6 alternatives à Microsoft Places permettant de réserver directement dans Teams (2026)

Le prix de Microsoft Places a baissé le 1er avril 2026. Aujourd’hui , de nombreuses équipes en entreprise se demandent s’il vaut mieux l’adopter sans hésiter ou bien explorer d’abord d’autres options.

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Cela m'a plongé dans un véritable tourbillon de comparaisons entre différents outils. J'ai examiné côte à côte les alternatives à Microsoft Places afin de voir ce que chacune offre et en quoi elles diffèrent.

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Beaucoup d'entre eux affirment fonctionner avec Microsoft. J'en ai écarté certains, car je souhaitais conserver ceux qui permettent de réserver directement sur une carte visuelle, dans la même fenêtre que Teams. Il suffit de cliquer sur un onglet pour que le plan de votre étage s'affiche. Pas besoin d'ouvrir une application distincte ni un navigateur. Tous les outils présentés ici offrent cette fonctionnalité.

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Voici ce que vous y trouverez :

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• Qu'est-ce que Microsoft Places ? Quels sont ses points forts ? Et pourquoi les gens continuent-ils à comparer les prix ?
• Combien coûte Places une fois que l'on a ajouté la carte et les licences ?
• comment j'ai comparé les 6 outils et quels critères j'ai utilisés
• chaque outil : comment il est comptabilisé dans Microsoft, quelles sont ses autres fonctionnalités et combien il coûte
• Comment choisir celui qui vous convient le mieux ?

La version courte

Qu'est-ce que Microsoft Places ?

« Places » est l'application de gestion des espaces de travail de Microsoft, intégrée à Teams et à Outlook. C'est le choix par défaut pour de nombreuses entreprises utilisant les produits Microsoft, car elle est en quelque sorte « gratuite » puisqu'elle est incluse dans vos licences Microsoft 365 existantes (il y a toutefois un bémol, nous y reviendrons plus tard).

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Il remplit trois fonctions :

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• chacun choisit les jours où il viendra et regarde qui d'autre sera présent
• ils réservent des salles de réunion et des bureaux
• et l'équipe chargée des installations recueille des données sur l'utilisation des locaux

Je commencerais par expliquer comment « Places » est conçu, car cela permet de comprendre beaucoup de choses que vous rencontrerez par la suite. Cette solution s’appuie sur Microsoft 365 et utilise la même configuration Exchange et de calendrier qu’Outlook. C’est pourquoi elle s’intègre si bien dans l’écosystème Microsoft, mais cela devient aussi un peu plus compliqué dès lors que l’on va au-delà de la simple réservation de salles et de bureaux.

Fonctionnalités

• Plans de travail et présences. Définissez vos jours de présence au bureau dans Outlook ou Teams et vérifiez quand vos collègues prévoient d'être présents.

• Réservation de salles et d'espaces de travail partagés. Réservez des salles de réunion et des espaces de travail partagés depuis votre agenda. Aucune licence supplémentaire n'est nécessaire pour cela.

• Réservation individuelle d'un poste de travail. Choisissez un poste de travail spécifique, avec quatre modes disponibles (réservable, libre d'accès, attribué, indisponible). Cette fonctionnalité nécessite une licence supplémentaire par poste.

• Libération automatique. Un bureau ou une salle où personne ne se présente est automatiquement libéré au bout d'un délai défini, fixé par défaut à 10 minutes.

• « Places Finder » et « Explorer ». Recherchez des salles et des bureaux par bâtiment, étage, capacité d'accueil et équipement audiovisuel ; des photos s'affichent dès que quelqu'un ajoute les métadonnées correspondantes.

• Taux d'occupation et analyses. Accédez à des tableaux de bord comparant les prévisions aux résultats réels, mais uniquement si vous intégrez les données des badges ou des capteurs.

• Réservation via Copilot. Demandez à Copilot de rechercher et de réserver une chambre, si vous disposez d'une licence Copilot.

J'ai également rédigé un guide complet sur Microsoft Places si vous souhaitez en savoir plus.

Combien ça coûte ?

Avant avril 2026, les fonctionnalités les plus intéressantes étaient réservées aux détenteurs d'une licence Teams Premium, au prix de 10 $ par utilisateur et par mois.

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Le 1er avril, Microsoft a apporté quelques changements :

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• La gestion quotidienne (plans de travail, listes de présence, Finder, Explorer, réservation de salles et de bureaux) est désormais incluse dans la plupart des licences Microsoft 365 ; il n'y a donc aucun coût supplémentaire.

• Les fonctionnalités liées aux postes de travail (réservation individuelle d'un poste, libération automatique, rapports d'occupation) ont été transférées vers une licence par espace appelée « Teams Shared Space », au prix de 8,55 $ par mois, où une licence couvre 4 postes de travail et un espace supplémentaire.

Mais il y a quelques points que je vérifierais avant d'intégrer ce chiffre dans votre budget :

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• Si vous avez acheté Teams Premium avant le 1er avril, vous conservez l'ancienne configuration jusqu'à votre renouvellement, puis vous passerez au modèle par espace.

