Si vous travaillez aux services généraux ou en immobilier, il y a de bonnes chances qu'un logiciel IWMS fasse partie de vos outils. Ce gros système lourd qui suit vos baux et vos bons de travail. Sa mise en place a sûrement coûté une fortune, en plus. Mais demandez à 10 personnes de votre bureau si elles s'y sont déjà connectées, et 9 n'auront aucune idée de quoi vous parlez.
En revanche, les tâches quotidiennes, comme trouver un bureau ou réserver une salle de réunion, se gèrent ailleurs, souvent dans un tableur.
Alors, avez-vous vraiment besoin d'un IWMS, ou une plateforme de gestion du lieu de travail plus légère peut-elle faire l'affaire pour vos opérations quotidiennes ?
Voici ce que vous trouverez ici :
C'est l'acronyme d'integrated workplace management system (système intégré de gestion du lieu de travail), une façon savante de désigner un seul système qui gère tout ce qui touche à vos bâtiments. C'est Gartner qui a créé le terme en 2004, avec l'idée de sortir les équipes des services généraux de leurs 15 outils différents pour tout regrouper au même endroit, avec des données centralisées et une seule connexion.
Il est censé remplir 5 grandes fonctions :
Ce secteur compte quelques grands noms, tels qu'IBM TRIRIGA, Planon, Eptura et Nuvolo. Ces plateformes IWMS s'adressent aux très grandes entreprises (celles qui possèdent des centaines de bâtiments et des millions de pieds carrés), pour lesquelles la centralisation des données relatives à l'ensemble du parc immobilier devient indispensable. Si vous n'atteignez pas cette envergure, ces solutions risquent d'être plus sophistiquées que ce dont vous avez réellement besoin.
Vous verrez également apparaître les termes CAFM et CMMS aux côtés de l'IWMS ; il s'agit là de deux autres types de logiciels de gestion. Bien qu'ils se recoupent, ils ne désignent pas la même chose :
Il y a ensuite l’EAM (gestion des actifs d’entreprise). Cette solution est plus courante dans les environnements industriels, où il faut gérer un grand nombre d’équipements et d’opérations de maintenance. IBM Maximo en est sans doute l’exemple le plus connu. Mais pour un parc de bureaux classique, vous n’avez pas besoin d’une solution aussi complète.
Alors, lequel vous convient ?
CMMS ou EAM si vous parlez de maintenance. CAFM si vous parlez de lieu de travail. Une bonne partie de ce qu'offre un CAFM se retrouve aussi aujourd'hui dans les plateformes de gestion du lieu de travail.
En bref, si vous êtes une entreprise de taille moyenne, cette solution n'est pas faite pour vous.
Une solution IWMS est une solution d'entreprise généralement adoptée par les universités, les réseaux hospitaliers, les administrations publiques et les grandes multinationales disposant d'un patrimoine immobilier et d'installations étendus à travers le monde.
Et même là, il reste cantonné aux fonctions administratives. Les gens qui l'utilisent sont :
La personne assise au bureau d'à côté ne l'ouvre jamais (et n'en a d'ailleurs jamais besoin).
Et c'est justement là que les choses commencent à mal tourner.
Le problème avec bon nombre de ces systèmes, c'est qu'ils sont obsolètes. La plupart ont été conçus vers 2004, avant l'avènement du cloud, avant l'apparition d'API performantes et avant même que l'on puisse imaginer réserver un bureau depuis son téléphone. Cela se voit clairement dans leur fonctionnement :
D'ailleurs, ça arrive tout le temps.
Une équipe des services généraux avec qui nous avons discuté utilisait le même IWMS depuis une vingtaine d'années, et encore aujourd'hui, son équipe des espaces s'en sert surtout pour les plans d'étage et les fiches d'espaces. C'est à peu près tout. Les fonctionnalités de planification des déménagements et d'utilisation de l'espace restent peu utilisées. Ils gèrent les déménagements dans un tableur, puis mettent le plan d'étage à jour après coup.
Une autre équipe, dans une université, nous a raconté la même histoire. Une dizaine d'années sur le système, en grande partie pour la reddition de comptes au gouvernement. Ils y conservent leur liste de salles, et font leurs audits d'espaces dans Excel et dans un petit projet parallèle sur PowerApp.
Il y a encore une chose qui préoccupe tout le monde en ce moment. IBM met fin à la commercialisation du produit TRIRIGA en version autonome. L'entreprise a cessé d'accepter de nouvelles commandes en janvier 2026. En septembre 2027, le support technique prendra fin définitivement et vous serez basculés vers Maximo : mêmes fonctionnalités, nouveau nom. Si vous utilisez TRIRIGA, vous pourrez bénéficier d'une migration « volontaire ».
C'est donc le moment idéal pour poser la vraie question. Souhaitez-vous vous lancer dans un autre système IWMS gigantesque, ou existe-t-il une solution plus simple pour atteindre votre objectif ?
Qu'est-ce qu'on utilise à la place ? Une plateforme de gestion du lieu de travail est une option.
Le plus simple pour voir où elle s'intègre, c'est de diviser votre configuration en 2 couches.
Une couche, c'est votre système de référence. C'est votre source de vérité pour les baux, les données financières, les registres d'actifs, les plans d'étage de référence, bref, tout ce qui est statique et doit être traité avec soin. Ce sont généralement les finances et l'immobilier qui surveillent ça de près. Un IWMS ou un ERP fait très bien ce travail.
L'autre couche, c'est ce que vos employés utilisent tous les jours, c'est-à-dire les aspects liés à la gestion quotidienne de l'espace de travail :
Les gens utilisent vraiment la plateforme de gestion du lieu de travail. Donc, quand vous regardez les données, vous voyez ce que les gens font réellement.
Un IWMS peut vous dire qu'un étage est occupé à 60 %, mais si ce chiffre provient de passages de badges ou de réservations que personne n'a faites, il décrit un bâtiment qui n'existe pas. Quand vos données d’utilisation de l’espace viennent d'un outil que les gens ouvrent tous les jours pour faire leur travail, vous pouvez vous y fier et optimiser l'utilisation de l'espace, étage par étage.
Ensuite, vous reliez les deux couches entre elles :
Et les données d'utilisation remontent tout simplement, pour que votre équipe immobilière puisse les comparer aux baux. Les employés ont un outil rapide et mobile, et la direction a des chiffres qu'elle peut présenter en réunion budgétaire.
Il existe pas mal d'outils de ce genre : elia, Tactic, OfficeSpace, deskbird, etc. Ce sont ces outils plus légers et plus récents dont on parle quand on dit « plateforme de gestion des opérations du lieu de travail ».
Québecor en est un bon exemple. Un grand groupe de médias canadien, plus de 10 000 personnes, dont beaucoup en mode hybride. Après le déploiement d'elia, leurs réservations ont triplé, et ils ont pu voir comment le bureau était utilisé et prendre des décisions immobilières appuyées par des chiffres. Vous pouvez lire toute l'histoire de Québecor ici.
Revenons donc à la question du titre. En réalité, ça se résume à 3 façons de s'organiser :
Curieux de voir à quoi ressemble concrètement cette configuration à 2 couches ? Nous pouvons vous montrer elia en action avec les systèmes que vous avez déjà.
Découvrez ce qui fonctionne, ce qui est gaspillé et où l'espace pourrait être mieux exploité.
Réponses à vos questions les plus fréquentes
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