Alternatives à OfficeSpace : les 6 que je vous recommanderais en 2026

Si vous êtes en train de comparer OfficeSpace à d'autres outils de gestion du lieu de travail, j'espère que ce guide vous aidera.

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OfficeSpace est un trèèès gros nom, bien apprécié dans le milieu, et l'entreprise vit une année chargée (j'y reviens dans un instant). Il y a beaucoup à aimer, mais ce ne sera pas forcément le bon choix pour toutes les équipes, et il y a quelques autres options à voir avant de signer quoi que ce soit.

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Ce guide passe en revue les éléments qui distinguent les différentes alternatives à OfficeSpace les unes des autres :

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• comment leur prix est fixé, et si ce chiffre est d'ailleurs rendu public
• l'envergure de l'outil : simple réservation, plateforme tout-en-un ou IWMS complet
• jusqu'où elles vont au-delà de la réservation, vers la planification de l'espace et des déménagements
• ce qu'elles offrent pour mesurer l'occupation
• et bien d'autres encore

Et oui, elia en fait partie, alors je vais être franche sur les situations où nous sommes un bon choix et celles où nous ne le sommes pas.

En bref : aperçu des alternatives à OfficeSpace

Qu'est-ce qu'OfficeSpace ?

OfficeSpace est un logiciel de gestion du lieu de travail pour les plus grandes entreprises : quelques centaines d'employés, plus d'un bureau, et généralement une équipe des services généraux ou du lieu de travail pour s'en occuper. Il existe depuis 2006 (tout un vétéran !), et plus de 1 650 équipes l'utilisent aujourd'hui.

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Dernièrement, le produit a pris un virage marqué vers l'IA. OfficeSpace a acheté une entreprise d'IA appelée Dojo en octobre 2025 et s'est repositionné comme un système d'exploitation basé sur l'IA. Il a lancé AI Canvas pour l'aménagement de l'espace et Ossie, un assistant qui permet de trouver des bureaux et des collègues simplement en posant une question. Il figure aussi dans les Best Software Awards 2026 de G2 pour une deuxième année de suite.

Ce qu'il fait

• Planification de l'espace et des déménagements : plans d'étage, plans d'empilement (stack planning), scénarios de simulation et déménagements par glisser-déposer pour déplacer les gens entre bureaux et bâtiments.

• Réservation de bureaux et de salles : lles gens peuvent réserver sur le Web, sur mobile, dans Teams, dans Slack ou dans leur calendrier. Il y a aussi la confirmation de présence et la libération automatique quand personne ne se présente.

• Occupation et analyses du lieu de travail: vous voyez comment les espaces sont utilisés, ainsi que des indicateurs comme le coût par place et par pied carré.

• Gestion des visiteurs : vous aurez besoin d'un outil distinct appelé Greetly, racheté par OfficeSpace en 2023.

• Demandes aux services généraux : Request Manager est le volet tickets d'OfficeSpace, et les équipes des services généraux l'apprécient beaucoup.

• Actifs : vous pouvez suivre vos équipements et vos stocks, et surveiller leur amortissement.

Tarifs du logiciel OfficeSpace

OfficeSpace ne publie pas ses tarifs sur Internet et ne propose pas d'essai gratuit ; vous devrez donc contacter le service commercial.

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Côté Workplace, il y a maintenant 2 forfaits, tous les deux avec l'IA intégrée :

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• Essentials Plus est le forfait du quotidien : réservation, déménagements, demandes aux services généraux, visiteurs, rapports, et les agents qui s'occupent des réorganisations d'étages (re-stacks) et du jumelage des bureaux.

• Pro Plus ajoute l'occupation en temps réel, des connecteurs pour capteurs et badges, des analyses du lieu de travail, et l'Insights Agent pour des graphiques prêts pour la direction.

Il y a aussi un forfait distinct de gestion des actifs.

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Chaque formule comporte un tarif de base et inclut un nombre défini d'employés. Si vous ajoutez des personnes supplémentaires, vous devrez payer un supplément.

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Pour vous donner une idée de ce que les entreprises paient, Vendr situe le contrat typique autour de 21 000 $ par an, la plupart entre 10 000 et 54 000 $.

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La mise en place prend généralement environ un mois.

Ce que les gens aiment

• Facile à prendre en main : la plupart des gens comprennent tout de suite, avec presque aucune formation. Quelques utilisateurs l'ont même qualifié de « à la Apple ».

• Un bon service client : les clients apprécient de pouvoir joindre une personne en chair et en os, et ils soulignent souvent qu’OfficeSpace est à l’écoute de leurs demandes.

• Tous vos bureaux en un seul coup d'œil : très pratique si vos équipes sont réparties dans plusieurs villes, vous pouvez passer d'un plan d'étage à l'autre et voir ce qui se passe dans chacun d'entre eux.