• Le montant de 8,55 $ est exprimé en dollars américains, et de nombreuses pages de tarification localisées de Microsoft affichent encore l'ancienne formule Teams Premium (voir la capture d'écran ci-dessous, tirée de la page canadienne) ; veillez donc à vérifier le montant applicable dans votre pays avant d'établir votre budget.

• Tout cela n'inclut pas le plan d'étage, qui fait l'objet d'une facture distincte de la part du fournisseur.

Voici à quoi cela ressemble dans un véritable bureau. J'ai calculé le coût pour 4 immeubles, 8 étages et environ 300 postes de travail.

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• Les licences par poste de travail. Il vous faudrait 75 licences « Shared Space » de Teams. Cela représente environ 7 700 dollars par an.

• Les plans. De nombreuses sociétés spécialisées dans la cartographie imposent un minimum de 10 plans. Archilogic en fait partie, avec un tarif annuel d'environ 4 250 $. Mappedin propose des tarifs par bâtiment, qui se situent plutôt entre 7 900 et 9 600 $.

• Au total, il faut compter entre 11 950 et 17 300 dollars par an environ, sans compter les frais ponctuels liés à la mise en place des postes de travail et à la connexion des plans à vos salles.

Donc, oui, Places est gratuit dans le sens où la version de base ne coûte rien. Mais dès que vous commencez à utiliser les fonctionnalités dont vous auriez probablement besoin pour un bureau plus important, vous devez payer les licences Microsoft et un service de cartographie distinct.

Les points forts de « Places »

• Coût. Si vous disposez d'un des abonnements Microsoft 365 incluant la réservation de salles et de postes de travail partagés, aucune licence supplémentaire n'est nécessaire pour les fonctionnalités de base.

• Familiarité. Vous effectuez vos réservations dans le calendrier Outlook et Teams que vous avez ouvert.

• Coordination. Les plans de travail et les confirmations de présence aux réunions en présentiel (demander aux participants de venir en personne, voir qui a confirmé sa présence) comptent parmi les points forts de Places.

• Copilot. Si vous disposez d'un abonnement à Copilot, vous pouvez lui demander de trouver une salle à proximité de votre équipe et de la réserver pour vous. Si la réunion est déplacée, il peut modifier la réservation en temps réel.

• Panneau d'administration en libre-service. Le portail « Places » permet aux administrateurs des espaces de travail de modifier les modes d'utilisation des postes de travail et les règles de réservation sans avoir recours à PowerShell ; il s'agit donc (en quelque sorte) d'un système en libre-service.

• Microsoft. Ça se passe d'explications 🙂 Vous bénéficiez de toute la force de l'entreprise en matière de sécurité, de conformité, d'assistance et d'une feuille de route.

Pourquoi les gens se tournent-ils vers d'autres options ?

• Fournisseurs de cartes payantes. Vous devez faire appel à une société spécialisée dans la cartographie pour obtenir un fichier IMDF compatible avec Places. Il en existe plusieurs, mais seules quelques-unes affichent réellement leurs tarifs. Par exemple, Mappedin propose un tarif de 165 $ par bâtiment et par mois, tandis qu’Archilogic propose un tarif compris entre 24,90 $ et 35,40 $ par plan d’étage et par mois. Sans cela, un plan d’étage comprenant 200 postes de travail se résume à une longue liste de noms de postes.

• Modifications des plans. Avec un connecteur fournisseur, la synchronisation se fait automatiquement, mais si vous vous en chargez vous-même, vous devez supprimer puis réimporter les plans via PowerShell à chaque fois qu'un poste de travail est déplacé.

• Configuration informatique. Vous pouvez effectuer vous-même certaines modifications quotidiennes au niveau de votre poste de travail, ce qui constitue une amélioration appréciable. Cependant, la configuration du plan d’étage, l’attribution des licences aux postes de travail, l’activation des outils d’analyse et la connexion au Wi-Fi ou l’enregistrement sur la station d’accueil restent du ressort du service informatique, qui utilise souvent PowerShell.

• Uniquement les postes de travail et les salles. Pas de gestion des visiteurs, de casiers, de demandes d'intervention ni de santé et sécurité, quel que soit le prix. Vous pouvez mettre en place certaines de ces fonctionnalités vous-même avec Power Apps (l'abonnement Premium coûte 20 $ par utilisateur et par mois), mais dans ce cas, vous achetez un autre produit et payez quelqu'un pour le développer et le maintenir.

• Exchange hybride. Si certains utilisateurs disposent encore d’une boîte aux lettres sur site, ils ne peuvent pas utiliser l’application « Lieux » ni les plans de travail. Ils doivent se contenter de « Room Finder ». De plus, les fonctions de réservation et de libération automatique ne fonctionnent qu’avec les salles et les postes de travail gérés par Exchange Online.

