Faire en sorte que le travail hybride soit moins aléatoire
Découvrez comment elia aide les équipes à coordonner leurs journées au bureau et à mettre en place un modèle hybride adapté aux besoins de chacun.
TLM
Comment TLM a augmenté la présence au bureau en facilitant la coordination
Le télétravail était devenu la norme pour la plupart des membres de l'équipe de TLM. Certains employés se sentaient de plus en plus isolés, et le faible taux de présence rendait les journées au bureau inutiles. TLM a utilisé elia pour donner à ses collaborateurs une raison d'organiser leurs journées au bureau en fonction des autres.
En bref
2
sites en activité
0
jours de présence obligatoire
Augmenter
présence au bureau
EMPLACEMENT
Québec, Chicoutimi et La Rochelle (France)
SECTEUR
Développement de logiciels
TAILLE
100 employés
Présentation de l'entreprise
TLM est une société canadienne de développement de logiciels qui crée des logiciels et des applications sur mesure pour les entrepreneurs. Fondée en 2003, l'entreprise compte plus de 100 collaborateurs répartis entre ses bureaux au Québec et en France, qui travaillent selon un modèle hybride entièrement flexible.
PRODUITS UTILISÉS
Après avoir adopté un modèle de travail hybride entièrement flexible, l'entreprise a commencé à se heurter à un défi que connaissent bien de nombreuses équipes dispersées : lorsque la présence au bureau devient imprévisible, celui-ci peut perdre son rôle de lieu de collaboration.
Certains employés se sentaient isolés et épuisés par le télétravail. Parallèlement, la baisse de la fréquentation rendait l'ambiance au bureau moins dynamique, ce qui dissuadait encore davantage les employés de venir sur place. TLM souhaitait créer une expérience de travail qui inciterait les employés à revenir de manière plus naturelle et qui rendrait les moments passés au bureau plus enrichissants.
Le défi
TLM dispose de trois bureaux au Québec et en France, et compte une équipe de 100 personnes spécialisées dans le développement logiciel, la conception UI/UX et les opérations. Après être passée au télétravail hybride à la suite de la pandémie, l'entreprise ne disposait d'aucun système dédié à la réservation des postes de travail ni à la coordination entre collègues.
Pour améliorer le fonctionnement quotidien du modèle, l'équipe devait :
- augmenter la présence au bureau sans la rendre obligatoire
- aider les employés à organiser leurs journées au bureau en fonction des personnes avec lesquelles ils travaillent
- faire en sorte que nos deux bureaux au Québec soient des lieux où il fait bon venir travailler
- suivre l'utilisation des bureaux
Comment elia a aidé
TLM a déployé elia sur deux de ses trois sites.
Visibilité des présences
LE PROBLÈME
L'équipe souhaitait également analyser la manière dont les bureaux étaient utilisés.
LA SOLUTION D'ELIA
Grâce au tableau de bord statistique d'elia, les administrateurs peuvent suivre les taux de réservation des bureaux et des salles de réunion, filtrés par date et par espace de travail. Lorsque la fréquentation d'un site est faible, l'équipe peut intervenir en proposant une initiative spécifique (un événement d'équipe, une mesure incitative) pour inciter les collaborateurs à revenir.
Une meilleure coordination
LE PROBLÈME
Pour les employés de TLM, l'intérêt d'une journée au bureau dépendait entièrement de la présence des autres. Sans savoir ce que faisaient leurs collègues, il leur était difficile de déterminer si cela valait la peine de se rendre au bureau.
LA SOLUTION D'ELIA
Les employés pouvaient voir qui prévoyait de venir et réserver un bureau en conséquence. Ils pouvaient vérifier avant de quitter leur domicile et choisir les jours où leurs collègues seraient présents.
"L'utilisation de la plateforme elia est venue compléter à merveille nos stratégies visant à redynamiser la fréquentation de nos espaces physiques. La plateforme est conviviale et facile d'utilisation. En plus de simplifier la mécanique de réservation des postes de travail, elle fournit à nos employés des informations qui accroissent leur motivation à se présenter au bureau.”
Les résultats
Depuis le déploiement d'Elia :
- une augmentation significative de la fréquentation des bureaux de Québec et de Chicoutimi
- Les employés vérifient régulièrement la disponibilité de leurs collègues avant de réserver des journées au bureau
- une collaboration plus étroite entre les équipes
- une meilleure visibilité sur la présence
- une diminution du sentiment d'isolement lié au télétravail, avec une amélioration de la fidélisation du personnel parallèlement à l'assiduité
Pourquoi c'est important
La flexibilité totale est plus difficile à coordonner que des journées hybrides fixes. Lorsque personne n'a de journée de présence au bureau fixe, la gestion des présences relève entièrement de la responsabilité de chacun. Chaque personne décide de son côté, et ces décisions coïncident rarement sans un moyen de les harmoniser. TLM comptait 3 bureaux et 100 employés qui faisaient leurs propres choix. Le simple fait de permettre aux employés de voir les plannings de leurs collègues a suffi à changer la donne.
