Des journées au bureau qui valent le déplacement
Découvrez comment elia aide les entreprises à simplifier la réservation des postes de travail, à améliorer la coordination au bureau et à faciliter la collaboration en présentiel.
Assurance
Comment un assureur canadien de premier plan a fait d'un ratio de 3 pour 1 un atout pour la collaboration
La politique hybride était déjà bien conçue : un ratio de 1 poste pour 3 employés et un objectif mensuel de 20 % de présence sur site. Ce dont cet assureur avait besoin, c'était d'un moyen de faire fonctionner ce ratio pour les 6 600 personnes concernées. Le système de réservation de bureaux, les kiosques et les capteurs d'occupation d'elia ont permis de combler cet écart.
En bref
1 bureau
pour 3 employés
20 % par mois
objectif de présence sur site
EMPLACEMENT
Canada
SECTEUR
Assurance
TAILLE
6 600 employés
Présentation de l'entreprise
Cette société compte parmi les grands assureurs canadiens et offre des services de couverture et de protection financière aux particuliers et aux entreprises partout au pays. Avec 6 600 employés répartis dans 9 bâtiments et sur 30 étages au Québec et en Ontario, elle exploite l'un des plus grands parcs de bureaux hybrides du secteur de l'assurance au Canada.
PRODUITS UTILISÉS
Une grande compagnie d’assurance canadienne fonctionnait déjà selon un modèle de travail hybride efficace : un bureau pour trois employés. Avec un objectif de présence sur site de 20 % par mois, l'entreprise pouvait fonctionner avec des locaux beaucoup plus réduits qu'un modèle classique de bureaux attribués. Cet objectif pouvait être atteint à la semaine ou au mois ; les responsables venaient deux jours par semaine, et aucun espace n'était attribué, pas même pour les cadres supérieurs.
Mais le défi consistait à faire en sorte que ce modèle fonctionne pour les employés, et pas seulement pour l'immobilier.
Avant elia, les employés pouvaient venir au bureau et trouver une place où s'asseoir, mais ils se retrouvaient souvent à côté de personnes avec lesquelles ils ne travaillaient pas. Les journées au bureau étaient flexibles, mais rarement planifiées.
L'entreprise cherchait un moyen plus simple de planifier le temps passé sur place, de s'y orienter et d'en tirer un travail utile.
Le défi
L'entreprise gérait un vaste parc de bureaux à travers le Canada, réparti sur plusieurs bâtiments et étages, et comptant des milliers d'employés. Elle avait déjà en place son ratio de bureaux et sa politique de travail hybride, mais l'expérience quotidienne au bureau n'avait pas suivi.
Ce faible ratio laissait aussi à l'entreprise plus d'espace qu'il ne lui en fallait. Elle a ainsi réduit sa surface de 160 000 pieds carrés, soit environ 30 % de son parc québécois. Pendant près de deux ans, les bureaux ont fonctionné selon le principe du « premier arrivé, premier servi », sans système de réservation. Faute de moyen fiable de savoir quels postes étaient libres, ceux-ci étaient souvent gardés de façon informelle.
Pour améliorer les performances du modèle, l'équipe devait :
- aider les employés à organiser leurs journées au bureau en fonction des personnes avec lesquelles ils travaillaient
- faciliter la recherche d'espaces libres sur place
- composer avec un faible ratio de bureaux sans rendre les locaux moins pratiques
- offrir aux employés un moyen simple de réserver des postes de travail et de s'orienter dans les locaux
- poser les bases pour comprendre l'utilisation réelle des espaces dans l'ensemble du parc
Avant elia, l'équipe s'appuyait principalement sur Outlook pour la gestion des salles de réunion et ne disposait d'aucun système dédié à la gestion des postes de travail. Il n'y avait pas de kiosques pour aider les employés à trouver des espaces disponibles ou à localiser leurs collègues à leur arrivée.
