Alternatives aux espaces de bureau : les 6 que je vous recommanderais en 2026

Si vous êtes en train de comparer OfficeSpace à d'autres outils destinés aux espaces de travail, j'espère que cela pourra vous aider.

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OfficeSpace est une entreprise très connue et très appréciée ici, et elle connaît une année bien remplie (nous y reviendrons dans un instant). Elle présente de nombreux atouts, mais elle ne conviendra pas forcément à toutes les équipes, et il existe quelques autres options que vous devriez examiner avant de signer quoi que ce soit.

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Ce guide passe en revue les éléments qui distinguent les différentes alternatives à OfficeSpace les unes des autres :

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• comment leur prix est fixé, et si ce chiffre est d'ailleurs rendu public
• De quel type d'outil s'agit-il : un simple système de réservation, une plateforme tout-en-un ou un système IWMS complet ?
• jusqu’où vont-ils au-delà de la réservation d’espaces et de la planification des déplacements ?
• ce que vous recevez en contrepartie de votre occupation
• et bien d'autres encore

Et oui, Elia en fait partie, donc je vais être franc sur les points où on s'entend bien et ceux où ce n'est pas le cas.

En bref : aperçu des alternatives à OfficeSpace

Qu'est-ce qu'OfficeSpace ?

OfficeSpace est un logiciel de gestion des espaces de travail destiné aux grandes entreprises comptant plusieurs centaines de salariés, disposant de plusieurs sites et, généralement, d’une équipe chargée de la gestion des installations ou des espaces de travail. Il existe depuis 2006 (un véritable vétéran !) et est aujourd’hui utilisé par plus de 1 650 équipes.

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Ces derniers temps, le produit s'est fortement orienté vers l'IA. En octobre 2025, OfficeSpace a racheté une entreprise spécialisée dans l'IA, Dojo, et s'est repositionnée en tant que système d'exploitation basé sur l'IA. Elle a lancé « AI Canvas » pour l'aménagement des espaces, ainsi qu'« Ossie », un assistant permettant aux utilisateurs de trouver des bureaux et des collègues simplement en posant une question. Elle a également été récompensée aux « Best Software Awards » 2026 de G2 pour la deuxième année consécutive.

Voici à quoi cela sert

• Planification de l'espace et des déménagements : plans d'étage, planification de l'empilement, scénarios hypothétiques et déplacements par glisser-déposer pour réaffecter le personnel entre les bureaux et les bâtiments.

• Réservation de bureaux et de salles : les utilisateurs peuvent effectuer leurs réservations via le site web, leur mobile, Teams, Slack ou leur agenda. Le système prend également en charge l'enregistrement à l'arrivée et la libération automatique des réservations en cas d'absence.

• Analyse de l'occupation et des espaces de travail : vous pouvez visualiser l'utilisation des espaces, ainsi que des indicateurs tels que le coût par poste de travail et par pied carré.

• Gestion des visiteurs : vous aurez besoin d'un outil distinct appelé Greetly, racheté par OfficeSpace en 2023.

• Demandes relatives aux locaux : Request Manager est le module de gestion des tickets d'OfficeSpace, et les équipes chargées des locaux l'apprécient beaucoup.

• Actifs : vous pouvez suivre vos équipements et vos stocks, et surveiller leur amortissement.

Tarifs du logiciel OfficeSpace

OfficeSpace ne publie pas ses tarifs sur Internet et ne propose pas d'essai gratuit ; vous devrez donc contacter le service commercial.

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Du côté de Workplace, il existe désormais deux formules, toutes deux dotées d'une IA intégrée :

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• « Essentials Plus » est la solution pour le quotidien : réservations, déménagements, demandes d'utilisation des locaux, visiteurs, rapports, ainsi que les agents chargés du réapprovisionnement des rayons et de l'affectation des postes de travail.

• Pro Plus intègre des connecteurs en temps réel pour la gestion de l'occupation, les capteurs et les badges, des fonctionnalités d'analyse du lieu de travail, ainsi que l'Insights Agent pour générer des graphiques prêts à être présentés à la direction.

Il existe également un plan distinct de gestion des actifs.

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Chaque formule comporte un tarif de base et inclut un nombre défini d'employés. Si vous ajoutez des personnes supplémentaires, vous devrez payer un supplément.

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Pour avoir une idée approximative des rémunérations proposées par les entreprises, Vendr estime que le salaire moyen se situe autour de 21 000 dollars par an, la plupart se situant entre 10 000 et 54 000 dollars.

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La mise en place prend généralement environ un mois.

Ce que les gens aiment

• Facile à maîtriser : la plupart des gens s'y habituent tout de suite, sans presque aucune formation. Certains critiques l'ont même qualifié de « à la Apple ».

• Un bon service client : les clients apprécient de pouvoir joindre une personne en chair et en os, et ils soulignent souvent qu’OfficeSpace est à l’écoute de leurs demandes.

• Tous vos bureaux en un seul coup d'œil : très pratique si vos équipes sont réparties dans plusieurs villes, vous pouvez passer d'un plan d'étage à l'autre et voir ce qui se passe dans chacun d'entre eux.