• Gestion des tickets : Request Manager facilite le quotidien de l'équipe du lieu de travail. Moins de demandes oubliées, des réparations plus rapides.

• Mise en place rapide : la plupart des équipes sont opérationnelles en quelques semaines, avec l'aide de l'équipe d'OfficeSpace.

Pourquoi vous pourriez regarder ailleurs

Voici quelques éléments à prendre en compte avant de faire ce choix :

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• Pour connaître le taux d'occupation réel, il faut opter pour la formule Pro Plus : les réservations vous indiquent ce qui a été réservé. Pour savoir qui s'est présenté, il faut la formule supérieure, associée à des capteurs.

• Un certain temps d'apprentissage : l'outil fait beaucoup de choses, et certains utilisateurs disent qu'il faut du temps pour être à l'aise avec tout. Il existe des options plus légères.

• La gestion des visiteurs est traitée séparément : elle s'appuie sur l'outil d'enregistrement acquis par OfficeSpace, et certaines équipes aimeraient qu'elle soit davantage intégrée. D'autres trouvent également que les badges sont un peu démodés.

• Le suivi des actifs est un produit à part entière : il fait l'objet d'une tarification distincte, et si vous devez suivre des dizaines de milliers d'articles, cela peut s'avérer coûteux. Certaines équipes utilisent un outil dédié au suivi des actifs.

• Les tarifs s'appliquent par employé : les formules comprennent un nombre fixe de personnes, et chaque personne supplémentaire entraîne un supplément. Si votre entreprise est de grande taille et pratique le modèle hybride, avec de nombreux employés présents seulement quelques jours par semaine, comparez cette formule à une plateforme dont le tarif est calculé par poste de travail ou par espace.

• Le service est basé aux États-Unis : les données sont hébergées aux États-Unis et la facturation s'effectue en dollars américains (ce qui ne pose évidemment aucun problème pour de nombreuses équipes). Toutefois, si vous préférez travailler avec un prestataire local ou si vous souhaitez que vos données soient conservées dans votre propre pays, c'est un point à prendre en compte.

Comment j'ai comparé les alternatives à OfficeSpace

Je les ai examinés comme si j'allais réellement les acheter : leurs pages produits et tarifs, leurs documents d'aide, leurs guides d'intégration, les témoignages de clients, ainsi que les avis récents sur G2 et Capterra. Ensuite, je les ai comparés les uns aux autres et j'ai analysé ce que les utilisateurs disaient lorsqu'ils quittaient OfficeSpace.

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J'ai également placé la barre très haut. OfficeSpace ne se limite pas à la réservation de bureaux. La plateforme couvre également l'aménagement des espaces, l'analyse de données, les opérations et l'intelligence artificielle ; une solution alternative doit donc offrir bien plus qu'un simple écran de réservation plus agréable.

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Voici les éléments que j'ai examinés pour chaque alternative à OfficeSpace :

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• Planification de l'espace et des déménagements : plans d'étage, organisation « block-and-stack », scénarios et déménagements. Permet-il de planifier et de gérer l'espace, ou s'agit-il principalement d'un outil de réservation ?

• Réservation de bureaux et de salles : l'essentiel du quotidien. Comment les gens réservent, confirment leur présence, libèrent les réservations non utilisées et passent d'un bureau ou d'une salle à l'autre.

• Taux d'occupation et analyses : ce que vous pouvez observer sur l'utilisation de votre espace. Données de réservation, données des capteurs, tableaux de bord, rapports, exportations.

• Opérations du lieu de travail : tout ce qui entoure les bureaux, la gestion des visiteurs, les demandes de service et aux services généraux, les actifs, l'orientation.

• IA et automatisation : OfficeSpace a beaucoup misé sur l'IA, j'ai donc examiné ce que font les autres solutions. Assistants de réservation, suggestions, analyses d'occupation, automatisations… et je me suis demandé si tout cela était vraiment utile.

• Configuration et administration : quelle charge de travail faut-il prévoir pour se lancer et faut-il faire appel au service informatique à chaque changement ?

• Tarification : publique ou sur devis seulement, par employé, par espace ou par utilisateur actif, et à quelle vitesse le chiffre grimpe quand on ajoute des gens ou des modules.

• Intégrations et données : Microsoft, Google, Slack, SSO, SCIM, SIRH, prise en charge multisite et emplacement d’hébergement des données.

• Avis : ce que les utilisateurs apprécient et quels types d'équipes sont les plus satisfaits de chaque outil.

Il n'existe pas de solution unique qui convienne à tout le monde. Une entreprise de 3 000 personnes gérant des dizaines de bureaux a des besoins très différents de ceux d'une équipe de 40 personnes travaillant dans un seul bureau.

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Voici donc la liste.

