Si vous cherchez à mettre en place un modèle de bureau hybride, Microsoft Places et elia pourraient bien figurer tous les deux sur votre liste. Leurs fonctionnalités se recoupent sur les points évidents : réserver un bureau, réserver une salle, voir qui va venir…
Elles diffèrent toutefois par leur portée, et cela se résume à deux éléments : quelle partie de votre lieu de travail vous devez gérer, et qui est chargé de le gérer.
« Places » est une couche de coordination intégrée à Microsoft 365. « elia » est une plateforme autonome qui gère l'ensemble de l'environnement de travail, tant au niveau logiciel que matériel, et qui fonctionne avec Microsoft, Google et Slack sans être intégrée à l'un d'entre eux.
Voici donc d'abord la réponse en bref, puis les détails qui l'étayent :
OPTEZ POUR MICROSOFT PLACES SI : vous misez tout sur Microsoft 365, vous avez principalement besoin de réserver des salles et des espaces de travail partagés, vous n’avez pas besoin d’une gestion individuelle des postes de travail ni d’analyses approfondies sur l’occupation, et vous préférez ne pas faire appel à un fournisseur supplémentaire. Une dernière condition, et elle est de taille : votre équipe informatique doit avoir le temps de prendre en charge chaque changement lié à l’espace de travail, car c’est à elle qu’incombera cette responsabilité dans Places. Dans ce cas précis, Places s’appuie sur les licences que vous payez déjà, et les utilisateurs effectuent leurs réservations directement depuis Teams et Outlook.
OPTEZ POUR ELIA SI : vos locaux ne se résument pas à des bureaux et des salles, votre entreprise n’utilise pas uniquement des produits Microsoft, ou si vous souhaitez que ce soit les responsables de vos locaux qui gèrent l’outil. elia regroupe dans un seul système la réservation, la gestion des visiteurs, les demandes de service, les casiers connectés, les capteurs de présence ainsi que la santé et la sécurité ; il confie les commandes à votre équipe chargée des locaux plutôt qu’au service informatique, et applique les modifications dès que vous les effectuez. Pas besoin de PowerShell, pas d’attente pour un ticket.
« Places » est l'application de Microsoft destinée à faciliter la gestion d'un environnement de travail hybride. Les utilisateurs réservent des postes de travail et des salles, définissent un planning hebdomadaire afin que leurs collègues puissent voir qui est présent, et le service des installations dispose ainsi de données sur l'occupation des locaux. Son principal atout réside dans le fait qu'elle s'intègre directement à Teams et à Outlook, ce qui permet aux utilisateurs de s'en servir sans avoir à se familiariser avec une nouvelle application.
Sa limite : cela ne fonctionne bien que si vous utilisez exclusivement Microsoft 365, et cela couvre les postes de travail et les salles, mais guère plus.
Ce qu'il comprend :
elia est une plateforme de travail autonome. Elle s'achète séparément, sans être intégrée à une suite logicielle plus vaste comme Microsoft 365. Elle s'intègre à Microsoft 365, Google Workspace et Slack, est certifiée ISO 27001, et est développée et exploitée au Canada. Elle compte plus de 150 000 utilisateurs, notamment chez Québecor, à l'Université Laval et chez Cascades.
Ce qu'il comprend, au niveau logiciel :
Côté matériel : des capteurs de présence pour les bureaux et les salles, des écrans d'affichage pour les salles de réunion, une borne à écran tactile, une passerelle IoT et une serrure intelligente qui transforme les casiers existants en casiers intelligents réservables. Vous pouvez utiliser elia uniquement en version logicielle et ajouter du matériel ultérieurement si vous le souhaitez.
Les deux sont proches en termes de bureaux et de locaux. Elia s'occupe de tout le reste, et cela détermine qui détient le pouvoir. Les sections suivantes sont celles qui seront décisives.
Avant de comparer les fonctionnalités en détail, il est utile de comprendre comment fonctionne Places, car c'est ce qui détermine qui gère au quotidien votre bureau.
Microsoft n'a pas créé une nouvelle plateforme avec Places. L'entreprise l'a développée sur Exchange, le même système qui sous-tend votre agenda Outlook. Chaque bureau et chaque salle correspond à une entrée dans l'agenda, et la hiérarchie des étages est gérée dans l'annuaire Microsoft.
Ce choix a une conséquence importante : Places est un système informatique. Les règles de réservation sont définies par l'administrateur d'Exchange, et les modifications doivent passer par l'annuaire, ce qui prend du temps :
Les plans d’étage constituent également un projet à part entière. Ils doivent être fournis au format IMDF, le format de cartographie intérieure développé par Apple pour les centres commerciaux, dans lequel chaque mur et chaque bureau doit disposer de coordonnées réelles. Concrètement, cela implique de convertir des dessins CAO, de faire correspondre chaque pièce et chaque bureau à sa ressource Exchange, puis de les télécharger via PowerShell — généralement avec l’aide d’un spécialiste rémunéré —, avant de re-télécharger l’ensemble du plan à chaque fois qu’un bureau est déplacé.