• Gestion des tickets : Request Manager facilite le quotidien de l'équipe chargée de l'environnement de travail. Moins de demandes perdues, des corrections plus rapides.

• Mise en place rapide : la plupart des projets sont opérationnels en l'espace de quelques semaines, grâce à l'aide de l'équipe d'OfficeSpace.

Quelques endroits où vous pourriez avoir envie de jeter un œil

Voici quelques éléments à prendre en compte avant de faire ce choix :

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• Pour connaître le taux d'occupation réel, il faut opter pour la formule Pro Plus : les réservations vous indiquent ce qui a été réservé. Pour savoir qui s'est présenté, il faut la formule supérieure, associée à des capteurs.

• Il faut un peu de temps pour s'y habituer : cet appareil offre de nombreuses fonctionnalités, et certains utilisateurs indiquent qu'il faut du temps pour se familiariser avec toutes ses fonctionnalités. Il existe des modèles plus légers sur le marché.

• La gestion des visiteurs est traitée séparément : elle s'appuie sur l'outil d'enregistrement acquis par OfficeSpace, et certaines équipes aimeraient qu'elle soit davantage intégrée. D'autres trouvent également que les badges sont un peu démodés.

• Le suivi des actifs est un produit à part entière : il fait l'objet d'une tarification distincte, et si vous devez suivre des dizaines de milliers d'articles, cela peut s'avérer coûteux. Certaines équipes utilisent un outil dédié au suivi des actifs.

• Les tarifs s'appliquent par employé : les formules comprennent un nombre fixe de personnes, et chaque personne supplémentaire entraîne un supplément. Si votre entreprise est de grande taille et pratique le modèle hybride, avec de nombreux employés présents seulement quelques jours par semaine, comparez cette formule à une plateforme dont le tarif est calculé par poste de travail ou par espace.

• Le service est basé aux États-Unis : les données sont hébergées aux États-Unis et la facturation s'effectue en dollars américains (ce qui ne pose évidemment aucun problème pour de nombreuses équipes). Toutefois, si vous préférez travailler avec un prestataire local ou si vous souhaitez que vos données soient conservées dans votre propre pays, c'est un point à prendre en compte.

Comment j'ai comparé les alternatives à OfficeSpace

Je les ai examinés comme si j'allais réellement les acheter : leurs pages produits et tarifs, leurs documents d'aide, leurs guides d'intégration, les témoignages de clients, ainsi que les avis récents sur G2 et Capterra. Ensuite, je les ai comparés les uns aux autres et j'ai analysé ce que les utilisateurs disaient lorsqu'ils quittaient OfficeSpace.

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J'ai également placé la barre très haut. OfficeSpace ne se limite pas à la réservation de bureaux. La plateforme couvre également l'aménagement des espaces, l'analyse de données, les opérations et l'intelligence artificielle ; une solution alternative doit donc offrir bien plus qu'un simple écran de réservation plus agréable.

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Voici les éléments que j'ai examinés pour chaque alternative à OfficeSpace :

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• Planification de l'espace et des déménagements : plans d'étage, organisation « block-and-stack », scénarios et déménagements. Permet-il de planifier et de gérer l'espace, ou s'agit-il principalement d'un outil de réservation ?

• Réservation de postes de travail et de salles : les éléments essentiels du quotidien. Comment les utilisateurs effectuent leurs réservations, s'enregistrent, signalent les absences et changent de poste de travail ou de salle.

• Taux d'occupation et analyses : ce que vous pouvez observer sur l'utilisation de votre espace. Données de réservation, données des capteurs, tableaux de bord, rapports, exportations.

• Fonctionnement du lieu de travail : tout ce qui concerne les postes de travail, la gestion des visiteurs, les demandes de services et d'entretien, les équipements et la signalétique.

• IA et automatisation : OfficeSpace a beaucoup misé sur l'IA, j'ai donc examiné ce que font les autres solutions. Assistants de réservation, suggestions, analyses d'occupation, automatisations… et je me suis demandé si tout cela était vraiment utile.

• Configuration et administration : quelle charge de travail faut-il prévoir pour se lancer et faut-il faire appel au service informatique à chaque changement ?

• Tarification : publique ou sur devis uniquement, par salarié, par poste de travail ou par utilisateur actif, et à quelle vitesse ce chiffre évolue dès que l'on ajoute des personnes ou des modules.

• Intégrations et données : Microsoft, Google, Slack, SSO, SCIM, SIRH, prise en charge multisite et emplacement d’hébergement des données.

• Avis : ce que les utilisateurs apprécient et quels types d'équipes sont les plus satisfaits de chaque outil.

Il n'existe pas de solution unique qui convienne à tout le monde. Une entreprise de 3 000 personnes gérant des dizaines de bureaux a des besoins très différents de ceux d'une équipe de 40 personnes travaillant dans un seul bureau.

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Voici donc la liste.

Les meilleures alternatives à OfficeSpace : comparatif

1. elia : la solution idéale pour regrouper tout le bureau sur une seule et même plateforme

elia est une plateforme dédiée au lieu de travail, développée au Canada par GPHY. Il s’agit d’un outil tout-en-un qui regroupe la plupart de vos opérations de bureau en un seul endroit : bureaux et salles, présence des collaborateurs, visiteurs, demandes de service, ordres de travail, santé et sécurité, ainsi que les données réelles d’occupation fournies par des capteurs. L’entreprise fabrique également du matériel : les capteurs, les écrans de salle et les serrures intelligentes fonctionnent ainsi tous avec la même plateforme.