• Détection d'occupation sur inscription. Il n'y a pas de capteur « Places ». Le système peut utiliser des stations d'accueil connectées ou le Wi-Fi, mais ces derniers servent davantage à signaler un lieu de travail qu'à détecter la présence effective à un poste de travail. Les administrateurs doivent activer les mises à jour automatiques, et le Wi-Fi peut être configuré selon un mode « opt-in » (inscription) ou « opt-out » (désinscription) pour les employés. Vous pouvez également importer des données de badges via PowerShell ou Microsoft Graph, ou utiliser des capteurs tiers.

Comment j'ai comparé les alternatives à Microsoft Places

J'ai passé un certain temps sur Places et elia, donc je connais bien ces deux-là pour les avoir utilisés. Quant aux autres, je les ai découverts de l'extérieur, en parcourant leur documentation, leurs pages de tarifs, leurs vidéos de démonstration et leurs captures d'écran, et en lisant les avis des utilisateurs sur G2 et Capterra.

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J'ai ensuite examiné ces six aspects pour chaque outil. Je n'ai pas procédé à une comparaison exhaustive des fonctionnalités, mais je me suis concentré uniquement sur les éléments qui font la différence au quotidien.

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• Peut-on réserver directement depuis Microsoft Teams, et est-ce facile ?
  Peut-on ouvrir Teams, consulter le plan des locaux et cliquer sur un bureau pour le réserver, ou le système se contente-t-il de vous envoyer un message via un chatbot et de vous rediriger vers une autre interface pour choisir une place ? Je n'ai pris en compte la fonctionnalité « plan des locaux dans Teams » que lorsque la documentation du fournisseur la présentait clairement.

• Quelles autres fonctionnalités propose-t-il, outre la réservation de bureaux et de salles ?
  La réservation, c'est la partie la plus simple ; la plupart des outils en sont équipés. Ce qui m'intéressait davantage, c'était de savoir s'il couvrait également la gestion des visiteurs, des casiers, des demandes d'intervention, du stationnement et des données d'occupation, car beaucoup de gens pensent au départ qu'ils n'ont besoin que de la réservation, puis se rendent compte par la suite qu'ils avaient également besoin du reste.

• Qui est chargé d'apporter les changements au quotidien ?
  Lorsqu'une équipe change de bureau ou qu'un étage est réaménagé, l'équipe chargée des locaux peut-elle effectuer ces changements elle-même, ou doit-elle en faire la demande au service informatique et attendre ? Cela peut sembler insignifiant, mais les bureaux changent sans cesse.

• Quel est le coût réel ?
  Qu'il s'agisse d'un tarif par utilisateur, par bureau, par espace ou par poste, et à combien cela revient-il pour un bureau réel ? Je me suis basé sur les tarifs publics en vigueur en août 2026.

• Peut-on se fier aux chiffres d'occupation ?
  Si un outil prétend afficher l'utilisation de l'espace, je voudrais savoir d'où proviennent ces données et si elles sont suffisamment fiables pour prendre des décisions importantes, comme celle de se séparer d'un étage. Il y a une différence entre les chiffres issus des badges des personnes qui entrent et ceux issus des personnes qui pensent à s'enregistrer.

• La mise en place est-elle très compliquée ?
  Combien de temps faut-il attendre avant de pouvoir commencer à réserver des places, et quelle part de ce travail incombera au service informatique plutôt qu'à votre propre équipe ?

Il n'y a pas d'outil idéal en soi. Tout dépend vraiment de votre entreprise ; j'ai donc précisé au fur et à mesure à qui s'adresse chacun d'entre eux.

Les meilleures alternatives à Microsoft Places : comparatif

1. elia : l'outil idéal pour regrouper tout votre bureau dans un seul onglet Teams

elia, c'est bien plus qu'un simple outil de réservation de bureaux ou de salles. Vous pouvez bien sûr utiliser l'application pour cela, mais vous pouvez également enregistrer un visiteur, signaler un dysfonctionnement, choisir un casier pour la journée et signaler un incident de sécurité, le tout depuis la même application. De plus, elle dispose de ses propres capteurs : si quelqu'un souhaite savoir si le troisième étage est vraiment complet ou s'il semble simplement réservé, vous pouvez lui donner la réponse.

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Dans Teams, elia s'ouvre dans un onglet dédié contenant l'intégralité du produit ; vous pouvez ainsi effectuer toutes ces opérations sans quitter l'application. Vos réservations apparaissent toujours dans votre calendrier Outlook, comme d'habitude.

Qu'y a-t-il dedans ?

• Plans d'étage. Choisissez un bureau ou une salle sur le plan, que ce soit sur le Web ou dans Teams. Affinez votre recherche en fonction de vos besoins et configurez des zones afin que les équipes puissent s'installer ensemble.

• Salles. Réservez-en une à partir de la carte : elle apparaîtra alors dans Outlook. Vous pouvez également réserver une salle pour quelqu'un d'autre pendant que vous organisez la réunion.

• Visiteurs. À l'accueil, une borne permet d'enregistrer les visiteurs, d'imprimer leur badge, de recueillir les accords de confidentialité et d'informer l'hôte de leur arrivée.

• Demandes. Un problème ? Besoin d'un service traiteur pour une réunion ? Signalez-le directement depuis le plan des lieux et votre demande sera transmise à l'équipe compétente.

