Gérer des salles de conférence très sollicitées, c'est jongler avec des réservations et un flux constant de demandes liées aux événements. Ce cabinet d'avocats a réuni les deux dans elia, en remplaçant un ancien système par une solution adaptée à sa façon de travailler.
sur une seule plateforme
configurées et synchronisées avec Outlook
remplacé
Un cabinet d'avocats canadien comptant de 500 à 1 000 employés. Son bureau principal dispose d'un vaste espace de conférence où la réservation des salles et les services liés aux événements font partie du quotidien. elia est déployé sur 2 des sites du cabinet.
Les salles de conférence comptent parmi les espaces les plus sollicités du siège social du cabinet. Les salles sont réservées toute la journée, et une bonne partie des réservations s'accompagnent de services à coordonner: traiteur, audiovisuel, réaménagement de salle, etc. L'équipe qui gère tout ça n'a pas droit à l'erreur: chaque détail doit être réglé au bon moment.
Le cabinet utilisait une plateforme dédiée. Avec le temps, il a voulu moderniser son approche et simplifier le quotidien de ses équipes: un seul système capable de suivre le rythme de ses activités et de s'adapter à mesure que ses besoins évoluent.
Les demandes de services étaient le point de départ. Il n'existait aucune façon standard d'en soumettre une. Une personne qui organisait un événement pouvait écrire à la coordonnatrice pour demander, par exemple, du vin pour une réception client, sans préciser la date ni la salle. La coordonnatrice devait ensuite retrouver les informations manquantes avant que quoi que ce soit puisse avancer.
Le cabinet voulait faire fonctionner deux choses ensemble: un outil de réservation capable de gérer la configuration complexe des salles, et un processus clair pour les services liés aux réservations et aux événements:
Les équipes responsables des salles et des services travaillent dans un environnement où tout va très vite. Il fallait donc que tout le monde embarque dans le changement dès le départ, sans que ça complique le travail au quotidien.
elia a travaillé directement avec les équipes responsables des salles, de la gestion des services et des TI pour adapter la plateforme à leur façon de fonctionner. L'ancien système est resté en place jusqu'à ce que le nouveau soit prêt à prendre le relais.
La configuration des salles est complexe, et l'ancien outil commençait à montrer ses limites au quotidien.
elia a configuré la réservation avancée des salles selon leur disposition et les règles en place, avec un code couleur. Les 30 salles sont synchronisées avec Outlook, pour que les disponibilités affichées dans elia correspondent à celles d'Outlook.
Les demandes liées aux événements arrivaient sans format uniforme, ce qui ralentissait l'équipe.
elia a mis en place les demandes de service sous forme d'un processus structuré avec 4 catégories de services, afin que chaque demande arrive avec les bonnes informations. Une équipe de 6 personnes les gère au même endroit.
Une grande partie de la coordination derrière chaque demande était manuelle et répétitive.
Six automatisations prennent en charge les étapes routinières du processus.
Changer d'outil touchait plusieurs équipes à la fois: les responsables des salles, les services et les TI. Il fallait que tout le monde soit à l'aise avec le changement.
elia a déployé la plateforme progressivement, en ajoutant et en ajustant les fonctionnalités avec chaque équipe, pour que le changement se fasse sans perturber le travail quotidien.
La gestion des salles et des demandes se fait désormais sur une seule plateforme:
Jusqu'ici, le changement se traduit surtout par un quotidien plus fluide et une interface que les gens ont adoptée d'eux-mêmes.
Des salles de conférence aussi sollicitées ne peuvent pas se contenter d'un outil standard. Ce qui a fait la différence, c'est une plateforme capable de s'adapter à la façon de travailler du cabinet, avec une équipe capable de combler ce qui manquait.
Pour les équipes qui gèrent des opérations complexes et très sollicitées, avoir une plateforme qui s'adapte à leur façon de travailler fait une vraie différence. Les fonctionnalités comptent, bien sûr, mais la capacité du produit à évoluer avec leurs besoins compte tout autant.
Vous gérez des salles de conférence et les services qui y sont associés? Découvrez comment elia s'adapte à votre façon de travailler, de la réservation à la gestion des demandes de services.