Les meilleures alternatives à OfficeSpace : comparatif

1. elia : la solution idéale pour regrouper tout le bureau sur une seule et même plateforme

elia est une plateforme de gestion du lieu de travail canadienne, conçue par GPHY. C'est un outil tout-en-un qui regroupe la plupart de vos opérations de bureau au même endroit : bureaux et salles, qui est au bureau, visiteurs, demandes de service, bons de travail, santé et sécurité, et données d'occupation réelles mesurées par des capteurs. elia fabrique aussi du matériel, donc les capteurs, les écrans de salle et les serrures intelligentes fonctionnent tous avec la même plateforme.

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elia se situe quelque part entre les deux. Vous obtenez bien plus que la réservation de bureaux, sans vous lancer dans un énorme système d'entreprise qui exige des mois de mise en place et une grosse équipe derrière. Et c'est une jeune entreprise qui avance vite et ajoute sans cesse de nouvelles fonctionnalités.

Qu'y a-t-il dedans ?

• Plans interactifs : choisissez un bureau ou une salle directement sur le plan. Vous pouvez le faire sur le Web, sur mobile ou dans Teams. Enregistrez votre bureau préféré et réservez-le de nouveau en une seconde.

• Visibilité au bureau : vérifiez qui vient et quand, et organisez vos journées au bureau en fonction des personnes avec lesquelles vous travaillez.

• Visiteurs : enregistrement, badges, notifications à l'hôte, historique des visiteurs, tout au même endroit que le reste de votre lieu de travail. L'accueil n'a pas besoin d'un autre système.

• Demandes et bons de travail : quelqu'un signale un problème, la demande va à la bonne personne, qui peut la suivre jusqu'à la fin. Tout reste relié au plan d'étage.

• Santé et sécurité: voyez où sont assis les secouristes et restez à jour sur la conformité.

• Données d'occupation : ajoutez des capteurs de bureau et de salle en option si vous voulez savoir ce qui s'est vraiment passé au bureau. Vous obtenez des cartes thermiques et des tableaux de bord à partir de ces données.

• Tâches administratives que vous pouvez effectuer vous-même : ajouter des bureaux, en supprimer, modifier les règles de réservation, générer des rapports et effectuer d'autres modifications courantes sans avoir à ouvrir de ticket d'assistance.

Prix

Ce qui est agréable, c'est que les prix sont affichés. Pour les plus petites entreprises, les forfaits commencent à 500 $ par mois, avec un palier supérieur au-dessus. Chaque forfait inclut un nombre illimité d'utilisateurs. Vous payez selon le nombre d'espaces que vous configurez, donc une grande équipe qui n'a que quelques bureaux réservables ne paie pas pour tout le monde.

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Dans le cadre d'une solution d'entreprise, il s'agit d'une offre sur mesure ; vous devrez donc vous adresser au service commercial. Le matériel est également en option.

Ce que les gens apprécient particulièrement

• Réservation sans formation : les gens réservent un bureau sur le plan d'étage par eux-mêmes, même les moins à l'aise avec la technologie (je parle d'expérience).

• Une meilleure coordination au bureau : savoir qui sera présent facilite l'organisation des journées de travail au bureau.

• Moins de travail manuel : les bureaux où personne ne se présente se libèrent d'eux-mêmes, et les demandes vont à la bonne équipe sans que quelqu'un ait à les trier.

• Assistance réactive : une aide rapide et personnalisée, des appels Teams le jour même, et une équipe qui met en place les fonctionnalités demandées par les clients.

• S'intègre bien à Microsoft : si votre entreprise vit dans Teams et Outlook, elia s'y intègre naturellement. Vous vous connectez avec vos identifiants professionnels, et vos réservations apparaissent dans votre calendrier.

Quelques remarques sincères

• Pas fait pour la planification d'espace poussée : si votre quotidien, c'est du block-and-stack ou de gros déménagements sur plusieurs étages, OfficeSpace va plus loin sur ce plan.

• Une IA simple, pour l'instant : OfficeSpace est allé bien plus loin avec ses agents IA. elia propose un assistant de recherche et des automatisations utiles, mais on n'en est pas encore au stade où l'IA repense votre plan d'étage à votre place.

• Priorité au Canada : développé et hébergé au Canada. Idéal si vous recherchez un partenaire local et souhaitez que vos données restent sur le territoire canadien ; un élément à prendre en compte si vous avez spécifiquement besoin d’une forte présence mondiale.

2. Tactic : idéal pour une réservation simple devenue un outil complet de gestion du lieu de travail

Tactic met essentiellement tout votre lieu de travail sur un seul plan en temps réel. Au départ, c'était surtout un outil de réservation de bureaux et de salles, mais il a beaucoup évolué depuis.

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Il y a 3 grandes parties, et vous utilisez celles dont vous avez besoin : Engage, c'est le volet employés, donc la réservation et les visiteurs. Operate s'adresse plutôt aux équipes du lieu de travail, avec les tickets, les services de salle, les déménagements et l'aménagement de l'espace. Et Connect couvre les intégrations et le volet IA.