• Santé et sécurité. Signalez un incident et localisez les secouristes.

• Capteurs de présence. Ces capteurs sont propres à Elia et vous permettent de savoir quels bureaux et quelles salles sont utilisés.

• Des automatisations et une application mobile. Les bureaux inoccupés peuvent être libérés, et les utilisateurs peuvent effectuer leurs réservations depuis leur téléphone.

Prix

elia est gratuit jusqu'à 50 places, puis coûte 500 $ par mois jusqu'à 250 places, et 1 000 $ par mois jusqu'à 1 000 places. Nombre d'utilisateurs illimité. Au-delà, les tarifs sont personnalisés. Vous payez en fonction du nombre de places que vous réservez, ce qui permet à tout le monde de l'utiliser. Les capteurs et les écrans d'affichage dans les salles entraînent un supplément, mais vous pouvez commencer avec le logiciel seul et les ajouter plus tard ; c'est vraiment facultatif.

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Il se synchronise également avec les fonctionnalités gratuites de « Lieux », où les utilisateurs indiquent leur lieu de travail. Vous n'avez donc pas besoin de le configurer à deux endroits différents.

Ce que les équipes apprécient dans ce produit

• Pas de formation. La carte s'affiche, ils réservent un bureau, et il n'y a pas grand-chose d'autre à expliquer.

• En libre-service. Si vous avez besoin d'ajouter un poste de travail ou de modifier une règle, vous pouvez le faire et les modifications sont immédiatement effectives, sans avoir à créer un ticket ni à attendre l'intervention du service informatique.

• Un seul système. Comme les réservations, les visiteurs, les ordres de travail, les casiers, les demandes et la sécurité sont regroupés au même endroit, le service d'accueil et le service des installations n'ont plus besoin de se connecter à des outils différents.

• Données de fréquentation. Les capteurs restent allumés, ce qui vous permet d'avoir une idée précise du taux d'utilisation d'un espace. Si vous payez pour un étage qui est à moitié vide, vous pouvez vous en rendre compte et vous en séparer.

Quelques remarques

• Matériel. Vous pouvez commencer uniquement avec le logiciel, mais vous aurez besoin de capteurs si vous souhaitez obtenir des données sur la présence de personnes.

• Taille de l'entreprise. Elia est une entreprise bien plus petite que Microsoft. On bénéficie d'un accompagnement plus direct et les choses avancent plus vite, mais on ne dispose pas des ressources d'une entreprise de cette envergure.

• IA. Il n'y a pas (encore !) d'IA de type Copilot dans cette application. Si c'est pour cette raison que vous vous intéressez à Places, elia ne répondra pas à vos attentes pour le moment.

2. Skedda, l'outil idéal pour définir des règles de réservation détaillées

Skedda figure en tête de la liste des outils de gestion des espaces de G2 depuis quelques années déjà, et je comprends pourquoi. À l’origine, il s’agissait d’un simple outil de réservation, mais il a beaucoup évolué depuis. Il gère vos places de parking, enregistre l’arrivée de vos visiteurs, vous fournit des statistiques d’utilisation et dispose d’un moteur de règles qui vous permet de définir très précisément qui peut réserver quoi. Les utilisateurs l’adorent.

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Il existe aussi un bot : il suffit de taper « @Skedda in » dans un canal pour qu’il vous indique qui sera présent cette semaine-là. Et ça ne concerne pas uniquement les bureaux. Les universités l’utilisent pour les amphithéâtres et le matériel de laboratoire, c’est donc un outil assez polyvalent.

Ce que vous obtenez

• Réservation de bureaux et de salles. Choisissez ce dont vous avez besoin et réservez-le.

• Règles de réservation. Définissez qui peut réserver quoi, combien de temps à l'avance, à quelle fréquence, si une autorisation est nécessaire, etc.

• Autres espaces. Places de parking, matériel de laboratoire et pratiquement tout ce que vous souhaitez que les gens puissent réserver.

• Visiteurs. Les invités peuvent s'enregistrer via une tablette et l'hôte reçoit une notification. Ce service entraîne des frais supplémentaires.

• Analyses. Vous disposez de rapports indiquant comment les espaces sont réservés et utilisés, notamment les tendances en matière d'utilisation et d'occupation.

• Intégration Microsoft. Synchronisation d'Outlook et de Microsoft 365, ainsi que connexion au compte professionnel et synchronisation de l'annuaire pour les nouveaux collaborateurs.

Prix

Skedda facture au nombre de places et établit ses factures annuellement. Le forfait « Plus » commence à 249 $ par mois pour 35 places. Le forfait « Premier » coûte 349 $ pour 45 places. Les deux forfaits incluent un nombre illimité d'utilisateurs. Le forfait « Enterprise » est personnalisé, et une période d'essai de 30 jours est proposée.

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La gestion des visiteurs est une autre option, à 99 $ par mois.

Ce que les gens aiment

• La simplicité. Parcourez les avis, et vous verrez que c'est celui-là qui revient le plus souvent.

• Règles. Dans les bureaux aux configurations atypiques (par exemple, les équipes qui n'autorisent que leur propre coin), Skedda a réussi à s'adapter là où d'autres outils avaient échoué.