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C'est un compromis. On y trouve bien plus qu'un simple système de réservation de bureaux, mais on n'a pas non plus à se lancer dans un système d'entreprise gigantesque qui nécessite des mois de mise en place et une équipe nombreuse pour le faire fonctionner. Et c'est une jeune entreprise qui évolue rapidement et qui propose sans cesse de nouvelles fonctionnalités.

Qu'y a-t-il dedans ?

• Plans interactifs : choisissez un bureau ou une salle directement sur la carte. Vous pouvez le faire sur le Web, sur mobile ou dans Teams. Enregistrez votre bureau préféré et réservez-le à nouveau en un clin d'œil.

• Visibilité au bureau : vérifiez qui vient et quand, et organisez vos journées au bureau en fonction des personnes avec lesquelles vous travaillez.

• Visiteurs : enregistrement, badges, notifications à l'hôte, historique des visiteurs… Tout est regroupé au même endroit que le reste de votre environnement de travail. La réception n'a pas besoin d'un système supplémentaire.

• Demandes et ordres de travail : lorsqu’un problème est signalé, il est transmis à la personne compétente, qui peut en suivre l’évolution jusqu’à sa résolution. Il reste associé au plan des locaux.

• Santé et sécurité: Repérez où se trouvent les secouristes et veillez au respect des règles.

• Données d'occupation : ajoutez des capteurs optionnels pour les bureaux et les pièces si vous souhaitez savoir ce qui s'est passé au bureau. Vous bénéficiez en outre de cartes thermiques et de tableaux de bord basés sur ces données.

• Tâches administratives que vous pouvez effectuer vous-même : ajouter des bureaux, en supprimer, modifier les règles de réservation, générer des rapports et effectuer d'autres modifications courantes sans avoir à ouvrir de ticket d'assistance.

Prix

Ce qui est pratique, c'est que les tarifs sont clairement indiqués. Pour les petites entreprises, les forfaits commencent à 500 $ par mois, avec un niveau supérieur à ce prix. Chaque forfait inclut un nombre illimité d'utilisateurs. Le paiement s'effectue en fonction du nombre de postes de travail que vous réservez ; ainsi, une grande équipe qui ne réserve qu'une poignée de postes de travail ne paie pas pour tout le monde.

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Dans le cadre d'une solution d'entreprise, il s'agit d'une offre sur mesure ; vous devrez donc vous adresser au service commercial. Le matériel est également en option.

Ce que les gens apprécient particulièrement

• Réservation sans formation : les utilisateurs réservent eux-mêmes un poste de travail à partir du plan des locaux, même ceux qui sont le moins à l'aise avec la technologie (je parle d'expérience).

• Une meilleure coordination au bureau : savoir qui sera présent facilite l'organisation des journées de travail au bureau.

• Moins de travail manuel : les postes vacants sont automatiquement libérés et les demandes sont transmises à la bonne équipe sans qu'il soit nécessaire de les trier manuellement.

• Assistance réactive : une aide rapide et personnalisée, des appels Teams le jour même, et une équipe qui met en place les fonctionnalités demandées par les clients.

• S'intègre parfaitement à Microsoft : si votre entreprise utilise Teams et Outlook, l'application s'y intègre parfaitement. Vous vous connectez avec vos identifiants professionnels, et vos rendez-vous apparaissent directement dans votre agenda.

Quelques remarques sincères

• À éviter pour les projets d'aménagement d'espace complexes : si votre quotidien implique des réaménagements par blocs ou des déménagements de bureaux de grande envergure sur plusieurs étages, OfficeSpace offre davantage de fonctionnalités dans ce domaine.

• Une IA simple, pour l'instant : OfficeSpace est allé bien plus loin avec ses agents IA. elia propose un assistant de recherche et des automatisations utiles, mais on n'en est pas encore au stade où l'IA repense votre plan d'étage à votre place.

• Priorité au Canada : développé et hébergé au Canada. Idéal si vous recherchez un partenaire local et souhaitez que vos données restent sur le territoire canadien ; un élément à prendre en compte si vous avez spécifiquement besoin d’une forte présence mondiale.

2. Tactic : idéal pour faciliter les réservations, il s'est transformé en un outil complet pour l'entreprise

Tactic permet essentiellement de visualiser l'ensemble de votre lieu de travail sur une seule carte en temps réel. À l'origine, il s'agissait principalement d'un outil de réservation de bureaux et de salles, mais il s'est considérablement développé depuis.

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Il y a trois parties principales, et vous pouvez utiliser celles dont vous avez besoin : « Engage » concerne les employés, c'est-à-dire les réservations et les visiteurs. « Operate » s'adresse davantage aux équipes sur le lieu de travail, avec des fonctionnalités telles que les tickets, les services liés aux salles, les déménagements et l'aménagement de l'espace. Enfin, « Connect » est dédié aux intégrations et à l'intelligence artificielle.

