6 alternatives à Microsoft Places permettant de réserver directement dans Teams (2026)

Le prix de Microsoft Places a baissé le 1er avril 2026. Depuis , beaucoup d'équipes du lieu de travail se demandent s'il vaut mieux simplement l'activer ou regarder ailleurs d'abord.

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Ça m'a plongée dans une véritable chasse aux outils. J'ai comparé côte à côte les alternatives à Microsoft Places pour voir ce que chacune offre et en quoi elles diffèrent.

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Beaucoup d'outils affirment fonctionner avec Microsoft. J'en ai écarté certains, parce que je voulais garder ceux qui permettent de réserver sur un plan visuel, dans la même fenêtre que Teams. Vous cliquez sur un onglet, et votre plan d'étage est là. Pas besoin d'ouvrir une autre application ou un navigateur. Tous les outils présentés ici le font.

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Voici ce que vous y trouverez :

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• ce qu'est Microsoft Places, ses points forts, et pourquoi les gens regardent quand même ailleurs
• ce que coûte Places une fois qu'on ajoute le plan et les licences
• comment j'ai comparé les 6 outils et quels critères j'ai utilisés
• chaque outil : comment il permet de réserver dans Microsoft, ce qu'il fait d'autre et combien il coûte
• comment choisir celui qui vous convient

EN BREF

Qu'est-ce que Microsoft Places ?

« Places » est l'application de gestion de bureau de Microsoft, intégrée à Teams et à Outlook. C'est le choix par défaut de beaucoup d'organisations Microsoft, parce qu'elle est pratiquement « gratuite » puisqu'elle vient avec vos licences Microsoft 365 existantes (il y a un piège, j'y reviens plus loin).

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Elle remplit 3 fonctions :

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• chacun choisit les jours où il viendra et regarde qui d'autre sera présent
• ils réservent des salles de réunion et des bureaux
• et l'équipe des services généraux obtient quelques chiffres sur l'utilisation de l'espace

Je commencerais par la façon dont Places est conçue, parce que ça explique beaucoup de choses que vous rencontrerez plus tard. Elle repose sur Microsoft 365 et utilise la même configuration Exchange et calendrier qu'Outlook. C'est pour ça qu'elle s'intègre si bien à l'univers Microsoft, mais ça se complique aussi un peu dès qu'on va au-delà de la réservation de base des salles et des bureaux.

Ce qu'elle fait

• Plans de travail et présences. Définissez vos jours de présence au bureau dans Outlook ou Teams et vérifiez quand vos collègues prévoient d'être présents.

• Réservation de salles et de groupes de bureaux. Réservez des salles de réunion et des groupes de bureaux partagés depuis votre calendrier. Aucune licence supplémentaire n'est nécessaire pour ça.

• Réservation de bureaux individuels. Choisissez un bureau précis, avec 4 modes (réservable, libre-service, attribué, indisponible). Cette partie exige une licence supplémentaire par espace.

• Libération automatique. Un bureau ou une salle où personne ne se présente est automatiquement libéré au bout d'un délai défini, fixé par défaut à 10 minutes.

• Places Finder et Explorer. Cherchez des salles et des bureaux par bâtiment, étage, capacité et équipement audiovisuel, avec des photos une fois que quelqu'un a ajouté les métadonnées.

• Taux d'occupation et analyses. Accédez à des tableaux de bord comparant les prévisions aux résultats réels, mais uniquement si vous intégrez les données des badges ou des capteurs.

• Réservation avec Copilot. Demandez à Copilot de trouver et de réserver une salle, si vous payez une licence Copilot.

J'ai également rédigé un guide complet sur Microsoft Places si vous souhaitez en savoir plus.

Combien ça coûte ?

Avant avril 2026, les fonctionnalités les plus intéressantes étaient réservées aux détenteurs d'une licence Teams Premium, au prix de 10 $ par utilisateur et par mois.

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Le 1er avril, Microsoft a apporté quelques changements :

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• La coordination du quotidienne (plans de travail, qui est au bureau, Finder, Explorer, réservation de salles et de groupes de bureaux) est maintenant incluse dans la plupart des licences Microsoft 365, sans frais supplémentaires.

• Les fonctionnalités au niveau des bureaux (réservation de bureaux individuels, libération automatique, rapports d'occupation) sont passées à une licence par espace appelée Teams Shared Space, à 8,55 $ par mois, où une licence couvre 4 bureaux et un espace de plus.

Mais il y a quelques points que je vérifierais avant d'intégrer ce chiffre dans votre budget :

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• Si vous avez acheté Teams Premium avant le 1er avril, vous conservez l'ancienne configuration jusqu'à votre renouvellement, puis vous passerez au modèle par espace.