• Assistance. Ils facilitent bien l'intégration et répondent rapidement ; ils proposent même de courtes vidéos qui vous montrent comment résoudre certains problèmes.

• Exemples. Un studio d'animation a analysé ses chiffres de réservation, s'est rendu compte qu'il pouvait réduire la superficie de ses locaux et a ainsi diminué ses frais immobiliers.

Quelques points que je vérifierais

• Plans d'étage. Vous pouvez déplacer et réorganiser vous-même les bureaux et les pièces, mais vous ne disposez pas d'un contrôle total sur le graphique du plan d'étage sous-jacent.

• Portée. La réservation est au cœur du système. Ce ne comprend pas la gestion des casiers, des demandes, des ordres de travail ni des questions de santé et de sécurité. La gestion des visiteurs est également proposée en option.

• Taux d'occupation. Skedda peut détecter si une personne s'est connectée au réseau, mais cela ne revient pas à ce qu'un capteur vous indique qu'un bureau ou une salle en particulier a été utilisé.

3. Kadence, l'idéal pour que toute votre équipe soit présente les mêmes jours

Kadence a pour objectif de rassembler tout le monde. Comme les autres solutions, elle permet de réserver des bureaux et des salles, mais sa fonctionnalité phare consiste à vous montrer qui est présent. Vous ajoutez les personnes que vous appréciez à vos favoris ; l’application vous prévient lorsqu’elles réservent un espace, et vous pouvez ainsi vous installer à côté d’elles. Elle propose également des fonctionnalités d’enregistrement des visiteurs, d’aménagement de l’espace, de suivi de l’occupation, ainsi qu’un assistant IA qui réserve un bureau pour vous.

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Ce que j'ai apprécié, c'est que cela permet d'éviter un déplacement inutile. Si un collègue annule sa réservation, tu reçois une notification, ce qui t'évite de faire le trajet pour te retrouver seul toute la journée.

Ce qu'il contient

• Réservation de bureaux et de salles. Trouvez un bureau ou une salle sur la carte dans Teams et réservez-le. Ou laissez Kadence AI s'en charger à votre place.

• Annonces. Envoyez une annonce interne via Teams, programmez-la, marquez-la comme urgente et diffusez-la à un seul service. Les rappels de présence s'y trouvent également.

• Aménagement de l'espace. Il y a SpaceOps, pour tous ceux qui cherchent à déterminer la superficie de bureaux à conserver. Déplacez des équipes dans les locaux et simulez différents scénarios avant de vous engager.

• Taux d'occupation. Kadence peut exploiter le Wi-Fi, les données des badges, les enregistrement d'entrée et d'autres signaux pour déterminer qui est présent dans les locaux. Vous pouvez également ajouter des capteurs lorsque vous avez besoin de données plus précises sur le taux d'occupation.

• Visiteurs et événements. Le système permet d'enregistrer correctement les visiteurs à une borne(avec délivrance de badges et tout), et il gère également le stationnement et les casiers.

• Intégrations. Teams, Slack, vos agendas (synchronisation dans les deux sens), vos identifiants, votre service d'assistance.

Prix

Kadence ne vous indique pas le prix. Deux formules sont proposées : une formule « Standard », qui comprend toutes les fonctionnalités courantes et un nombre illimité d'utilisateurs, et une formule « Entreprise », qui offre en plus un assistant dédié et des analyses plus approfondies. Mais pour connaître le montant exact, vous devez réserver une démonstration et vous renseigner.

Ce que les gens évaluent

• Pas d'accompagnement particulier. De nombreux avis indiquent que personne n'a eu besoin de formation : il suffit de réserver un bureau en quelques clics et c'est parti.

• Qui est présent ? C'est pratique de pouvoir réserver directement là où se trouve son équipe.

• Équipe d'assistance. À l'instar de plusieurs autres personnes ici, les évaluateurs indiquent le nom de leur interlocuteur chargé de l'intégration et précisent qu'ils obtiennent des réponses rapides lorsqu'ils ont besoin d'aide.

• Gain de place. Karger a réduit la surface occupée par ses bureaux de 80 %, et Wavex a réussi à faire tenir tout son personnel dans 18 bureaux.

Quelques points à retenir

• Le prix. Je l'ai déjà dit, mais on ne peut pas évaluer le rapport qualité-prix avant d'être en rendez-vous commercial.

• Enregistrement automatique. Testez cette fonctionnalité avant son déploiement. Quelques testeurs ont signalé un bug de déconnexion lié à l'enregistrement, et un autre testeur a expressément souhaité disposer d'une fonctionnalité de déconnexion automatique.

• Analyses. Les utilisateurs apprécient les tableaux de bord, mais bon nombre d'entre eux souhaitaient davantage de flexibilité.

4. Dibsido, l'idéal pour s'installer soi-même à moindre coût

Vous pouvez configurer Dibsido vous-même en un après-midi tranquille. Il suffit de vous inscrire, de télécharger votre plan d'étage, de placer les bureaux à leur emplacement, et vous pouvez déjà commencer à réserver. Le stationnement est également pris en charge, y compris le covoiturage, et il y a une partie dédiée à l'accueil, comme l'enregistrement des visiteurs et la gestion des colis.