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Il existe également une assistante IA appelée Tessa. Vous pouvez l'utiliser pour réserver un bureau, obtenir des réponses à vos questions sur le lieu de travail, créer un ticket ou élaborer un projet de plan de déménagement.

Ce qu'il peut faire

• Réservation : bureaux, salles, stationnement, casiers et équipement. Les employés peuvent réserver sur le plan, sur mobile, dans Slack ou dans Teams. Il y a aussi la confirmation de présence et la libération automatique.

• Visibilité : il réunit les réservations, les confirmations de présence, les passages de badges, le Wi-Fi et les calendriers dans une seule vue de la présence prévue par rapport à la présence réelle, sans nouveau matériel.

• Demandes liées au lieu de travail : il y a un vrai système de tickets pour les services généraux, l'informatique, l'audiovisuel et le traiteur. Les demandes peuvent être acheminées à la bonne personne et configurées comme tâches récurrentes.

• Salles gérées : vous pouvez associer la restauration et l'aménagement de la salle à une réservation de réunion, afin que l'équipe sache ce qui doit être prêt avant le début de la réunion.

• Déménagements et aménagement de l'espace : vous pouvez tester différents agencements de bureaux avant de déplacer qui que ce soit. Vous pouvez également comparer votre configuration actuelle à celle que vous envisagez pour l'avenir.

• Gestion de l'espace : téléversez vos plans d'étage en PDF ou en CAO et utilisez les données d'utilisation pour déterminer l'espace dont vous avez besoin.

Prix

Tactic est un système modulaire. Vous choisissez les modules dont vous avez besoin et payez en fonction de ce que vous gérez (bureaux, salles, etc.), et non en fonction du nombre d'employés.

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Ils proposent d'ailleurs un outil de calcul des tarifs sur leur site web, ce qui est pratique car cela permet d'avoir une idée approximative sans avoir à contacter qui que ce soit au préalable. Par exemple, un site comprenant 100 postes de travail revient entre 3 600 et 4 800 dollars par an environ, et la plupart des formules sans gestion des visiteurs commencent à environ 3 000 dollars.

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Il existe également une version d'essai gratuite, ce qui permet de tester facilement le service avant de s'engager.

Pourquoi ça plaît aux gens ?

• Réserver depuis Slack ou Teams : les utilisateurs réservent un bureau directement depuis l'application de messagerie instantanée qu'ils ont déjà ouverte.

• Opérations du lieu de travail : l'outil a commencé avec la réservation, mais vous pouvez maintenant avoir les visiteurs, les demandes liées au lieu de travail, les déménagements et l'aménagement de l'espace au même endroit.

• Données de présence : elles regroupent les réservations, les enregistrements à l'arrivée, les données des badges, le Wi-Fi et d'autres indicateurs.

• Assistant IA : Au lieu de naviguer sur la plateforme, vous pouvez demander à l'IA de réserver un bureau ou de rechercher des informations pour vous.

• Assistance : les utilisateurs soulignent souvent que l'équipe réagit rapidement et se montre serviable en cas de problème.

Ce qu'il faut surveiller

• Gestion des installations : Tactic va bien au-delà de la simple réservation, mais ne cherche pas pour autant à se positionner comme un système complet de gestion des installations à l'instar d'Eptura.

• Performances : certains utilisateurs ont signalé des ralentissements occasionnels, et l'expérience sur mobile n'est pas aussi fluide que sur la version pour ordinateur.

• Précision des réservations : quelques utilisateurs ont constaté que les informations de disponibilité n'étaient pas tout à fait exactes, avec notamment quelques cas de double réservation.

• Données d'occupation : Tactic ne fabrique pas ses propres capteurs, il lit les données de badges et de capteurs que vous avez déjà.

3. YAROOMS : idéal pour réserver avec un collègue IA

YAROOMS est une plateforme de gestion du lieu de travail roumaine. Elle a toutes les fonctionnalités habituelles, mais l'IA prend beaucoup plus de place dans le produit depuis peu. Son assistant IA s'appelle Yarvis. Il fonctionne dans Teams et par courriel, alors vous n'avez qu'à lui demander ce qu'il vous faut au lieu d'ouvrir une autre application.

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Le fonctionnement de la réservation classique est tout aussi simple. Vous pouvez ouvrir le plan des bureaux, trouver un poste de travail, voir qui va venir et choisir une place près de vos collègues. L'application est entièrement compatible avec Microsoft, et vous pouvez conserver vos données dans l'UE ou aux États-Unis, ce qui constitue un avantage pour les équipes situées en dehors de l'Amérique.

Ce que propose YAROOMS

• Réservation de bureaux et de salles : vous pouvez effectuer une réservation via le site web, sur votre mobile, depuis l'écran d'affichage d'une salle, ou en demandant à Yarvis sur Teams ou Slack.