Ainsi, l'équipe qui travaille dans ces locaux ne peut pas déplacer un bureau ni modifier une règle de son propre chef ; elle doit donc créer un ticket. Et un lieu de travail est en constante évolution :
Chacune de ces tâches relève du domaine de l'informatique. La vraie question pour un responsable informatique est de savoir s'il souhaite rester à jamais le goulot d'étranglement de chaque changement de poste de travail, d'autant plus que cela ne fait pas partie de ses missions principales.
elia change la donne. L'équipe chargée des locaux gère elle-même le système, via une interface d'administration en libre-service, sans avoir recours à des scripts. Modifier une règle, déplacer un bureau, ouvrir un étage : tout est mis en ligne immédiatement. C'est la différence que les clients soulignent en premier lieu : les utilisateurs peuvent réserver dès le premier jour sans formation, et le service des locaux n'a plus à attendre l'intervention du service informatique.
En ce qui concerne les fonctionnalités principales, les deux solutions sont très proches. Elles proposent toutes deux des plans d'étage, la réservation de bureaux et de salles, des plannings de travail et la liste des personnes présentes. Places s'en sort bien sur ce plan. Quant à elia, son atout réside dans la gestion du reste du bâtiment :
Places ne prend pas en charge ces fonctionnalités ; il faudrait donc ajouter un outil distinct pour chacune d’entre elles, ce qui explique pourquoi de nombreux bureaux finissent par utiliser cinq applications qui ne communiquent pas entre elles. Elia propose un système unique pour tout gérer. C’est bien plus important pour une petite équipe chargée des installations qui doit jongler avec tout cela que pour une entreprise qui a simplement besoin d’attribuer des postes de travail à ses employés.
Même si, pour l'instant, vous n'avez besoin que d'une fonctionnalité de réservation, l'intégration des postes de travail et des salles n'est pas automatique. Un exemple : Places exclut de ses analyses tout parc de postes de travail comptant moins de 10 postes ; les petits bureaux et les espaces de réunion ne disposent donc d'aucune donnée d'utilisation dans ce cadre. Avec elia, vous pouvez commencer dès maintenant par la gestion des postes de travail, puis ajouter ultérieurement des visiteurs, des casiers ou des capteurs, dans le cadre du même contrat, sans avoir à changer d'outil.
Places donne le meilleur de lui-même lorsque l'ensemble de votre entreprise utilise Microsoft 365, mais il n'apporte pas grand-chose aux environnements mixtes. Les équipes utilisant Google Workspace ou celles qui se coordonnent via Slack n'en tirent pas grand-chose, et les utilisateurs de boîtes aux lettres sur site en sont exclus, ce qui touche de nombreuses entreprises en pleine migration.
elia fonctionne avec Microsoft, Google, Slack et les deux agendas ; ainsi, la même réservation s'affiche quel que soit l'endroit où se trouve l'utilisateur. Si vous utilisez exclusivement Microsoft et comptez continuer ainsi, cela ne changera pas grand-chose. Si ce n'est pas le cas, c'est une avancée majeure.
Places ne dispose pas de matériel propre. Il peut lire les signaux émis par des capteurs de présence tiers pour alimenter ses analyses, mais c'est à vous de vous procurer, d'acheter et d'installer ce matériel, et Places ne se connecte pas de lui-même aux systèmes du bâtiment. Pour obtenir des données réelles sur la présence, vous devez mettre en place une infrastructure complète.
elia intègre les capteurs et les écrans au sein d'une même plateforme. Vous pouvez commencer par l'utiliser uniquement sous forme de logiciel, puis ajouter du matériel ultérieurement. L'avantage réside dans le fait de disposer d'un seul fournisseur à la fois pour les appareils et pour les données, ce qui évite de devoir mettre en place un projet distinct pour les relier entre eux.
Voici un point que la plupart des arguments de vente vantant la « gratuité de Places » omettent de mentionner. Les fonctionnalités gratuites de Places sont celles qui sont simples et agréables à utiliser : les plans de travail, la présence, la liste des personnes présentes, ainsi que la réservation de salles et de pools de bureaux. Les fonctionnalités pour lesquelles vous vous êtes intéressé, à savoir la réservation individuelle de bureaux, la libération automatique et les analyses d’occupation, sont payantes et accessibles via la licence « Teams Shared Space », au prix de 8,55 $ par licence et par mois (quatre bureaux plus un espace).
Et le coût des licences par poste ne représente pas la totalité de la facture. Comme il est impossible de dessiner des plans dans Places, la plupart des équipes font appel à un spécialiste tel que Mappedin, pour environ 200 dollars par mois et par plan (un plan pouvant couvrir plusieurs étages), auxquels s’ajoutent les heures de travail des informaticiens nécessaires à la gestion de l’ensemble. Le coût des plans reste modeste. Ce qui fait grimper la facture, ce sont les licences par poste sur un vaste parc immobilier, le temps de travail des informaticiens et les outils distincts qu’il faut acheter pour gérer les visiteurs, les casiers, les demandes et les capteurs.