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Le prix est un autre atout, et il est transparent, ce que j'apprécie toujours. C'est gratuit jusqu'à 20 personnes, puis cela revient à peu près au prix d'un café par personne et par mois.

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Voici une info qui vous évitera de passer du temps à chercher sur Google : Dibsido s'appelait auparavant Ofisly. Si vous tombez sur des avis sous ce nom, il s'agit donc du même produit.

Ce que vous obtenez

• C'est vous qui créez le plan. Importez votre plan d'étage, ajoutez les bureaux, et voilà votre plan. Si vous déplacez une équipe la semaine prochaine, vous pourrez le modifier vous-même.

• Parking. Réservez des places de parking comme vous réservez des bureaux. L'application prend même en charge le covoiturage, ce qui permet aux personnes qui partagent un trajet de s'organiser entre elles.

• Limites de réservation. Attribuez des crédits de réservation ou fixez un plafond mensuel afin d'éviter que ce soient toujours les mêmes personnes qui s'accaparent les meilleurs bureaux chaque jour. Il existe également une liste d'attente.

• Réception. On y inscrit les visiteurs dans un registre et on y signale les objets cassés. Ce n'est pas aussi complet que d'autres, mais ça fait l'affaire.

• Il existe de nombreuses façons de l'utiliser. Il y a une application web, des applications iOS et Android, et la prise en charge de 12 langues.

• Connexion Microsoft. Connectez-vous avec votre compte Microsoft : vous accédez directement à l'application, ce qui évite aux utilisateurs d'avoir à configurer un mot de passe supplémentaire.

Prix

Les tarifs sont publics. L'accès est gratuit jusqu'à 20 utilisateurs. Au-delà, les postes de travail coûtent 1,9 $ par utilisateur et par mois, les places de parking 4,5 $ chacune et les salles 6 $ chacune. Vous pouvez également opter pour la formule « Ultimate » tout-en-un à 2,7 $ par utilisateur et par mois, qui comprend l'ensemble des services.

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Les grandes entreprises peuvent demander une offre « Enterprise » sur mesure, mais la plupart des équipes peuvent choisir une formule et payer par carte bancaire.

Ce que les gens aiment

• Prix. Après avoir testé plusieurs outils pour lesquels il fallait passer par un entretien commercial pour connaître leur tarif, c'est un soulagement de voir tout simplement un montant affiché. Gratuit pour une petite équipe.

• Mise en place. Il n'y a pas de grand projet de mise en œuvre. Vous pouvez créer la carte et commencer à prendre des réservations par vous-même.

• Avis. Une note de 4,8 sur G2 et de 4,7 sur Capterra ; les utilisateurs s'accordent à dire que l'outil est simple d'utilisation et que leurs employés l'ont adopté très rapidement.

• Parking. Si votre casse-tête, c'est d'avoir 40 personnes qui veulent 20 places de parking, les crédits et la liste d'attente permettent de répartir équitablement ces places.

Attention !

• Intégration Microsoft. C'est désormais une véritable application, mais les avis font encore état de quelques imperfections ; je vous conseille donc de la tester rapidement dans votre environnement.

• Salles. La réservation des salles de réunion a été mise en place plus tard, et la synchronisation du calendrier des salles avec Outlook s'effectue toutes les 10 à 15 minutes, et non pas instantanément.

• Assistance. L'équipe se trouve en Europe centrale ; si vous êtes à plusieurs fuseaux horaires de là, il se peut que vous deviez patienter avant d'obtenir une réponse.

5. Clearooms : l'idéal pour bénéficier de toutes les fonctionnalités sans passer par une offre d'entreprise

Bon, Clearooms, une entreprise britannique. De nombreux outils réservent la connexion des visiteurs et l'authentification unique aux formules les plus chères, mais ici, ces fonctionnalités sont incluses d'office.

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Ce qui m'amène à la question du paiement, car il ne s'agit pas d'une formule forfaitaire, mais d'un système à la carte. Vous choisissez les produits qui vous intéressent, et le prix de chacun dépend du nombre d'utilisateurs que vous gérez. Vous pourriez donc équiper tous les postes de travail de l'entreprise sans que le nombre d'utilisateurs ne vous coûte quoi que ce soit. Vous souhaitez ajouter des salles de réunion ? C'est une ligne de facturation à part...

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Il existe également une extension appelée OpenSpaces qui vous permet de mettre en ligne vos bureaux inoccupés afin que des personnes extérieures puissent les réserver et les payer.

Contenu de la livraison

• Fonctionnalités incluses : gestion des visiteurs, authentification unique (SSO), écrans de contrôle d'accès. Il n'existe pas de formule destinée aux grandes entreprises.

• Vous payez en fonction du nombre d'espaces. Le système prend en compte les bureaux, les salles et les places de parking dont vous avez la charge ; ainsi, l'agrandissement de votre équipe ne vous coûte pas un centime de plus.