• Le montant de 8,55 $ est exprimé en dollars américains, et de nombreuses pages de tarification localisées de Microsoft affichent encore l'ancienne formule Teams Premium (voir la capture d'écran ci-dessous, tirée de la page canadienne) ; veillez donc à vérifier le montant applicable dans votre pays avant d'établir votre budget.

• Rien de tout ça n'inclut le plan d'étage, qui est facturé séparément par un autre fournisseur.

Voici à quoi cela ressemble dans un véritable bureau. J'ai calculé le coût pour 4 immeubles, 8 étages et environ 300 postes de travail.

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• Les licences de bureaux. Il vous faudrait 75 licences Teams Shared Space. Ça représente environ 7 700 $ par an.

• Les plans. De nombreuses sociétés spécialisées dans la cartographie imposent un minimum de 10 plans. Archilogic en fait partie, avec un tarif annuel d'environ 4 250 $. Mappedin propose des tarifs par bâtiment, qui se situent plutôt entre 7 900 et 9 600 $.

• Au total, comptez donc environ 11 950 et 17 300 $ par an, avant la configuration initiale pour attribuer les licences aux bureaux et relier les plans à vos salles.

Donc, oui, Places est gratuit dans le sens où la version de base ne coûte rien. Mais dès que vous commencez à utiliser les fonctionnalités dont vous auriez probablement besoin pour un bureau plus important, vous devez payer les licences Microsoft et un service de cartographie distinct.

Là où Places est bon

• Le coût. Si vous avez un forfait Microsoft 365 qui inclut la réservation de salles et de groupes de bureaux, il n'y a pas de licence supplémentaire pour l'essentiel.

• Familiarité. Vous effectuez vos réservations dans le calendrier Outlook et Teams que vous avez ouvert.

• Coordination. Les plans de travail et les confirmations de présence aux réunions en présentiel (demander aux participants de venir en personne, voir qui a confirmé sa présence) comptent parmi les points forts de Places.

• Copilot. Si vous disposez d'un abonnement à Copilot, vous pouvez lui demander de trouver une salle à proximité de votre équipe et de la réserver pour vous. Si la réunion est déplacée, il peut modifier la réservation en temps réel.

• Un panneau d'administration en libre-service. Le portail Places permet aux administrateurs du lieu de travail de changer les modes des bureaux et les règles de réservation sans PowerShell. C'est donc (en quelque sorte) en libre-service.

• Microsoft. Ça se passe d'explications 🙂 Vous bénéficiez de toute la force de l'entreprise en matière de sécurité, de conformité, d'assistance et d'une feuille de route.

Pourquoi les gens se tournent-ils vers d'autres options ?

• Des fournisseurs de plans payantes. Il faut payer une entreprise de cartographie pour obtenir un fichier IMDF que Places accepte. Il y en a plusieurs, mais seules quelques-unes affichent leurs prix. Par exemple, Mappedin coûte 165 $ par bâtiment par mois, et Archilogic de 24,90 à 35,40 $ par plan d'étage par mois. Sans ça, un étage de 200 bureaux se résume à une longue liste de noms de bureaux.

• Modifications des plans. Avec un connecteur fournisseur, la synchronisation se fait automatiquement, mais si vous vous en chargez vous-même, vous devez supprimer puis réimporter les plans via PowerShell à chaque fois qu'un poste de travail est déplacé.

• La configuration par l'informatique. Vous pouvez faire vous-même certaines modifications courantes aux bureaux, ce qui est une belle amélioration. Mais la configuration du plan, l'attribution des licences aux bureaux, l'activation des analyses et la connexion de la confirmation de présence par Wi-Fi ou station d'accueil passent encore par le service informatique, souvent avec PowerShell.

• Bureaux et salles seulement. Pas de gestion des visiteurs, de casiers, de demandes de service ni de santé et sécurité, peu importe le prix. Vous pouvez bâtir une partie de ça vous-même avec Power Apps (Premium coûte 20 $ par utilisateur par mois), mais vous achetez alors un autre produit et payez quelqu'un pour le développer et l'entretenir.

• Exchange hybride. Si certaines personnes ont encore une boîte aux lettres sur site, elles ne peuvent pas utiliser l'application Places ni les plans de travail. Elles doivent se contenter de Room Finder. Et la confirmation de présence et la libération automatique ne fonctionnent qu'avec les salles et les bureaux gérés dans Exchange Online.

• Une occupation sur adhésion. Il n'y a pas de capteur Places. L'outil peut utiliser des stations d'accueil connectées ou le Wi-Fi, mais ce sont plutôt des signaux de lieu de travail que de vrais capteurs de bureau. Les administrateurs doivent activer les mises à jour automatiques, et le Wi-Fi peut être configuré sur adhésion ou par défaut pour les employés. Vous pouvez aussi importer des données de badges avec PowerShell ou Microsoft Graph, ou utiliser des capteurs tiers.