• Yarvis : il fonctionne dans Teams et par courriel. Vous pouvez lui demander de réserver un bureau ou une salle, de trouver un moment qui convient à tout le monde, d'inscrire un visiteur ou de confirmer votre présence.

• Planification hybride : un calendrier unique indiquant qui est présent et qui est absent. Chacun définit son propre emploi du temps hebdomadaire, et les responsables peuvent définir celui de toute l'équipe en une seule fois.

• Gestion des visiteurs : parcours d'enregistrement, notifications par courriel, Teams ou Slack, enregistrement à l'image de votre marque, photos des visiteurs et analyses sont inclus. Vendue comme option distincte.

• Services du lieu de travail : besoin d'un traiteur ou d'audiovisuel pour une réunion ? Vous pouvez ajouter ces demandes à la réservation de salle, et elles vont directement à la personne ou à l'équipe qui s'en occupe.

• Tickets et maintenance : il y a une option simple « Signaler un problème » à partir d'une réservation. Vous pouvez aussi mettre une salle ou un bureau en mode maintenance pour que personne ne puisse le réserver.

Prix

YAROOMS fait preuve de transparence à ce sujet, puisqu'ils affichent ces chiffres directement sur leur site web :

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• Starter coûte 99 $ par mois pour un petit bureau, 1 site et jusqu'à 20 personnes.

• Business coûte 399 $ et ajoute Yarvis, l'application Teams, le SSO, les analyses et la synchronisation du calendrier.

• Enterprise coûte 899 $ pour les grandes organisations : 5 sites plus des options, des analyses illimitées, les demandes de service, l'accès à l'API, et le choix entre le nuage et une installation sur site.

La gestion des visiteurs est facturée séparément, à raison de 99 $ par site. Si vous optez pour un paiement annuel, vous bénéficiez d'une réduction de 20 %.

Ce qui plaît

• La vue cartographique : les postes de travail libres et la répartition des personnes présentes, en un coup d'œil, sont sans cesse évoquées.

• Photos des salles : vous voyez à quoi ressemble une salle avant de la réserver, ce qui semble anodin, mais s'avère bien utile.

• Proximité au sein de l'équipe : vous pouvez voir où se trouvent vos collègues et choisir un bureau à proximité plutôt que de vous retrouver à l'autre bout des locaux.

• Intégration à Outlook : réservez directement depuis le calendrier que tout le monde utilise au quotidien.

• Assistance : L'équipe répond rapidement et se montre très serviable lors de la mise en place.

Quelques petits problèmes

• Aménagement de l'espace : vous disposez de plans et d'un mode maintenance, mais pas de fonctionnalités de « block-and-stack » ni de réorganisation à grande échelle. Si c'est ce que vous recherchez, OfficeSpace ou Eptura vous conviendront mieux.

• Expérience mobile : certains utilisateurs trouvent que modifier une réservation sur leur téléphone est un peu plus compliqué que cela ne devrait l'être.

• Les réservations récurrentes : cette fonctionnalité existe, mais les utilisateurs la trouvent un peu moins intuitive.

• Suivi des actifs : si vous souhaitez également assurer le suivi du matériel et des stocks, vous aurez besoin d'un autre système pour cela.

4. Eptura : l'idéal pour les grandes entreprises à la structure complexe

Eptura est sans doute la solution la plus complète de cette liste. Elle regroupe plusieurs produits qui étaient auparavant distincts, notamment Condeco pour la réservation de salles, Serraview pour la gestion des espaces et du patrimoine immobilier, et Archibus pour la gestion des installations et des actifs. Ils font désormais tous partie d'Eptura (même si on perçoit encore quelques traces de cette fusion à certains endroits).

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Il y a vraiment beaucoup de choses !! Vous pouvez réserver des bureaux et des salles, planifier l'espace, gérer les déménagements, suivre les baux et les propriétés, gérer les bons de travail, entretenir l'équipement, suivre les actifs, et plus encore. Si vous avez des équipes des installations, de l'immobilier, de la maintenance et du lieu de travail réparties dans plusieurs bâtiments, Eptura peut couvrir la plupart de leurs besoins.

Caractéristiques principales

• Planification des espaces et des déménagements : un gros morceau d'Eptura. Vous avez des plans d'étage, du block-and-stack, des scénarios de simulation, la gestion des déménagements et des outils de portefeuille immobilier.

• Réservation de bureaux et de salles : l'ancien produit Condeco, désormais appelé Eptura Engage, qui utilise l'IA pour aider les utilisateurs à choisir les jours et les bureaux qui leur conviennent.

• Actifs et maintenance : vous pouvez gérer les bons de travail, la maintenance préventive, les inspections, les bons de commande, les factures des fournisseurs, tout le volet installations et actifs.

• Gestion des visiteurs : elle comprend l'enregistrement, la délivrance de badges, les notifications aux hôtes et l'intégration aux systèmes de contrôle d'accès.