Le tarif d'elia est calculé en fonction du nombre de places réservables, et non par utilisateur ; chaque employé peut donc l'utiliser, quelle que soit la formule choisie. Il existe une formule gratuite pour un maximum de 50 places, puis la formule « Basic » à 500 $ par mois (jusqu’à 250 places), la formule « Business » à 1 000 $ par mois (jusqu’à 1 000 places, la plus populaire), et la formule « Enterprise » personnalisée pour un nombre illimité de places, avec du matériel disponible en option. Un seul abonnement pour l’ensemble du lieu de travail.
Le site canadien de Microsoft affiche toujours des tarifs différents ; veuillez donc vérifier les prix en vigueur dans votre région.
Un petit détail intéressant que je tenais à mentionner : les fonctionnalités gratuites de gestion des lieux, comme la configuration de votre statut dans Outlook, se recoupent avec celles d’elia, et elia se synchronise avec ces deux outils dans les deux sens. Vous conservez ainsi les fonctionnalités gratuites de Microsoft sans payer deux fois. Vous n’avez pas à choisir entre elia et votre statut Outlook.
En conclusion, en matière de coût : pour la simple réservation de salles et de postes de travail au sein de Microsoft, Places est difficile à battre. Mais si l’on ajoute les licences pour les postes de travail à grande échelle, le temps consacré aux cartes et à l’informatique, ainsi que les modules qui manquent à Places, le coût total peut égaler, voire dépasser, celui d’un abonnement Elia. Faites vos propres calculs, en tenant compte des nôtres.
Microsoft Places est utilisé dans les organisations Microsoft 365 de toutes tailles, ce qui constitue son principal argument de vente : il est déjà présent dans des millions de locataires, et Microsoft cite des clients de référence tels que BT, CBRE et GN Store Nord. Sa diffusion repose principalement sur son intégration à la suite logicielle plutôt que sur une base de clients autonome.
elia est utilisé par environ 150 000 personnes au sein d'organisations telles que Québecor, l'Université Laval, Cascades, ROBIC, Eddyfi et Fasken.
Quelques commentaires de clients permettent de se faire une idée de ce qu'il en est :
« Le système de réservation d’elia est tellement simple. Aucune formation n’est nécessaire : le plan des locaux s’affiche et il suffit de sélectionner le poste de travail souhaité. Les rares fois où nous avons eu besoin d’aide lors de la mise en place, l’équipe a toujours été facile à joindre et a répondu très rapidement. »
-Michelle D'Arcy, directrice des opérations immobilières, Québecor
« Les membres de notre équipe adorent la plateforme elia et l’ont adoptée dès son lancement. Toutes les fonctionnalités sont faciles à utiliser, sans qu’aucune formation ne soit nécessaire. Certaines d’entre elles ont également contribué à augmenter la présence au bureau et les interactions en présentiel. »
-Catherine Chouinard, directrice des ressources humaines, ROBIC
Notez ce que vous attendez de cet outil professionnel au cours des deux prochaines années, ainsi que la personne que vous souhaitez voir en charge de son fonctionnement :
La question décisive est la suivante : quelle part de votre lieu de travail se situe en dehors des bureaux et des salles, et à qui souhaitez-vous confier les rênes ?
La mise à jour d'avril 2026 rend Microsoft Places plus accessible que jamais. Qu'il s'agisse de coordonner les journées hybrides ou de réserver des salles au sein de Microsoft 365, cette solution est fiable et facile à mettre en œuvre.
Mais il s'agit d'une couche de coordination qui gère efficacement les bureaux et les salles, sans aller plus loin, et qui laisse le contrôle aux services informatiques. Si votre lieu de travail dépasse le simple cadre de la réservation, ou si vous souhaitez que votre propre équipe s'en charge au quotidien, vous finirez par dépasser les capacités des outils natifs.
Les informations relatives à Places proviennent de la documentation de Microsoft sur Places disponible sur Microsoft Learn, ainsi que des avis de mise à jour des licences Microsoft 365 concernant les changements prévus pour le 1er avril 2026. Les observations relatives au déploiement s’appuient sur des articles rédigés par des professionnels indépendants, notamment les notes de dépannage d’Essential Computing, la documentation IMDF sur Places de Mappedin, ainsi que les analyses comparatives pour 2026 réalisées par Yoffix et d’autres sources. Les informations détaillées et les tarifs concernant elia proviennent du site elia.io et de la page des tarifs d’elia, à jour en juin 2026. Les prix de ces deux services peuvent varier selon la région et le contrat ; veuillez vérifier les tarifs en vigueur auprès de chaque fournisseur avant d’établir votre budget.
Réponses à vos questions les plus fréquentes
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