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Comment ROBIC a mis en place un système de réservation de bureaux dans un cabinet d'avocats de 230 personnes
ROBIC est passé à un système de places non attribuées et avait besoin d'une solution de réservation capable de gérer à la fois les postes de travail ouverts et les espaces réservés aux activités juridiques. L'entreprise a déployé elia en 2023 dans ses deux bureaux.
En bref
2
bureaux
144
bureaux à réserver
Configurable
politiques d'accès
EMPLACEMENT
Montréal et Québec, QC, Canada
SECTEUR
Services juridiques
TAILLE
230 employés
Présentation de l'entreprise
ROBIC est un cabinet d'avocats spécialisé en propriété intellectuelle, fondé en 1892 et basé à Montréal. Avec des bureaux à Montréal et à Québec, le cabinet compte plus de 230 professionnels et membres du personnel de soutien spécialisés en propriété intellectuelle et en droit des affaires.
PRODUITS UTILISÉS
ROBIC est passé à un système de places non attribuées lorsque le personnel a repris le travail au bureau après la pandémie. L'entreprise disposait déjà d'une culture collaborative, et les bureaux partagés correspondaient bien à son mode de fonctionnement.
Le défi consistait à trouver un outil de réservation capable de gérer à la fois les espaces ouverts et les espaces à accès restreint. Certains espaces de travail chez ROBIC doivent rester réservés à des avocats, des équipes ou des réunions avec des clients spécifiques. L'outil choisi devait également permettre de gérer cela.
Le défi
ROBIC avait besoin d'un système de réservation de bureaux dans deux sites pouvant accueillir 230 personnes et pouvant être configuré pour des espaces nécessitant un accès restreint. Pour un cabinet d'avocats, cette deuxième exigence est tout aussi importante que la première :
- mise en place d'un système de réservation dans deux bureaux, qui a été immédiatement adopté
- configurer des espaces réservés à certaines équipes et à certaines personnes
- permettre d'adapter les paramètres de confidentialité à mesure que les besoins de l'entreprise évoluent
Comment elia a aidé
ROBIC a choisi elia pour deux raisons : l'interface était facile à utiliser, et les paramètres de politique permettaient aux administrateurs de contrôler qui pouvait accéder à quels espaces.
Paramètres de confidentialité pour les activités juridiques
LE PROBLÈME
Le travail juridique nécessite un contrôle d'accès plus strict que dans un bureau classique. Certains espaces doivent être réservés à des avocats spécifiques, ne pas être accessibles à la réservation générale ou être réaménagés en fonction de l'évolution de la charge de travail.
LA SOLUTION D'ELIA
Grâce aux paramètres de configuration d'elia, les administrateurs de ROBIC peuvent attribuer des bureaux ou des salles spécifiques à certaines équipes ou à des personnes en particulier. Un avocat ayant besoin d'un espace privé peut se voir en réserver un. Une salle de réunion destinée aux clients peut être exclue des réservations générales. Ces paramètres peuvent être adaptés en fonction de l'évolution des besoins du cabinet.
Une interface que les gens utilisaient
LE PROBLÈME
Avec 230 collaborateurs répartis sur deux sites, l'adoption devait se faire naturellement. Un outil nécessitant une formation ou un accompagnement ne fonctionnerait pas à cette échelle.
LA SOLUTION D'ELIA
Le personnel a tout de suite adopté elia. La plateforme était facile à utiliser, et les taux d'utilisation ont augmenté dans les deux bureaux dès son lancement.
"Les membres de notre équipe adorent la plateforme elia et l'ont adoptée dès son lancement ! La plateforme est très bien conçue ; toutes les fonctionnalités sont faciles à utiliser, sans besoin de formation. Certaines fonctionnalités ont également permis d'augmenter la présence au bureau et les interactions en personne. Je recommande donc vivement elia à toute entreprise !"
Les résultats
- Le personnel a adopté Elia dès son lancement dans les deux bureaux
- une fréquentation accrue des bureaux et davantage d'interactions en présentiel
- respect des exigences en matière de confidentialité grâce à des règles d'espace configurables
- les administrateurs peuvent modifier les paramètres d'accès sans aide extérieure
Pourquoi c'est important
Les cabinets d'avocats ont des exigences en matière d'accès plus complexes que la plupart des bureaux. L'espace de travail privé d'un avocat, une salle de réunion avec les clients, une zone dédiée aux dossiers confidentiels : ces espaces doivent pouvoir être réservés, mais aussi contrôlés. La plupart des outils de réservation gèrent bien les espaces ouverts. ROBIC avait besoin d'une plateforme capable de gérer les deux, avec des paramètres suffisamment flexibles pour s'adapter à l'évolution des besoins du cabinet.