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Il existe également une assistante IA appelée Tessa. Vous pouvez l'utiliser pour réserver un bureau, obtenir des réponses à vos questions sur le lieu de travail, créer un ticket ou élaborer un projet de plan de déménagement.

Ce qu'il peut faire

• Réservation : bureaux, salles, places de parking, casiers et matériel. Les employés peuvent effectuer leurs réservations depuis la carte, leur mobile, Slack ou Teams. La fonction d’enregistrement et de libération automatique est également disponible.

• Visibilité : cette solution rassemble les réservations, les enregistrements à l'arrivée, les passages de badge, l'accès Wi-Fi et les calendriers dans une vue unique comparant la fréquentation prévue à la fréquentation réelle, sans nécessiter de matériel supplémentaire.

• Demandes liées au lieu de travail : il existe un système de tickets dédié aux services techniques, à l'informatique, à l'audiovisuel et à la restauration. Les demandes peuvent être transmises à la personne compétente et configurées comme tâches récurrentes.

• Salles gérées : vous pouvez associer la restauration et l'aménagement de la salle à une réservation de réunion, afin que l'équipe sache ce qui doit être prêt avant le début de la réunion.

• Déménagements et aménagement de l'espace : vous pouvez tester différents agencements de bureaux avant de déplacer qui que ce soit. Vous pouvez également comparer votre configuration actuelle à celle que vous envisagez pour l'avenir.

• Gestion de l'espace : importez vos plans au format PDF ou CAO et utilisez les données d'utilisation pour déterminer l'espace dont vous avez besoin.

Prix

Tactic est un système modulaire. Vous choisissez les modules dont vous avez besoin et payez en fonction de ce que vous gérez (bureaux, salles, etc.), et non en fonction du nombre d'employés.

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Ils proposent d'ailleurs un outil de calcul des tarifs sur leur site web, ce qui est pratique car cela permet d'avoir une idée approximative sans avoir à contacter qui que ce soit au préalable. Par exemple, un site comprenant 100 postes de travail revient entre 3 600 et 4 800 dollars par an environ, et la plupart des formules sans gestion des visiteurs commencent à environ 3 000 dollars.

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Il existe également une version d'essai gratuite, ce qui permet de tester facilement le service avant de s'engager.

Pourquoi ça plaît aux gens ?

• Réserver depuis Slack ou Teams : les utilisateurs réservent un bureau directement depuis l'application de messagerie instantanée qu'ils ont déjà ouverte.

• Gestion des locaux : au départ, il s'agissait uniquement de la réservation, mais vous pouvez désormais gérer en un seul et même endroit les visiteurs, les demandes d'espace de travail, les déménagements et l'aménagement des locaux.

• Données de présence : elles regroupent les réservations, les enregistrements à l'arrivée, les données des badges, le Wi-Fi et d'autres indicateurs.

• Assistant IA : Au lieu de naviguer sur la plateforme, vous pouvez demander à l'IA de réserver un bureau ou de rechercher des informations pour vous.

• Assistance : les utilisateurs soulignent souvent que l'équipe réagit rapidement et se montre serviable en cas de problème.

Ce qu'il faut surveiller

• Gestion des installations : Tactic va bien au-delà de la simple réservation, mais ne cherche pas pour autant à se positionner comme un système complet de gestion des installations à l'instar d'Eptura.

• Performances : certains utilisateurs ont signalé des ralentissements occasionnels, et l'expérience sur mobile n'est pas aussi fluide que sur la version pour ordinateur.

• Précision des réservations : quelques utilisateurs ont constaté que les informations de disponibilité n'étaient pas tout à fait exactes, avec notamment quelques cas de double réservation.

• Données de présence : Tactic ne fabrique pas ses propres capteurs ; il analyse les données issues des badges et des capteurs dont vous disposez déjà.

3. YAROOMS : l'idéal pour effectuer des réservations avec un collègue spécialisé dans l'IA

YAROOMS est une plateforme professionnelle originaire de Roumanie. Elle propose toutes les fonctionnalités habituelles d'une plateforme professionnelle, mais l'intelligence artificielle occupe depuis peu une place beaucoup plus importante au sein du produit. Son assistant IA s'appelle Yarvis. Il fonctionne via Teams et par e-mail : vous pouvez donc simplement lui demander ce dont vous avez besoin, sans avoir à ouvrir une autre application professionnelle.

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Le fonctionnement de la réservation classique est tout aussi simple. Vous pouvez ouvrir le plan des bureaux, trouver un poste de travail, voir qui va venir et choisir une place près de vos collègues. L'application est entièrement compatible avec Microsoft, et vous pouvez conserver vos données dans l'UE ou aux États-Unis, ce qui constitue un avantage pour les équipes situées en dehors de l'Amérique.

Ce que propose YAROOMS

• Réservation de bureaux et de salles : vous pouvez effectuer une réservation via le site web, sur votre mobile, depuis l'écran d'affichage d'une salle, ou en demandant à Yarvis sur Teams ou Slack.

• Yarvis : Ça fonctionne dans Teams et par e-mail. Vous pouvez lui demander de réserver un bureau ou une salle, de trouver un créneau qui convienne à tout le monde, d'enregistrer un visiteur ou de vous enregistrer à votre arrivée.

