Découvrez à quoi servent vos bureaux
Les données sur l'occupation vous fournissent les chiffres nécessaires pour prendre des décisions éclairées en matière d'aménagement de l'espace.
CISSS Chaudière - Appalaches
Comment le CISSS a doublé son taux d'occupation des postes de travail grâce à des capteurs de présence
Lorsque le CISSS Chaudière-Appalaches a emménagé dans ses nouveaux locaux administratifs, ceux-ci comptaient 66 bureaux et 90 employés. Les capteurs de présence ont montré que l'espace pouvait en accueillir davantage.
En bref
90 → 150
des employés se partageant 66 bureaux
une hausse de 67 %
en termes de ratio employés/postes de travail
Basé sur les activités
modèle de travail
EMPLACEMENT
Chaudière-Appalaches, QC, Canada
SECTEUR
Santé et services sociaux
TAILLE
14 000 employés
Présentation de l'entreprise
Le CISSS de Chaudière-Appalaches est un organisme public de santé et de services sociaux du Québec, chargé de la prestation des soins de santé dans toute la région. Il gère près de 100 établissements répartis dans 136 municipalités, dont 4 hôpitaux, 23 CLSC et 28 CHSLD.
Lorsque le CISSS de Chaudière-Appalaches a acquis les locaux situés au 960, rue de la Concorde et les a réaménagés pour y mettre en place un modèle de travail basé sur les activités, une question s’est immédiatement posée : combien d’employés pourraient se partager 66 postes de travail non attribués sans manquer d’espace les jours de forte affluence ?
En l'absence de données d'utilisation, ce chiffre n'était qu'une estimation. L'équipe a lancé un appel d'offres pour un service de mesure de la fréquentation qui fournirait des données pertinentes pour ce processus décisionnel.
Le défi
Le CISSS avait besoin de savoir comment le bureau situé au 960, rue de la Concorde, était réellement utilisé. Le modèle basé sur les activités était une nouveauté pour l'organisation, et l'équipe ne disposait d'aucun moyen fiable pour déterminer le nombre d'employés à affecter à cet endroit.
Plus précisément, l'équipe devait :
- mesurer l'utilisation réelle des bureaux dans l'espace administratif
- utiliser ces données pour déterminer l'effectif adéquat pour ce site
- veiller à ce que les employés aient accès à un bureau à chaque fois qu'ils viennent travailler
Comment elia a aidé
À l'automne 2022, l'équipe d'elia a installé des capteurs dans l'ensemble des bureaux administratifs situés au 960, rue de la Concorde. Les responsables ont ainsi pu suivre en temps réel l'utilisation des bureaux et des salles de réunion sur l'ensemble de l'étage.
Un vivier de candidats plus large
LE PROBLÈME
Compte tenu de la réduction des effectifs sur le site, les postes à pourvoir au 960, rue de la Concorde ont dû être pourvus parmi un vivier de candidats restreint.
LA SOLUTION D'ELIA
En portant les effectifs à 150 personnes, le site est devenu attractif pour un plus grand nombre de candidats. Le bureau est accessible depuis les rives nord et sud du Saint-Laurent, et les postes qui y sont proposés attirent désormais des candidats des deux côtés du fleuve.
Plus d'espace dédié aux soins
LE PROBLÈME
Les tâches administratives étaient réparties sur plusieurs sites, occupant ainsi des locaux qui auraient pu être mis à la disposition des patients.
LA SOLUTION D'ELIA
Les données relatives au taux d'occupation ont permis à l'organisation de prendre la décision de regrouper le personnel administratif au 960, rue de la Concorde. Les locaux qui étaient auparavant utilisés pour les tâches administratives sur d'autres sites ont été transformés en salles de consultation, ce qui a permis d'augmenter la capacité d'accueil des patients dans toute la région.
Détermination des effectifs
LE PROBLÈME
Le CISSS avait affecté 90 employés à 66 postes de travail, mais en l'absence de données sur leur utilisation, il était impossible de savoir si ce chiffre était trop prudent ou trop élevé.
LA SOLUTION D'ELIA
Les capteurs ont montré que l'espace était utilisé bien en deçà de sa capacité. L'équipe a porté l'effectif à 150 personnes. Les employés ont toujours accès à un bureau à chaque fois qu'ils viennent travailler.
« L'équipe d'elia s'est montrée très proactive dès le début de notre collaboration. Elle a su adapter les solutions à mettre en œuvre en fonction de nos besoins spécifiques. Grâce à cette proactivité, nous avons pu améliorer l'analyse des données collectées et optimiser l'utilisation de nos espaces. »
Les résultats
- 150 employés se partagent désormais 66 postes de travail, contre 90 auparavant (soit une augmentation de 67 % du ratio employés/postes de travail)
- des bureaux administratifs transformés en salles de consultation, ce qui a permis d'augmenter la capacité d'accueil des patients
- Les postes à pourvoir au 960, rue de la Concorde attirent désormais des candidats des deux rives du Saint-Laurent
- les responsables peuvent suivre au quotidien l'utilisation des bureaux dans l'ensemble de l'étage
- le modèle basé sur les activités fonctionne comme prévu, et il n'y a pas de pénurie de postes de travail
Pourquoi c'est important
Dans un établissement de santé, les espaces administratifs et les espaces cliniques sont en concurrence directe. Chaque mètre carré consacré au travail de bureau est un mètre carré qui ne peut être utilisé pour les soins aux patients.
Le CISSS a évalué le nombre d'employés que 66 postes de travail pouvaient accueillir, et cette analyse a permis de prendre des décisions allant bien au-delà de la question initiale (augmentation de la capacité clinique, élargissement du vivier de recrutement), car les données étaient suffisamment précises pour servir de base à des mesures concrètes.