L'annonce du ratio de 3 pour 1 a également nécessité une communication minutieuse, et l'équipe chargée de la gestion du changement au sein de l'entreprise a accompagné les employés tout au long de la mise en œuvre.
Aperçu de l'espace de travail
Catégorie
Nombre
Bâtiments au Québec et en Ontario
9
Employés
6600
Étages
30
Bureaux
2,644
Comment elia a aidé
L'entreprise a adopté elia dans le cadre d'un déploiement « tout-en-un », axé sur les fonctionnalités les plus importantes pour l'expérience des employés.
Une meilleure coordination
LE PROBLÈME
Pour les employés, la valeur réelle d'une journée au bureau dépendait des autres personnes présentes.
LA SOLUTION D'ELIA
Les employés pouvaient voir qui arrivait et choisir leur poste de travail en conséquence. Au lieu d'arriver et de s'asseoir là où il y avait une place libre, ils pouvaient organiser leur journée en fonction des collègues qu'ils devaient voir.
Une navigation plus simple
LE PROBLÈME
Compte tenu du nombre réduit de postes de travail disponibles, l'expérience sur place devait rester simple et intuitive.
LA SOLUTION D'ELIA
L'entreprise a installé des kiosques elia à presque tous les étages, permettant aux employés de voir en temps réel les places disponibles et de réserver un bureau à la volée s'ils avaient oublié de le faire avant d'arriver.
Une vision de l'occupation future
LE PROBLÈME
Au-delà de la gestion quotidienne des réservations, l'équipe ne disposait d'aucun moyen fiable pour savoir comment l'espace était utilisé, ni pour repérer les absences de dernière minute qui donnaient l'impression que des bureaux étaient occupés alors qu'ils ne l'étaient pas.
LA SOLUTION D'ELIA
Des capteurs d'occupation ont été déployés dans le cadre de l'écosystème de travail. Cela a ajouté un niveau de visibilité supplémentaire et donné à l'équipe les moyens de suivre l'utilisation réelle des bureaux et des étages, et d'éclairer les décisions de planification futures.
Les résultats
Grâce à la réservation de bureaux, aux kiosques et à la visibilité sur l'espace de travail, la compagnie d'assurance a pu tirer davantage parti de son ratio de bureaux tout en rendant les journées au bureau plus utiles pour ses employés :
- a permis d'optimiser le ratio de 1 bureau pour 3 employés déjà en place
- déployé dans 9 bâtiments et sur 30 étages
- a permis à 6 600 employés de trouver et d'utiliser plus facilement des espaces
- a permis aux équipes d'organiser plus facilement des journées de travail productives au bureau
- un meilleur accès aux postes de travail disponibles grâce à des bornes situées au niveau du sol
- a mis fin à deux ans de fonctionnement en « premier arrivé, premier servi »
- a ajouté des capteurs d'occupation pour soutenir la planification future des espaces de travail
- a contribué à la mise en place d'un modèle d'organisation lié à une valeur immobilière annuelle d'environ 20 millions de dollars
elia s'est également révélée suffisamment simple pour que les employés commencent à l'utiliser sans aucune formation officielle. Avec le recul, l'équipe a déclaré qu'elle aurait pu prévoir un programme de formation bien plus léger.
Pourquoi c'est important
Pour les entreprises qui gèrent le travail hybride à grande échelle, la réservation n'est qu'une pièce du puzzle.
Un ratio de 3 employés par bureau peut générer une valeur immobilière considérable, mais il change aussi la façon dont les employés vivent le bureau. Si les employés viennent passer la journée sans aucun lien avec leurs équipes, le bureau devient alors simplement un lieu de plus où effectuer un travail à distance.
Dans ce cas précis, elia a contribué à rendre l'environnement de travail plus réfléchi. La réservation des espaces, la visibilité des collègues, les kiosques et les technologies de gestion de l'occupation ont toutes joué un rôle pour aider les employés à mieux planifier leurs journées au bureau et à tirer davantage parti des moments en présentiel.