Comment j'ai comparé les alternatives à Microsoft Places

J'ai passé un certain temps sur Places et elia, donc je connais bien ces deux-là pour les avoir utilisés. Quant aux autres, je les ai découverts de l'extérieur, en parcourant leur documentation, leurs pages de tarifs, leurs vidéos de démonstration et leurs captures d'écran, et en lisant les avis des utilisateurs sur G2 et Capterra.

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J'ai ensuite regardé les 6 mêmes éléments pour chaque outil. Je n'ai pas fait une grosse comparaison de fonctionnalités, seulement ce qui fait une différence une fois qu'on utilise l'outil au quotidien.

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• Peut-on réserver directement depuis Microsoft Teams, et est-ce facile ?
  Pouvez-vous ouvrir Teams, voir votre plan d'étage et toucher un bureau pour le réserver, ou l'outil vous envoie-t-il simplement un message par robot conversationnel avant de vous envoyer ailleurs pour choisir une place ? J'ai compté le plan d'étage dans Teams seulement quand la documentation du fournisseur le montrait vraiment.

• Quelles autres fonctionnalités propose-t-il, outre la réservation de bureaux et de salles ?
  La réservation, c'est la partie facile : la plupart des outils l'offrent. Ce qui m'intéressait davantage, c'est de savoir s'il couvre aussi les visiteurs, les casiers, les demandes de service, le stationnement et les données d'occupation, parce que beaucoup de gens pensent au départ n'avoir besoin que de la réservation, puis se rendent compte plus tard qu'il leur fallait le reste aussi.

• Qui est chargé d'apporter les changements au quotidien ?
  Quand une équipe change de bureaux ou qu'un étage est réaménagé, l'équipe du lieu de travail peut-elle faire ces changements elle-même, ou doit-elle demander au service informatique et attendre ? Ça semble mineur, mais les bureaux changent tout le temps.

• Quel est le coût réel ?
  Que ce soit par utilisateur, par bureau, par espace ou par emplacement, et ce que ça donne pour un vrai bureau. J'ai utilisé les prix publics en vigueur en août 2026.

• Peut-on se fier aux chiffres d'occupation ?
  Si un outil dit montrer l'utilisation de l'espace, je voulais savoir d'où viennent ces données et si elles sont assez fiables pour prendre de grosses décisions, comme laisser tomber un étage. Il y a une différence entre des chiffres qui viennent des passages de badges et des chiffres qui dépendent de quelqu'un qui pense à confirmer sa présence.

• La mise en place est-elle très compliquée ?
  Combien de temps faut-il attendre avant de pouvoir commencer à réserver des places, et quelle part de ce travail incombera au service informatique plutôt qu'à votre propre équipe ?

Il n'y a pas un seul meilleur outil. Ça dépend vraiment de votre bureau, alors j'ai indiqué au fur et à mesure à qui chacun convient.

Les meilleures alternatives à Microsoft Places : comparatif

1. elia : l'outil idéal pour regrouper tout votre bureau dans un seul onglet Teams

elia, c'est bien plus qu'un simple outil de réservation de bureaux ou de salles. Vous pouvez bien sûr utiliser l'application pour cela, mais vous pouvez également enregistrer un visiteur, signaler un dysfonctionnement, choisir un casier pour la journée et signaler un incident de sécurité, le tout depuis la même application. De plus, elle dispose de ses propres capteurs : si quelqu'un souhaite savoir si le troisième étage est vraiment complet ou s'il semble simplement réservé, vous pouvez lui donner la réponse.

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Dans Teams, elia s'ouvre dans un onglet dédié contenant l'intégralité du produit ; vous pouvez ainsi effectuer toutes ces opérations sans quitter l'application. Vos réservations apparaissent toujours dans votre calendrier Outlook, comme d'habitude.

Qu'y a-t-il dedans ?

• Plans d'étage. Choisissez un bureau ou une salle sur le plan, que vous soyez sur le Web ou dans Teams. Filtrez selon vos besoins et créez des quartiers pour que les équipes puissent s'asseoir ensemble.

• Salles. Réservez-en une sur le plan, et elle apparaît dans Outlook. Vous pouvez aussi réserver une salle pour quelqu'un d'autre pendant que vous organisez la réunion.

• Visiteurs. Un kiosque à l'accueil enregistre les visiteurs, imprime leur badge, recueille les ententes de confidentialité et prévient l'hôte de leur arrivée.

• Demandes. Quelque chose est brisé ? Besoin d'un traiteur pour une réunion ? Signalez-le à partir du plan d'étage, et la demande va à la bonne équipe.

• Santé et sécurité. Signalez un incident et localisez les secouristes.

• Capteurs d'occupation. Les capteurs sont ceux d'elia, alors vous voyez quels bureaux et quelles salles sont vraiment utilisés.