• Occupation et analyses : Eptura permet de savoir quels postes de travail sont occupés et lesquels ne le sont pas grâce à des outils tels que SVLive. Vous pouvez également intégrer des données provenant de capteurs et du Wi-Fi.

• Immobilier et baux : vous pouvez gérer vos baux, vos biens immobiliers, vos projets de construction et d'autres informations immobilières. L'application s'intègre également à des outils tels qu'Autodesk.

Prix

Vous ne trouverez pas de tarif sur le site web. Vous devez contacter Eptura ou l'un de ses partenaires pour obtenir un devis adapté à vos besoins.

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Et je ne m'attendrais pas à ce que ce soit bon marché. Ce produit s'adresse aux grandes entreprises, et si vous commencez à y ajouter des modules tels que l'aménagement de l'espace, la maintenance, la gestion des actifs, l'immobilier et tous les autres, la facture va augmenter en conséquence. Il faut également compter le temps nécessaire à la mise en place, et selon l'étendue de votre utilisation d'Eptura, cela peut prendre quelques semaines, voire plusieurs mois.

Les points positifs

• Un outil tout-en-un : bureaux, salles, aménagement de l'espace, déménagements, visiteurs, actifs, maintenance, baux… Pour une grande entreprise, tout avoir au même endroit, c'est énorme.

• Aménagement de l'espace : les plans d'étage et les outils de réorganisation permettent aux équipes chargées des installations de gérer de manière très précise l'utilisation de leur espace.

• Actifs et maintenance : les bons de travail, l'entretien de l'équipement et les inspections vont bien au-delà de ce que font les applications de réservation.

• Conçu pour les grandes entreprises : plusieurs sites, un effectif important, différentes équipes, des exigences en matière de sécurité.

• Une vue d'ensemble de tous vos sites : vous pouvez visualiser et gérer tous vos bureaux depuis un seul et même endroit.

Le hic

• Mise en place et complexité : C'est un outil puissant, mais lourd. Sa mise en place demande du temps et l'aide d'un service informatique, et son utilisation au quotidien peut sembler complexe alors que l'on souhaitait simplement réserver des bureaux.

• Intégration des produits : cette solution est constituée de plusieurs produits fusionnés, et depuis lors, les avis font état d'un service client de plus en plus difficile à joindre et de quelques dysfonctionnements.

• Tarifs : devis sur demande uniquement, plutôt chers, et les modules font grimper la facture. Quelques avis indiquent que les prix ne sont pas vraiment négociables.

• Ce n'est pas un choix simple et rapide : si vous recherchez quelque chose de simple que vos employés puissent assimiler rapidement, il existe des options plus faciles.

5. Gable : l'idéal pour les équipes travaillant principalement à distance

Je regarderais Gable si vous êtes surtout à distance ou si vos gens sont répartis dans plusieurs villes. Si c'est votre cas, vous aimerez peut-être leur fonctionnalité On-Demand. Au lieu de garder un bureau pour tout le monde, les employés peuvent réserver des espaces de coworking ou des bureaux privés dans le réseau de Gable, qui compte plus de 20 000 espaces dans plus de 900 villes. Vous payez seulement ce que vos gens utilisent.

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En plus, Gable gère les éléments plus classiques du lieu de travail : réservation de bureaux et de salles, enregistrement des visiteurs, colis, événements, etc. L'outil met aussi l'accent sur les dépenses, avec des budgets et un outil d'IA qui répond aux questions sur l'utilisation des bureaux.

Ce qu'apporte Gable

• Coworking à la demande : une personne qui passe la semaine à Lisbonne consulte les offres à proximité et réserve un bureau ou une salle pour la journée. Vous ne payez que pour cette journée, et rien d'autre.

• Réservation de bureaux et de salles : pour vos propres bureaux, vous avez les outils de réservation habituels, des plans interactifs, des quartiers, la confirmation de présence par badge, capteur ou Wi-Fi, et la libération automatique.

• Visibilité : les utilisateurs peuvent voir quand leurs collègues arrivent, que ce soit au bureau ou dans un espace de coworking, et les rejoindre.

• Gestion des visiteurs : vous avez l'enregistrement des visiteurs, les badges, les ententes de confidentialité et la préinscription. Il y a aussi une fonctionnalité de salle du courrier pour suivre les colis.

• Événements : Gable peut également vous aider à organiser des séminaires et des activités d'équipe. Vous pouvez trouver des lieux, envoyer des invitations, suivre le budget et bénéficier de leur service de conciergerie.

• Maîtrise des coûts : vous pouvez définir des budgets et des restrictions concernant les personnes autorisées à réserver certains espaces et les montants qu'elles peuvent dépenser.

Prix

Gable facture selon les bureaux et les salles que vous rendez disponibles. Il y a 2 forfaits :

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• Essentials coûte 2 $ par ressource par mois, et donne accès à la réservation et aux principales intégrations.

