Gérer un centre de conférences très sollicité, c'est jongler avec les réservations de salles et un flux constant de demandes liées aux événements. Ce cabinet d'avocats a réuni les deux dans elia, en remplaçant un ancien système par une solution pensée en fonction de sa façon de travailler.
sur une seule plateforme
configurées et synchronisées avec Outlook
remplacé
Un cabinet d'avocats canadien comptant de 500 à 1 000 employés. Son bureau principal possède un vaste centre de conférences où la réservation de salles et les services liés aux événements font partie du quotidien. elia est déployé sur 2 des sites du cabinet.
Le centre de conférences est l'un des espaces les plus sollicités du siège social du cabinet. Les salles s'enchaînent toute la journée, et une bonne partie des réservations s'accompagnent de services à coordonner: traiteur, AV, réaménagement de salle, etc. L'équipe qui gère tout ça n'a pas de marge d'erreur, chaque détail doit être au bon endroit, au bon moment.
Le cabinet utilisait une plateforme dédiée pour gérer tout ça. Avec le temps, le cabinet a voulu moderniser son approche: un seul système capable de suivre le rythme du centre de conférences et de s'adapter à mesure que ses besoins évoluent.
Les demandes étaient le point de départ. Il n'existait aucune façon standard d'en soumettre une. Une personne qui organisait un événement pouvait écrire à la coordonnatrice pour demander, par exemple, du vin pour une réception client, sans préciser la date ni la salle. La coordonnatrice devait ensuite retrouver les informations manquantes avant que quoi que ce soit puisse avancer.
Le cabinet voulait faire fonctionner deux choses ensemble: un outil de réservation capable de gérer la configuration complexe du centre de conférences, et un processus clair pour les services liés aux réservations et aux événements:
Les équipes du centre de conférences et des services travaillent dans un environnement très rythmé. Il fallait donc que tout le monde embarque dans le changement dès le départ, sans que ça complique le travail au quotidien.
elia a travaillé directement avec les équipes du centre de conférences, de la gestion des services et des TI pour adapter la plateforme à leur façon de fonctionner. L'ancien système est resté en place jusqu'à ce que le nouveau soit prêt à prendre le relais.
La configuration des salles du centre de conférences est complexe, et l'ancien outil commençait à montrer ses limites au quotidien.
elia a configuré la réservation avancée des salles selon la disposition et les règles réelles du centre de conférences, avec un code couleur. Les 30 salles sont synchronisées avec Outlook, pour que les disponibilités affichées dans elia correspondent à celles d'Outlook.
Les demandes liées aux événements arrivaient sans format uniforme, ce qui ralentissait l'équipe.
elia a mis en place les demandes de service sous forme d'un processus structuré avec 4 catégories de services, afin que chaque demande arrive avec les bonnes informations. Une équipe de 6 personnes les gère au même endroit.
Une grande partie de la coordination derrière chaque demande était manuelle et répétitive.
Six automatisations prennent en charge les étapes routinières du processus.
Changer d'outil touchait plusieurs groupes à la fois: le centre de conférences, la gestion des services et les TI. Il fallait que tout le monde soit à l'aise avec le changement.
elia a déployé la plateforme progressivement, en ajoutant et en ajustant les fonctionnalités avec chaque équipe, pour que le changement se fasse sans perturber le travail quotidien.
Le centre de conférences fonctionne désormais sur une seule plateforme, autant pour les salles que pour les demandes:
Jusqu'ici, le changement se traduit surtout par un quotidien plus fluide et une interface que les gens ont adoptée d'eux-mêmes.
Un centre de conférences comme celui-ci ne peut pas se contenter d'un outil standard. Ce qui a fait la différence, c'est une plateforme qui pouvait s'adapter à la façon de travailler du cabinet, avec une équipe capable de combler ce qui manquait.
Pour les équipes qui gèrent des opérations complexes et très sollicitées, avoir une plateforme qui s'adapte à leur façon de travailler fait une vraie différence. Les fonctionnalités comptent, bien sûr, mais la capacité du produit à évoluer avec leurs besoins compte tout autant.
Vous gérez des salles de réunion et les services qui y sont associés ? Découvrez comment elia s'adapte au fonctionnement de votre centre de conférences, de la réservation des salles aux demandes de services structurées.