• Automatisations et application mobile. Les bureaux où personne ne se présente peuvent se libérer d'eux-mêmes, et les gens peuvent réserver depuis leur téléphone.

Prix

elia est gratuit jusqu'à 50 espaces, puis coûte 500 $ par mois jusqu'à 250 espaces, et 1 000 $ par mois jusqu'à 1 000. Utilisateurs illimités. Au-delà, c'est sur mesure. Vous payez selon le nombre d'espaces réservables, donc tout le monde peut l'utiliser. Les capteurs et les écrans de salle coûtent en plus, mais vous pouvez commencer avec le logiciel seulement et les ajouter plus tard : c'est vraiment facultatif.

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elia se synchronise aussi avec les parties gratuites de Places où les gens indiquent leur lieu de travail. Pas besoin de le faire à deux endroits.

Ce que les équipes apprécient dans ce produit

• Pas de formation. La carte s'affiche, ils réservent un bureau, et il n'y a pas grand-chose d'autre à expliquer.

• En libre-service. Si vous avez besoin d'ajouter un poste de travail ou de modifier une règle, vous pouvez le faire et les modifications sont immédiatement effectives, sans avoir à créer un ticket ni à attendre l'intervention du service informatique.

• Un seul système. Comme les réservations, les visiteurs, les bons de travail, les casiers, les demandes et la sécurité sont au même endroit, l'accueil et les services généraux n'ont pas à se connecter chacun à un outil différent.

• Données d'occupation. Les capteurs restent actifs, alors vous avez une vraie idée de l'utilisation d'un espace. Si vous payez pour un étage à moitié vide, vous pouvez le repérer et vous en départir.

Quelques remarques

• Matériel. Vous pouvez commencer avec le logiciel seulement, mais il vous faudra des capteurs pour les données d'occupation.

• Taille de l'entreprise. elia est une entreprise beaucoup plus petite que Microsoft. Vous avez un soutien plus direct et les choses avancent plus vite, mais vous n'avez pas les ressources d'une entreprise de cette taille.

• IA. Il n'y a pas (encore !) d'IA de type Copilot dans cette application. Si c'est pour cette raison que vous vous intéressez à Places, elia ne répondra pas à vos attentes pour le moment.

2. Skedda, l'outil idéal pour définir des règles de réservation détaillées

Skedda figure en tête de la liste des outils de gestion des espaces de G2 depuis quelques années déjà, et je comprends pourquoi. À l’origine, il s’agissait d’un simple outil de réservation, mais il a beaucoup évolué depuis. Il gère vos places de parking, enregistre l’arrivée de vos visiteurs, vous fournit des statistiques d’utilisation et dispose d’un moteur de règles qui vous permet de définir très précisément qui peut réserver quoi. Les utilisateurs l’adorent.

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Il existe aussi un bot : il suffit de taper « @Skedda in » dans un canal pour qu’il vous indique qui sera présent cette semaine-là. Et ça ne concerne pas uniquement les bureaux. Les universités l’utilisent pour les amphithéâtres et le matériel de laboratoire, c’est donc un outil assez polyvalent.

Ce que vous obtenez

• Réservation de bureaux et de salles. Choisissez ce dont vous avez besoin et réservez-le.

• Règles de réservation. Définissez qui peut réserver quoi, combien de temps à l'avance, à quelle fréquence, si une autorisation est nécessaire, etc.

• Autres espaces. Places de parking, matériel de laboratoire et pratiquement tout ce que vous souhaitez que les gens puissent réserver.

• Visiteurs. Les invités peuvent s'enregistrer via une tablette et l'hôte reçoit une notification. Ce service entraîne des frais supplémentaires.

• Analyses. Vous disposez de rapports indiquant comment les espaces sont réservés et utilisés, notamment les tendances en matière d'utilisation et d'occupation.

• Intégration Microsoft. Synchronisation avec Outlook et Microsoft 365, plus la connexion avec le compte professionnel et la synchronisation de l'annuaire pour les nouveaux employés.

Prix

Skedda facture par espace, annuellement. Plus commence à 249 $ par mois pour 35 espaces. Premier coûte 349 $ pour 45 espaces. Les deux avec autant d'utilisateurs que nécessaire. Enterprise est sur mesure, et il y a un essai de 30 jours.

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La gestion des visiteurs est une autre option, à 99 $ par mois.

Ce que les gens aiment

• La simplicité. Parcourez les avis, et vous verrez que c'est celui-là qui revient le plus souvent.

• Règles. Dans les bureaux aux configurations atypiques (par exemple, les équipes qui n'autorisent que leur propre coin), Skedda a réussi à s'adapter là où d'autres outils avaient échoué.