• Planification hybride : un calendrier unique indiquant qui est présent et qui est absent. Chacun définit son propre emploi du temps hebdomadaire, et les responsables peuvent définir celui de toute l'équipe en une seule fois.

• Gestion des visiteurs : les processus d'enregistrement, les notifications par e-mail, Teams ou Slack, l'enregistrement personnalisé à l'image de votre marque, les photos des visiteurs et les statistiques sont inclus. Tarifé comme un module complémentaire distinct.

• Services sur le lieu de travail : vous avez besoin d'un service de restauration ou d'un équipement audiovisuel pour une réunion ? Vous pouvez ajouter ces demandes à votre réservation de salle; elles seront directement transmises à la personne ou à l'équipe chargée de les traiter.

• Réservations et maintenance : une option simple intitulée « Signaler un problème » est disponible depuis chaque réservation. Vous pouvez également mettre une salle ou un bureau en mode « maintenance » afin que personne ne puisse la/le réserver.

Prix

YAROOMS fait preuve de transparence à ce sujet, puisqu'ils affichent ces chiffres directement sur leur site web :

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• L'offre « Starter » coûte 99 $ par mois pour un petit bureau, un seul site et jusqu'à 20 personnes.

• La formule « Business » coûte 399 $ et inclut Yarvis, l'application Teams, l'authentification unique (SSO), des outils d'analyse et la synchronisation du calendrier.

• La formule « Enterprise » coûte 899 $ pour les grandes installations : 5 sites plus des modules complémentaires, des analyses illimitées, des demandes d'intervention, un accès à l'API et le choix entre une solution cloud ou sur site.

La gestion des visiteurs est facturée séparément, à raison de 99 $ par site. Si vous optez pour un paiement annuel, vous bénéficiez d'une réduction de 20 %.

Ce qui séduit le public

• La vue cartographique : les postes de travail libres et la répartition des personnes présentes, en un coup d'œil, sont sans cesse évoquées.

• Photos des chambres : vous pouvez voir à quoi ressemble une chambre avant de la réserver, ce qui peut paraître anodin, mais qui s'avère très pratique.

• Proximité au sein de l'équipe : vous pouvez voir où se trouvent vos collègues et choisir un bureau à proximité plutôt que de vous retrouver à l'autre bout des locaux.

• Intégration à Outlook : réservez directement depuis le calendrier que tout le monde utilise au quotidien.

• Assistance : L'équipe répond rapidement et se montre très serviable lors de la mise en place.

Quelques petits problèmes

• Aménagement de l'espace : vous disposez de plans et d'un mode maintenance, mais pas de fonctionnalités de « block-and-stack » ni de réorganisation à grande échelle. Si c'est ce que vous recherchez, OfficeSpace ou Eptura vous conviendront mieux.

• Expérience mobile : certains utilisateurs trouvent que modifier une réservation sur leur téléphone est un peu plus compliqué que cela ne devrait l'être.

• Les réservations récurrentes : cette fonctionnalité existe, mais les utilisateurs la trouvent un peu moins intuitive.

• Suivi des actifs : si vous souhaitez également assurer le suivi du matériel et des stocks, vous aurez besoin d'un autre système pour cela.

4. Eptura : l'idéal pour les grandes entreprises à la structure complexe

Eptura est sans doute la solution la plus complète de cette liste. Elle regroupe plusieurs produits qui étaient auparavant distincts, notamment Condeco pour la réservation de salles, Serraview pour la gestion des espaces et du patrimoine immobilier, et Archibus pour la gestion des installations et des actifs. Ils font désormais tous partie d'Eptura (même si on perçoit encore quelques traces de cette fusion à certains endroits).

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Il y a vraiment de tout ici !! Vous pouvez réserver des bureaux et des salles, aménager les espaces de travail, gérer les déménagements, suivre les baux et les biens immobiliers, gérer les ordres de travail, assurer la maintenance des équipements, suivre les actifs, et bien plus encore. Si vos équipes chargées des installations, de l'immobilier, de la maintenance et des espaces de travail interviennent dans plusieurs bâtiments, Eptura peut répondre à la plupart de leurs besoins.

Caractéristiques principales

• Planification des espaces et des déménagements : c'est l'un des principaux domaines d'activité d'Eptura. La solution propose des plans d'étage, des simulations de regroupement et d'empilement, des scénarios hypothétiques, la gestion des déménagements et des outils de gestion de portefeuille immobilier.

• Réservation de bureaux et de salles : l'ancien produit Condeco, désormais appelé Eptura Engage, qui utilise l'IA pour aider les utilisateurs à choisir les jours et les bureaux qui leur conviennent.

• Actifs et maintenance : vous pouvez gérer les ordres de travail, la maintenance préventive, les inspections, les bons de commande, les factures fournisseurs, ainsi que l'ensemble des aspects liés aux installations et aux actifs.

• Gestion des visiteurs : elle comprend l'enregistrement, la délivrance de badges, les notifications aux hôtes et l'intégration aux systèmes de contrôle d'accès.