• Parking. Réservez une place de parking à côté de votre bureau, demandez les autorisations nécessaires pour le « Blue Badge » et le parking réservé aux véhicules électriques. Les tarifs par place sont les mêmes que pour les autres services.

• Salles. Indiquez dans la réservation les prestations de restauration, le matériel audiovisuel et la disposition de la salle. Les écrans de la salle sont également inclus.

• Les visiteurs. Ils s'enregistrent sur une tablette ou vous les enregistrez à l'avance ; l'hôte reçoit une notification dès leur arrivée, et ils s'enregistrent à nouveau en partant, ce qui vous permet de disposer d'une liste mise à jour en temps réel au cas où l'alarme se déclencherait.

• Teams. Vous pouvez réserver des postes de travail et des salles depuis Teams ; les réservations sont synchronisées avec Outlook. Le service informatique peut gérer les accès via Microsoft 365/SSO.

Prix

Les bureaux sont facturés par tranches : de 1 à 19, le tarif est de 80 $ par mois ; de 20 à 49, il est de 125 $, puis il augmente progressivement. Les salles sont facturées séparément, à partir de 13,50 $ par mois pour les premières, et le parking fonctionne de la même manière que les bureaux.

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Choisissez entre la livre sterling, le dollar ou l’euro… L’abonnement est mensuel, sans frais d’inscription ni de résiliation, et vous bénéficiez d’un essai gratuit de 30 jours pour tester le service. Si vous avez besoin d’un plan d’étage, des frais ponctuels s’appliquent en supplément, mais vous pouvez les ignorer et importer votre propre plan.

Ce qui rend les gens heureux

• La simplicité. Ce que les critiques ne cessent de répéter, c'est que personne n'avait besoin qu'on lui montre comment faire.

• Pas de chichis. C'est d'ailleurs, curieusement, le plus beau compliment qu'on lui fasse dans les avis. Il fait son boulot sans faire d'histoires et, une fois installé, il ne donne plus de fil à retordre au service informatique.

• Tarifs. Pas de forfait par personne : tous les tarifs sont indiqués sur le site avant même que vous n’ayez à contacter qui que ce soit. Pour un petit bureau, cela peut rester relativement abordable.

• Une seule connexion. Les postes de travail, les salles, le parking et les visiteurs sont gérés de manière unifiée. Le service est également hébergé au Royaume-Uni et répond à toutes les exigences de sécurité requises par le service informatique.

Ce qu'il faut savoir

• Rapports. Vous obtenez vos chiffres, mais si vous recherchez une analyse détaillée de la fréquentation ou des cartes thermiques, je vous conseille de tester l'outil pour voir s'il répond à vos besoins.

• Son aspect. Certains ont estimé qu'il remplissait très bien son rôle, mais qu'il faisait un peu vieillot à côté des outils plus récents.

• Remarques. Quelques utilisateurs ont signalé que les notifications de réservation leur parvenaient avec un certain retard, ou que la synchronisation mettait une minute à se mettre à jour.

6. OfficeRND, l'idéal pour les bureaux qui servent également d'espaces flexibles

OfficeRnD se distingue un peu des autres, car il est issu du monde du coworking ; il mène donc une double vie. La moitié de son activité est axée sur l'aspect financier : facturation des membres et vente d'abonnements. Et puis il y a l'autre moitié, celle de l'espace de travail, le concept de bureau hybride, qui vient s'ajouter à cela.

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À qui s'adresse-t-il donc ? Si votre immeuble est exclusivement réservé aux bureaux du personnel, bon nombre des outils proposés ici vous permettront d'atteindre vos objectifs sans avoir à passer au crible une multitude d'options. En revanche, si une partie de vos locaux est louée, que certains étages sont occupés par d'autres entreprises ou que des postes de travail partagés sont proposés à des indépendants, OfficeRnD vous permet de gérer à la fois la gestion des bureaux et la location depuis une seule et même plateforme.

Ce qu'il peut faire

• Coworking. Abonnements, facturation automatisée, boutique en ligne. Un agent commercial basé sur l'IA répond aux demandes de renseignements et organise les visites pour vous.

• Bureaux et salles. Réservez directement à partir du plan des locaux et organisez des espaces de travail. Vous pouvez effectuer vos réservations depuis Teams, Outlook, Slack ou votre téléphone.

• Pas besoin d'une nouvelle application. Si vous utilisez les outils Microsoft ou Google, vos collaborateurs peuvent continuer à utiliser ceux qu'ils connaissent déjà. Enregistrez un rendez-vous dans Teams, et il apparaîtra dans Outlook.

• Parking. Réservez des places de stationnement classiques ou réservées aux véhicules électriques ; l'équipe chargée des locaux peut alors définir des règles pour déterminer qui a droit à quelle place.

• Service d'assistance. Une chaise est cassée ou le projecteur ne fonctionne pas ? Il suffit de faire une demande depuis la même interface que celle utilisée pour réserver son bureau.