• Assistance. Ils facilitent bien l'intégration et répondent rapidement ; ils proposent même de courtes vidéos qui vous montrent comment résoudre certains problèmes.

• Les rapports. Un studio d'animation a analysé ses chiffres de réservation, a compris qu'il pouvait réduire son espace, et a diminué sa facture immobilière.

Quelques points que je vérifierais

• Plans d'étage. Vous pouvez déplacer et réorganiser vous-même les bureaux et les salles, mais vous n'avez pas le plein contrôle sur l'image du plan de base.

• La portée. La réservation est au cœur de l'outil. Vous n'avez pas de casiers, de demandes, de bons de travail ni de santé et sécurité en plus. La gestion des visiteurs coûte aussi en supplément.

• Taux d'occupation. Skedda peut détecter si une personne s'est connectée au réseau, mais cela ne revient pas à ce qu'un capteur vous indique qu'un bureau ou une salle en particulier a été utilisé.

3. Kadence, l'idéal pour que toute votre équipe soit présente les mêmes jours

Kadence a pour objectif de rassembler tout le monde. Comme les autres solutions, elle permet de réserver des bureaux et des salles, mais sa fonctionnalité phare consiste à vous montrer qui est présent. Vous ajoutez les personnes que vous appréciez à vos favoris ; l’application vous prévient lorsqu’elles réservent un espace, et vous pouvez ainsi vous installer à côté d’elles. Elle propose également des fonctionnalités d’enregistrement des visiteurs, d’aménagement de l’espace, de suivi de l’occupation, ainsi qu’un assistant IA qui réserve un bureau pour vous.

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Ce que j'ai aimé, c'est qu'il peut vous éviter un déplacement inutile. Si un collègue annule sa réservation, il vous prévient, alors vous ne faites pas le trajet pour vous retrouver seul toute la journée.

Ce qu'il contient

• Réservation de bureaux et de salles. Trouvez un bureau ou une salle sur le plan dans Teams et réservez-le. Ou laissez Kadence AI le faire pour vous.

• Annonces. Envoyez un avis dans Teams, programmez-le, marquez-le comme urgent et envoyez-le à un seul bureau. Les rappels de confirmation de présence s'y trouvent aussi.

• Aménagement de l'espace. Il y a SpaceOps, pour tous ceux qui cherchent à déterminer la superficie de bureaux à conserver. Déplacez des équipes dans les locaux et simulez différents scénarios avant de vous engager.

• Occupation. Kadence peut utiliser le Wi-Fi, les données de badges, les confirmations de présence et d'autres signaux pour savoir qui est là. Vous pouvez aussi ajouter des capteurs si vous avez besoin de données d'occupation plus directes.

• Visiteurs et événements. Il fait un vrai enregistrement des visiteurs à une kiosque,badges compris, et il gère aussi votre stationnement et vos casiers.

• Intégrations. Teams, Slack, vos agendas (synchronisation dans les deux sens), vos identifiants, votre service d'assistance.

Prix

Kadence n'affiche pas ses prix. Il y a 2 forfaits : Standard, avec toutes les fonctionnalités du quotidien et un nombre illimité de personnes, et Enterprise, qui ajoute un interlocuteur dédié et des analyses plus poussées. Mais pour voir un chiffre, il faut réserver une démo et demander.

Ce que les gens apprécient

• Pas d'accompagnement particulier. De nombreux avis indiquent que personne n'a eu besoin de formation : il suffit de réserver un bureau en quelques clics et c'est parti.

• Qui est présent ? C'est pratique de pouvoir réserver directement là où se trouve son équipe.

• L'équipe de soutien. Comme pour quelques autres outils ici, les utilisateurs nomment la personne qui les a accompagnés à l'intégration et disent obtenir des réponses rapides quand ils ont besoin d'aide.

• Gain de place. Karger a réduit la surface occupée par ses bureaux de 80 %, et Wavex a réussi à faire tenir tout son personnel dans 18 bureaux.

Quelques points à retenir

• Le prix. Je l'ai déjà dit, mais on ne peut pas évaluer le rapport qualité-prix avant d'être en rendez-vous commercial.

• La confirmation de présence automatique. Testez-la avant le déploiement. Quelques utilisateurs mentionnent un bogue de déconnexion lié à la confirmation de présence, et un autre aurait aimé une confirmation de départ automatique.

• Analyses. Les utilisateurs apprécient les tableaux de bord, mais bon nombre d'entre eux souhaitaient davantage de flexibilité.

4. Dibsido, idéal pour le mettre en place soi-même à petit prix

Vous pouvez mettre Dibsido en place vous-même pendant un après-midi tranquille. Vous vous inscrivez, téléversez votre plan d'étage, placez les bureaux, et vous réservez déjà. Le stationnement en fait partie aussi, covoiturage compris, et il y a un volet accueil pour enregistrer les visiteurs et consigner les colis.

