La politique hybride était déjà bien conçue : un ratio de 1 poste pour 3 employés et un objectif mensuel de 20 % de présence sur site. Ce dont cet assureur avait besoin, c'était d'un moyen de faire fonctionner ce ratio pour les 6 600 personnes concernées. Le système de réservation de postes de travail, les bornes interactives et les capteurs de présence d'elia ont permis de combler cette lacune.
pour 3 salariés
objectif de présence sur site
Cette société figure parmi les assureurs canadiens et propose des services de couverture et de protection financière aux particuliers et aux entreprises dans tout le pays. Avec 6 600 collaborateurs répartis dans 9 bâtiments et 30 étages au Québec et en Ontario, elle dispose de l’un des plus grands parcs de bureaux hybrides du secteur canadien de l’assurance.
Une grande compagnie d’assurance canadienne fonctionnait déjà selon un modèle de travail hybride efficace : un bureau pour trois employés. Avec un objectif de présence sur site de 20 % par mois, l’entreprise pouvait se contenter d’une empreinte beaucoup plus réduite qu’avec un modèle traditionnel de bureaux attribués. Cet objectif pouvait être atteint sur une base hebdomadaire ou mensuelle ; les responsables venaient deux jours par semaine, et aucun espace n’était attribué à titre définitif, pas même pour les cadres supérieurs.
Mais le défi consistait à faire en sorte que ce modèle fonctionne pour les employés, et pas seulement pour l'immobilier.
Avant elia, les employés pouvaient venir au bureau et trouver une place où s'asseoir, mais ils se retrouvaient souvent à côté de personnes avec lesquelles ils ne travaillaient pas. Les journées au bureau étaient flexibles, mais pas toujours de manière réfléchie.
L'entreprise avait besoin d'un moyen plus efficace de faciliter la planification, la gestion et l'utilisation du temps passé en présentiel pour y consacrer des tâches utiles.
L'entreprise gérait un vaste parc de bureaux à travers le Canada, réparti sur plusieurs bâtiments et étages, et comptant des milliers d'employés. Elle avait déjà mis en place une politique relative au ratio de postes de travail et au mode de travail hybride, mais l'expérience quotidienne au bureau devait encore s'adapter à ces changements.
Ce ratio de rationalisation a également laissé à l'entreprise plus d'espace qu'elle n'en avait besoin. Elle a ainsi réduit sa surface immobilière de 160 000 pieds carrés, soit environ 30 % de son portefeuille québécois. Pendant près de deux ans après cela, les bureaux ont fonctionné selon le principe du « premier arrivé, premier servi », sans système de réservation. En l'absence de moyen fiable de savoir quels postes de travail étaient libres, ceux-ci étaient souvent réservés de manière informelle.
Pour améliorer les performances du modèle, l'équipe devait :
Avant elia, l'équipe s'appuyait principalement sur Outlook pour la gestion des salles de réunion et ne disposait d'aucun système dédié à la gestion des postes de travail. Il n'y avait pas de bornes d'information pour aider les employés à trouver des espaces disponibles ou à localiser leurs collègues à leur arrivée.
L'annonce du ratio de 3 pour 1 a également nécessité une communication minutieuse, et l'équipe chargée de la gestion du changement au sein de l'entreprise a accompagné les employés tout au long de la mise en œuvre.
L'entreprise a adopté elia dans le cadre d'un déploiement « tout-en-un », axé sur les fonctionnalités les plus importantes pour l'expérience des collaborateurs.
Pour les employés, la valeur réelle d'une journée au bureau dépendait des autres personnes présentes.
Les employés pouvaient voir qui arrivait et choisir leur poste de travail en conséquence. Au lieu d'arriver et de s'asseoir là où il y avait une place libre, ils pouvaient organiser leur journée en fonction des collègues qu'ils devaient voir.
Compte tenu du nombre réduit de postes de travail disponibles, l'expérience sur place devait rester simple et intuitive.
L'entreprise a installé des bornes Elia à presque chaque étage, permettant ainsi aux employés de visualiser en temps réel les places disponibles et de réserver un bureau à la volée s'ils avaient oublié de le faire avant leur arrivée.
Au-delà de la gestion quotidienne des réservations, l'équipe ne disposait d'aucun moyen fiable pour savoir comment l'espace était utilisé, ni pour repérer les absences de dernière minute qui donnaient l'impression que des bureaux étaient occupés alors qu'ils ne l'étaient pas.
Des capteurs de présence ont été installés dans le cadre de l'écosystème du lieu de travail. Cela a permis d'améliorer encore la visibilité sur l'occupation des locaux, offrant ainsi à l'équipe les moyens de suivre l'utilisation réelle des postes de travail et des étages, et d'étayer les futures décisions en matière de planification.
Grâce à la coordination entre la réservation des postes de travail, les bornes interactives et la visibilité sur l'espace de travail, la compagnie d'assurance a pu optimiser son taux d'occupation des postes de travail tout en rendant les journées au bureau plus productives pour ses employés :
elia s'est également révélé suffisamment simple pour que les employés commencent à l'utiliser sans aucune formation officielle. Avec le recul, l'équipe a déclaré qu'elle aurait pu prévoir un programme de formation beaucoup plus léger. CTA
Pour les entreprises qui gèrent le travail hybride à grande échelle, la réservation n'est qu'une pièce du puzzle.
Un ratio de 3 pour 1 entre le nombre de postes de travail et d'employés peut générer une valeur immobilière considérable, mais il modifie également la façon dont les employés perçoivent leur lieu de travail. Si les employés viennent passer la journée sans aucun lien avec leurs équipes, le bureau devient alors simplement un lieu de plus où effectuer un travail à distance.
Dans ce cas précis, elia a contribué à rendre l'environnement de travail plus réfléchi. La réservation des espaces, la visibilité des collègues, les bornes interactives et les technologies de gestion de l'occupation ont toutes joué un rôle pour aider les employés à mieux planifier leurs journées au bureau et à tirer davantage parti des moments de rencontre en présentiel.
Découvrez comment elia aide les entreprises à simplifier la réservation des postes de travail, à améliorer la coordination au bureau et à faciliter la collaboration en présentiel.