• Occupation et analyses : Eptura permet de savoir quels postes de travail sont occupés et lesquels ne le sont pas grâce à des outils tels que SVLive. Vous pouvez également intégrer des données provenant de capteurs et du Wi-Fi.

• Immobilier et baux : vous pouvez gérer vos baux, vos biens immobiliers, vos projets de construction et d'autres informations immobilières. L'application s'intègre également à des outils tels qu'Autodesk.

Prix

Vous ne trouverez pas de tarif sur le site web. Vous devez contacter Eptura ou l'un de ses partenaires pour obtenir un devis adapté à vos besoins.

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Et je ne m'attendrais pas à ce que ce soit bon marché. Ce produit s'adresse aux grandes entreprises, et si vous commencez à y ajouter des modules tels que l'aménagement de l'espace, la maintenance, la gestion des actifs, l'immobilier et tous les autres, la facture va augmenter en conséquence. Il faut également compter le temps nécessaire à la mise en place, et selon l'étendue de votre utilisation d'Eptura, cela peut prendre quelques semaines, voire plusieurs mois.

Les points positifs

• Un outil tout-en-un : bureaux, locaux, aménagement de l'espace, déménagements, visiteurs, actifs, maintenance, baux… Pour une grande entreprise, le fait de disposer de toutes ces informations au même endroit est un atout considérable.

• Aménagement de l'espace : les plans d'étage et les outils de réorganisation permettent aux équipes chargées des installations de gérer de manière très précise l'utilisation de leur espace.

• Gestion des actifs et maintenance : les ordres de travail, l'entretien des équipements et les inspections vont bien au-delà des fonctionnalités offertes par les applications de réservation.

• Conçu pour les grandes entreprises : plusieurs sites, un effectif important, différentes équipes, des exigences en matière de sécurité.

• Une vue d'ensemble de tous vos sites : vous pouvez visualiser et gérer tous vos bureaux depuis un seul et même endroit.

Le hic

• Mise en place et complexité : C'est un outil puissant, mais lourd. Sa mise en place demande du temps et l'aide d'un service informatique, et son utilisation au quotidien peut sembler complexe alors que l'on souhaitait simplement réserver des bureaux.

• Intégration des produits : cette solution est constituée de plusieurs produits fusionnés, et depuis lors, les avis font état d'un service client de plus en plus difficile à joindre et de quelques dysfonctionnements.

• Tarifs : devis sur demande uniquement, plutôt chers, et les modules font grimper la facture. Quelques avis indiquent que les prix ne sont pas vraiment négociables.

• Ce n'est pas un choix simple et rapide : si vous recherchez quelque chose de simple que vos employés puissent assimiler rapidement, il existe des options plus faciles.

5. Gable : l'idéal pour les équipes travaillant principalement à distance

Je vous conseille de vous tourner vers Gable si vous travaillez principalement à distance ou si vos collaborateurs sont répartis dans différentes villes. Si c'est votre cas, vous apprécierez sans doute leur fonctionnalité « On- ». Plutôt que de disposer d'un bureau pour chacun, les employés peuvent réserver des espaces de coworking ou des bureaux privés via le réseau de Gable, qui compte plus de 20 000 espaces répartis dans plus de 900 villes. Vous ne payez que ce que vos collaborateurs utilisent.

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En outre, Gable prend en charge les tâches plus classiques liées à l'environnement de travail : réservation de bureaux et de salles, enregistrement des visiteurs, gestion des colis, organisation d'événements, etc. L'application accorde également une grande importance à la gestion des dépenses, grâce à des budgets et à un outil d'intelligence artificielle capable de répondre aux questions concernant l'utilisation des locaux.

Ce qu'apporte Gable

• Coworking à la demande : une personne qui passe la semaine à Lisbonne consulte les offres à proximité et réserve un bureau ou une salle pour la journée. Vous ne payez que pour cette journée, et rien d'autre.

• Réservation de bureaux et de salles : pour vos propres bureaux, vous disposez des outils de réservation habituels, de cartes interactives, d'informations sur les quartiers, d'un système d'enregistrement par badge, capteur ou Wi-Fi, ainsi que d'un déverrouillage automatique.

• Visibilité : les utilisateurs peuvent voir quand leurs collègues arrivent, que ce soit au bureau ou dans un espace de coworking, et les rejoindre.

• Gestion des visiteurs : vous disposez de fonctionnalités d'enregistrement des visiteurs, de badges, d'accords de confidentialité et de pré-inscription. Une fonctionnalité de service courrier permet également de suivre les colis.

• Événements : Gable peut également vous aider à organiser des séminaires et des activités d'équipe. Vous pouvez trouver des lieux, envoyer des invitations, suivre le budget et bénéficier de leur service de conciergerie.

• Maîtrise des coûts : vous pouvez définir des budgets et des restrictions concernant les personnes autorisées à réserver certains espaces et les montants qu'elles peuvent dépenser.

Prix

Gable facture ses services en fonction du nombre de bureaux et de salles que vous mettez à disposition. Il existe deux formules :

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• La formule « Essentials » coûte 2 $ par ressource et par mois ; elle vous donne accès à la prise de rendez-vous et aux principales intégrations.