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Le prix est un autre atout, et il est transparent, ce que j'apprécie toujours. C'est gratuit jusqu'à 20 personnes, puis cela revient à peu près au prix d'un café par personne et par mois.

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Voici une info qui vous évitera de passer du temps à chercher sur Google : Dibsido s'appelait auparavant Ofisly. Si vous tombez sur des avis sous ce nom, il s'agit donc du même produit.

Ce que vous obtenez

• C'est vous qui créez le plan. Importez votre plan d'étage, ajoutez les bureaux, et voilà votre plan. Si vous déplacez une équipe la semaine prochaine, vous pourrez le modifier vous-même.

• Parking. Réservez des places de parking comme vous réservez des bureaux. L'application prend même en charge le covoiturage, ce qui permet aux personnes qui partagent un trajet de s'organiser entre elles.

• Limites de réservation. Attribuez des crédits de réservation ou fixez un plafond mensuel afin d'éviter que ce soient toujours les mêmes personnes qui s'accaparent les meilleurs bureaux chaque jour. Il existe également une liste d'attente.

• Réception. On y inscrit les visiteurs dans un registre et on y signale les objets cassés. Ce n'est pas aussi complet que d'autres, mais ça fait l'affaire.

• Il existe de nombreuses façons de l'utiliser. Il y a une application web, des applications iOS et Android, et la prise en charge de 12 langues.

• Connexion Microsoft. Connectez-vous avec votre compte Microsoft : vous accédez directement à l'application, ce qui évite aux utilisateurs d'avoir à configurer un mot de passe supplémentaire.

Prix

Les tarifs sont publics. L'accès est gratuit jusqu'à 20 utilisateurs. Au-delà, les postes de travail coûtent 1,9 $ par utilisateur et par mois, les places de parking 4,5 $ chacune et les salles 6 $ chacune. Vous pouvez également opter pour la formule « Ultimate » tout-en-un à 2,7 $ par utilisateur et par mois, qui comprend l'ensemble des services.

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Les plus grandes entreprises peuvent demander une entente Enterprise sur mesure, mais la plupart des équipes peuvent choisir un forfait et payer par carte de crédit.

Ce que les gens aiment

• Prix. Après avoir testé plusieurs outils pour lesquels il fallait passer par un entretien commercial pour connaître leur tarif, c'est un soulagement de voir tout simplement un montant affiché. Gratuit pour une petite équipe.

• La mise en place. Pas de grand projet d'implantation. Vous pouvez créer le plan et commencer à réserver vous-même.

• Avis. Une note de 4,8 sur G2 et de 4,7 sur Capterra ; les utilisateurs s'accordent à dire que l'outil est simple d'utilisation et que leurs employés l'ont adopté très rapidement.

• Parking. Si votre casse-tête, c'est d'avoir 40 personnes qui veulent 20 places de parking, les crédits et la liste d'attente permettent de répartir équitablement ces places.

Attention !

• Intégration Microsoft. C'est désormais une véritable application, mais les avis font encore état de quelques imperfections ; je vous conseille donc de la tester rapidement dans votre environnement.

• Salles. La réservation des salles de réunion a été mise en place plus tard, et la synchronisation du calendrier des salles avec Outlook s'effectue toutes les 10 à 15 minutes, et non pas instantanément.

• Assistance. L'équipe se trouve en Europe centrale ; si vous êtes à plusieurs fuseaux horaires de là, il se peut que vous deviez patienter avant d'obtenir une réponse.

5. Clearooms : idéal pour tout avoir sans palier entreprise

Bon, Clearooms, qui nous vient du Royaume-Uni. Beaucoup d'outils réservent l'enregistrement des visiteurs et l'authentification unique à un palier plus cher, mais ici, c'est inclus de base.

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Ce qui m'amène au paiement, parce que ce n'est pas un forfait unique, c'est à la carte. Vous choisissez les produits que vous voulez, et chacun est facturé selon le nombre d'éléments que vous gérez. Vous pourriez donc mettre toute l'entreprise sur la réservation de bureaux sans que votre effectif vous coûte un sou. Vous voulez des salles de réunion en plus ? C'est une ligne à part…

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Il existe également une extension appelée OpenSpaces qui vous permet de mettre en ligne vos bureaux inoccupés afin que des personnes extérieures puissent les réserver et les payer.

Ce qui est inclus

• Inclus. Gestion des visiteurs, SSO, écrans de porte. Il n'y a pas de gros palier entreprise.

• Vous payez en fonction du nombre d'espaces. Le système prend en compte les bureaux, les salles et les places de parking dont vous avez la charge ; ainsi, l'agrandissement de votre équipe ne vous coûte pas un centime de plus.

