Aidez votre équipe à organiser des journées au bureau qui valent le déplacement
Découvrez comment elia aide les petites équipes à mieux s'organiser et à tirer le meilleur parti de leurs réunions en présentiel.
Gestion FÉRIQUE
Comment Gestion FÉRIQUE a rendu les journées en présentiel dignes d'être planifiées
Gestion FÉRIQUE est passée au télétravail hybride et s'est heurtée à un problème bien connu : les employés se rendaient au bureau sans savoir si leurs collègues seraient présents. Grâce à elia, ils peuvent voir qui vient travailler, choisir un bureau adapté à leur tâche et coordonner leurs journées au bureau en fonction des disponibilités de chacun.
En bref
2
espaces de bureaux
86
bureaux à réserver
Nouvelles fonctionnalités
ajouté dans les mois qui ont suivi
EMPLACEMENT
Montréal, QC, Canada
SECTEUR
Services financiers
TAILLE
170 employés
Présentation de l'entreprise
Gestion FÉRIQUE est un gestionnaire de fonds communs de placement à but non lucratif basé à Montréal, fondé en 1999. Il s'agit du seul fonds d'investissement à but non lucratif au Canada destiné aux ingénieurs, aux diplômés en ingénierie et à leurs familles.
PRODUITS UTILISÉS
Gestion FÉRIQUE propose à ses 170 employés un modèle hybride flexible. Le passage à l'hybride s'est déroulé sans heurts, mais l'équipe s'est rapidement rendu compte que la flexibilité, sans coordination, avait un inconvénient : les employés arrivaient au bureau et constataient que les collègues dont ils avaient besoin n'étaient pas là.
L'entreprise cherchait un outil capable de résoudre ce problème, tout en étant suffisamment simple pour qu'une petite équipe puisse le mettre en place sans en faire un projet à part entière.
Le défi
Gestion FÉRIQUE avait besoin d'un système de réservation de postes de travail pour une équipe hybride, mais la visibilité sur la présence des collègues était tout aussi importante que la réservation d'un poste. Les employés devaient savoir quand leurs collègues allaient arriver afin de pouvoir s'organiser en conséquence. L'outil devait également être suffisamment simple pour être déployé sans nécessiter une longue mise en œuvre :
- il n'y a pas de système de réservation de bureaux en place
- des employés qui arrivent sans savoir qui d'autre sera présent
- nécessaires pour couvrir à la fois les espaces de collaboration ouverts et les bureaux fermés
- une petite équipe, peu encline à se lancer dans un déploiement complexe
Comment elia a aidé
Gestion FÉRIQUE a collaboré avec l'équipe d'elia pour mettre en place la plateforme en quelques jours. Un guide d'utilisation a été distribué aux employés, et la plupart d'entre eux ont ensuite pu s'en servir de manière autonome.
Une plateforme en constante évolution
LE PROBLÈME
L'équipe souhaitait disposer d'un outil capable d'évoluer au fil du temps en fonction de ses besoins, et non de rester figé une fois déployé.
LA SOLUTION D'ELIA
De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées quelques mois seulement après le lancement, en fonction des commentaires d'équipes comme la leur. Le produit n'a cessé de s'améliorer au fur et à mesure qu'ils l'utilisaient.
Une planification centrée sur les personnes
LE PROBLÈME
Les employés se rendaient au bureau sans savoir si les collègues dont ils avaient besoin seraient présents, ce qui rendait difficile la coordination à l'avance des journées de présence physique.
LA SOLUTION D'ELIA
Les employés peuvent voir quand leurs collègues prévoient de venir au bureau avant de définir leur propre emploi du temps. Ils peuvent réserver un bureau ouvert pour travailler en équipe ou un bureau fermé lorsqu'ils ont besoin de se concentrer. Il est désormais plus facile d'organiser les journées au bureau et d'y faire participer les bonnes personnes.
« Désormais, nos employés peuvent planifier plus facilement leurs journées au bureau, car ils savent quand leurs collègues seront présents et peuvent choisir un poste de travail adapté à leurs besoins (par exemple, un bureau fermé ou un espace ouvert). C'est pratique et cela favorise la collaboration. »
Les résultats
- les employés qui planifient leurs journées au bureau en fonction des horaires de présence de leurs collègues
- Les types d'espaces de travail ouverts et fermés sont tous deux disponibles sur réservation
- de nouvelles fonctionnalités ajoutées au fil des mois, en fonction des commentaires de l'équipe
- mise en place rapide, prise en main par le personnel sans trop d'aide
- Les services RH et informatique se déclarent tous deux satisfaits du fonctionnement concret de l'outil
Pourquoi c'est important
Les modèles hybrides flexibles permettent aux employés de gérer eux-mêmes leur emploi du temps. C'est justement cette flexibilité qui rend la coordination difficile. Sans savoir quand leurs collègues seront présents, les journées au bureau deviennent imprévisibles. Gestion FÉRIQUE avait besoin d'un système de réservation capable de résoudre ce problème de coordination sans alourdir un modèle déjà flexible.