• La formule Pro coûte 4,50 $ par ressource et par mois et inclut les plans d'aménagement, la gestion des déménagements, l'IA Gable, l'organisation d'événements, la gestion des badges et de la connexion Wi-Fi, ainsi qu'une assistance disponible 24 h/24 et 7 j/7.

La gestion des visiteurs est une option payante, au prix de 199 $ par site dans la formule Essentials ou de 249 $ dans la formule Pro.

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Il y a ensuite le modèle « à la demande », qui fonctionne différemment. Vous payez des frais de plateforme, puis vous ne payez que lorsque des personnes réservent des espaces de coworking. Ainsi, si personne ne les utilise, vous ne payez pas pour des espaces de coworking inutilisés.

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Ce qu'il faut surveiller, c'est la fréquence d'utilisation. Si les gens se mettent à réserver des espaces de coworking sans arrêt, vous risquez de dépenser une somme non négligeable pour ces réservations individuelles. Certains avis indiquent également qu'il arrive parfois qu'un espace coûte plus cher via Gable que si vous le réserviez directement.

Quels sont ses avantages ?

• Réseau de coworking : les employés disposent de nombreuses options lorsqu'ils travaillent ailleurs qu'au siège social.

• Réduction des coûts : des entreprises telles qu’Upwork et Checkr permettent de réduire de près de moitié les coûts liés aux espaces de travail.

• Contrôles et données : les plafonds budgétaires et les rapports permettent de voir plus facilement qui dépense quoi et où.

• Assistance : L'équipe est réactive et s'adaptera à vos besoins.

• Intégrations : Slack, Teams, Google, Outlook, Okta et les principaux systèmes utilisés en milieu professionnel sont tous pris en charge.

Impatiences

• Côté installations et maintenance : dès qu'il s'agit de bons de travail, de maintenance, de suivi des actifs et d'entretien des locaux, une solution comme OfficeSpace offre davantage de fonctionnalités dans ce domaine.

• Fonctionnalités de réservation : il n'y a ni réservation récurrente ni réservation groupée, pas de liste de favoris, et l'annulation nécessite un peu trop de clics.

• Coûts liés au modèle « à la demande » : le paiement à l'utilisation est très pratique tant que les réservations restent peu nombreuses, mais dès que celles-ci augmentent, le coût par visite grimpe.

• Développement des fonctionnalités : quelques utilisateurs ont signalé que la mise en place de nouvelles fonctionnalités pouvait prendre un certain temps.

6. deskbird : l'idéal pour les équipes hybrides qui recherchent un niveau de confidentialité conforme aux normes européennes

deskbird est une application hybride dédiée aux espaces de travail, développée en Suisse, dont l'objectif principal est d'inciter les utilisateurs à effectuer des réservations. Bureaux, salles, places de parking, visiteurs et billets : tout est regroupé dans une seule application que chacun peut ouvrir de son côté. Vous réservez un bureau en deux clics, voire aucun si vous utilisez deskbird Dock, qui enregistre votre arrivée dès que vous vous présentez.

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Il y a aussi l'autre aspect, à savoir les données que vous obtenez grâce à ces réservations et à ces enregistrement. Vous pouvez ainsi évaluer le taux d'occupation de vos locaux et vous en servir lorsque vous examinez votre bail.

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De plus, il a été conçu en priorité pour répondre aux réglementations européennes, avec des configurations prêtes à l'emploi pour les comités d'entreprise allemands, français et néerlandais.

Ce que couvre Deskbird

• Réservation de bureau : vous pouvez réserver en quelques clics à partir d'un plan interactif ou laisser Deskbird Dock s'occuper de votre enregistrement à votre arrivée.

• Visibilité : l'application vous indique qui vient et où ces personnes sont assises, ce qui vous permet de réserver le bureau juste à côté d'elles.

• Planification hebdomadaire : chacun indique ses journées au bureau et ses journées en télétravail dans un flux unique, avec des journées d'équipe et des événements auxquels chacun peut confirmer sa présence.

• Salles de réunion : réservez depuis l'application, Outlook ou le panneau de commande de la porte, grâce à des indicateurs de couleur qui signalent les salles disponibles.

• Parking et visiteurs : les employés peuvent réserver une place de parking de la même manière qu'ils réservent un bureau, et les visiteurs peuvent s'enregistrer sans avoir à remplir la feuille d'inscription papier habituelle.

• Système de tickets : signalez un problème sur le lieu de travail ou une salle de réunion non chauffée, et suivez son évolution sans avoir à relancer qui que ce soit.

Prix

Il existe une formule « Starter » gratuite destinée aux petites équipes comptant jusqu'à environ 15 personnes. Au-delà, vous passez aux formules « Business » ou « Professional », dont le prix est facturé par utilisateur et par mois. La formule « Enterprise » est personnalisée.

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Les « salles », les « visiteurs » et les options d'administration avancées sont proposés sous forme de modules complémentaires payants ; le montant total varie donc en fonction des options que vous activez. Vous pouvez également payer dans différentes devises, notamment en EUR, GBP, USD et CHF.

Ce que les gens évaluent

• Adoption : les employés s'y adaptent rapidement et continuent à l'utiliser sans avoir besoin d'une formation approfondie.