• Stationnement. Réservez une place de stationnement en même temps que votre bureau, et configurez des permis pour les places pour personnes handicapées et les bornes de recharge. Même tarification par espace que le reste.

• Salles. Indiquez dans la réservation les prestations de restauration, le matériel audiovisuel et la disposition de la salle. Les écrans de la salle sont également inclus.

• Visiteurs. Ils s'enregistrent sur une tablette ou vous les préinscrivez, l'hôte est averti à leur arrivée, et ils signent leur départ en sortant, pour que vous ayez une liste à jour si jamais l'alarme se déclenche.

• Teams. Vous pouvez réserver des postes de travail et des salles depuis Teams ; les réservations sont synchronisées avec Outlook. Le service informatique peut gérer les accès via Microsoft 365/SSO.

Prix

Les bureaux sont facturés par tranches : de 1 à 19, le tarif est de 80 $ par mois ; de 20 à 49, il est de 125 $, puis il augmente progressivement. Les salles sont facturées séparément, à partir de 13,50 $ par mois pour les premières, et le parking fonctionne de la même manière que les bureaux.

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Choisissez entre la livre sterling, le dollar ou l’euro… L’abonnement est mensuel, sans frais d’inscription ni de résiliation, et vous bénéficiez d’un essai gratuit de 30 jours pour tester le service. Si vous avez besoin d’un plan d’étage, des frais ponctuels s’appliquent en supplément, mais vous pouvez les ignorer et importer votre propre plan.

Ce qui rend les gens heureux

• La simplicité. Ce que les utilisateurs répètent sans cesse, c'est que personne n'a eu besoin d'explications.

• Pas de chichis. C'est d'ailleurs, curieusement, le plus beau compliment qu'on lui fasse dans les avis. Il fait son boulot sans faire d'histoires et, une fois installé, il ne donne plus de fil à retordre au service informatique.

• Tarifs. Pas de forfait par personne : tous les tarifs sont indiqués sur le site avant même que vous n’ayez à contacter qui que ce soit. Pour un petit bureau, cela peut rester relativement abordable.

• Une seule connexion. Les postes de travail, les salles, le parking et les visiteurs sont gérés de manière unifiée. Le service est également hébergé au Royaume-Uni et répond à toutes les exigences de sécurité requises par le service informatique.

Ce qu'il faut savoir

• Les rapports. Vous avez vos chiffres, mais si vous cherchez une analyse détaillée de l'occupation ou des cartes thermiques, je le testerais selon vos besoins.

• Son aspect. Certains ont estimé qu'il remplissait très bien son rôle, mais qu'il faisait un peu vieillot à côté des outils plus récents.

• Les rappels. Quelques utilisateurs ont reçu des notifications de réservation en retard, ou ont vu une synchronisation prendre une minute à se mettre à jour.

6. OfficeRND, idéal pour les bureaux qui servent aussi d'espaces flexibles

OfficeRnD se distingue un peu des autres, car il est issu du monde du coworking ; il mène donc une double vie. La moitié de son activité est axée sur l'aspect financier : facturation des membres et vente d'abonnements. Et puis il y a l'autre moitié, celle de l'espace de travail, le concept de bureau hybride, qui vient s'ajouter à cela.

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À qui s'adresse-t-il donc ? Si votre immeuble est exclusivement réservé aux bureaux du personnel, bon nombre des outils proposés ici vous permettront d'atteindre vos objectifs sans avoir à passer au crible une multitude d'options. En revanche, si une partie de vos locaux est louée, que certains étages sont occupés par d'autres entreprises ou que des postes de travail partagés sont proposés à des indépendants, OfficeRnD vous permet de gérer à la fois la gestion des bureaux et la location depuis une seule et même plateforme.

Ce qu'il peut faire

• Coworking. Abonnements, facturation automatisée, boutique en ligne. Un agent commercial basé sur l'IA répond aux demandes de renseignements et organise les visites pour vous.

• Bureaux et salles. Réservez à partir du plan d'étage et créez des quartiers. Vous pouvez réserver dans Teams, Outlook, Slack ou sur votre téléphone.

• Pas de nouvelle application. Si vous êtes une organisation Microsoft ou Google, les gens peuvent rester dans les outils qu'ils utilisent déjà. Réservez dans Teams, et ça apparaît dans Outlook.

• Stationnement. Réservez des places ordinaires ou avec borne de recharge, et l'équipe du lieu de travail peut fixer des règles sur qui obtient quelles places.

• Service d'assistance. Une chaise est cassée ou le projecteur ne fonctionne pas ? Il suffit de faire une demande depuis la même interface que celle utilisée pour réserver son bureau.

• Visiteurs et rapports. Les invités s'inscrivent à l'avance et s'enregistrent sur une tablette, les hôtes reçoivent une notification, et la fonctionnalité de rapports est efficace, avec des tableaux de bord complets sur l'utilisation de votre espace.