• Visiteurs et rapports. Les invités s'inscrivent à l'avance et s'enregistrent sur une tablette, les hôtes reçoivent une notification, et la fonctionnalité de rapports est efficace, avec des tableaux de bord complets sur l'utilisation de votre espace.

Prix

L'offre « Workplace » est proposée à partir de 99 $ par mois pour un maximum de 150 personnes ; ce tarif comprend les bureaux, les salles, la carte et les analyses. En passant à l'offre « Professional », à partir de 399 $ par mois, vous bénéficiez de l'authentification unique, des règles de réservation, de la gestion multi-sites et de l'affichage numérique.

Les solutions professionnelles telles que SCIM et le contrôle d'accès aux portes font l'objet d'un devis personnalisé. L'enregistrement des visiteurs est une option supplémentaire.

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Le produit de coworking « Flex » fait à nouveau l'objet d'une tarification distincte, à partir de 165 $ par mois, en fonction du nombre de membres.

Pourquoi les gens le choisissent-ils ?

• Flexibilité. Les utilisateurs ayant des configurations atypiques affirment avoir réussi à régler leur équipement exactement comme ils le souhaitaient, là où des outils moins flexibles avaient échoué.

• Deux aspects. L'espace réservé au personnel et l'espace destiné à la location coexistent au même endroit ; ainsi, un bâtiment qui sert à la fois de bureaux et de locaux loués n'a pas besoin de deux systèmes bricolés à la va-vite.

• Rapports. Lorsque certaines de ces solutions manquent de données, les tableaux de bord d’OfficeRnD se distinguent particulièrement.

• Sécurité. Les certifications SOC 2 et ISO 27001 sont en place.

Le revers de la médaille

• C'est beaucoup. Comme la moitié est destinée aux entreprises de coworking, un simple bureau risque de trouver ici plus de choses qu'il n'en utilisera jamais. Quelques critiques ont qualifié l'endroit de « surchargé ».

• Tarification. L'authentification unique et le portail visiteurs sont inclus dans les formules les plus chères ou proposés sous forme de modules complémentaires payants.

• Quelques petits problèmes. Certains utilisateurs se plaignent que les salles de réunion s'affichent sous forme de liste plutôt que sur la carte, et il arrive parfois que les codes QR liés au stationnement ne fonctionnent pas correctement.

Quelques mentions honorables

J'ai limité la liste principale à six, mais mes recherches m'ont permis d'en découvrir quelques autres. Ils sont tous compatibles avec Teams ; donc, si les six ci-dessus ne vous conviennent pas tout à fait, jetez un œil à ceux-ci :

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• deskbird est simple d'utilisation et dispose d'une fonctionnalité très pratique qui permet de transformer un croquis sommaire en plan d'étage. Il est également hébergé dans l'Union européenne.

• Robin se connecte aux panneaux physiques situés sur la porte de la salle de réunion (Logitech Tap Scheduler et autres appareils similaires) et fournit des statistiques sur l'utilisation de la salle de réunion.

• Yoffix est une solution native de Microsoft ; elle fonctionne directement dans Teams sans application distincte et synchronise les identifiants Entra ID et les salles Exchange.

• Yarooms propose un tableau de bord carbone qui estime les émissions de CO₂ de votre lieu de travail, liées aux journées passées au bureau et aux trajets domicile-travail.

• Archie est compatible avec des systèmes d'accès aux portes (Kisi, Salto) ; l'application de réservation de bureaux permet donc également de déverrouiller l'immeuble.

Alors, comment faire son choix ?

Il n'y a pas de gagnant unique ici, tout dépend de votre service et de la personne que vous souhaitez voir à sa tête :

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‍Si vous avez simplement besoin de réserver des salles et des espaces de travail au sein de Microsoft, Places est un choix incontournable, d'autant plus que le service est déjà en grande partie financé. ‍

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Si certains de vos collaborateurs utilisent Exchange sur site, sachez que tous les outils présentés ici fonctionnent quel que soit l'emplacement de la boîte aux lettres ; une plateforme autonome permet donc de contourner complètement ce problème.‍

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Si vous avez simplement besoin de réserver au meilleur prix possible. Des bureaux et des salles indiqués sur une carte dans Teams, rien d'extraordinaire, le prix avant tout : Dibsido. Gratuit pour les petites équipes, avec le nombre de places disponible affiché directement sur le site web.‍

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Si vous avez besoin de données fiables sur le taux d’occupation. Prendre des décisions immobilières en se basant uniquement sur des chiffres signifie que vous ne pouvez pas compter sur le fait que les occupants pensent à signaler leur présence. elia dispose de ses propres capteurs fonctionnant en permanence et alimentant la même plateforme.‍

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Si vous souhaitez regrouper l'ensemble de votre environnement de travail dans un seul et même système. Au-delà des bureaux et des salles, Places vous oblige à ajouter un outil distinct pour chacun d'entre eux. elia regroupe tout cela en un seul endroit, à la disposition de votre équipe. Robin et OfficeRnD sont les prochains noms à retenir.

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Si elia vous semble être la solution la plus adaptée, vous pouvez découvrir son fonctionnement ou réserver une démonstration lorsque vous serez prêt.