Trois bureaux ont été regroupés en un seul. Cette fusion a été suivie d'une politique de retour au bureau s'étalant sur trois jours. Cette entreprise d'emballage devait trouver un moyen de faire fonctionner ces deux changements pour les quelque 400 employés présents les jours de forte affluence, et c'est grâce aux solutions d'elia (réservation de postes de travail, réservation de salles et elia Display) que cela a été possible.
consolidé
politique de retour au bureau
sur place pendant les heures de pointe
L'entreprise est l'un des leaders nord-américains dans le domaine des solutions durables d'emballage, d'hygiène et de valorisation. Dans le cadre d'un vaste projet de regroupement de ses sites, elle a fusionné trois bureaux en un seul nouveau siège social, tout en continuant à exploiter un bureau régional dédié à la production, qui accueille environ 400 collaborateurs sur place pendant les périodes de pointe.
L'entreprise se préparait à une réorganisation majeure de ses locaux. Elle avait regroupé trois sites en un seul nouveau siège social, tout en continuant à exploiter un site distinct dans une région industrielle.
Parallèlement, l'entreprise a mis en place une politique de retour au bureau de trois jours par semaine. Cette combinaison a fait naître un besoin évident : les employés avaient besoin d'un moyen simple de trouver un poste de travail, de se coordonner avec leurs collègues et d'accéder aux salles de réunion sans que cela ne vienne compliquer leur semaine.
Les nouveaux locaux ont entraîné plusieurs changements à la fois : un nouvel emplacement, une superficie réduite et une affluence accrue de collaborateurs tout au long de la semaine.
Avant d'adopter elia, l'entreprise utilisait un ancien outil de gestion des espaces que les employés n'utilisaient pas de manière systématique. L'interface semblait obsolète et, en raison d'une utilisation limitée, l'équipe ne disposait pas de données fiables sur la demande de postes de travail, la présence des employés ou l'utilisation des salles.
Cela a posé plusieurs difficultés :
L'entreprise a mis en place elia afin de faciliter l'utilisation quotidienne des nouveaux locaux. La solution intègre à la fois la réservation de postes de travail, la réservation de salles et elia Display, ce qui permet aux équipes d'organiser leur temps sur site sans avoir à recourir à un outil obsolète ni à se fier à des approximations.
Avec jusqu’à environ 400 employés présents sur place, il fallait que trouver un bureau et se coordonner avec ses collègues soit un jeu d’enfant.
Les employés peuvent réserver un bureau avant de se rendre au bureau et voir où leurs collègues prévoient de s'installer, ce qui donne davantage le sentiment que les journées passées au bureau sont mûrement réfléchies.
Il était difficile de suivre la disponibilité des salles en temps réel, et les réunions annulées laissaient souvent des salles inoccupées.
elia Display permet aux employés de vérifier facilement si une salle est disponible et de la libérer lorsque les réunions ne se déroulent pas comme prévu, ce qui réduit le temps de salle inutilisé et améliore l'accès aux espaces partagés.
Les responsables ne disposaient pas de données fiables sur la demande de postes de travail, la présence des employés et l'utilisation des salles, car l'outil précédent n'avait été adopté que partiellement.
Grâce à la simplicité d'utilisation de cette plateforme, l'entreprise dispose désormais d'une vision fiable de l'utilisation des locaux : la demande en postes de travail, les habitudes de présence et l'activité dans les salles ne reposent plus sur des hypothèses.
Grâce à elia, l'entreprise a pu soutenir sa politique de retour au bureau tout en rendant le nouvel espace de travail plus prévisible pour ses collaborateurs :
Les mesures de retour au bureau sont plus efficaces lorsque les employés savent à quoi s'attendre avant de se rendre au travail.
Pour cette entreprise, le défi ne consistait pas seulement à faire revenir ses collaborateurs au bureau. Il s’agissait d’aider ces derniers à s’adapter à un nouvel environnement de travail, à organiser leur présence sur site et à utiliser plus efficacement les espaces partagés. elia leur a fourni une plateforme unique pour faciliter cette transition, allant de la réservation de postes de travail à l’accès aux salles, en passant par les données relatives à l’environnement de travail.
Vous souhaitez faire revenir vos collaborateurs plus souvent au bureau ou emménager dans de nouveaux locaux ? Découvrez comment elia aide les équipes à réserver des postes de travail, à coordonner les journées de présence sur site et à mieux comprendre l'utilisation des espaces.