Prix

Le produit Workplace commence à 99 $ par mois pour un maximum de 150 personnes, et couvre les bureaux, les salles, le plan et les analyses. Passez à Professional, à partir de 399 $ par mois, et vous débloquez l'authentification unique, les politiques de réservation, le multisite et l'affichage numérique.

Les fonctions de grande entreprise comme SCIM et le contrôle d'accès aux portes sont sur devis. L'enregistrement des visiteurs est une option.

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Le produit de coworking « Flex » fait à nouveau l'objet d'une tarification distincte, à partir de 165 $ par mois, en fonction du nombre de membres.

Pourquoi les gens le choisissent-ils ?

• La flexibilité. Des gens qui ont des configurations atypiques disent avoir pu configurer l'outil exactement comme ils le voulaient, là où des outils plus rigides avaient dit non.

• Deux aspects. L'espace réservé au personnel et l'espace destiné à la location coexistent au même endroit ; ainsi, un bâtiment qui sert à la fois de bureaux et de locaux loués n'a pas besoin de deux systèmes bricolés à la va-vite.

• Rapports. Lorsque certaines de ces solutions manquent de données, les tableaux de bord d’OfficeRnD se distinguent particulièrement.

• Sécurité. Les certifications SOC 2 et ISO 27001 sont en place.

Le revers de la médaille

• C'est beaucoup. Comme la moitié de l'outil vise les entreprises de coworking, un bureau ordinaire peut y trouver bien plus qu'il n'utilisera jamais. Quelques utilisateurs l'ont trouvé chargé.

• Tarification. L'authentification unique et le portail visiteurs sont inclus dans les formules les plus chères ou proposés sous forme de modules complémentaires payants.

• Quelques petits problèmes. Certains utilisateurs se plaignent que les salles de réunion s'affichent sous forme de liste plutôt que sur la carte, et il arrive parfois que les codes QR liés au stationnement ne fonctionnent pas correctement.

Quelques mentions honorables

J'ai limité la liste principale à 6 outils, mais quelques autres sont ressortis de mes recherches. Ils fonctionnent tous avec Teams, alors si les 6 ci-dessus ne vous conviennent pas tout à fait, jetez un œil à ceux-ci :

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• deskbird est simple d'utilisation et dispose d'une fonctionnalité très pratique qui permet de transformer un croquis sommaire en plan d'étage. Il est également hébergé dans l'Union européenne.

• Robin se connecte aux panneaux physiques situés sur la porte de la salle de réunion (Logitech Tap Scheduler et autres appareils similaires) et fournit des statistiques sur l'utilisation de la salle de réunion.

• Yoffix est une solution native de Microsoft ; elle fonctionne directement dans Teams sans application distincte et synchronise les identifiants Entra ID et les salles Exchange.

• YAROOMS a un tableau de bord carbone qui estime le CO2 de votre lieu de travail à partir des jours au bureau et des trajets.

• Archie est compatible avec des systèmes d'accès aux portes (Kisi, Salto) ; l'application de réservation de bureaux permet donc également de déverrouiller l'immeuble.

Alors, comment faire son choix ?

Il n'y a pas un seul gagnant : tout dépend de votre bureau et de qui vous voulez voir aux commandes.

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‍Si tout ce qu'il vous faut, c'est réserver des salles et des groupes de bureaux dans Microsoft, difficile de battre Places, et c'est déjà en grande partie payé. ‍

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Si certains de vos collaborateurs utilisent Exchange sur site, sachez que tous les outils présentés ici fonctionnent quel que soit l'emplacement de la boîte aux lettres ; une plateforme autonome permet donc de contourner complètement ce problème.‍

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Si vous avez seulement besoin de réserver, au plus bas prix possible. Des bureaux et des salles sur un plan dans Teams, rien de compliqué, le prix avant tout. Choisissez Dibsido. Gratuit pour les petites équipes, avec le prix affiché directement sur le site.‍

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Si vous avez besoin de données fiables sur le taux d’occupation. Prendre des décisions immobilières en se basant uniquement sur des chiffres signifie que vous ne pouvez pas compter sur le fait que les occupants pensent à signaler leur présence. elia dispose de ses propres capteurs fonctionnant en permanence et alimentant la même plateforme.‍

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Si vous voulez tout le lieu de travail dans un seul système. Dès que vous allez au-delà des bureaux et des salles, Places vous oblige à ajouter un outil distinct pour chaque besoin. elia fait tout au même endroit, entre les mains de votre équipe du lieu de travail. Robin et OfficeRnD sont les prochains noms à regarder.

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Si elia vous semble être la solution la plus adaptée, vous pouvez découvrir son fonctionnement ou réserver une démonstration lorsque vous serez prêt.