, tels qu'IBM TRIRIGA, Planon, Eptura et Nuvolo. Ces plateformes IWMS s'adressent aux très grandes entreprises (celles qui possèdent des centaines de bâtiments et des millions de pieds carrés), pour lesquelles la centralisation des données relatives à l'ensemble du parc immobilier devient indispensable. Si vous n'atteignez pas cette envergure, ces solutions risquent d'être plus sophistiquées que ce dont vous avez réellement besoin.
Vous verrez également apparaître les termes CAFM et CMMS aux côtés de l'IWMS ; il s'agit là de deux autres types de logiciels de gestion. Bien qu'ils se recoupent, ils ne désignent pas la même chose :
Il y a ensuite l’EAM (gestion des actifs d’entreprise). Cette solution est plus courante dans les environnements industriels, où il faut gérer un grand nombre d’équipements et d’opérations de maintenance. IBM Maximo en est sans doute l’exemple le plus connu. Mais pour un parc de bureaux classique, vous n’avez pas besoin d’une solution aussi complète.
Alors, lequel est le tien ?
CMMS ou EAM si vous parlez de maintenance. CAFM si vous parlez d'environnement de travail. Une grande partie des fonctionnalités offertes par le CAFM fait désormais également partie des plateformes dédiées à l'environnement de travail.
En bref, si vous êtes une entreprise de taille moyenne, cette solution n'est pas faite pour vous.
Une solution IWMS est une solution d'entreprise généralement adoptée par les universités, les réseaux hospitaliers, les administrations publiques et les grandes multinationales disposant d'un patrimoine immobilier et d'installations étendus à travers le monde.
Et même là, il se trouve dans les locaux administratifs. Les personnes qui y travaillent sont :
La personne assise au bureau d'à côté ne l'ouvre jamais (et n'en a d'ailleurs jamais besoin).
Et c'est justement là que les choses commencent à mal tourner.
Le problème avec bon nombre de ces systèmes, c'est qu'ils sont obsolètes. La plupart ont été conçus vers 2004, avant l'avènement du cloud, avant l'apparition d'API performantes et avant même que l'on puisse imaginer réserver un bureau depuis son téléphone. Cela se voit clairement dans leur fonctionnement :
D'ailleurs, ça arrive tout le temps.
Une équipe chargée des installations à laquelle nous avons parlé utilisait le même logiciel de gestion intégrée des espaces de travail (IWMS) depuis environ 20 ans, et même aujourd’hui, son équipe chargée de la gestion des espaces s’en sert principalement pour les plans d’étage et les registres d’occupation. C’est à peu près tout. Les fonctionnalités liées à la planification des déménagements et à l’utilisation des espaces sont très peu utilisées. Ils gèrent les déménagements dans un tableur, puis mettent à jour le plan d’étage par la suite.
Une autre équipe, issue d'une université, nous a raconté une histoire similaire. Ils utilisent ce système depuis une dizaine d'années, principalement pour établir des rapports destinés à l'administration. Ils y conservent leur liste des salles, effectuent des audits d'espace dans Excel et mènent un petit projet parallèle sur PowerApp.
Il y a encore une chose qui préoccupe tout le monde en ce moment. IBM met fin à la commercialisation du produit TRIRIGA en version autonome. L'entreprise a cessé d'accepter de nouvelles commandes en janvier 2026. En septembre 2027, le support technique prendra fin définitivement et vous serez basculés vers Maximo : mêmes fonctionnalités, nouveau nom. Si vous utilisez TRIRIGA, vous pourrez bénéficier d'une migration « volontaire ».
C'est donc le moment idéal pour poser la vraie question. Souhaitez-vous vous lancer dans un autre système IWMS gigantesque, ou existe-t-il une solution plus simple pour atteindre votre objectif ?
Alors, qu'utilisez-vous à la place ? Une plateforme professionnelle est une option possible.
Le moyen le plus simple de voir où cela s'intègre est de diviser votre installation en deux niveaux.
Une couche correspond à votre système de référence. C'est votre source de vérité pour des éléments tels que les baux, les données financières, les registres d'actifs, les plans d'ensemble, bref, tout ce qui est statique et doit être traité avec soin. Ce sont généralement les services financiers et immobiliers qui surveillent cela de près. Un système de gestion des installations (IWMS) ou un progiciel de gestion intégré (ERP) remplit parfaitement cette fonction.
L'autre volet concerne ce que vos collaborateurs utilisent au quotidien, c'est-à-dire les aspects liés à la gestion quotidienne de l'espace de travail :
Les utilisateurs se servent réellement de la plateforme de travail. Ainsi, lorsque vous consultez les données, vous observez ce que font les utilisateurs.
Un système de gestion intégrée des espaces de travail (IWMS) peut vous indiquer qu’un étage est occupé à 60 %, mais si ce chiffre provient de lectures de badges ou de réservations que personne n’a effectuées, il décrit un bâtiment qui n’existe pas. Lorsque vos données d’utilisation de l’espace proviennent d’un outil que les collaborateurs consultent quotidiennement pour mener à bien leur travail, vous pouvez alors vous y fier et optimiser l’utilisation de l’espace étage par étage.
Ensuite, vous reliez les deux couches entre elles :
Et les données d'utilisation sont transmises en temps réel, ce qui permet à vos responsables immobiliers de les recouper avec les baux. Les employés bénéficient d'un outil rapide et accessible sur mobile, tandis que la direction dispose de chiffres qu'elle peut présenter lors des réunions budgétaires.
Il existe pas mal d'outils de ce type : elia, Tactic, OfficeSpace, deskbird, etc. Ce sont des outils plus légers et plus récents auxquels on fait référence lorsqu'on parle de « plateforme de gestion des espaces de travail ».
Québecor en est un bon exemple. Il s'agit d'un grand groupe de presse canadien qui emploie plus de 10 000 personnes, dont une grande partie travaille en mode hybride. Après avoir mis en place elia, le nombre de réservations a triplé, et l'entreprise a pu analyser l'utilisation des bureaux et prendre des décisions en matière d'immobilier en s'appuyant sur des données chiffrées. Vous pouvez lire l'intégralité de l'histoire de Québecor ici.
Revenons donc à la question posée dans le titre. En réalité, il existe trois façons principales de s'y prendre :
Vous vous demandez à quoi ressemble concrètement cette configuration à deux niveaux ? Nous pouvons vous montrer comment elia s'intègre aux systèmes dont vous disposez déjà.
Découvrez ce qui fonctionne, ce qui est gaspillé et où l'espace pourrait être mieux exploité.
Réponses à vos questions les plus fréquentes
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