Faire en sorte que le travail hybride soit moins aléatoire
Découvrez comment elia aide les équipes à coordonner leurs journées au bureau et à mettre en place un modèle hybride adapté aux besoins de chacun.
Eddyfi Technologies
Comment Eddyfi Technologies a changé d'outil de réservation sans en faire un projet
Eddyfi s'est rapidement développée grâce à des acquisitions. Alors que l'entreprise comptait déjà 750 employés partageant les mêmes bureaux au siège social de Québec, l'adoption de la plateforme de réservation existante avait marqué le pas et l'équipe avait besoin d'une solution de remplacement. Elle est passée à elia en quelques jours.
En bref
54
bureaux à réserver
Immédiat
adoption après le lancement
EMPLACEMENT
Québec (Québec), Canada (siège social) + 13 bureaux à travers le monde
SECTEUR
Techniques de contrôle non destructif
TAILLE
750 employés
Présentation de l'entreprise
Eddyfi Technologies est une entreprise québécoise spécialisée dans les solutions d'inspection non destructive. Fondée en 2009, elle est présente dans plus de 110 pays grâce à ses 13 bureaux et emploie plus de 750 personnes, au service des secteurs pétrolier, aérospatial et nucléaire.
Eddyfi Technologies a inauguré son siège social à Québec en 2018, avec un modèle de bureaux partagés conçu pour favoriser la collaboration. L'entreprise dispose de 13 bureaux à travers le monde, son siège social de Québec servant de plaque tournante principale.
Au fur et à mesure que l'équipe s'agrandissait, il est devenu nécessaire de configurer le système de réservation des bureaux en fonction du fonctionnement existant des locaux, avec des zones dédiées à chaque service afin que les employés puissent retrouver leurs collègues. En 2026, Eddyfi a également intégré le module de gestion des visiteurs d'elia, remplaçant ainsi l'outil gratuit qu'ils utilisaient auparavant pour l'enregistrement des visiteurs.
Le défi
L'équipe avait tenté de rendre l'ancienne plateforme opérationnelle, mais son adoption était faible et les employés étaient frustrés. Ils avaient besoin d'une solution que les utilisateurs adopteraient sans qu'il soit nécessaire de les convaincre, adaptée au fonctionnement actuel du bureau et rapide à mettre en place :
- remplacer un outil de réservation qui ne fonctionnait pas
- configurer des zones par service afin que les utilisateurs puissent trouver leurs équipes
- déployer sans en faire un projet
La solution
L'équipe a examiné plusieurs plateformes et a choisi elia pour sa facilité de configuration et sa rapidité de déploiement.
Zones départementales
Le siège social en open space d'Eddyfi avait besoin d'une organisation claire pour que les employés puissent retrouver leur équipe à tout moment.
La solution d'Elia : Eddyfi a utilisé les paramètres définis par Elia pour diviser l'espace de travail en zones par service. Les employés réservent un bureau dans l'espace réservé à leur équipe, ce qui permet de maintenir l'ordre dans les locaux sans pour autant imposer de places attitrées.
Déploiement rapide
L'équipe devait être opérationnelle rapidement, sans perturber le déroulement de la journée de travail.
La solution d'Elia : Elia a mis en place le système en quelques jours seulement, en collaboration avec l'équipe d'Eddyfi. Les employés ont commencé à effectuer des réservations dès le jour du lancement, sans qu'aucune formation ne soit nécessaire.
Gestion des visiteurs
Eddyfi gérait jusqu'alors l'enregistrement des visiteurs à l'aide d'un outil gratuit distinct. En 2026, lorsque elia a lancé ses services d'impression de photos et de badges, l'entreprise a intégré le module de gestion des visiteurs à sa plateforme.
La solution d'Elia : l'enregistrement des visiteurs, la prise de photos et l'impression des badges s'effectuent désormais sur la même plateforme que la réservation des bureaux.
« La configuration initiale de la plateforme est très intuitive, et la collaboration avec l'équipe GPHY est rapide et simple. De plus, la transition vers elia s'est faite en toute transparence pour nos utilisateurs. Les paramètres personnalisables ont facilité l'adaptation à la réalité de notre organisation, permettant ainsi aux utilisateurs de trouver facilement un espace qui réponde à leurs besoins. »
Les résultats
- les employés l'ont tout de suite compris, aucune formation n'a été nécessaire
- les équipes pourraient trouver leur section sans aide
- réservation de bureaux et gestion des visiteurs sur une seule plateforme
- le déroulement de la journée de travail de personne n'a changé lors du déploiement
- 54 postes de travail réservables au siège, opérationnels en quelques jours
La configuration initiale de la plateforme est très intuitive et la collaboration avec l'équipe de GPHY est rapide et simple. De plus, la transition vers elia s'est faite en douceur pour nos utilisateurs. Les paramètres configurables ont facilité l'adaptation à la réalité de notre organisation, permettant aux utilisateurs de trouver facilement un espace qui répond à leurs besoins.
- Anne-Marie Allard, Chef de projet stratégique chez Eddyfi
Pourquoi c'est important
Une entreprise en pleine expansion agrandit ses équipes plus vite qu’elle ne réaménage ses locaux. Grâce à des zones dédiées aux services, l’espace s’adapte à cette croissance sans qu’il soit nécessaire d’attribuer des places attitrées. Chaque équipe dispose de son propre espace, et les nouveaux arrivants trouvent naturellement leur place sans qu’aucun responsable ne doive s’en occuper.
La gestion des visiteurs s'effectue souvent via un outil distinct. Pour Eddyfi, il était logique de tout regrouper dès lors que la fonctionnalité adéquate était disponible. L'impression de badges a été le facteur décisif, et elia était déjà la plateforme que leurs employés utilisaient au quotidien.