• Pro coûte 4,50 $ par ressource par mois et ajoute les plans d'empilement, la gestion des déménagements, Gable AI, la planification d'événements, la présence par badge et Wi-Fi, et le soutien 24/7.

La gestion des visiteurs est une option payante, au prix de 199 $ par site dans la formule Essentials ou de 249 $ dans la formule Pro.

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Il y a ensuite le modèle « à la demande », qui fonctionne différemment. Vous payez des frais de plateforme, puis vous ne payez que lorsque des personnes réservent des espaces de coworking. Ainsi, si personne ne les utilise, vous ne payez pas pour des espaces de coworking inutilisés.

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Ce qu'il faut surveiller, c'est la fréquence d'utilisation. Si les gens se mettent à réserver des espaces de coworking sans arrêt, vous risquez de dépenser une somme non négligeable pour ces réservations individuelles. Certains avis indiquent également qu'il arrive parfois qu'un espace coûte plus cher via Gable que si vous le réserviez directement.

Quels sont ses avantages ?

• Réseau de coworking : les employés disposent de nombreuses options lorsqu'ils travaillent ailleurs qu'au siège social.

• Économies : des entreprises comme Upwork et Checkr ont réduit leurs coûts d'espace de travail d'environ la moitié.

• Contrôles et données : les plafonds budgétaires et les rapports permettent de voir plus facilement qui dépense quoi et où.

• Assistance : L'équipe est réactive et s'adaptera à vos besoins.

• Intégrations : Slack, Teams, Google, Outlook, Okta et les principaux systèmes utilisés en milieu professionnel sont tous pris en charge.

Les points faibles

• Côté installations et maintenance : dès qu'il s'agit de bons de travail, de maintenance, de suivi des actifs et d'entretien des locaux, une solution comme OfficeSpace offre davantage de fonctionnalités dans ce domaine.

• Fonctionnalités de réservation : il n'y a ni réservation récurrente ni réservation groupée, pas de liste de favoris, et l'annulation nécessite un peu trop de clics.

• Coûts liés au modèle « à la demande » : le paiement à l'utilisation est très pratique tant que les réservations restent peu nombreuses, mais dès que celles-ci augmentent, le coût par visite grimpe.

• Développement des fonctionnalités : quelques utilisateurs ont signalé que la mise en place de nouvelles fonctionnalités pouvait prendre un certain temps.

6. deskbird : l'idéal pour les équipes hybrides qui recherchent un niveau de confidentialité conforme aux normes européennes

deskbird est une application suisse pour le travail hybride, et son objectif est d'amener les gens à réserver. Bureaux, salles, stationnement, visiteurs et tickets, dans une seule application que les gens ouvrent d'eux-mêmes. Vous réservez un bureau en 2 touches, ou zéro si vous utilisez deskbird Dock, qui confirme votre présence à votre arrivée.

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Il y a aussi l'autre côté : les données que vous tirez de ces réservations et de ces confirmations de présence. Vous voyez à quel point votre bureau est utilisé et pouvez vous en servir quand vous révisez votre bail.

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De plus, il a été conçu en priorité pour répondre aux réglementations européennes, avec des configurations prêtes à l'emploi pour les comités d'entreprise allemands, français et néerlandais.

Ce que couvre deskbird

• Réservation de bureau : vous pouvez réserver sur un plan interactif en quelques touches ou laisser deskbird Dock confirmer votre présence à votre arrivée.

• Visibilité : l'application vous indique qui vient et où ces personnes sont assises, ce qui vous permet de réserver le bureau juste à côté d'elles.

• Planification hebdomadaire : chacun indique ses journées au bureau et ses journées en télétravail dans un flux unique, avec des journées d'équipe et des événements auxquels chacun peut confirmer sa présence.

• Salles de réunion : réservez dans l'application, dans Outlook ou sur l'écran de porte, avec des affichages de couleur qui montrent ce qui est libre.

• Parking et visiteurs : les employés peuvent réserver une place de parking de la même manière qu'ils réservent un bureau, et les visiteurs peuvent s'enregistrer sans avoir à remplir la feuille d'inscription papier habituelle.

• Tickets : ssignalez un problème au bureau ou une salle de réunion trop froide, et suivez-le sans courir après personne.

Prix

Il y a un forfait Starter gratuit pour les petites équipes, jusqu'à environ 15 personnes. Ensuite, vous passez à Business ou Professional, facturés par utilisateur par mois. Enterprise est sur mesure.

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Les salles, les visiteurs et les contrôles d'administration avancés sont des options payantes, donc le montant varie selon ce que vous activez. Vous pouvez aussi payer en plusieurs devises, dont EUR, GBP, USD et CHF.

Ce que les gens apprécient

• Adoption : les employés s'y adaptent rapidement et continuent à l'utiliser sans avoir besoin d'une formation approfondie.

• Réservation en 2 touches : réserver un bureau ou une salle prend quelques touches, ou Dock peut confirmer votre présence à votre arrivée.

