Mettez en place le partage de bureaux dans l'ensemble de vos sites en quelques jours
Découvrez comment elia accompagne les équipes en pleine croissance réparties sur plusieurs sites.
Globco
Comment Globco a agrandi son équipe sans agrandir ses locaux
L'équipe de Globco s'agrandissait et les locaux de Lévis et de Laval commençaient à manquer d'espace. L'entreprise est passée à un système de bureaux partagés et avait besoin d'un outil de réservation fonctionnant sur les deux sites. elia a été mis en place en quelques jours.
En bref
2
bureaux
20
bureaux à réserver
Déployé
en jours
EMPLACEMENT
Lévis et Laval, Québec, Canada
SECTEUR
Transport de marchandises et dédouanement
TAILLE
100 employés
Présentation de l'entreprise
Globco est une entreprise canadienne spécialisée dans le transport et la logistique. Elle propose des services de logistique 3PL, de fret maritime et aérien, de courtage en douane, d'entreposage et de distribution. Fondée il y a environ 15 ans, elle opère depuis ses bureaux de Lévis et de Laval selon un modèle de travail hybride.
PRODUITS UTILISÉS
L'équipe de Globco ne cessait de s'agrandir et les locaux commençaient à manquer d'espace. Comme il n'était pas question d'agrandir les locaux, l'entreprise a opté pour des postes de travail non attribués.
En théorie, ce changement fonctionnait. Dans la pratique, cela signifiait que le personnel devait pouvoir réserver une place avant de se présenter et vérifier qui d'autre comptait être présent
Le défi
Le personnel travaillant selon des horaires hybrides, réparti entre Lévis et Laval, Globco ne disposait d'aucun système permettant de gérer les bureaux partagés. Il n'y avait aucun moyen de savoir si un bureau serait libre ou si des collègues seraient présents ce jour-là :
- il n'y a pas de système de réservation de bureaux en place
- le personnel travaillant dans deux bureaux à des jours différents
- aucune idée de l'heure à laquelle les collègues allaient arriver
- il fallait quelque chose qui puisse être opérationnel rapidement
Comment elia a aidé
En quelques jours, elia était déjà opérationnelle dans les deux bureaux. Les employés pouvaient réserver un bureau immédiatement, depuis leur téléphone ou leur ordinateur, avant même de quitter leur domicile.
Assistance après le lancement
LE PROBLÈME
Mettre en place un nouvel outil est une chose. S'assurer qu'il continue à répondre aux besoins de l'équipe à mesure que l'entreprise se développe en est une autre.
LA SOLUTION D'ELIA
L'équipe d'elia a continué à s'impliquer après le déploiement, en recueillant les retours d'expérience et en accompagnant le personnel à mesure que la plateforme s'intégrait dans les opérations quotidiennes.
Voir qui est présent
LE PROBLÈME
Dans une équipe répartie entre Lévis et Laval, le personnel n'avait aucun moyen de savoir quels collègues seraient présents ni où ils se trouveraient avant d'arriver.
LA SOLUTION D'ELIA
Les employés peuvent voir quand leurs collègues prévoient de venir travailler et dans quel bureau. Ils peuvent réserver un bureau à proximité et coordonner à l'avance leurs horaires de présence au bureau. elia facilite également les déplacements du personnel entre les différents bureaux de Globco lorsque cela s'avère nécessaire.
Réservation à la journée
LE PROBLÈME
Avec un système hybride et des postes de travail non attribués, le personnel n'avait aucun moyen de savoir, avant d'arriver, si une place serait disponible ni quel équipement se trouverait à chaque poste de travail.
LA SOLUTION D'ELIA
Les employés choisissent un bureau en fonction du type d'espace dont ils ont besoin, du matériel qu'ils utilisent et du niveau de bruit qu'ils sont prêts à supporter. Ils vérifient les disponibilités et réservent depuis leur téléphone avant de se rendre sur place.
« Une grande partie de notre équipe travaillant en mode hybride, elia est devenu indispensable au bon déroulement de nos activités. La réservation d'un bureau se fait en un clin d'œil ! »
Les résultats
- les employés qui réservent des postes de travail et des salles de réunion dans les deux bureaux
- le personnel choisit les postes de travail en fonction du bureau, du niveau de bruit et de l'équipement
- les équipes peuvent voir qui va arriver avant de partir de chez elles
- déployé en quelques jours sans interruption
- un accompagnement continu de la part de l'équipe d'Elia à mesure que l'entreprise poursuit sa croissance
Pourquoi c'est important
Développer une équipe sans agrandir les locaux impose aux bureaux partagés de fonctionner de manière encore plus fiable. Les collaborateurs doivent pouvoir trouver un bureau et se retrouver entre eux, et lorsque l'équipe est répartie entre deux villes, le problème de coordination est bien plus complexe que celui auquel sont confrontées la plupart des entreprises implantées sur un seul site. Globco avait besoin d'un système de réservation capable de gérer à la fois la logistique et la visibilité des collègues, sur deux sites simultanément.