• Réservation en deux clics : il suffit de quelques clics pour réserver un bureau ou une salle, ou bien Dock peut s'occuper de votre enregistrement à votre arrivée.

• Intégration à Teams : les utilisateurs peuvent effectuer des réservations sans avoir à passer par une autre application, ce qui est pratique puisque Teams est déjà l’outil sur lequel tout le monde passe sa journée.

• Confidentialité dans l'UE : les données restent au sein de l'UE et les employés ne font pas l'objet d'un suivi individuel, ce qui constitue un atout majeur pour les entreprises soumises à des exigences plus strictes en matière de confidentialité ou dotées de comités d'entreprise.

• Assistance : en cas de problème, les clients obtiennent une réponse assez rapidement.

Ses points faibles

• Règles d'enregistrement : si vous oubliez de vous enregistrer, votre réservation est automatiquement annulée, et les notifications de rappel peuvent devenir agaçantes.

• Flexibilité des réservations : les clients souhaitent davantage de souplesse, comme la possibilité de réserver une partie de la journée (par exemple, uniquement la matinée) ou des créneaux horaires plus souples.

• Application mobile : certains utilisateurs signalent qu'elle met du temps à se charger et qu'elle plante parfois lorsque le trafic est intense ; de plus, l'intégration avec Teams est moins performante sur mobile.

• Gestion des espaces et des installations : deskbird gère efficacement le quotidien au travail, mais n'aborde pas en profondeur la planification des espaces, les déménagements, les actifs ou la maintenance.

Comment choisir la bonne alternative à OfficeSpace

Les fonctionnalités de base ne vous mèneront pas bien loin. La plupart des outils de cette liste vous permettent de réserver un bureau, de réserver une salle et de consulter un plan d'étage. Mais ils se distinguent par ce qu'ils proposent en marge de la réservation et par le fait que vous ayez besoin d'une plateforme complète ou d'une solution plus légère.

Déterminez la quantité d'outils dont vous avez besoin

Ne sautez pas cette étape.

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Certaines équipes souhaitent simplement savoir qui a réservé un bureau, tandis que d'autres doivent gérer les visiteurs, la réservation des salles, le stationnement, les demandes et assurer le suivi des données relatives aux espaces dans plusieurs bureaux. OfficeSpace se situe dans le haut de gamme, la question est donc de savoir si vous devez payer pour toutes ces fonctionnalités ou opter pour un outil plus simple.

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Les outils plus légers présentés ici se déploient plus rapidement, mais les plus complets offrent aux équipes sur le terrain bien plus de possibilités.

Soyez réaliste quant à l'aménagement de votre espace

OfficeSpace est conçu autour de la planification de l'espace et des déménagements, des méthodes « block-and-stack », des scénarios et des déménagements de grande envergure sur plusieurs étages. Si c'est votre quotidien, seuls quelques outils de cette liste répondent à vos besoins. Si vous ne vous occupez pas de ce genre de planification, c'est le moyen le plus simple de ne plus payer pour un service dont vous ne vous servirez jamais. Alors avant toute chose, demandez-vous à quelle fréquence vous réorganisez réellement vos équipes.

Regardez comment le prix est indiqué et vérifiez si vous pouvez voir le prix

Le prix est l'une des principales raisons pour lesquelles les utilisateurs quittent Office Space ; il convient donc de l'examiner attentivement. Certains outils facturent à l'employé, d'autres à l'espace ou à la ressource, d'autres encore proposent un forfait. Certains affichent le prix directement sur leur page, tandis que d'autres vous obligent à prendre rendez-vous par téléphone avant de vous communiquer le montant.

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Un modèle facturé par salarié peut s'avérer coûteux si vous avez beaucoup de collaborateurs qui ne viennent au bureau qu'un ou deux jours par semaine ; faites donc le calcul en fonction de votre utilisation des locaux.

Réfléchissez au déploiement et à l'emplacement de vos données

L'outil qui semble le plus simple sur une capture d'écran n'est pas toujours le plus rapide à mettre en place. Certains nécessitent une véritable configuration, notamment en matière de plans d'étage, de synchronisation des annuaires, de calendriers des salles et d'autorisations ; d'autres sont rapidement opérationnels, car ils s'intègrent directement à Slack ou à Microsoft Teams et sollicitent moins le service informatique.

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Et si vous résidez en dehors des États-Unis, vérifiez où vos données sont hébergées, car certains de ces services les stockent au Canada ou dans l'Union européenne.

En bref

OfficeSpace est une plateforme performante. Le choix de l'alternative la plus adaptée dépend de ce qui vous importe le plus : une réservation plus simple, un contrôle administratif plus rigoureux, des données plus précises sur l'utilisation des espaces, ou encore la possibilité de regrouper l'ensemble des services du bureau sur une seule et même plateforme.

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Si vous recherchez une solution complète et pratique au quotidien, elia regroupe en un seul endroit les bureaux, les salles, les visiteurs, les demandes et les données réelles d'occupation. Cette solution est conçue pour les équipes qui ne souhaitent pas avoir à combiner plusieurs outils distincts. Si vous souhaitez vous en rendre compte par vous-même, réservez une démonstration d'elia.