Concevez dès le départ votre prochain bureau en tenant compte du modèle hybride
Découvrez comment elia gère les réservations pour les bureaux équipés de postes de travail partagés et de salles privées.
Coeficia
Comment Coeficia a conçu un espace de travail post-fusion qui affiche constamment complet
Lorsqu’un regroupement de trois cabinets d’expertise comptable a eu lieu en 2022, Coeficia a construit un tout nouveau bureau en partant de zéro et l’a conçu dès le départ selon un modèle hybride. Moins de postes de travail attitrés, davantage de salles privées et un système de réservation des postes de travail permettant au personnel de réserver une place avant de se rendre sur place. Le bureau fonctionne désormais à pleine capacité.
En bref
3
sociétés fusionnées
45
bureaux à réserver
Souvent
à pleine capacité
EMPLACEMENT
Québec (Québec), Canada
SECTEUR
Services comptables
TAILLE
55 employés
Présentation de l'entreprise
Coeficia est une association de comptables professionnels indépendants basée à Québec, issue de la fusion de trois cabinets comptables en 2022. Le cabinet propose des services de reporting financier, de tenue de livres, de fiscalité et de conseil aux entreprises.
Lorsque trois cabinets ont fusionné pour former Coeficia en 2022, les associés ont dû déterminer quel type d'espace de travail convenait à un cabinet de 55 personnes. Dès le départ, ils ont conçu un espace axé sur le mode hybride : moins de bureaux individuels, davantage de salles fermées pour les appels et les réunions avec les clients, ainsi qu'un système de réservation permettant de gérer l'affectation des places.
Le nouveau bureau a ouvert ses portes dans le quartier Lebourgneuf de Québec.
Le défi
Concevoir un bureau autour de postes de travail partagés pose un problème pratique : les employés doivent pouvoir réserver un espace de travail avant d’arriver et retrouver leurs collègues une fois sur place. Avec une équipe nouvellement fusionnée et aucun outil hérité des trois anciennes entreprises, Coeficia avait besoin d’un système opérationnel dès le premier jour :
- Il fallait réserver des bureaux et des salles pour une équipe récemment fusionnée
- Il n'y avait pas de postes de travail attitrés, les employés devaient donc trouver un moyen de réserver une place
- Comme les places n'étaient pas attribuées, il était plus difficile de retrouver ses collègues au bureau
- nouveaux locaux, tout est à refaire, rien n'a été repris des trois cabinets précédents
Comment elia a aidé
Coeficia a mis en place elia pour la réservation de bureaux et de salles, ainsi que des capteurs elia Spot pour aider les employés à se retrouver au bureau.
Rencontrer des collègues au bureau
LE PROBLÈME
Comme les postes de travail n'étaient pas attribués, les employés n'avaient aucun moyen de savoir où se trouvait un collègue à leur arrivée.
LA SOLUTION D'ELIA
Des capteurs elia Spot placés sous les bureaux permettent de savoir quel employé se trouve à quel poste de travail. Le personnel peut voir en temps réel où se trouvent ses collègues, ce qui facilite les contacts en personne.
Réservation des bureaux fermés
LE PROBLÈME
Les locaux comprennent des salles fermées destinées aux appels téléphoniques et aux réunions avec les clients, qui devaient être gérées via le même système.
LA SOLUTION D'ELIA
Les employés réservent des bureaux fermés pour leurs appels et leurs réunions avec les clients via la même application que celle utilisée pour la réservation de postes de travail, ce qui permet à toute l'équipe de disposer d'une plateforme unique pour toutes les réservations d'espaces de travail.
Guichets de réservation
LE PROBLÈME
Comme les places n'étaient pas attribuées, les employés avaient besoin d'un moyen fiable de réserver un poste de travail avant d'arriver.
LA SOLUTION D'ELIA
Les employés réservent un poste de travail via le site web ou l'application mobile avant de se rendre au bureau. La mise en place n'a pris que quelques heures et le personnel s'en est accommodé sans aucune formation.
Les résultats
- bureau fonctionnant à pleine capacité ou presque depuis son ouverture
- les employés peuvent localiser leurs collègues en temps réel grâce aux capteurs elia Spot
- augmentation des interactions en face à face depuis le lancement
- opérationnel en quelques heures
Pourquoi c'est important
La fusion de trois entreprises au sein d'un même bureau est l'occasion de concevoir l'espace en fonction des modes de travail de l'équipe. Dès le départ, Coeficia a misé sur des bureaux partagés et des salles privées, avec un système de réservation et une visibilité sur la présence des collègues opérationnels dès le premier jour. Le bureau est bien rempli, car il a été conçu pour être utilisé ainsi.