• Intégration à Teams : les utilisateurs peuvent effectuer des réservations sans avoir à passer par une autre application, ce qui est pratique puisque Teams est déjà l’outil sur lequel tout le monde passe sa journée.

• Confidentialité dans l'UE : les données restent au sein de l'UE et les employés ne font pas l'objet d'un suivi individuel, ce qui constitue un atout majeur pour les entreprises soumises à des exigences plus strictes en matière de confidentialité ou dotées de comités d'entreprise.

• Assistance : en cas de problème, les clients obtiennent une réponse assez rapidement.

Ses points faibles

• Règles de confirmation de présence : oubliez de confirmer votre présence et votre bureau est annulé automatiquement, et les rappels peuvent devenir agaçants.

• Souplesse des réservations : les gens veulent plus de latitude, comme des demi-journées (le matin seulement) ou des plages plus souples.

• Application mobile : certains utilisateurs signalent qu'elle met du temps à se charger et qu'elle plante parfois lorsque le trafic est intense ; de plus, l'intégration avec Teams est moins performante sur mobile.

• Gestion des espaces et des installations : deskbird gère efficacement le quotidien au travail, mais n'aborde pas en profondeur la planification des espaces, les déménagements, les actifs ou la maintenance.

Comment choisir la bonne alternative à OfficeSpace

Les fonctionnalités de base ne vous mèneront pas bien loin. La plupart des outils de cette liste vous permettent de réserver un bureau, de réserver une salle et de consulter un plan d'étage. Mais ils se distinguent par ce qu'ils proposent en marge de la réservation et par le fait que vous ayez besoin d'une plateforme complète ou d'une solution plus légère.

Déterminez l'envergure d'outil dont vous avez besoin

Ne sautez pas cette étape.

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Certaines équipes souhaitent simplement savoir qui a réservé un bureau, tandis que d'autres doivent gérer les visiteurs, la réservation des salles, le stationnement, les demandes et assurer le suivi des données relatives aux espaces dans plusieurs bureaux. OfficeSpace se situe dans le haut de gamme, la question est donc de savoir si vous devez payer pour toutes ces fonctionnalités ou opter pour un outil plus simple.

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Les outils plus légers se déploient plus vite, mais les plus complets donnent beaucoup plus de possibilités aux équipes du lieu de travail.

Soyez réaliste quant à l'aménagement de votre espace

OfficeSpace est conçu autour de la planification de l'espace et des déménagements, des méthodes « block-and-stack », des scénarios et des déménagements de grande envergure sur plusieurs étages. Si c'est votre quotidien, seuls quelques outils de cette liste répondent à vos besoins. Si vous ne vous occupez pas de ce genre de planification, c'est le moyen le plus simple de ne plus payer pour un service dont vous ne vous servirez jamais. Alors avant toute chose, demandez-vous à quelle fréquence vous réorganisez réellement vos équipes.

Regardez le modèle de tarification, et si le prix est affiché

Le prix est l'une des grandes raisons pour lesquelles les gens quittent OfficeSpace, alors regardez-le de près. Certains outils facturent par employé, d'autres par espace ou par ressource, d'autres encore au forfait. Certains affichent le prix directement sur leur page, d'autres vous obligent à prendre rendez-vous avant de vous dire combien ça coûte.

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Un modèle par employé peut coûter cher si vous avez beaucoup de gens qui viennent au bureau seulement un ou deux jours par semaine, alors faites le calcul selon votre utilisation réelle du bureau.

Réfléchissez au déploiement et à l'emplacement de vos données

L'outil qui semble le plus simple sur une capture d'écran n'est pas toujours le plus rapide à mettre en place. Certains nécessitent une véritable configuration, notamment en matière de plans d'étage, de synchronisation des annuaires, de calendriers des salles et d'autorisations ; d'autres sont rapidement opérationnels, car ils s'intègrent directement à Slack ou à Microsoft Teams et sollicitent moins le service informatique.

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Et si vous êtes à l'extérieur des États-Unis, vérifiez où vos données sont hébergées, puisque certains de ces outils les gardent au Canada ou dans l'UE.

En résumé

OfficeSpace est une plateforme performante. Le choix de l'alternative la plus adaptée dépend de ce qui vous importe le plus : une réservation plus simple, un contrôle administratif plus rigoureux, des données plus précises sur l'utilisation des espaces, ou encore la possibilité de regrouper l'ensemble des services du bureau sur une seule et même plateforme.

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Si vous recherchez une solution complète et pratique au quotidien, elia regroupe en un seul endroit les bureaux, les salles, les visiteurs, les demandes et les données réelles d'occupation. Cette solution est conçue pour les équipes qui ne souhaitent pas avoir à combiner plusieurs outils distincts. Si vous souhaitez vous en rendre compte par vous-même, réservez une démonstration d'elia.